BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN. A. Gambaran Umum Perusahaan. 1. Sejarah PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing

Transkripsi

1 58 BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing Pada tanggal 16 januari 1973 terjadi persetujuan usaha patungan ( Joint Venture) antara PT. Krama Yudha, Mitsubishi Corporation, dan Mitsubishi Motor and Manufacturing yang kemudian pada tanggal 19 Mei 1973 didirikan PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing yang mempunyai modal sebesar $ dan modal disetor ebesar $ Pada tanggal 3 Agustus 1973 bertempat di Jakarta berdasarkan akte notaris Eliza Pondang No. 17, PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing secara resmi berdiri. Akte pendirian beserta perusahaannya telah disetujui oleh Menteri Kehakiman dengan surat keputusan No. Y.A. 5/362/19 tanggal 11 Juni 1981 dan dimuat dalam tambahan berita Negara No. 13 tanggal 26 Desember 1981, tambahan No. 1029/1981. PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing ini merupakan perusahaan dengan penanaman modal asing ( PMA) yang bekerja sama dengan jepang dengan pemegang sahamnya terdiri dari : 1. PT. Krama Yudha, Indonesia : 18,22 % 2. PT. Krama Yudha Tiga Berlian Motors, Indonesia : 17,22 % 3. Mitsubishi Corporation, Jepang : 32,28 %

2 59 4. Mitsubishi Fuso Truck And Bus Corporation, jepang : 32,28 % Tahap pengembangan diawali dengan pembangunan mesin pabrik, yang dimulai pada tanggal 14 januari dan selesai dalam waktu empat bulan yang dilanjutkan dengan pemasukan mesin-mesin dan peralatan pada bulan Mei. Produksi percobaan dimulai pada pertengahan bulan October 1974 yang berlangsung untuk beberapa bulan. Sedangkan produksi komersial dimulai pada tanggal 6 Januari Pada bulan Desember 1982 didirikan PT. Colt Engine and manufacturing yang merupakan usaha patungan antara Indonesia dan Jepang yaitu PT. Mitsubishi Corporation dan Mitsubishi Motors Corporation. PT. Colt Engine and manufacturing mulai berproduksi secara komersial pada tahun Pada tanggal 1 januari 1988, PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing melakukan merger dengan PT. Colt Engine and manufacturing, alasan dilakukannya merger antara lain untuk efisiensi. Pada saat merger perbandingan saham antara Indonesia dengan jepang sebesar 34,5 dan 64,6 %. MKM I (Stamping Factory) berdiri diatas tanah seluas m² dengan luas bangunan m² dan MKM II (Engine Factory) diatas tanah seluas m² dengan luas bangunan m². MKM I ( Stamping Factory) bergerak dalam memproduksi komponen badan kendaraan sedangkan MKM II (Engine Factory) memproduksi komponen mesin kendaraan. Setelah dapat membuat komponen mesin seperti Crank Shaft, Connecting Rod, Cylinder Head, dan Crank Chaft, pada tahun 1997, memulai

3 60 pembuatan komponen yang lain yaitu : Tranmission case dan Extension Housing untuk jenis kendaraan Colt L 300 dan Kuda. Pada tahun 1998, dimulai eksport komponen mesin antara lain Cylinder Head, Crank Shaft, dan Connecting Rod ke Jepang (MMC Kyoto). Kemudian pada tahun 1999 mengexport komponen body ke philipina (MMPC). Dan pada tahun 2000 eksport dilakukan untuk transmisi ke Philipina (ATC). 2. Visi dan Misi PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing 2.1 Visi 1. Menjadikan Perusahaan yang global dengan memproduksi sesuatu dan tetap bertahan dalam persaingan yang keras dan muncul di dalam pasar Asia yang pertumbuhannya sangat baik sekali. 2. Mengelola pabrik yang aman dan maju dengan melaksanakan control QCD (Quality, Cost, Delivery) dengan mempunyai tanggung jawab terhadap lingkungan dan menempatkan prioritas utama untuk mendapatkan kepercayaan konsumen. 3. Meningkatkan kepuasan kepada pemilik saham, pemegang saham, pemerintah, Direktur dan seluruh karyawan. 2.2 Misi 1. Penurunan Biaya 2. Peningkatan Kualitas 3. Pengawasan terhadap jadwal pengiriman 4. Mengadakan persiapan yang lancar dan baik untuk produk model baru

4 61 5. Peningkatan dalam bidang manajemen, keselamatan dan lingkungan. 3 Struktur dan Bagan Organisasi PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing. PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing merupakan perusahaan yang memproduksi komponen-komponen untuk kendaraan, baik itu komponen untuk badan kendaraan maupun komponen untuk mesin kendaraan, oleh karena itu dalam kegiatannya terbagi menjadi dua bagian yang masingmasing menghasilkan produk yang berlainan. Adapun bagian-bagian tersebut adalah : 1. Stamping Factory Pabrik ini memproduksi komponen-komponen untuk badan dan rangka kendaraan, dimana kegiatannya adalah mengelola lempengan logam dari pemotongan, pengepressan sampai perakitan untuk menghasilkan kendaraan yang berkualitas tinggi. 2. Engine Factory Pabrik ini memproduksi berbagai macam komponen untuk mesin kendaraan. Pabrik ini juga merakit komponen-komponen mesin baik yang berasal dari komponen local maupun komponen yang berasal dari luar menjadi satu mesin yang siap pakai dengan kualitas tinggi. Dalam menjalankan kegiatan produksinya PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and manufacturing memproduksi komponen-komponen tersebut berdasarkan jumlah pesanan yang diterima dari distributor tunggal kendaraan

5 62 Mitsubishi di indonesia, yang dipegang oleh PT. Krama Yudha Tiga berlian (KTB). Produksi yang dihasilkan oleh PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and manufacturing didistribusikan ke PT. Krama Yudha Ratu Motor (KRM). PT. Krama Yudha Ratu Motor (KRM). Ketiga perusahaan tersebut ( PT. KTB, PT. MKM, PT. KRM ) tergabung dalam Krama Yudha Group, yang dalam menjalankan usahanya saling berkaitan. PT. MKM dipimpin oleh seorang Presiden Direktur, yang dibantu oleh dua orang Wakil Presiden Direktur. Wakil Presiden Direktur dibantu oleh lima orang Direktur yang bertanggung jawab terhadap Departemen. Kemudian Direktur membawahi manager dalam menjalankan tugasnya dan Manager tersebut bertanggung jawab terhadap aktivitas dan hasil kerja Departemen yang di pimpinnya. Di PT.MKM Terdapat beberapa departemen inti, yaitu HRD Departement, General Affairs Departement, Marketing Departement, Controling Departement, Production Stamping Departement, Production Engine Departement, Production Planning and Control Departement, Production Engineering Stamping Departement, Quality Engineering Departement, Production Engineering Engine Departement, dan Maintenance Departement. Setiap Departement Dikepalai oleh Departement Head dan dibantu oleh Vice Departement Head.

6 63 Gambar 3. STRUKTUR ORGANISASI HRD Dept. Departement Head Director Vice President Director General Affairs Departement Head Marketing Departement Head Director Controlling Departement Head President Director Director Prod. Plan Control Departement head Production Engine Departement Head Production Stamping Departemenrt Head Vice President Director Director Prod. Eng. Stamping Departement Head Quality Engineering Departement Head Director Prod. Eng. Engine Departement Head Maintenance Departement Head

7 Deskripsi Tugas A. Tugas dan Wewenang Presiden Direktur, Wakil Presiden Direktur, dan Manager. 1) Presiden Direktur memimpin dan bertanggung jawab atas kelangsungan Perusahaan. mengawasi kinerja seluruh staff dan karyawan secara umum. Bekerjasama dengan Direktur, manager untuk menentukan kebijakan. 2) Wakil Presiden Direktur Membantu Presiden Direktur dalam menjalankan Perusahaan Memimpin dan bertanggung jawab atas departemen yang dipimpinnya Mengawasi kinerja para Direktur, manager dan Staff pada Departemenyang dipimpinnya. Bersama dengan Direktur dan Manager menentukan kebijakan untuk Departemen yang dipimpinnya. 3) Manager Bertanggung jawab terhadap aktivitas dan hasil kerja Departemen yang dipimpinnya. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan disiplin karyawan pada Departemen yang dipimpinnya Menetapkan dan mengawasi jalannya kebijakan Departemen.

8 65 Melaporkan hasil kerja Departemen yang dipimpinnya. B. Tugas dan Tanggung jawab Departement 1) HRD Departement Bertanggung jawab terhadap aktivitas dan hasil kerja di departemen Bertanggung jawab terhadap hubungan industrial Bertanggung jawab terhadap pengadaan dan pengembangan karyawan 2) General Affairs Departement Bertanggung jawab terhadap aktivitas dan hasil kerja di General Affairs Departemen. Bertanggung jawab terhadap kesejahteraan karyawan Bertanggung jawab terhadap keselamatan karyawan dan asset perusahaan. 3) Marketing Departement Departement ini dikepalai oleh Departement Head yang dibantu oleh Vice Departement Head. Tanggung jawab utama bagian ini adalah : Bertanggung jawab dalam mengatur dan mengontrol pembelian bahan baku. Bertanggung jawab dalam pembelian sub material dan equipment dari agen / supplier dalam negeri.

9 66 Bertanggung jawab dan mengontrol pembelian raw material, equipment dan tools import. 4) Controlling Departement Controlling Departement dikepalai oleh Departement Head dan dibantu oleh seorang Vice Departement Head. Tanggung jawab departement ini adalah : Melakukan penagihan ke pelanggan setelah sepakat mengenai harga jual. Tandatangan persetujuan tagihan ke pelanggan Laporan Penjualan Menindaklanjuti dan menyelesaikan masalah pembayaran Persetujuan terhadap laporan piutang Anggaran penjualan Proposal anggaran penjualan Laporan anggaran penjualan Monitor terhadap kas keluar (pembayaran) Monitor terhadap kas masuk Check dan persetujuan PO (Purchase Order) Pengecekan piutang dan hutang Pengecekan dan persetujuan laporan keuangan (Neraca & laba Rugi). 5) Production Stamping Departement

10 67 Membuat system antara lain : Kontrol produksi, kontrol kwalitas, kontrol safety, kontrol sub material, kontrol mesin dan alat. 6) Production Engine Departement Perencanaan dan pengendalian semua aspek manajemen produksi untuk menjamin kelancaran Output produksi sesuai jadwal. Menjamin mutu produksi Menjamin kepuasan pelanggan sesuai dengan standarisasi yang telah ditetapkan. 7) Production Planning and Control STAMPING : Bertanggung jawab terhadap perencanaan dan pengawasan produksi yang meliputi : CKD, Material, Sub kontraktor dan Vendor. Bertanggung jawab terhadap prasarana kebutuhan perencanaan dan pengawasan produksi di pabrik stamping. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas dan pengawasan produksi di pabrik Stamping. ENGINE : bertanggung jawab terhadap perencanaan dan pengawasan produksi yang meliputi : CKD, Vendor, produksi Assy Line. Brtanggung jawab terhadap prasarana kebutuhan perencanaan dan pengawasan produksi di Pabrik Engine.

11 68 8) Production Engineering Stamping Managemen total pekerjaan di Departemen Leader total; pekerjaan di Departemen Monitoring total pekerjaan di Departemen Evaluasi total pekerjaan di Departemen 9) Quality Engineering Menyampaikan informasi dari Dept Head ke Sub Section Head Melaporkan kegiatan di seksi yang bersangkutan ke Departemen Head serta mengevaluasi dari kegiatan di seksinya untuk tindakan perbaikan guna mencapai sasaran mutu Dept dan sasaram mutu Perusahaan 10) Production Engineering Engine Departement Follow up dan koordinasi pekerjaan staff Kontrol ide perbaikan, keselamatan, over time Membantu dalam merencanakan perbaikan dan pemanfaatan layout pabrik Membantu dalam perencanaan penurunan biaya 11) Maintenance Departement

12 69 Menjaga, merawat dan memperbaiki mesin-mesin yang ada untuk kelancaran produksi Melaporkan kondisi mesin kepada bagian produksi Mengatur kebutuhan listrik diperusahaan agar proses produksi dapat berjalan sesuai rencana. B. Analisis dan Pembahasan 1. Pengendalian Internal pada Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Penulis akan membahas dan mengevaluasi Pengendalian Internal pada Sistem Informasi Akuntansi Persediaan. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan meliputi beberapa prosedur, yaitu : 1.1 Prosedur Pembelian (Procurement) Prosedur Pembelian diawali dari user didalam perusahaan yang membutuhkan barang untuk keperluan Produksi. Pada tahap ini User

13 70 melakukan perencanaan pembelian, karena perencanaan pembelian merupakan bagian penting yang tujuannya untuk menghindari penimbunan kelebihan persediaan dan atau kekurangan persediaan, yang keduanya ini dapat sangat merugikan. Dengan diterapkannya perencanaan pembelian, maka manajemen sudah melakukan langkah pertama dalam pengendalian persediaan. Setelah dilakukan perencanaan pembelian persediaan, User mengisi Bon Permintaan (Request Form) dengan mencantumkan informasi mengenai jenis barang yang dibutuhkan, banyaknya barang yang dibutuhkan dan kapan barang dibutuhkan. Bon Permintaan (Request form) terdiri dari tiga rangkap, yaitu : 1. Bon Permintaan asli (putih) akan diberikan kepada bagian pembelian (procurement) di MKM. 2. Tindasan Pertama ( merah) disampaikan ke bagian gudang 3. Tindasan Kedua (kuning) disimpan sebagai arsip oleh user atau customer. Setiap dokumen pada PT. MKM dibuat rangkap dan didistribusikan pada bagian-bagian yang bersangkutan. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi kesetiap bagian organisasi yang berbeda dan memberikan keyakinan memadai bahwa persediaan dan transaksinya telah dicatat dengan benar. Dokumen-dokumen pada PT. MKM juga telah dibuat sederhana, tujuannya untuk menjamin kemudahan dalam pencatatan dan meminimumkan kesalahan pencatatan transaksi. Kemudian Bon Permintaan Barang (Request Form) tersebut di cek ulang oleh kepala bagian user yang meminta barang, jika kepala bagian user menyetujui Bon Permintaan Barang tersebut, maka Bon Permintaan

14 71 diotorisasi oleh Kepala Bagian User (Section Head). Otorisasi ini merupakan bukti bahwa barang yang diajukan dalam Bon Permintaan barang kepada MKM-Procurement merupakan barang yang dibutuhkan untuk menjalankan proses produksi. Dalam pengotorisasian, yang berhak dalam memberikan otorisasi atau persetujuan suatu dokumen adalah hanya pegawai yang terlibat dalam suatu transaksi atau proses. Di PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Setelah itu Bon Permintaan Barang (Request Form) diserahkan ke bagian Pembelian (MKM-Procurement) dan bagian pembelian melakukan pengecekan ke bagian gudang untuk mengecek barang yang dipesan, selanjutnya bagian pembelian akan membuat PO (Purchase Order) di system (komputer). Bagian pembelian akan melihat dan menentukan daftar pemasok (supplier) setelah itu dilakukan pengecekan ulang jika dibutuhkan, setelah dilakukan pengecekan ulang PO disetujui dan diterbitkan. Dokumen PO yang telah di terbitkan kemudian diotorisasi oleh Manager Bagian Pembelian (MKM-Procurement) dengan tujuan untuk mengurangi kemungkinan diterimanya barang dan timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan.

15 72 Setelah PO diotorisasi oleh bagian Procurement kemudian diserahkan kepada pemasok (supplier). PO terdiri dari empat rangkap, yaitu : 1. PO asli ( putih) diberikan kepada pemasok (supplier) 2. Tindasan pertama (merah) disampaikan kepada bagian pembelian sebagai arsip. 3. Tindasan kedua (kuning) disampaikan kepada bagian keuangan. 4. Tindasan ketiga (hijau) diberikan kepada bagian gudang. Terdapat nomor seri pada PO, tujuannya untuk memungkinkan pengendalian atas hilangnya dokumen,dan sebagai alat bantu dalam penempatan dokumen jika dokumen tersebut diperlukan dikemudian hari. Kemudian pemasok mengirimkan barang yang diminta oleh user. Dan selanjutnya user akan menerima barang dan juga dilengkapi dengan Good Receipt Slip. Pembayaran diproses pada bagian keuangan, bagian pembelian mengirimkan faktur pembayaran ke bagian keuangan. Setelah itu bagian keuangan memverifikasi faktur pembayaran dan selanjutnya dibuat dokumen kasbon pembayaran, selanjutnya dilakukanlah proses pembayaran dari pembelian barang tersebut. Bagian Pembelian terpisah dari Bagian Keuangan. Pemisahan tugas ini adalah untuk mencegah dan untuk mendeteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seorang karyawan, sehingga akan menjamin ketelitian dan keandalan data dan akuntansi serta untuk menjaga kekayaan perusahaan. Pada Prosedur Pembelian ini, pengotorisasian, perancangan dokumen yang sederhana,

16 73 dan pemisahan tugas yang termasuk kedalam aktivitas pengendalian internal telah diterapkan dengan baik oleh PT. MKM. Pada gambar 4 di halaman berikut adalah gambaran Prosedur Pembelian pada PT. MKM : Gambar 4 Prosedur Pembelian ( Procurement ) Sumber : Internal Perusahaan

17 Local Parts Procurement Process MKM Production &Engineering Process ID Process Description Ver. Last Modified Prepared By C.4.5 Local Parts Procurement (Non Production Related) Job Roles/ Position End User Star t C Fil a request in a request sheet Request Form Received Goods SectionHead C Review & Approval Request Form MKM - Procurement C Create PO manually inthe system C Select & Assign Supplier from Source List C Review/Change (if requir ed) & Approve PO C Goods Received againts PO C Approval by Manager PO C Print PO GR SLIP C Received and Process PO C Deliver Goods C Send Invoice to MKM MKM - Procurement C Invoice Verification & Cr eate Kasbon Pembayaran K asbon Pembayaran Outgoing Payment P rocess END MKM Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing Confidential 3 Business Consulting Services 1.2 Prosedur Pengiriman Barang. Prosedur pengiriman barang dimulai dari bagian penjualan (MKM- Sales), membuat dan meyerahkan order penjualan (sales Order) ke bagian distribusi (Production Control Delivery Staff), kemudian bagian distribusi memproses order penjualan (Sales Order), setelah itu Bagian Distribusi melihat order penjualan dan mengecek jadwal pengiriman barang dan dilanjutkan dengan pembuatan surat jalan. Setelah itu Surat Jalan diberikan kepada Staff Planning Control. Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Persediaan Pada PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors And Manufacturing

18 75 Kemudian Staff Planning Control mempersiapkan dan mengecek barang digudang, pengecekan dilakukan untuk mengetahui apakah ada kelebihan pengiriman barang (Over Delivery) atau tidak. Jika pengiriman barang Over Delivery dilakukan pengecekan PO kemudian order penjualan diproses ulang dan dibuatkan surat jalan lagi, setelah itu dapat di packing. Jika tidak ada Over Delivery barang dapat langsung di Packing oleh Foreman Delivery, kemudian Production Control Delivery mengecek apakah pengiriman barang tersebut memerlukan daftar pengiriman barang atau tidak. Jika pengiriman Barang memerlukan Packing List, Production Control Delivery membuat daftar barang-barang apa saja yang akan dikirim. Jika pengiriman barang tersebut tidak memerlukan Packing List, Production Control Delivery membuat surat pengiriman barang (Delivery order) yang dilanjutkan dengan pembuatan surat jalan. Delivery Order dan Surat jalan tersebut harus diotorisasi oleh Staff Production Control Delivery.`Dokumen Surat Jalan terdiri dari tiga rangkap yaitu : 1. Surat Jalan asli (putih) untuk diberikan ke bagian Penagihan di MKM. 2. Tindasan kedua (merah) untuk arsip di bagian gudang. 3. Tindasan ketiga (kuning) untuk Customer Perancangan dan Pengunaan Dokumen Di PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing ini sudah memadai. Bentuk dan isi dokumen cukup sederhana dan memberikan informasi transaksi atau proses yang relevan sehingga pencatatan dapat dilakukan secara efisien, kesalahan pencatatan dapat diminimumkan, dan memudahkan pengkajian dan verifikasi.

19 76 Dokumen pada PT. MKM juga sudah terdapat ruang untuk mencantumkan otorisasi. Setelah barang sudah dipersiapkan, maka pengiriman barang siap dikirim ke pelanggan. Ketika barang sampai dipelanggan, pelanggan mengecek apakah barang yang dipesan sesuai dengan yang diinginkan, jika barang sudah sesuai dengan yang diinginkan pelanggan menandatangani Surat Jalan. Kemudian Sales and Cost Staff memproses pembayaran pengiriman Barang tersebut.

20 77 MKM - Sales Job Roles PC Delivery Staff Process ID Process Description Page: 5 / 6 Rev Last Modified Prepared By A A Sales Order Process A Display Sales Order (check Delivery Schedule) VA03 Delivery Process A Create Outbound Delivery w/ order ref. VL01N Michael P Tanyusheng PC Planning Control Staff Over Delivery? Yes A Check if PO for next month has been received A Sales Order Process A Create Outbound Delivery w/ order ref. VL01N No PC Engine, Maching, & Delivery Senior Foreman A Picking & Packing Process PC Stamping & Delivery Senior Foreman Packing List needed? Yes A Create Packing List VL02N A Print Packing List VL02N Packing List No A Post Good Issue VL02N A Print Outbound Delivery VL02N Delivery Order A Send Material and Delivery Order to Customer Sales & Cost Control Staff A Billing Process Gambar 5 Prosedur Pengiriman Barang. Sumber : Internal Perusahaan Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Persediaan Pada PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors And Manufacturing

21 Prosedur Penerimaan Barang (Raw Material). PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing mengimport Bahan Baku (Raw Material) dari Jepang. Ada tiga macam Bahan Baku (Raw Material) yang di import, yaitu : 1. Steel Coil ( raw material dalam bentuk gulungan besi) 2. Sheet (raw material dalam bentuk lembaran besi) 3. Pipe ( raw material dalam bentuk pipa) Kemudian penerimaan Raw Material tersebut di proses, selanjutnya diambil keputusan apakah dikirim ke Local Vendor atau tidak. Jika Ya, Penerimaan Raw Material tersebut dikirim langsung ke PT. MKM. Kemudian bagian pengendalian produksi (Production Control) mengambil keputusan, yaitu apakah Penerimaan Raw Material yang diterima tersebut masih dalam bentuk Steel Coil/sheet atau dalam bentuk pipe. Jika Raw Material masih dalam bentuk Steel Coil/sheet maka harus di cutting terlebih dahulu di SCI ( Steel Center Indonesia) agar menjadi lembaran-lembaran besi, tentunya pemotongan (cutting) di SCI tersebut atas permintaan PT. MKM. Setelah itu proses penerimaan Raw material yang sudah di cutting itu dicatat kedalam SAP (System Application and Product in data Processing) oleh PT. MKM. Jika Raw Material tersebut jenis Pipe, maka dapat langsung diterima oleh PT. MKM. setelah barang diterima, pada tahap ini bagian gudang melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari Vendor apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan Purchase Order. Pengendalian yang memadai mengharuskan dilakukannya pencocokkan barang antara

22 79 permohonan pembelian dengan pesanan. Apabila barang yang diterima telah sesuai dengan spesifikasi barang yang dipesan, maka bagian gudang akan memberikan Otorisasi pada laporan penerimaan barang, sebagai bukti bahwa barang telah diterima. Jika Raw Material tersebut tidak dikirim ke Local Vendor, maka Raw Material sampai di pelabuhan, kemudian dokumen di proses di Bea dan Cukai. Setelah itu bagian Export Import membuat permintaan pengiriman barang, dimana terdapat dua proses prosedur, yaitu yang pertama jika Raw Material jenis Pipe, langsung dikirim ke PT.MKM tentunya atas permintaan dari PT. MKM. Setelah itu Raw Material dapat diterima Di PT. MKM. Tetapi jika Raw Material tersebut masih dalam bentuk Steel Coil/Sheet harus di Cutting terlebih dahulu Di SCI ( Steel Center Indonesia) agar menjadi lembaran-lembaran besi. Setelah Raw Material di Cutting, Raw Material dikirim ke PT. MKM, kemudian bagian pengendalian produksi mengirimkan informasi ke SCI agar barang dikirim ke MKM, setelah itu penerimaan Raw Material tersebut dicatat dan dimasukan ke SAP (System Application and Product in data Processing) oleh PT. MKM. SAP adalah software yang dikembangkan di PT. MKM untuk mendukung dalam menjalankan kegiatan operasional secara lebih efisien dan efektif. Dalam penggunaan software ini, setiap karyawan PT. MKM masing-masing mempunyai security code atau password yang gunanya untuk mencegah kejahatan informasi. Dengan adanya penggunaan security code atau password oleh setiap karyawan yang menggunakan software, maka pembatasan akses terhadap catatan telah diterapkan dengan baik oleh PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and

23 80 Manufacturing. Begitu juga penjagaan terhadap aktiva, PT. MKM membuat tata tertib untuk mencegah pencurian dan kehilangan pada aktiva, tata tertib yang harus ditaati yaitu, karyawan : Pada waktu jam kerja dilarang memasuki kamar ganti pakaian secara tidak sah. Dilarang memasuki tempat-tempat yang bukan untuknya tanpa ijin. Dilarang keluar masuk komplek Perusahaan selain memasuki pintu masuk yang telah disediakan dan untuk keperluan serta pada waktu dan dengan cara yang telah ditentukan perusahaan. Dilarang membawa tas milik pribadi kedalam pabrik. Bagian penerimaan terpisah dari bagian akuntansi, sehingga ketelitian dan keandalan data akuntansi serta menjaga kekayaan perusahaan. PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing memberikan tugas pada karyawannya menurut masing-masing fungsinya, satu karyawan tidak diberi banyak tugas atau banyak tanggung jawab. PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing memisahkan tiga fungsi pemisahan tugas, yaitu : Pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi akuntansi Pemisahan fungsi otorisasi transaksi dari fungsi penyimpanan aktiva yang bersangkutan. Pemisahan fungsi otorisasi dari fungsi akuntansi.

24 81 Pemisahan ketiga fungsi tersebut adalah untuk mencegah dan untuk mendeteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan pada seseorang (karyawan). MKM- Production & Engineering EXIM Job Roles / Positions Process ID Process Description Rev Last Modified Prepared By C Raw Material Receiving C.4.2 Steel coil/ sheet/ pipe procurement process Local vendor? NO C Goods arrival in harbour C Custom clearance process C Request for forwarder to deliver goods Mira Sadono YES Production control/ Raw material control Steel coil/ pipe/ sheet? Pipe/ sheet not C Raw material received in MKM Steel coil/ Sheet C Steel coil & sheet sent to SCI for Cutting, Metal sheet C Forwarder to inform MKM of coil delivery to SCI C Pipe & Sheet received in MKM C Goods Receipt MIGO C Material Receiving Gambar 6 Prosedur Penerimaan Barang. Sumber : Internal Perusahaan

25 Prosedur Permintaan dan Penyerahan Barang. Prosedur permintaan di mulai dari user membuat Bon Permintaan barang. Kemudian Bon Permintaan barang diotorisasi oleh bagian terkait. Setelah Bon Permintaan diotorisasi, Bon Permintaan tersebut diserahkan kepada bagian gudang. fungsi bagian gudang adalah menghitung fisik persediaan bahan baku yang ada di gudang dan dicatat dalam kartu persediaan serta bertanggung jawab untuk melaporkan jika terjadi kekurangan bahan baku. Untuk penyerahan barang dimulai dari PC Delivery Worker/Admin yang memproses order penjualan, kemudian dibuat informasi surat jalan yang akan dikirim. Setelah itu, Staf Delivery Senior Foreman membuat proses daftar barang-barang yang di packing. Selanjutnya bagian Staf Delivery Senior Foreman mencetak daftar barang-barang yang di packing, yang kemudian dibuat dokumen packing slip. Setelah membuat daftar barang-barang yang di packing, pihak Delivery Senior Foreman menerbitkan surat penyerahan barang. Kemudian, pihak Delivery Senior Foreman mencetak surat pengiriman barang, dan membuat dokumen surat pengiriman penjualan. Selanjutnya, setelah dibuat dokumen surat order penjualan (Delivery Order), dilakukan pembuatan instruksi pengiriman barang. Pembuatan instruksi pengiriman barang dilakukan oleh Delivery Senoir Foreman. Setelah pemrosesan pembuatan instruksi pengiriman barang dilakukanlah prosedur pengiriman barang. Selanjutnya barang yang diminta akan dikirim dan diserahkan kepada yang meminta

26 83 barang. Kemudian kepala bagian penjualan dan pengendalian biaya melakukan proses pembayaran ke rekening. MKM - Sales Job Roles PC Delivery Worker / Admin Process ID Process Description Page: 6 / 7 Rev Last Modified Prepared By A A Sales Order Process A Create Outbound Delivery w/ order ref. VL01N Delivery Process Michael P Tanyusheng A Picking & Packing Process PC Engine, Maching, & Delivery Senior Foreman Create Packing VL02N Print Packing List VL02N Packing Slip Post Good Issue VL02N Print Outbound Delivery VL02N. VL03N Delivery Order Create Shipping Instruction Shipping Instruction Send Material, Delivery Order, and Shipping Instruction to Fowarder Sub-Section Head Sales & Cost Control A Billing Process Gambar 7 Prosedur Permintaan dan Penyerahan Barang. Sumber : Internal Perusahaan Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Persediaan Pada PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors And Manufacturing

27 84 2. Software yang Digunakan Perusahaan Software yang digunakan oleh PT. MKM menyewa dari Perusahaan Software yang bernama Berlian Sistem Informasi (BSI), Software ini digunakan untuk mendukung perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. Kemudian pada tahun 2004 dan 2005 PT. MKM mengembangkan sistem SAP (System Application and Product in data Processing) sebagai bentuk komunikasi sistem ERP (Enterprise Resources Planning) yang biasa digunakan di perusahaan Manufacturing. Dengan diterapkannya Sistem Informasi SAP manajemen PT. MKM mendapatkan beberapa manfaat seperti : Mempercepat tersediannya informasi Meningkatkan akurasi informasi dengan detail data yang lebih lengkap, mudah dibaca dan dianalisa. Memperbaiki Integrasi dan kerjasama antar peran dan fungsi yang berbeda dalam suatu organisasi Setiap software yang digunakan pada masing-masing bagian di PT. MKM memiliki security code atau password yang berbeda satu dengan yang lainnya. Hal ini untuk mencegah penggunaan software oleh bagian lain yang tidak memiliki otoritas untuk menggunakannya. PT.MKM juga sudah memegang sertifikasi ISO 9001:2000 dan ISO untuk standarisasi produksi dan lingkungannya. Sebagai salah satu perusahaan Manufaktur di Indonesia, sistem informasi yang berlaku di PT. MKM sudah dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusankeputusan yang penting.

28 85 3. Jenis-jenis Persediaan PT. MKM merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi komponenkomponen untuk kendaraan, maka kegiatan perusahaan ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu Stamping Factory dan Engine Factory. a) Stamping Factory Pabrik ini memproduksi komponen-komponen untuk body kendaraan dan rangka kendaraan. Jenis komponen / persediaan pada pabrik ini terbagi menjadi tiga, yaitu : 1) Bahan baku (Raw material), yaitu bahan-bahan yang dipakai dalam proses produksi yang dapat dengan mudah dan langsung didentifikasikan dengan barang jadi yang dihasilkan. Contohnya : a. Bracket b. hanger c. Bracket Assy Solenoid Valve d. Bracket fuel tube e. Plate f. Bracket Connector g. Bracket Cable Bahan Baku (raw material) yang diproduksi oleh Stamping Factory secara lengkap terdapat pada tabel 1. 2) Barang Setengah Jadi (Semi Finished Good), yaitu barang yang digunakan sebagai bahan masukan produksi lain. Dalam proses produksi barang

29 86 setengah jadi dapat menjadi bagian barang jadi, atau diubah sampai tak dikenali lagi. Contohnya : a. Pan Oil b. Pipe c. Tank Assy Fuel d. Column Steering e. Frame Assy f. Alternator Brace Barang Setengah Jadi (Semi Finished Good) yang diproduksi oleh Stamping Factory secara lengkap terdapat pada tabel 2. 3) Barang jadi (Finished Good), yaitu barang yang telah selesai diproduksi tetapi belum dijual. Contohnya : a. Front panel b. Deck Side Assy c. Front Floor d. Door Assy e. Rear Pillar f. Front Panel Assy Barang Jadi (Finished Good) yang diproduksi oleh Stamping Factory secara lengkap terdapat pada tabel 3.

30 87 b) Engine factory Pabrik ini memproduksi berbagai macam komponen untuk mesin kendaraan. Sama dengan stamping factory, Engine factory juga menghasilkan tiga jenis komponen atau persediaan barang, yaitu : 1) Bahan baku (Raw material), contohnya : a. Yoke b. Bracket c. Starter Assy d. Bushing Rear Bahan Baku (raw material) yang diproduksi oleh Engine Factory secara lengkap dapat dilihat pada tabel 4. 2) Barang Setengah jadi (Semi Finished Good), contohnya : a. Cilinder Block b. Cilinder head c. Conrod d. Crankshaft e. Camshaft Barang Setengah Jadi (Semi Finished Good) yang diproduksi oleh Engine Factory secara lengkap dapat dilihat pada tabel 5.

31 88 3) Barang jadi ( Finished Good), contohnya : a. Engine Assy b. Engine Part L300 c. Engine SLD-PU d. Front Axel Barang Jadi (Finished Good) yang diproduksi oleh Engine Factory secara lengkap dapat pada tabel 6. Produksi yang dihasilkan oleh PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and manufacturing didistribusikan ke PT. Krama Yudha ratu Motor (KRM) untuk jenis T120SS, L300, Colt Diesel dan FusoTruck. Berikut adalah gambar-gambar dari produksi yang dihasilkan oleh PT. Mitsubishi Krama Yudha Motor and Manufacturing. Gambar 8.

32 89 Gambar 9. Pengendalian persediaan pada PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and manufacturing dilakukan dengan cara Stock Opname. Stock Opname dilaksanakan dua kali dalam satu tahun, yaitu pada bulan Juni dan Desember. Stock Opname adalah perhitungan barang pada awal dan akhir periode yang dihitung, cara ini merupakan ketentuan yang harus dilakukan oleh manajemen untuk menentukan jumlah persediaan akhir. Pengecekan Independen terhadap Kinerja hanya dilakukan setiap setahun sekali dibulan Desember oleh Auditor Eksternal. Kantor Akuntan Publik yang digunakan oleh PT. MKM adalah Deloitte. Hasil pemeriksaan oleh Auditor Eksternal dalam laporan auditnya menyatakan bahwa Laporan Keuangan adalah wajar tanpa syarat. Tetapi Pada PT. MKM tidak ada Auditor Internal yang melakukan Pengecekan Independen yang umumnya dilakukan dua kali dalam setahun, sehingga dikhawatirkan adanya penyimpangan-penyimpangan yang dilakukan oleh karyawan pada ketentuan-ketentuan yang telah diputuskan oleh manajemen. Pengecekan Independen ini dilakukan untuk memeriksa laporan keuangan perusahaan dan untuk

33 90 memverifikasi bahwa sistem mutu PT.MKM berjalan dengan konsisten dan dijaga dengan baik.