LAPORAN TUNJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM TEKNOLOGI AGROKIMIA

Transkripsi

1 LAPORAN TUNJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM TEKNOLOGI AGROKIMIA JURUSAN TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2017

2 Visi Menjadi pusat pendidikan dan penelitian di Bidang Teknologi Agroindustri Skala Ganda yang unggul dan berwawasan entrepreneur di tingkat Nasional dan Internasional Misi 1. Menjadikan pusat kegiatan penelitian agroindustry skala ganda yang kompeten dalam bidangnya. 2. Menjadikan pusat endidikan dan pelatihan teknologi produksi di bidang agroindustri yang berkualitas di wilayah Jawa Timur. 3. Menjadi Laboratorium yang mampu menghasilkan temuan yang inovatif dan publikasi bertaraf nasional di bidang agroindustri. 4. Membentuk mental entrepreneur yang berbasis ilmu dan teknologi agroindustri.

3 Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia, 2017 LEMBAR PENGESAHAN 1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen 2. Nama Unit : Laboratorium Teknologi Agrokimia 3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya 4. Penanggungjawab : Dr. Sucipto, STP.MP. 5. Koordinator Penyusun : Dr. Siti Asmaul M., STP. MP. 6. Anggota Penyusun 1) : Dr. Ir. Sukardi, MS. 2) Dr.Ir. Susinggih Wijana, MS 3) Dr. Dodyk Pranowo, STP, MSi 4) Dr. Sucipto, STP, MP 5) Dr.Ir. Maimunah Hindun Pulungan, MS 6) Nur Lailatul Rahma, Ssi., MSi 7) Beauty Suestining Diyah Dewanti, ST, MT 8) Ika Atsari Dewi, STP, MP 9) Achmad Syihab Fahmi, STP, MSi 10) Claudia Gadizza Perdani, STP., Msi. 11) Sigit Setyawan 12)... 13) Periode : Januari s.d Desember Th Malang, 10 Nopember 2017 Pimpinan Unit Kerja, Ttd Dr. Ir. Sukardi, MS. NIP Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya i

4 Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia 2017 DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN... i I. PENDAHULUAN... 1 II. LINGKUP BAHASAN... 1 III. PELAKSANAAN... 2 IV. HASIL Hasil Audit Internal Hasil Audit Eksternal Umpan Balik Pelanggan Kinerja dan Evaluasi Proses Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Perubahan yang Mempengaruhi SMM Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM... 9 V. PENUTUP ii Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya

5 Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia, 2017 I. PENDAHULUAN Laboratorium Teknologi Agrokimia (TAK) merupakan salah satu laboratorium di Jurusan Teknologi Industri Pertanian yang menjadi salah satu sarana penunjang dalam proses pembelajaran proses produksi agroindustri dibidang rekayasa fisika dan kimia, khususnya tentang pengetahuan bahan agrindustri, satuan operasi, teknologi dan manajemen pengemasan, keteknikan pengolahan serta perancangan pabrik. Sebagai laboratorium tertua di Jurusan Teknologi Industri Pertanian (TIP) maka perlu terus melakukan perbaikan dan pembenahan. Hal ini dimaksudkan untuk mencapai tingkat kepuasan pengguna yang tinggi, sehingga diperlukan pengelolaan sarana-prasarana yang baik serta SDM yang memiliki kompetensitinggi. Tinjauan manajemen merupakan komponen penting untuk menjamin diterapkannya sistem manajemen mutu demi tercapainya peningkatan yang berkelanjutan. Laboratorium Teknologi Agrokimia memiliki komitmen untuk selalu mengadakan rapat Tinjauan Manajemen yang dilakukan secara berkala yaitu setelah pelaksanaan Audit Internal Mutu. Hal ini bertujuan untuk segera menindaklanjuti adanya temuan sehingga dapat dilakukan perbaikan sesegera mungkin. Semua aktivitas apabila ditunjang dengan manajemen yang baik akan dapat meningkatkan performasi dimana tempat, sarana dan prasarana kegiatan tersebut dilaksanakan. Laboratorium TAK saat ini masih didominasi oleh kegiatan yang mengarah kepada kegiatan praktikum dan sebagian kecil masih digunakan untuk Labortorium penelitian dosen guna meningkatkan kompetensinya (perbandingan sekitar 70 : 30). Ke depan diharapkan menjadi Laboratorium TAK menjadi Teaching Industry Laboratory yang merupakan sarana bagi mahasiswa S1, S2 maupun S3 untuk langsung memahami aktivitas industri mulai dari hulu sampai hilir. Sesuai dengan mandat dari Kemenristek-DIKTI, bahwa Laboratorium merupakan wahana untuk pengembangan keilmuan di Terguruan Tinggi, sehingga perlu dikelola dengan baik dan benar. Di masa datang Lab TAK diharapkan merupakan salah satu sarana untuk untuk mempelajari hilirisasi produk-produk agroindustri. II. LINGKUP BAHASAN Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium Teknologi Agrokimia (TAK) melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu: 1. Hasil audit, Topik yang dibahas dalam rapat Tinjauan Manajemen meliputi Hasil Audit Internal Mutu Siklus 15 dengan jumlah temuan untuk Laboratorium Teknologi Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya 1

6 Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia 2017 Agrokimia sebanyak 1 (satu) temuan yaitu Terdapat dokumen hasil verifikasi barang (yang disimpan oleh pihak Fakultas Teknologi Pertanian) dan dokumen surat penggunaan Laboratorium Teknologi Agrokimia. Namun belum ada manual prosedur terkait verifikasi hasil pengadaan. 2. Umpan balik pelanggan, berupa rekapan IKM dari pelayanan yang ada di laboratorium. 3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja Lab TAK tahun Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi dari hambatan program masingmasing bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut. 5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya 6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal). 7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja. III. PELAKSANAAN Pelaksanaan tinjauan manajemen dilaksanakan pada : Hari/ Tanggal : Jumat, 10 Nopember 2017 Jam : Tempat : Hotel Amartha Hill- Batu- Malang Peserta : Ka. Lab, Dosen Anggota Lab dan Laboran Ruang Lingkup Pembahasan 1) Tindak Lanjut Temuan AIM UKPA LAB Siklus 15 yaitu tidak adanya dokumen verifikasi pengadaan barang /peralatan Laboratorium TAK. 2) Capaian kinerja Lab TAK tahun 2017 seperti yang direncanakan sebelumnya 3) Tindakan untuk meningkatkan kinerja Lab. dan anggota Lab. 4) Mengatasi keluhan-keluhan pelanggan, khususnya para mahasiswa sebagai pengguna Lab TAK yang terbanyak dan potensial. 2 Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya

7 Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia, 2017 Gambar-3.1. Rapat pembahasan hasil temuan audit internal IV. HASIL Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia Tahun 2017 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (Bab II). 1. Hasil Audit Internal Berdasarkan temuan AIM UKPA LAB SIKLUS 15 tahun 2016, didapatkan 1 temuan yaitu : Terdapat dokumen hasil verifikasi barang (yang disimpan oleh pihak Fakultas Teknologi Pertanian) dan dokumen surat penggunaan Laboratorium Teknologi Agrokimia. Namun belum ada manual prosedur terkait verifikasi hasil pengadaan. Tindak lanjut : Dilakukan komunikasi ke pihak GJM di Fakultas Teknologi Pertanian yang memiliki wewennag dan sesuai dengan tupoksi mereka untuk melakukan hal ini. 2. Hasil Audit Eksternal Hasil audit eksternal yang dimaksud dalam hal ininadalah hasil layanan prima yang telah dilakukan Lab TAK selama perioede tahun 2017 (Januari sd Nopember 2017). Hasil nilai layanan prima dari audit eksternal adalah 742 dan ada sejumlah 10 poin saran Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya 3

8 Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia 2017 perbaikan yang harus diperhatikan dan dilakukan untuk masa datang. Dari ke 10 poin saran perbaikan sudah dilakukan dan akan dipertahankan saran-saran tersebut oleh pihak pengelola dan anggota Lab TAK. 3. Umpan Balik Pelanggan Berdasarkan hasil rekapitulasi tingkat Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) yang diwakili oleh mahasiswa yang menggunakan Laboratorium Teknologi Agrokimia sebagai tempat untuk praktikum maupun penelitian, maka sampai dengan bulan Oktober 2017 diperoleh skor rerata sebesar dengan nilai mutu B (baik). Terdapat 2 unsur layanan yang mendapat nilai tingggi yaitu kedisiplinan petugas layanan (3,27) dan kesopanan dan keramahan petugas layanan (3,33) yang sama-sama mendapat skor tinggi. Hal ini menunjukkan bahwa masih banyak yang harus dibenahi oleh pihak pengelola Lab. TAK agar ke depan motto layanan prima akan dapat diraih. Kecukupan Sarana dan Prasarana Kenyamanan Lingkungan Kepastian Jadwal Pelayanan Kewajaran Biaya Pelayanan Kesopanan dan Keramahan Petugas Kecepatan Pelayanan Kemampuan Petugas Pelayanan Tanggung Jawab Petugas Pelayanan Kedisiplinan Petugas Pelayanan Persyaratan Pelayanan Prosedur Pelayanan Gambar-4.1: Rekapitulasi Tingkat Kepuasan Masyarakat Pengguna Lab TAK 2017 Nilai yang paling rendah yaitu kecukupan sarana dan prasarana dengan nilai 2,64, sesngkan yang lain rerata 3,0. Suatu tantangan bagi pengelola khususnya Ketua Lab TAK untuk meningkatan nilai tersebut. Rendahnya nilai disebabkan ketidakseimbangan antara jumlah pengguna fasilitas peralatan dibanding jumlah peralatan yang dimiliki Lab TAK. Disamping itu sejumlah besar peralatan yang ada merupakan peralatan lama dan perlu dilakukan perawatan dan perbaikan. Namun demikian karena keterbatasan dana yang dimiliki dan adanya giliran kucuran dana dari Jurusan/Fakultas, sehingga tidak bisa secara rutin dilakukan perbaikan maupun pengadaan alat baru. 4 Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya

9 Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia, 2017 Adanya Program Kompetisis Peningkatan Mutu dan Relevansi Laboratorium (PK- PMRL) dari UB, merupakan peluang dari semua laboratorium untuk meraih dana hibah tersebut. Namun demikian untuk tahun 2017/2018 Lab TAK belum berhasil mengajukan proposal karena diperlukan persiapan yang matang dari pengelola khususnya dan anggota Lab umumnya, agar perencanaan Lab TAK menjadi Lab Teaching Industry. Secara garis besar tidak keluhan dari phak pelanggan, namun ada saran dari pengguna Lab TAK adalah perlu penambahan dan pembaharuan peralatan yang ada. Oleh karena itu adanya masukan yang baik dari pengguna perlu segera melakukan analisis SWOT kondisi Lab TAK saat ini dan dibuat Renstra serta program kerja untuk 1 sampai dengan 5 tahun ke depan. 4. Kinerja dan Evaluasi Proses Setiap tahun semua bagian di lingkungan FTP UB membuat perencanaan kerja dan akan dievluasi keberhasilannya di akhir tahun kegiatan. Tidak terkecuali Laboratorium Teknologi Agrokimia (TAK) Jurusan Teknologi Industri Pertanian (TIP) sudah membuat perencanaan kerja untuk tahun 2017 seperti disajikan pada tabel di bawah. Tabel-4.1: Program Kerja Lab TAK Tahun No. Program Kerja Skor Capaian A. Penguatan Penelitian dan Kegiatan Ilmiah Anggota Laboratorium 1. Melaksanakan penelitian 100 % 2. Melaksanakan praktikum 100 % 3. Melaksanakan penulisan jurnal nasional 100 % 4. Melaksanakan penulisan jurnal internasional bereputasi 100 % 5. Melaksanakan penulisan draf dan atau perolehan paten 100 % 6. Mengikuti seminar nasional 100 % 7. Mengikuti seminar internasional 100 % 8. Penulisan buku ajar 0 % B. Peningkatan Manajemen Laboratorium 1. Perbaikan MP/SOP peralatan 100 % 2. Perbaikan MP/SOP keuangan 100 % 3. Perbaikan MP/SOP penelitian dosen dan mahasiswa 100 % C. Peningkatan SDM Laboratorium 1. Mengirim Laboran mengikuti pelatihan K3 0 % Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya 5

10 Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia Mengirim anggota Lab mengikuti pelatihan kompetensi 100 % D. Peningkatan Fasilitas Laboratorium 1. Pengadaan peralatan untuk praktikum mahasiswa 100 % 2. Penyempurnaan peralatan penelitian mahasiswa dan dosen 100 % 3. Kaliberasi/standarisasi peralatan Lab TAK 100 % E. Program Unggulan Laboratorium 1. Pelatihan jaminan halal 100 % 2. Produk berbasis atsiri 100 % 3. Produk biofarmaka 0 % 4. Produk palma 0 % Kinerja proses dari Lab TAK pada tahun 2017 dari 5 program pokok dan terdiri dari 19 macam kegiatan. Dari ke 19 macam/jenis kegiatan terdapat 4 kegiatan yang belum bisa terlaksana atau belum mencapai sasaran kinerja yang sudah ditargetkan, sedangkan yang lain sudah terlaksana dengan baik. Ke 4 kegiatan tersebut antara lain: 1). Penulisan buku ajar, 2). Pelatihan K3 bagi laboran, 3). Produk biofarmaka dan 4). Produk palma. Penulisan buku ajar belum terlaksana karena untuk membuat buku ajar yang baik dan dapat diterbitkan oleh penerbit yang berkompeten seperti UB Press memerlukan persiapan yang matang dan waktu paling cepat 2 tahun. Beberapa angota Lab TAK baru menulis 2 sampai 3 BAB dalam kurun waktu 1 tahun, sehingga tahun 2018 diharapkan sudah bisa diterbitkan paling tidak 1 judul buku ajar oleh UB Press. Pengiriman tenaga Lab (Laboran), untuk mengikuti pelatihan K3 juga belum bisa dilaksanakan, hal ini disebabkan permasalahan waktu dan dana yang dimiliki. Menemukan waktu yang tepat dari pihak penyelenggara dan tenaga laboran agak mengalami kesulitan. Disamping itu pembiayaan kegiatan ini tergantung pihak Jurusan dan atau Fakultas, sehingga menunggu giliran dan jadual pendanaan dari Jurusan dan atau Fakultas. Menghasilkan produk yang memiliki keunggulan khusus dari bahan baku yang berasal dari bahan-bahan kearifan lokal seperti produk palma yang selama ini belum tergali dengan baik juga memerlukan waktu. Seperti produk glukomanan dari jenis tanaman palma masih terus dilakukan penelitian, sehingga diharapkan tahun depan muncul produk yang dimaksud. Seperti halnya produk-produk palma, produk-produk biofarmaka atau produk yang berasal dari kearifan lokan yang berfungsi sebagai obat-obatan, kosmetika dan sejenisnya, juga memerlukan waktu yang cukup lama. 6 Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya

11 Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia, 2017 Tabel-4.2: Sasaran Mutu dan Indikator Kinerja & Capaian Lab TAK 2017 No. Sasaran Mutu atau Indikator Kinerja Baseline Target Th.2017 Capaian Th.2017 % Capaian A. Penguatan Penelitian dan Kegiatan Ilmiah Anggota Laboratorium 1. Jumlah penelitian yang didanai Kuisioner IKM 2,83 3 3, Jumlah submited jurnal nasional Jumlah submited jurnal internasional Jumlah draf paten yang diperoleh Jumlah seminar nasional yang diikuti Jumlah seminar internasional yang diikuti Jumlah buku ajar yang diterbitkan B. Peningkatan Manajemen Laboratorium 1. Adanya MP/SOP alat 1 paket 1 paket Adanya MP/SOP keuangan Lab 1 paket 1 paket Adanya MP/SOP penelitian 1 paket 1 paket C. Peningkatan SDM Laboratorium 1. Sertifikat K3 untuk Laboran Sertifikat kompetensi anggota Lab D. Peningkatan Fasilitas Laboratorium 1. Penambahan alat sesuai jumlah mhs 1 3 unit Peningkatan alat sesuai kompetensi dosen & mhs 1 2 unit Peralatan terstandarisasi 0 1 unit E. Program Unggulan Laboratorium 1. Pelatihan jaminan halal Produk berbasis atsiri Produk biofarmaka Produk palma Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan Dalam hal tingkat kepuasan pelanggan (IKM) di Lab TAK cukup baik dengan skor rerata adalah 3,08 (cukup baik) dan tidak ditemukan keluhan-keluhan dari pihak Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya 7

12 Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia 2017 pengguna. Oleh karena itu kondisi ini perlu dipertahankan dan ke depan harus ditingkatkan, sehingga bisa maksimal. Dari hasil audit internal ditemukan data Terdapat dokumen hasil verifikasi barang (yang disimpan oleh pihak Fakultas Teknologi Pertanian) dan dokumen surat penggunaan Laboratorium Teknologi Agrokimia. Namun belum ada manual prosedur terkait verifikasi hasil pengadaan. Tindak lanjut yang telah dilakukan adalah melakukan komunikasi ke pihak GJM di Fakultas Teknologi Pertanian yang memiliki wewenang dan sesuai dengan tupoksi mereka untuk melakukan hal ini. Untuk penulisan jurnal nasional bereputasi, jurnal internasional bereputasi, diperolehnya paten, keikutsertaan di seminar nasional dan internasional sebagai indikator academic exelent sebuah perguruan tinggi sudah tercapai dengan baik dan melebihi target yang telah dicanangkan. Kondisi ini akan selalu dipertahankan dan bahkan akan ditingkatkan di masa datang. Namun demikian buku ajar perlu dipacu agar anggota Lab TAK lebih aktif lagi dalam penulisan buku ajar sesuai dengan kompetensi masing-masing anggota. No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed) Tindakan Pencegahan A. Keluhan 1. Tidak ada keluhan - - Mempertahankan B. Evaluasi Kepuasan 1. Nilai rerata baik (3,08) Meningkatkan fasilitas yang ada - Mengajukan dana hibah Lab C. Temuan Audit 1. Internal Mengkomunikasikan dengan pihak terkait - Komunikasi lebih intensif 2. Eksternal D. Evaluasi Program Kerja 1. 4 dari 19 program kerja belun terlaksana E. Evaluasi Sasaran Mutu % sasaran belum terlaksana Evaluasi program kerja tahun depan Mencari akar permasalahan - Mencari program yang mungkin bisa dilakukan - Evaluasi secara berkala thd kinerja anggota Lab 6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya <Uraikan rekomendasi-rekomendasi dari tinjauan manajemen tahun sebelumnya, tindakan apa saja yang sudah dilakukan, kendala apa saja yang dihadapi dan rencana lanjutan apa yang dipersiapkan>. 8 Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya

13 Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia, 2017 No. Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH dilakukan Kendala yang dihadapi Rencana selanjutnya dst 7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM <Dalam sub-bab ini, perlu dijelaskan hal-hal yang mempengaruhi implementasi sistem manajemen, proses dan atau program. Secara umum, perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen dibagi menjadi dua, yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal>. 8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM <Dalam sub-bab ini, perlu dijelaskan saran dan masukan yang diperoleh dari stakeholders internal dan stakeholders eksternal, yang dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem manajemen organisasi>. <Sub-bab ini juga merupakan rekomendasi untuk tinjauan manajemen berikutnya, atau juga bisa berupa masukan bagi institusi UB>. Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya 9

14 Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia 2017 V. PENUTUP Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sebagian besar program yang telah direncakan oleh Laboratorium Teknologi Agrokimia telah dilaksanakan dengan baik. Namun demikian perlu adanya evaluasi yang dapat dilakukan secara berkala dalam meningkatkan kinerja organisasi. Lebih lanjut disampaikan kepada piha pihak terkait, khususnya anggota organisasi atas kerjasamanya dalam berkolaborasi memenuhi tugas tugas organisasi. Semoga apa yang telah dikerjakan bisa bermanfaat buat kemajuan organisasi secara khusus dan ummat secara umum. 10 Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya