BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Studi Kelayakan Menurut Hofstrand dan Holz-Clause (2009), studi kelayakan adalah sebuah analisis kelangsungan hidup sebuah ide. Studi kelayakan berfokus dalam membantu menjawab pertanyaan penting haruskah kita melanjutkan ide proyek yang diusulkan? semua kegiatan studi diarahkan untuk membantu menjawab pertanyaan ini. Studi kelayakan dapat digunakan dalam banyak cara, tetapi terutama berfokus pada usaha bisnis yang diusulkan. Sebuah usaha bisnis yang layak adalah tempat dimana bisnis akan menghasilkan keuntungan dan arus kas yang memadai, bertahan dalam manghadapi resiko yang akan dihadapi, tetap bertahan dalam jangka panjang dan memenuhi tujuan dari pendirinya. Usaha yang dilakukan dapat berupa memulai sebuah bisnis, membeli bisnis yang ada, perluasan operasi bisnis, atau perusahaan baru untuk bisnis yang sudah ada. Menurut Suratman (2001, p9), studi kelayakan proyek adalah suatu kelayakan atau penelitian dalam rangka untuk menilai layak tidaknya proyek investasi yang akan dilakukan dengan berhasil dan menguntungkan secara ekonomis. Studi kelayakan proyek menyangkut berbagai aspek baik aspek hukum, sosial ekonomi dan budaya, aspek pasar dan pemasaran, aspek teknis dan teknologi sampai dengan aspek manajemen dan keuangan, dimana semua hal tersebut digunakan untuk dasar penelitian studi kelayakan dan hasilnya digunakan untuk 6

2 7 mengambil keputusan apakah suatu proyek atau bisnis dapat dikerjakan, ditunda, atau bahkan tidak dijalankan. 2.2 Sejarah Perkembangan ERP (Enterprise Resource Planning) Konsep dasar dari ERP (Enterprise Resource Planning) pertama kali dicetuskan sekitar tahun 1960-an. Konsep ini dikenal sebagai Material Requirements Planning (MRP) atau perencanaan kebutuhan material. Konsep MRP dimunculkan dari proses pengolahan Bill of Material (BOM) atau daftar kebutuhan material yang harus disediakan untuk membuat suatu produk tertentu. MRP digunakan untuk mensimulasikan persamaan manufaktur universal. Simulasi ini menggunakan jadwal perencanaan utama (master schedule) untuk mengetahui produk apa yang akan dibuat, daftar pengadaan material (bill of material) untuk mengetahui apa yang diperlukan untuk membuat produk tersebut, dan data persediaan (inventory) untuk mengetahui apa yang dimiliki dan apa yang harus disediakan/dibeli. MRP kemudian berkembang menjadi Closed-Loop MRP. Closed-Loop MRP menjembatani antara permintaan dengan pasokan dan mencoba menyeimbangkan kedua aspek tersebut melalui sederetan fungsi, antara lain production planning, master scheduling, MRP, dan plant and supplier scheduling. Closed-Loop MRP kemudian berkembang menjadi Manufacturing Resource Planning (MRP II). Isi dari MRP II sama seperti Closed-Loop MRP, ditambah perencanaan penjualan dan operasi, keuangan, dan kemampuan analisis what if untuk mendapatkan jawaban yang mungkin diterapkan. MRP II pun terus berkembang hingga muncullah ERP (Enterprise Resource Planning).

3 8 2.3 Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning) Menurut Brady et al (2001, p2), Program-program perangkat lunak ERP berada di ujung tombak teknologi sistem informasi. Program-program ERP membantu pengelolaan seluruh proses bisnis perusahaan menggunakan database bersama dan berbagi alat pelaporan manajemen. Perangkat lunak ERP mendukung operasi proses bisnis secara efisien dengan mengintegrasikan aktivitas-aktivitas bisnis, termasuk penjualan, pemasaran, manufaktur, akuntansi, dan kepegawaian. Menurut Wawan Dhewanto dan Falahah (2007), ERP merupakan singkatan dari tiga elemen kata, yaitu Enterprise (perusahaan/organisasi), Resource (sumber daya), dan Planning (perencanaan). Tiga kata ini mencerminkan sebuah konsep yang berujung pada kata kerja, yaitu planning, yang berarti bahwa ERP menekankan pada aspek perencanaan. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik perangkat lunak maupun perangkat keras sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Peranan perangkat teknologi dalam konsep ERP selain sebagai fasilitator juga karena perangkat teknologi tersebut dapat memberikan nilai tambah berupa perampingan proses, penyederhanaan proses, integrasi, dan otomatisasi proses. Oleh karena itu, hampir tidak mungkin mewujudkan konsep ERP tanpa adanya dukungan sistem berbasis komputer. Kata intergasi yang sering disebut-sebut dalam konsep ERP berhubungan dengan interpretasi sebagai berikut: Menghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis Metode dan teknik berkomunikasi

4 9 Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis Koordinasi operasi bisnis Kata enterprise digunakan untuk mengambarkan situasi bisnis secara umum dalam satu entitas korporat, dalam berbagai ukuran, mulai dari bisnis ukuran kecil seperti kafe, hingga bisnis raksasa seperti perusahaan telekomunikasi. Secara konseptual, enterprise dapat digambarkan sebagai sebuah kelompok orang dengan tujuan tertentu, yang memiliki sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut. Sudut pandang enterprise ini berbeda dengan sudut pandang organisasi atau perusahaan yang bersifat tradisional. Pada sudut pandang tradisional, organisasi atau perusahaan dibagi-bagi menjadi unit-unit dengan fungsi-fungsi tertentu sehingga kita mengenal fungsi personalia, fungsi keuangan, fungsi pemasaran, dan sebagainya. Setiap fungsi ini, yang kemudian biasanya berwujud departemen, seolah-olah bekerja pada kotak masing-masing dan memiliki tujuan dan sasaran masing-masing, yang menurut sudut pandang mereka, sesuai dengan tujuan organisasi. Setiap fungsi terisolasi dan memiliki sistem dan koleksi data dan hasil analisis mereka sendiri. Akibatnya, informasi yang dihasilkan oleh masing-masing departemen, hanya dapat dibaca oleh top management itu sendiri dan tidak dapat dimanfaatkan oleh departemen lain. Setiap departemen bergerak dengan arah dan sasaran masing-masing, karena mereka tidak mengetahui apa yang dikerjakan oleh departemen lainnya. Dalam sudut pandang enterprise, keseluruhan organisasi dianggap sebagai sebuah sistem dan masing-masing departemen adalah subsistem. Informasi mengenai semua aspek organisasi disimpan dan dikelola secara terpusat dan dapat diakses oleh departemen lainnya yang membutuhkan. Hasilnya adalah transparansi

5 10 informasi sehingga masing-masing departemen mengetahui apa yang dikerjakan oleh departemen lain, mengapa hal itu dikerjakan, dan apa yang harus dilakukan untuk mendukung pekerjaan tersebut sehingga dapat mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Kata resource secara singkat dapat diterjemahkan menjadi sumber daya. Dalam kaitannya dengan enterprise, resource dapat berupa aset perusahaan yang meliputi aset keuangan, sumber daya manusia, konsumen, supplier, order, teknologi, dan juga strategi. Istilah sumber daya ini melebar meliputi semua hal yang menjadi tanggung jawab dan tantangan manajemen untuk dikelola agar dapat menghasilkan keuntungan. Jadi, ERP dapat dideskripsikan sebagai sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas organisasi tersebut. 2.4 Microsoft Dynamics Nav Microsoft Dynamics Nav merupakan bagian dari keluarga Microsoft Dynamics. Microsoft Dynamics merupakan suatu jenis aplikasi ERP yang dibangun oleh Microsoft Business Solution Group dari Microsoft. Microsoft Dynamics Nav dapat digunakan untuk membantu mengelola keuangan, manufaktur, customer relationship management (CRM), supply chain, analisa, dan e-commerce untuk bisnis skala kecil-menengah. Microsoft Dynamics Nav terintegrasi dengan aplikasi Microsoft Office, sehingga CRM, financial Management, dan e-commerce management dapat dengan mudah dikelola.

6 Sejarah Microsoft Dynamics Nav Pada 11 Juli 2002, Microsoft membeli Navision A/S untuk dari perusahaan Denmark Damgaard A/S, kemudian membangun sebuah divisi bernama Microsoft Business Solution. Produk ini telah beberapa kali diganti namanya karena perusahaan asalnya Navision dan Microsoft telah mencoba untuk memutuskan bagaimana seharusnya produk ini dipasarkan. Nama yang pernah digunakan antara lain Navision Financials, Navision Attain, Microsoft Business Solution Navision Edition, dan pada tahun 2007 Microsoft Dynamic NAV digunakan untuk menyatakan produk ini. Pada Desember 2008, Microsoft merilis Microsoft Dynamics Nav Fungsi-fungsi Microsoft Dynamics Nav Fungsi-fungsi yang terdapat pada Microsoft Dynamics Nav antara lain: 1. FINANCIAL MANAGEMENT Informasi keuangan dan bisnis selalu diperbaharui dan terintegrasi dengan semua informasi penjualan dan pemasaran. Microsoft Navision mempermudah analisa trend dan mengawasi kegiatan bisnis, otomatisasi berbagai kegiatan dan prosedur keuangan. 2. MANUFACTURING Solusi yang ditawarkan untuk modul manufacturing termasuk fungsi untuk mengatur proses produksi secara efektif termasuk pemesanan produksi, tagihan bahan baku, perkiraan permintaan, perencanaan pasokan dan perencanaan kapasitas kebutuhan.

7 12 3. DISTRIBUTION Meningkatkan dan menjaga ketepatan dari data inventory dengan fitur fitur seperti pelacakan barang dan sebuah sistem pencatatan data yang terautomatisasi. Dari tampilan warehouse hingga metode picking dan pengiriman. 4. CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) Meningkatkan dan mengelola penjualan dan pemasaran. 5. Fitur tambahan Dimensi Tambahan - dimesi tambahan mempermudah untuk menyaring dan mencari data umum. Dengan fitur ini, perusahaan dapat melengkapi sejumlah karakteristik tak terbatas seperti daerah, periode atau departemen, untuk digunakan dalam transaksi transaksi. Mata Uang - mengatur dan memelihara berbagai mata uang dengan solusi untuk berbagai area aplikasi, termasuk utang dan piutang, laporan buku besar, aset bank dan inventori. Bahasa - pengguna dapat memilih bahasa yang mereka inginkan untuk berkomunikasi dengan pelangan, rekan kerja dan rekan bisnis lainnya. Manajemen Sistem - untuk mengatur dan menentukan aktivitas pada database Microsoft Dynamics Nav. Menu dan window yang disesuaikan dapat ditentukan untuk pemakai tertentu sehingga setiap pemakai hanya dapat mengakses fungsi yang mereka perlukan untuk pekerjaannya. C/SIDE - C/SIDE (dibaca seaside) dirancang untuk arsitektur clientserver, dibangun untuk relational database management system

8 13 (RDBMS) tingkat tinggi yang dapat dikustomisasi. Yang terintegrasi dengan RDBMS adalah C/AL, sebuah event-driven, untuk perkembangan bahasa generasi ke empat. Selain fungsi akuntansi dan manajemen bisnis, C/SIDE memberikan peralatan pengatur yang memungkinkan pengembangan solusi untuk pelanggan tertentu. Developer s Toolkit - Toolkit ini telah dirancang untuk mendukung analisa dan melakukan upgrade dan solusi untuk add-on Metode Implementasi Microsoft Dynamics Nav Rapid Implementation Methodology (RIM) for Microsoft Dynamics Nav adalah metode yang biasa digunakan untuk proyek implementasi Microsoft Dynamics Nav. Metode ini mengotomatisasi proses-proses standar, mempercepat waktu implementasi, dan mendorong para partner Microsoft Dynamics NAV untuk berbagi ilmu dan solusi praktek terbaik. RIM merupakan sebuah pendekatan berbasis tahapan-tahapan untuk implementasi sistem ERP. Tahapan-tahapan tersebut antara lain: 1) Sales phase 2) Diagnostic phase menemukan harapan-harapan pelanggan atas proyek dan mendefinisikan ruang lingkup proyek 3) Analysis phase membahas lebih detail data-data yang didapat dari Diagnostic phase 4) Deployment pelaksanaan proyek 5) Operation menyelesaikan transfer pengetahuan

9 14 RIM menyediakan suatu pedoman untuk memecah setiap tahapan menjadi aktivitas-aktivitas, dan mendefinisikan alur perubahan tahap satu ke tahap lainnya dan mendefinisikan bagaimana menambahkan sebuah lapisan khusus bagi partner. 2.5 SAP Business One SAP merupakan sebuah perusahaan konsultasi dan pengembang perangkat lunak multinasional dari Walldorf, Jerman yang menyediakan aplikasi perangkat lunak perusahaan dan dukungan bagi semua ukuran bisnis secara global. SAP Business One merupakan sebuah solusi ERP terintegrasi untuk bisnis dengan skala kecil-menengah yang mempunyai tampilan antarmuka yang mirip dengan Microsoft Windows. SAP Business One mempunyai pilihan menu dan navigasi yang mudah, fungsi-fungsi yang inovatif, dan terintegrasi dengan Microsoft Word dan Excel Sejarah SAP Business One Pada Maret 2002, SAP membeli perusahaan TopManage Financial Systems, sebuah perusahaan pengembang aplikasi bisnis yang berbasis di Israel dan menamakan sistem tersebut sebagai SAP Business One. Pada Desember 2004, SAP mengakuisisi aset dan teknologi ilytics Systems AS, sebuah perusahaan perangkat lunak pribadi yang berbasis di Norwegia. Hasilnya, SAP memperkenalkan kemampuan pelaporan dan budgeting baru pada SAP Business One yang dinamakan XL Reporter. Pada Juli 2006, SAP mengakuisisi Praxis Software Solutions dan berencana untuk mengintegrasikan kemampuan Webbased CRM dan e-commerce pada SAP Business One. Pada tahun 2009 SAP

10 15 menjual Web-based CRM dan e-commerce yang pernah dibangun dari Praxis Software Solutions. Saat ini SAP tidak menyediakan solusi e-commerce untuk SAP Business One. SAP telah mulai melaporkan pemasukan yang berasal dari bisnis skala kecil-menengah yang terpisah dari pendapatan yang berasal dari pelanggan yang lebih besar, sebagai salah satu cara untuk menunjukkan dedikasi dalam pasar bisnis skala kecil-menengah Fungsi-fungsi SAP Business One Fungsi-fungsi yang terdapat pada SAP Business One antara lain: 1. ACCOUNTING AND FINANCIALS Financial Accounting - menangani semua transaksi keuangan, termasuk jurnal umum, hutang, piutang, akuntansi aktiva tetap, akuntansi bank, pengaturan dan pemeliharaan akun-akun perusahaan. Budgeting mengatur pembuatan, pengalokasian, pendistribusian, pelacakan, pelaporan dan peringatan anggaran. Banking melacak proses-proses yang berhubungan dengan bank, seperti penerimaan kas, pembuatan cek, deposit, pembayaran, kartu kredit, dan rekonsiliasi akun. Financial reporting laporan keuangan yang mudah digunakan, seperti neraca, laporan laba rugi, analisis arus kas, pelaporan transaksi, perbandingan multi-periode, dan pelaporan anggaran. 2. CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT Sales opportunity management mengatur proses penjualan melalui tingkat penjualan yang berbeda-beda. Pelacakan aktivitas dan

11 16 kesempatan penjualan, analisa hasil penjualan, dan peramalan potensi pendapatan. Web CRM akses yang aman ke data pelanggan melalui web, menyediakan antarmuka berbasis web bagi pelanggan sehingga mereka dapat melihat status permintaan secara real time. Microsoft Outlook integration memindahkan data pelanggan dari SAP Business One ke dalam daftar kontak Microsoft Outlook, mensinkronisasikan jadwal aktivitas dan tugas dalam SAP Business One ke Microsoft Outlook. Customer service and support memungkinkan customer service dan tim pendukung untuk administrasi pelanggan, kontrak layanan, pengaturan panggilan layanan, dan melacak semua aktivitas interaksi pelanggan. Business and partner management mengatur data rekan bisnis untuk melacak arah dan peluang penjualan, termasuk profil, ringkasan kontak, account balances, dan analisis jalur penjualan. 3. OPERATIONS AND DISTRIBUTION Sales and delivery penentuan harga, pencatatan pesanan pelanggan, pengiriman, pembaharuan stok barang, pelaporan status pelanggan, pengaturan tagihan dan piutang. Purchasing pengaturan dan pemeliharaan kontrak dan transaksi dengan supplier, termasuk pencatatan pembelian, pembaharuan stok barang, penghitungan nilai barang, retur, kredit, dan pembayaran pembelian.

12 17 Inventory management pengaturan jumlah persediaan, daftar harga, kesepakatan harga khusus, transfer barang antar gudang dan transaksi stok barang semuanya terintegrasi dengan proses penjualan dan pembelian. Production planning pengaturan kebutuhan bahan produksi melalui proses yang memungkinkan pengguna untuk menentukan skenario perencanaan dalam lima langkah mudah dan memprediksi permintaan berdasarkan peramalan. 4. ADMINISTRATION AND REPORTING Human resources penyimpanan dan pemeliharaan informasi setiap karyawan, administrasi karyawan, manajemen organisasi, kehadiran, penggajian, pelaporan. Automatic alerts kustomisasi penentuan peringatan dan proses kerja dengan pembuatan langkah-langkah dan prosedur perijinan. Dashboards and reports pembuatan dan penyajian laporan bagi setiap aspek bisnis, termasuk pelanggan, supplier, penjualan, arus kas, pembukuan, stok gudang, laporan keuangan, penentuan harga, dan aktivitas pelanggan. Drag and relate penyajian hubungan antar data dan perolehan pemahaman menyeluruh dalam setiap transaksi bisnis secara cepat dengan mengambil data yang diinginkan, memposisikannya diatas data lain, dan penulusuran ke bawah untuk detailnya.

13 18 Customization and integration penambahan, pengubahan, personalisasi, dan pelaporan data dengan mudah Metode Implementasi S AP Business One Metode yang biasa digunakan untuk proyek implementasi SAP Business One adalah SAP Business One Accelerated Implementation Program (disebut juga dengan ASAP Business One ) yang didasarkan pada metode ASAP (Accelerated SAP). SAP Business One Accelerated Implementation Program memuat informasi detail mengenai bagaimana mengelola dan menyelesaikan implementasi SAP Business One dengan baik. Proses implementasi dibagi-bagi menjadi lima tahap: 1) Project preparation pada tahap ini, tim menyiapkan dan mengadakan kick-off meeting kemudian membuat perencanaan awal dan persiapan implementasi SAP Business One. 2) Business Blueprint pada tahap ini, sebuah requirements workshop dilakukan dengan berbagai pemegang kepentingan utama untuk mendefinisikan tujuan, ruang lingkup, dan jadwal proyek. Sebagai tambahan, skenario bisnis yang relevan didefinisikan. Untuk mendukomentasikan hasil yang didapat dari diskusi tersebut, dibuatlah Business Blueprint. 3) Project realization tujuan tahap ini adalah untuk mengimplementasikan semua requirement proses bisnis berdasarkan Business Blueprint.

14 19 4) Final preparation tujuan tahap ini adalah untuk melengkapi persiapan akhir untuk menyelesaikan persiapan go-live. Ketika tahap ini telah diselesaikan dengan berhasil, SAP Business One telah siap untuk digunakan sebagai sistem yang produktif. 5) Go-live and support tujuan tahap ini adalah untuk berpindah dari sebuah lingkungan pra-produksi dan berorientasi proyek ke operasi produksi yang sebenarnya. Elemen yang terpenting mencakup pengaturan dukungan produksi, pengawasan transaksi sistem, dan optimalisasi performa sistem secara keseluruhan. Dalam setiap tahap dideskripsikan tugas-tugas relevan yang harus diselesaikan dan diberikan saran mengenai peran, tanggung jawab, dan jangka waktu yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan proyek implementasi dengan baik. Sebagai tambahan, metode ini memberikan berbagai template, checklists, dan informasi pendukung lainnya untuk mendukung implementasi SAP Business One yang efisien dan tepat waktu. 2.6 Usage Menurut Mathiassen et al (2000), tujuan dari usage adalah untuk menentukan bagaimana actor berinteraksi dengan sistem. Hasil dari kegiatan ini adalah deskripsi dari semua use case dan actor yang digambarkan dalam Use Case Diagram. Use case adalah pola interaksi antara sistem dan actor dalam application domain.

15 20 Actor adalah abstraksi dari user atau sistem lain yang berinteraksi dengan target sistem. Use Case Diagram adalah diagram yang menunjukkan hubungan antara actor dan use case. Elemen-elemen Use Case Diagram: Gambar 2.1 Notasi untuk Use Case Diagram Actor dan use case adalah dua elemen utama dalam Use Case Diagram. Keduanya dapat terhubung satu sama lain, dengan begitu mengindikasikan bahwa actor berpartisipasi dalam use case. Use case dikelompokkan dalam hubungannya dengan sebuah sistem. Semua use case yang didukung oleh sistem dapat diorganisasikan dalam sebuah grup dengan nama sistem tersebut.

16 21 Gambar 2.2 Contoh Use Case Diagram 2.7 Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) Menurut Rangkuti (2004), analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strengths), dan peluang (opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats). Penelitian menunjukkan bahwa kinerja perusahaan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor internal dan eksternal. Kedua faktor tersebut harus dipertimbangkan dalam analisis SWOT. Analisis SWOT

17 22 membandingkan antara faktor eksternal Peluang (opportunities) dan Ancaman (threats) dengan faktor internal Kekuatan (strengths) dan Kelemahan (weaknesses). Alat yang digunakan untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah matriks TOWS (Threats, Opportunities, Weaknesses, Strengths) atau matriks SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Matriks ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matriks ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis (Rangkuti, 2004): Tabel 2.1 Matriks SWOT STRENGTHS (S) WEAKNESSES (W) Tentukan faktor-faktor Tentukan faktor-faktor OPPORTUNITIES (O) kekuatan internal STRATEGI SO kelemahan internal STRATEGI WO Tentukan faktor-faktor Ciptakan strategi yang Ciptakan strategi yang peluang eksternal menggunakan kekuatan meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan untuk memanfaatkan peluang peluang THREATS (T) STRATEGI ST STRATEGI WT Tentukan faktor-faktor Ciptakan strategi yang Ciptakan strategi yang ancaman eksternal menggunakan kekuatan meminimalkan kelemahan untuk mengatasi ancaman dan menghindari ancaman

18 23 a. Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. b. Strategi ST Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman. c. Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. d. Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman. 2.8 Fit/Gap Analysis Fit/Gap Analysis digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan pengguna terhadap sistem dan mengidentifikasi apakah fit atau gap antara kebutuhan pengguna dengan sistem. Fit berarti kebutuhan pengguna terpenuhi oleh sistem, sedangkan gap berarti kebutuhan pengguna tidak terpenuhi oleh sistem. Pendekatan umum dalam Fit/Gap Analysis: 1. Ranking requirements yaitu memberi skala prioritas pada kebutuhankebutuhan pengguna. Requirements (kebutuhan pengguna) harus diidentifikasikan sesuai dengan tingkat prioritasnya. Hal ini dapat membantu tim

19 24 proyek dalam memastikan bahwa semua proses bisnis kritis terfasilitasi selama implementasi sistem yang baru. Tingkatan prioritas dalam Fit/Gap Analysis antara lain: Tabel 2.2 Tingkatan prioritas dalam Fit/Gap Analysis Rank H Explanation HIGH/Mission critical requirements yaitu kebutuhan yang kritis, dibutuhkan untuk operasi, dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi; termasuk didalamnya kebutuhan laporan internal dan eksternal yang penting. M MEDIUM/ Value add requirements yaitu kebutuhan yang, jika terpenuhi, akan meningkatkan proses bisnis; kebutuhan ini biasanya merupakan proses sistem bisnis yang bukan merupakan kebutuhan yang kritis, tapi jika dipenuhi akan menyediakan keuntungan signifikan bagi organisasi. L LOW/Desirable requirements yaitu kebutuhan yang bagus untuk dimiliki dan hanya akan menambah sedikit nilai bagi proses bisnis dan dapat dipenuhi dengan perbaikan atau perubahan proses bisnis. 2. Degree of Fit yaitu menentukan sejauh mana kebutuhan pengguna dapat diakomodir oleh sistem.

20 25 Tabel 2.3 Degree of Fit Code F G Explanation Fit kebutuhan terpenuhi sepenuhnya oleh sistem Gap kebutuhan sama sekali tidak terpenuhi oleh sistem. Komentar, alternatif saran, dan rekomendasi yang diberikan dapat menghasilkan sebuah rekomendasi untuk melakukan kustomisasi pada sistem. P Partial fit sistem mempunyai fungsi yang memenuhi kebutuhan. Perbaikan atau kustomisasi pada sistem akan dilakukan jika hal itu sangat dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan. 2.9 AHP (Analytic Hierarchy Process) AHP (Analytic Hierarchy Process) adalah sebuah teknik terstruktur yang digunakan untuk pengambilan keputusan yang kompleks. AHP dikembangkan oleh Thomas L. Saaty pada tahun 1970-an dan telah banyak dipelajari dan dikembangkan sejak saat itu. AHP menyediakan sebuah kerangka yang komprehensif dan rasional untuk mengelola masalah keputusan, merepresentasikan dan mengkuantifikasikan elemen-elemennya, menghubungkan elemen-elemen tersebut dengan tujuan dan mengevaluasi solusi alternatif. AHP menggunakan sebuah hirarki untuk memecah suatu masalah yang kompleks dan tidak terstruktur, mengelompokkan, dan mengaturnya menjadi sebuah hirarki. Data utama model

21 26 AHP adalah persepsi manusia yang dianggap expert, yaitu orang yang benar-benar mengerti permasalahan yang dihadapi. Metode AHP memecah-mecah suatu masalah yang kompleks, dan tidak terstruktur kedalam bagian-bagian secara lebih terstruktur, mulai dari goals ke objectives (criteria), kemudian ke sub-objectives (sub-criteria) lalu menjadi alternatif tindakan. Pembuat keputusan kemudian membuat perbandingan hirarki tersebut untuk memperoleh prioritas seluruh alternatif. Gambar 2.3 Hirarki keputusan Penggunaan AHP dalam pengambilan keputusan akan menghasilkan keputusan yang rasional. Keputusan yang rasional didefinisikan sebagai keputusan terbaik dari berbagai tujuan yang ingin dicapai oleh pembuat keputusan. Kunci utama dari keputusan yang rasional adalah tujuan, bukan alternatif, kriteria, atau atribut. AHP bermanfaat untuk menghadapi perspektif, rasional dan irrasional, serta risiko dan ketidakpastian dalam lingkungan yang kompleks. AHP juga dapat digunakan untuk memprediksi hasil, merencanakan hasil yang diharapkan di masa

22 27 yang akan datang, memfasilitasi pembuatan keputusan sebuah kelompok, melakukan kontrol terhadap perubahan sistem pembuatan keputusan, menagalokasikan sumber daya, memilih alternatif, melakukan perbandingan cost/benefit, mengevaluasi karyawan dan mengalokasikan kenaikan gaji. AHP sesuai untuk digunakan dalam pengambilan keputusan yang melibatkan perbandingan elemen keputusan yang sulit untuk dinilai secara kuantitatif. Hal ini berdasarkan asumsi bahwa reaksi natural manusia ketika menghadapi pengambilan keputusan yang kompleks adalah mengelompokkan elemen-elemen keputusan tersebut menurut karakteristiknya secara umum. Pengelompokan ini meliputi pembuatan hirarki (ranking) dari elemen-elemen keputusan kemudian melakukan perbandingan antara setiap pasangan dalam setiap kelompok, sebagai suatu matriks. Setelah itu akan diperoleh bobot dan rasio inkonsistensi untuk setiap elemen. Dengen demikian akan mudah untuk menguji konsistensi data. AHP merupakan sebuah metode sistematis untuk membandingkan seperangkat tujuan atau alternatif. Dalam hal ini, AHP merupakan proses perumusan kebijakan yang powerful dan fleksibel dalam menentukan prioritas, membandingkan alternatif dan membuat keputusan yang terbaik ketika pengambil keputusan harus mempertimbangkan aspek kuantitatif dan kualitatif. Dengan demikian, AHP tidak hanya bermanfaat dalam pembuatan keputusan yang terbaik tetapi juga memberikan dasar yang kuat bahwa keputusan tersebut merupakan keputusan yang terbaik (Seputro, 2008).

23 Prinsip AHP Dalam menyelesaikan persoalan dengan AHP ada beberapa prinsisp yang harus dipahami, diantaranya adalah (Mulyono, 2004, p335-p337): 1. Decomposition Setelah persoalan didefinisikan, maka perlu dilakukan decomposition, yaitu memecah persoalan yang utuh menjadi unsurunsurnya. Jika ingin mendapatkan hasil yang akurat, pemecahan juga dilakukan terhadap unsur-unsurnya sampai tidak mungkin dilakukan pemecahan lebih lanjut, sehingga didapatkan beberapa tingkatan dari persoalan tadi. Karena alasan ini, maka proses analisis ini dinamakan hirarki (hierarchy). 2. Comparative Judgement Prinsip ini berarti membuat penilaian tentang kepentingan relatif dua elemen pada suatu tingkat tertentu dalam kaitannya dengan tingkat di atasnya. Penilaian ini merupakan inti dari AHP, karena ia akan berpengaruh terhadap prioritas elemen-elemen. Hasil dari penilaian ini akan tampak lebih enak bila disajikan dalam bentuk matriks yang dinamakan matriks pairwise comparison. Pertanyaan yang biasa diajukan dalam penyusunan skala kepentingan adalah: a. Elemen mana yang lebih (penting/disukai.mungkin/ )? dan b. Berapa kali lebih (penting/disukai/mungkin/ )? Agar diperoleh skala yang bermanfaat ketika membandingkan dua elemen, seseorang yang akan memberikan jawaban perlu

24 29 pengertian menyeluruh tentang elemen-elemen yang dibandingkan dan relevansinya terhadap kriteria atau tujuan yang dipelajari. Dalam penyusunan skala kepentingan ini, digunakan patokan tabel: Tabel 2.4 Skala kepentingan AHP Tingkat Kepentingan Definisi 1 Sama pentingnya dibanding yang lain 3 Moderat pentingnya dibanding yang lain 5 Kuat pentingnya dibanding yang lain 7 Sangat kuat pentingnya dibanding yang lain 9 Ekstrim pentingnya dibanding yang lain 2,4,6,8 Nilai diantara dua penilaian yang berdekatan Jika elemen i memiliki salah satu angka Reciprocal (kebalikan) diatas ketika dibandingkan elemen j, maka j memiliki nilai kebalikannya ketika dibanding elemen i. Dalam penilaian kepentingan relatif dua elemen berlaku aksioma reciprocal artinya jika elemen i dinilai 3 kali lebih penting dibanding j, maka elemen j harus sama dengan 1/3 kali pentingnya dibanding elemen i. disamping itu, perbandingan dua elemen yang sama akan menghasilkan angka 1, artinya, sama penting. Dua elemen

25 30 yang berlainan dapat saja dinilai sama penting. Jika terdapat n elemen, maka akan diperoleh matriks pairwise comparison berukuran nxn. 3. Synthesis of Priority Dari setiap matriks pairwise comparison kemudian dicari eigenvectornya untuk mendapatkan local priority. Karena matriks (matriks-matriks) pairwise comparison terdapat pada setiap tingkat, maka untuk mendapatkan global priority harus dilakukan sintesa diantara local priority. Prosedur melakukan sintesa berbeda menurut bentuk hirarki. Pengurutan elemen-elemen menurut kepentingan relatif melalui prosedur sintesa dinamakan priority setting. 4. Logical Consistency Konsistensi memiliki dua makna. Pertama adalah bahwa obyek obyek yang serupa dapat dikelompokkan sesuai dengan keragaman dan relevansi. Contohnya, anggur dan kelerang dapat dikelompokkan dalam himpunan yang seragam jika bulat merupakan kriterianya. Arti kedua adalah menyangkut tingkat hubungan antara obyek obyek yang didasarkan pada kriteria tertentu. Contohnya, jika manis merupakan kriteria dan madu dinilai 5x lebih manis dibanding gula, dan gula 2x lebih manis dibanding sirop, maka seharusnya madu dinilai 10x lebih manis dibanding sirop. Jika madu hanya dinilai 4x manisnya dibanding sirop, maka penilaian tak konsisten dan proses harus diulang jika ingin memperoleh penilaian yang lebih tepat.

26 Langkah langkah perhitungan AHP Dalam memecahkan persoalan dengan AHP, pertama-tama dibuat suatu hirarki keputusan mulai dari goals ke criteria, kemudian ke sub-criteria lalu ke alternatif tindakan. Setelah hirarki keputusan dibuat, kemudian dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Membuat matriks perbandingan Membuat matriks perbandingan menurut tingkat kepentingan relatif dari setiap faktor. 2. Langkah-langkah perhitungan weight dan λmaks Jabarkan penilaian yang diperoleh dari data yang terkumpul dalam bentuk matriks yang disusun menurut kriteria yang ada, kemudian mencari weight dan priority vectornya. Langkah-langkah perhitungan weight dan λmaks adalah sebagi berikut: Hitung vi untuk setiap baris dengan rumus: Lakukan untuk setiap baris i Normalisasi nilai vi untuk mendapatkan weight (wi) wi = v i v 1 + v v n

27 32 Selesaikan persamaan berikut untuk λi setiap baris: Atau ai w = λi w (dimana ai adalah baris ke-i dari matriks a) Kemudian a i1 w 1 + a i2 w a in w n = λ i w i λ i = a i w w i Setelah didapatkan λi untuk setiap baris, maka rata-ratakan nilai λi pada setiap baris untuk mendapatkan λmaks, dengan rumus: λ maks = λ 1 + λ λ n n Melakukan uji konsistensi atau keseragaman dari matriks perbandingan. Untuk melakukan hal ini, harus dilakukan perhitungan terhadap CI dan CR dari matriks tersebut, yaitu: CI = λ maks n n 1 CR = CI RC

28 33 Dimana: λmaks = Nilai maksimum dari nilai eigen matriks yang bersangkutan n CI RC = Jumlah elemen dalam matriks = Consistency Index = Random Consistency RC didapat dari tabel dibawah ini menurut nilai n Tabel 2.5 Random Consistency N RC 0,00 0,00 0,58 0,90 1,12 1,24 1,32 1,41 1,45 Ketika CR < 0,10, maka matriks perbandingan dapat dilihat memiliki keseragaman yang memuaskan. Hal ini berarti vector weight dapt diterima atau diandalkan. Jika tidak, maka matriks perbandingan harus dibuat ulang Konsistensi Jawaban Idealnya, setiap orang menginginkan keputusan yang konsisten. Meskipun demikian, banyak kasus dimana kita tidak dapat mengambil keputusan yang perfectly consistent. Dalam penggunaan AHP, terdapat beberapa faktor yang dapat menyebabkan responden memberikan jawaban yang tidak konsisten, yaitu (Seputro, 2008): 1. Keterbatasan informasi

29 34 Apabila subjek yang melakukan perbandingan dalam AHP memiliki keterbatasan informasi mengenai faktorfaktor yang diperbandingkan, maka penilaian yang mereka berikan cenderung akan bersifat acak (random) sehingga memberikan rasio inkonsistensi yang tinggi. Oleh karena itu, pihak yang memberikan penilaian perlu memiliki pengetahuan yang cukup terhadap topik yang dianalisis. 2. Kurang konsentrasi Kurang konsentrasi pada saat memberikan penilaian atau tidak tertarik pada topik analisis juga dapat menyebabkan hasil penilaian yang tidak konsisten. 3. Ketidakkonsistenan dalam dunia nyata Dalam dunia nyata, banyak kasus yang menunjukkan ketidakkonsistenan. Sebagai contoh dalam dunia olahraga. Klub Bayern Munchen mengalahkan Juventus. Sebelumnya Juventus mengalahkan Real Madrid. Padahal pada pertandingan sebelumnya Real Madrid mengalahkan Bayern Munchen. Hal seperti itu pula yang mungkin muncul dalam proses penilaian dalam AHP. 4. Struktur model yang kurang memadai Secara ideal, keputusan yang kompleks disusun secara hirarkis sehingga faktor yang diperbandingkan tersebut merupakan pilihan yang berada pada level yang sama atau memiliki elemen yang setara (comparable).

30 35 Namun pada praktiknya kita sering membandingkan suatu faktor dengan faktor lain yang levelnya berbeda atau bukan merupakan pilihan yang comparable. Salah satu hal yang perlu dicatat menyangkut inkonsistensi adalah bahwa tujuan utama proses pengambilan keputusan bukanlah derajat inkonsistensi yang rendah. Inkonsistensi rasio yang rendah bersifat perlu (necessary) namun belum cukup (sufficient) untuk sebuah keputusan yang baik. Dibandingkan dengan konsistensi, kita lebih baik mengutamakan akurasi Biaya (Cost) Menurut Keown et al (2000, p444), biaya (costs) adalah penggunaan dana untuk diinvestasikan dalam proyek baru. Terdapat dua jenis biaya, yaitu: a. Tangible costs Tangible costs adalah biaya yang dapat dengan mudah diidentifikasi dan diukur, seperti biaya peralatan, biaya perangkat lunak, biaya pemeliharaan, dan lain-lain. b. Intangible costs Intangible costs adalah biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan sulit untuk diukur, seperti biaya kehilangan pelanggan, biaya untuk menambah kepuasan pelanggan, dan lain-lain Manfaat (Benefit) Untuk kesuksesan proyek sistem informasi, manfaat-manfaat yang potensial perlu diidentifikasikan sedini mungkin dalam siklus pengembangan

31 36 sistem. Faktanya, dalam dalam dunia yang ideal, manfaat akan diidentifikasikan dan dihitung sebelum proyek pengembangan sistem informasi dimulai. Akan tetapi, walaupun hal ini terjadi pada beberapa proyek, jarang terjadi kemungkinan menghasilkan sebuah pernyataan pasti mengenai semua keuntungan yang akan dihasilkan oleh proyek implementasi sistem informasi (Remenyi et al, 2000, p5). Terdapat dua jenis manfaat, yaitu (Remenyi et al, 2000, p7): a. Tangible benefits Tangible benefits (disebut juga hard benefits) adalah manfaat yang mudah diidentifikasi dan diukur secara fisik, contohnya jumlah orang yang dipekerjakan, dan dalam bidang keuangan, jumlah Pound atau Dollar yang dihemat atau diperoleh. Tangible benefits akan meningkatkan performa perusahaan secara langsung, seperti mengurangi biaya, dan akan terlihat pada akun perusahaan sebagai peningkatan keuntungan atau mungkin peningkatan Return of Investments (ROI). b. Intangible benefits Intangible benefits (disebut juga soft benefits) adalah manfaat yang tidak mudah untuk diidentifikasi atau diukur secara fisik, seperti peningkatan lingkungan kerja para staf sehingga membuat kehidupan dalam organisasi menjadi lebih mudah. Walaupun intangible benefits sulit untuk diukur, terutama dalam bidang keuangan, intangible benefits dapat menghasilkan kontribusi penting bagi kesuksesan organisasi.

32 Analisis Biaya Manfaat (Cost Benefit Analysis) Menurut Remenyi et al (2000, p112), Analisis Biaya Manfaat (Cost Benefit Analysis) dapat didefinisikan sebagai proses membandingkan berbagai biaya perolehan dan pengimplementasian sistem informasi dengan keuntungan yang didapatkan organisasi dari penggunaan sistem. Kriteria paling umum yang dapat digunakan dalam melakukan Analisis Biaya Manfaat (Keown et al, 2000): 1. Payback Period atau Periode Pembayaran Kembali Payback Period atau Periode Pembayaran Kembali adalah jumlah tahun yang dibutuhkan untuk menutupi pengeluaran awal. Payback Period mengukur kecepatan proyek dalam mengembalikan biaya investasi awalnya. Rumus untuk menghitung Payback Period adalah sebagai berikut: Kriteria dalam menerima atau menolak melibatkan apakah Payback Period sebuah proyek kurang dari atau sama dengan periode pembayaran maksimum yang diinginkan oleh perusahaan. 2. Net Present Value (NPV) atau Nilai Bersih Sekarang Net Present Value (NPV) adalah nilai bersih sekarang arus kas tahunan setelah pajak dikurangi dengan pengeluaran awal investasi. Rumus untuk menghitung Net Present Value (NPV) adalah sebagai berikut:

33 38 Dimana: ACF t = arus kas tahunan setelah pajak pada periode t (nilainya bisa positif maupun negatif) k = tingkat diskonto yang tepat, yaitu tingkat pengembalian yang disyaratkan atau biaya modal IO n = pengeluaran kas awal = usia proyek yang diharapkan Net Present Value (NPV) memberikan ukuran nilai bersih proposal investasi dalam nilai uang pada saat sekarang. Oleh karena semua arus kas didiskontokan kembali ke masa sekarang, membandingkan selisih antara nilai sekarang arus kas tahunan dan pengeluaran investasi menjadi tepat. Perbedaan antara nilai sekarang arus kas tahunan dan pengeluaran awal menentukan nilai bersih atas penerimaan proposal investasi dalam nilai uang pada saat sekarang. Kriteria dalam menerima atau menolak dinyatakan sebagai berikut: Jika NPV 0.0 Terima Jika NPV < 0.0 Tolak Jika NPV > 0 Terima karena proyek memberikan pengembalian yang sama dengan tingkat pengembalian yang disyaratkan

34 39 3. Profitability Index (PI) atau Indeks Keuntungan atau Rasio Keuntungan/Biaya Profitability Index (PI) adalah rasio nilai sekarang dari arus kas bersih pada masa depan terhadap pengeluaran awalnya. Walau kriteria Net Present Value investasi memberikan ukuran kelayakan proyek dalam nilai uang yang absolut, maka Profitability Index (PI) memberikan ukuran relatif dari keuntungan bersih masa depannya terhadap biaya awal. Rumus untuk menghitung Profitability Index (PI) adalah sebagai berikut: Dimana: ACF t = arus kas tahunan setelah pajak pada periode t (nilainya bisa positif maupun negatif) k = tingkat diskonto yang tepat, yaitu tingkat pengembalian yang disyaratkan atau biaya modal IO n = pengeluaran kas awal = usia proyek yang diharapkan Kriteria dalam menerima atau menolak dinyatakan sebagai berikut: Jika NPV arus kas proyek lebih besar daripada pengeluaran kas awalnya, maka NPV proyek akan positif. Maka PI juga akan lebih besar dari 1 karena NPV arus kas (pembilang dalam PI) lebih besar daripada pengeluaran awal (penyebut dalam PI).

35 40 Jika NPV arus kas proyek lebih kecil daripada pengeluaran kas awalnya, maka NPV proyek akan negatif. Maka PI juga akan lebih kecil dari 1 karena NPV arus kas (pembilang dalam PI) lebih kecil dari pengeluaran awal (penyebut dalam PI). PI 1.0 Terima PI < 1.0 Tolak Sebagai pelengkap dalam Analisis Biaya Manfaat, metode lain yang dapat digunakan adalah Return on Investment (ROI). Return on Investment (ROI) merupakan rasio perbandingan antar rata-rata pendapatan bersih proyek dibagi dengan investasi proyek tersebut. Semakin tinggi Return on Investment (ROI) maka proyek tersebut dapat dijalankan. Rumus Return on Investment (ROI) adalah sebagai berikut (Garrison et al, 2006): Dimana: Laba netto operasi = pendapatan sebelum bunga dan pajak dan kadang-kadang disebut sebagai Earning Before Interest and Taxes (EBIT). Aktiva operasional = kas, piutang, inventaris, peralatan, dan aktiva-aktiva lain yang digunakan untuk penggunaan produktif dalam organisasi.

36 Kerangka Pikir Berikut adalah kerangka pikir yang digunakan dalam penelitian skripsi ini: Studi kelayakan penerapan ERP pada PT BM Latar belakang, Tujuan, dan Manfaat Penelitian Riset Data 1. Wawancara 2. Observasi 3. Studi pustaka Analisis Sistem yang Berjalan 1. Gambaran umum dan proses bisnis perusahaan 2. Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) 3. Permasalahan pada sistem yang berjalan Analisis Pemilihan Produk ERP 1. Alternatif dua produk ERP 2. Fit/Gap Analysis 3. AHP (Analytic Hierarchy Process) 4. Cost Benefit Analysis Usulan produk ERP untuk PT BM Simpulan dan Saran Gambar 2.4 Kerangka Pikir

37 42 Keterangan: 1. Langkah pertama adalah penentuan topik penelitian yang akan diterjemahkan kedalam judul penelitian. 2. Berdasarkan topik tersebut akan dijelaskan latar belakang, tujuan dan manfaat yang akan didapat dari hasil penelitian tersebut. 3. Riset data adalah mengumpulkan data data yang dibutuhkan dalam penelitian yang didapat melalui proses wawancara, observasi, dan studi pustaka. Data yang telah dikumpulkan tersebut akan dikelompokkan berdasarkan kebutuhan. 4. Analisis sistem yang berjalan yaitu menganalisis perusahaan sebagai obyek penelitian melalui gambaran umum perusahaan dan proses bisnis perusahaan dengan melakukan wawancara dan observasi. Kemudian dilakukan identifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dimiliki perusahaan menggunakan matriks analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). 5. Berdasarkan analisis sistem yang berjalan akan ditemukan beberapa masalah yang berhubungan dengan topik penelitian yang akan menentukan apakah sistem yang berjalan telah memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. 6. Jika hasilnya sistem yang berjalan tidak memenuhi kebutuhan perusahaan, akan diberikan alternatif rekomendasi dua buah produk ERP. Untuk dapat memberikan rekomendasi produk yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, digunakan beberapa metode untuk menguji kedua produk ERP yang

38 43 diusulkan, yaitu: Fit/Gap Analysis, AHP (Analytic Hierarchy Process), dan Cost Benefit Analysis. 7. Tahap akhir penelitian adalah simpulan dan saran yang akan diberikan kepada perusahaan, berdasarkan hasil penelitian.