BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN. Jawa Tengah. Pada saat ini, PT. Djarum termasuk dalam salah satu dari tiga besar

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Profil dan Sejarah Perusahaan PT. Djarum merupakan sebuah perusahaan rokok yang memiliki pusat di Kudus, Jawa Tengah. Pada saat ini, PT. Djarum termasuk dalam salah satu dari tiga besar perusahaan rokok terbesar di Indonesia. PT. Djarum memproduksi tiga jenis rokok yaitu rokok Cerutu yang terbuat dari daun tembakau dan dibungkus dengan daun tembakau pula, rokok putih yang terbuat dari daun tembakau dan dibungkus dengan kertas sigaret dan rokok kretek yang terbuat dari tembakau ditambah daun cengkeh dan dibungkus dengan kertas sigaret. Ketiga jenis rokok ini dipasarkan di pasar dalam negeri dan luar negeri. Sekarang ini, PT. Djarum merupakan salah satu jenis perusahaan perseroan yang ada di Indonesia. Akan tetapi, pada mulanya PT. Djarum merupakan sebuah perusahaan perseorangan karena didirikan oleh Oei Wie Gwan. Pada awalnya Oei Wie Gwan memulai usahanya di bidang produksi mercon pada tahun 1929 yang bernama Leo. Pada saat itu industri mercon tersebut sudah cukup terkenal dan menguasai pasar Jawa. Akan tetapi terjadi ledakan di pabrik mercon tersebut pada tahun 1939 dan tahun 1942 yang menyebabkan Oei Wie Gwan mencari jalan rezeki lain. Akhirnya Oei Wie Gwan memutuskan untuk memulai produksi rokok. PT. Djarum dibuka pada tanggal 21 April 1951,dan sampai sekarang diperingati sebagai hari ulang tahun PT. Djarum, dengan nama awal Djarum Gramophone yang akhirnya berubah 44

2 45 menjadi Djarum. Pada saat itu, industri rokok masih menggunakan cara manual dan hanya memiliki 10 karyawan saja. Dalam perkembangannya, PT. Djarum memiliki pasang surut juga pada saat Oei Wie Gwan akhirnya digantikan oleh kedua anaknya, yaitu Budi Hartono dan Bambang Hartono. Pada era 1980 dianggap sebagai tahun kesuksesan bagi PT. Djarum, dekade itu PT. Djarum berkembang pesat menjadi perusahaan rokok yang besar di Indonesia. Bahkan saat ini PT. Djarum telah merambah pasar luar negeri. Hingga saat ini, PT. Djarum telah menghasilkan beragam jenis produk rokok yang beredar dipasaran antara lain: - Djarum Istimewa - Djarum 76 - Djarum Super - L.A Lights - L.A Menthol Lights - Djarum Black - Djarum Coklat - Djarum Black Slimz - Djarum Black Cappucino - Djarum Black Tea - Djarum Vanilla - Djarum Splash - Djarum Original - Djarum Cherry - Djarum Menthol

3 46 - Djarum Special - Djarum Super Mezzo - Djarum MILD Perkembangan pesat PT. Djarum dibuktikan dengan penggunaan mesin dalam proses pembuatan rokok dan penggunaan sistem informasi dan teknologi informatika yang baik. Dibuktikan dengan implementasi SAP R/3 untuk modul Material Management, Financial and Accounting, Sales and Distribution, Human Resource selama lebih dari dua tahun juga penggunaan sistem yang telah terkomputerisasi dalam proses bisnisnya. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Misi utama PT. Djarum adalah To satisfy the globalsmoker s needs yaitu bahwa PT. Djarum memberikan yang terbaik untuk kepuasan konsumen rokok. PT. Djarum menempatkan kepuasan pelanggan sebagai tujuan utama yang harus dicapai. Sedangkan visi PT. Djarumadalah Menjadi yang terbesar dalam nilai penjualan dan profitabilitas di industri rokok Indonesia yang artinya kepemimpinan dalam pasar dengan cara menghasilkan produk yang berkualitas secara konsisten dan inovatif dalam memuaskan konsumen, penciptaan citra positif yangkuat untuk perusahaan dan produk yang dihasilkan dan manajemen profesional yang berdedikasi serta SDM yang kompeten. Untuk mencapai visi dan misi tersebut, PT. Djarum memiliki nilai-nilai dalam proses pengembangan usahanya. Nilai-nilai tersebut adalah: 1. Fokus pada pelanggan 2. Profesionalisme

4 47 3. Organisasi yang terus belajar Serta penerapan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) di tahun Di tahun yang sama juga dimulai perjalanan meraih standar manajemen mutu ISO 9001 agar Quality (kualitas) lebih terjamin sehingga kepuasan konsumen juga lebih terjamin. 3.3 Visi dan Misi Divisi TI Visi divisi TI Djarum: untuk mengintegrasikan solusi bisnis serta membawa solusi bisnis yang ada ini menjadi rekan bisnis yang strategis. Misi divisi TI berfungi sebagai penyedia untuk kesempurnaan operasi yang berjalan didalamnya serta melakukan pendekatan dengan pelanggan melalui solusi teknologi bisnis yang tepat sasaran. Strategi divisi TI Djarum: 1. Menggunakan software yang kompatibel dengan kebutuhan PT. Djarum sehingga berjalan efektif dan efisien. 2. Manajemen yang baik terhadap Proyek TI yang baru serta manajemen baik terhadap pemeliharaan dan kontrol TI. 3. Memastikan infrastruktur TI pada PT. Djarum dapat berjalan dengan baik. 4. Memastikan semua sistem yang berjalan sesuai standar yang ada. 3.4 Profil IT Sistem aplikasi yang digunakan oleh PT. Djarum adalah SAP R/3 Enterprise 4.7 yang masih menggunakan platform SAPWeb Application Server (SAP Web AS). SAP mulai diimplementasikan pada tahun Hingga saat ini telah mencapai 4 tahun pemakaian. Modul-modul yang telah diterapkan dalam PT. Djarum adalah modul MM

5 48 (Material Management),FI/CO (Financial Modules),HR(Human Resources),SD(Sales and Distribution),QM(Quality Management),PM(Plant Maintenance) dan PP(Production Planning). Aplikasi SAP R/3 ini telah diimplementasikan pada kantor pusat, gudang dan kantor cabang. Akan tetapi pola yang dipakai adalah pola semi sentralisasi yang berarti bahwa inspeksi tetap berada pada tanggung jawab kantor pusat. Untuk modul Material Management, pusatnya terdapat di kantor pusat PT. Djarum di Kudus. Implementasi modul MMini sudah meliputi gudang-gudang. Pada modul MM tetap ada modul QMyang betujuan untuk melakukan inspeksi dalam tujuan pengendalian internal. Fitur-fitur dalam modul MM belum digunakan semuanya. Pada saat melakukan proses bisnisnya, PT. Djarum melakukan pemilihan terhadap best practice dari SAP seluruhnya. Kustomisasi yang dilakukan hanya pada laporan saja. 3.5 Struktur Organisasi Perusahaan Dalam tiap divisi yang ada pada PT. Djarum, terdiri dari beberapa level, antara lainsebagai berikut: 1. Level 1: Direktur 2. Level 2: Manajer 3. Level 3: Supervisor 4. Level 4: Staf

6 49 Berikut adalah tugas dan wewenang dalam struktur organisasi yang ada pada PT. Djarum: 1. Chief Executive Officer Chief Executive Officer merupakan seseorang yang bertugas untuk memimpin perusahaan dan bertanggung jawab atas kestabilan perusahaan. 2. Strategic Affairs Bagian ini memiliki tugas dan wewenang sebagai perencanaan strategis didalam menghadapi berbagai macam tantangan baik eksternal maupun internal yang dapat menentukan maju mundurnya perusahaan PT. Djarum didalam menghadapi berbagai hambatan. 3. Chief Operating Officer Chief Operating Officer merupakan seseorang yang bertanggung jawab atas operasional harian dalam sebuah perusahaan. 4. Public Affairs Bagian perusahaan yang bertugas untuk mengurusi hubungan perusahaan dengan pemerintah, menangani apakah perusahaan sudah sesuai dengan kebijakan pemerintah. 5. SCM Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk merencanakan produksi serta persediaan serta melakukan distribusi ke cabang-cabang PT. Djarum. 6. QMS Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk memeriksa kualitas barang yang diterima dari supplier apakah sesuai dengan spesifikasi untuk kemudian dimasukan sebagai kategori: unrestricted stock ataupun blocked stock.

7 50 7. Corporate Communication Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam mengkoordinasikan aktivitasaktivitas berkaitan dengan komunikasi baik yang berhubungan dengan media atau publik. 8. Business Development(BisDev) Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam merencanakan perkembangan PT. Djarum didalam menghadapi berbagai tantangan yang berasal dari dalam maupun dari luar PT. Djarum. 9. Business Technology (BisTec) Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam menyiapkan arsitektur, customizing, serta hal yang berkaitan dengan perencanaan kesiapan didalam menghadapi perkembangan teknologi yang semakin pesat serta kebutuhancustomizing didalam menghasilkan aplikasi yang efektif, efisien dan user friendly. 10. Production Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam merencanakan produksi baik produk setengah jadi maupun produk jadi yang berkualitas tinggi sehingga dapat memenuhi permintaan baik dari pihak eksternal (konsumen/end user) maupun dari permintaan internal (cabang-cabang). 11. Finance Bagian ini memiliki tugas dan wewenang terhadap penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga dengan adanya divisi ini keuangan di PT. Djarum dapat terkelola secara optimal serta pencatatan dapat tersimpan dengan baik.

8 Marketing Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk mengidentifikasi kebutuhan pangsa pasar sehingga PT. Djarum dapat memberikan kepuasan terhadap pelanggan melalui peningkatan kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan PT. Djarum. 13. Purchasing Bagian ini memiliki tanggung jawab untuk melakukan pembelian semua material dan barang yang dibutuhkan untuk proses produksi dan material lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Di dalam bagian purchasing dibagi lagi menjadi: a. Warehousing Bagian ini memiliki tugas dan wewenang terhadap penerimaan barang yang telah dikirimkan oleh pihak supplier didalam proses penyimpanannya serta menentukan apakah barang tersebut dikategorikan sebagai barang Unrestricted Used ataupun Block Stocked. b. Purchaser Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam memenuhi kebutuhan bahan baku yang berkualitas tinggi yang digunakan untuk keperluan produksi didalam menghasilkan rokok dengan standar yang tinggi. Dimana divisi ini juga mengatur, merencanakan serta, menetukan pembelian yang memang sesuai dengan kebutuhan/keperluan PT. Djarum. c. Administration Bagian yang membuat laporan data pembelian dan menganalisis data pembelian

9 Chief Executive Officer Strategic Affairs Chief Operating Officer Public SCM QMS Corporate Communication Business Development Purchasing Production R & D Finance Marketing HRD Business Technology Warehousing Purchaser Administration Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Djarum Sumber: HRD PT. Djarum 52

10 Profil Sistem Informasi Berbasis SAP Modul Material Management (MM) pada PT. Djarum Proses yang terdapat di dalam Material Management (MM) pada SAP PT. Djarum adalah proses yang dimulai dari permintaan barang/jasa sampai dengan proses pembayaran Struktur Organisasi Material Management (MM) pada SAP PT. Djarum Sistem SAP pada PT. Djarum diatur untuk merefleksikan struktur organisasi dan proses bisnis di suatu perusahaan. Elemen Organisasi di suatu perusahaan diwakili oleh suatu objek di dalam struktur organisasi di SAP. Misalnya: CompanyCode (PT. Djarum) dan Plant (masing-masing kantor Pusat, Region, Unit). Adapun struktur organisasi pada modul MM pada sistem SAP PT. Djarum antara lain sebagai berikut: a. Client Client adalah tingkatan tertinggi pada hierarki organisasi SAP dan mewakili contoh perangkat lunak SAP. Client di SAP mewakili lingkungan dengan kumpulan aturan umum. Client di PT. Djarum bernomor 900. b. CompanyCode CompanyCode adalah entitas resmi yang mengelola Laporan Keuangannya sendiri. PT. Djarum hanya memiliki satu companycode yaitu 1000.

11 54 c. Plant Plant merupakan unit/lokasi dalam suatu perusahaan yang biasanya terkait dengan pembelian barang dan jasa (Procurement) maupun penyimpanan stok (Inventory Management). Adapun Plant atau lokasi yang ada pada SAP PT. Djarum antara lain sebagi berikut: Tabel 3.1 Plant pada SAP PT. Djarum Plant Search Term Postal Code Kota Nama 1001 WAREHOUSE - KUDUS WAREHOUSE 1003 PRIMARY - KUDUS PRIMARY 1006 SKM - KUDUS SKM 1010 SKT - KUDUS SKT d. StorageLocation StorageLocation adalah suatu area dalam suatu plant yang menyimpan stok. StorageLocation pada PT. Djarum antara lain sebagai berikut: Tabel 3.2 StorageLocation pada SAP PT. Djarum SLoc Deskripsi 0100 TOBACCO TOBACCO WRAPPING MAT WRAPPING MAT WRAPPING MAT WRAPPING MAT PRIMARY PRIMARY 02

12 SKM SKM SKM SKM SKM SKT SKT 02. e. Purchasing Organization Purchasing Organization adalah organisasi yang bertanggung jawab terhadap pembelian (Procurement) untuk sejumlah Plant dan/atau lokasi. PT. Djarum hanya memiliki satu Purchasing Organization yaitu f. Purchasing Group Purchasing Group dapat berupa individu, suatu kelompok, atau suatu tim terkait dengan proses pengadaan yang akan disesuaikan dengan plant/lokasi. Adapun Purchasing Group yang terdapat pada sistem SAP PT. Djarum sebagai berikut: Tabel 3.3 Purchasing Group pada SAP PT. Djarum Purchasing Group Deskripsi 001 TOBACCO TOBACCO GEN. WRAPPING MAT 016 PRINT. DOM. BRAND 017 PRINT. INT.SLS BRN

13 Pemeliharaan Material Master Data Material Management Master data di Material Management digunakan untuk menyimpan dan mengorganisasi data di dalam sistem untuk pemakaian yang berulang. Master data merupakan sumber informasi yang dapat digunakan oleh semua modul yang terintegrasi di dalam SAP untuk melakukan aktivitas masing-masing bagian. Yang dapat dilakukan master data di Material Management adalah: a. Mengorganisasi data sedemikian rupa sehingga sistem selalu dapat mengakses data perusahaan yang terbaru dang paling akurat. b. Menyimpan informasi secara terpusat, menghindari data yang berlebihan dan dapat digunakan oleh berbagai fungsi bisnis. Master data yang dimiliki oleh PT. Djarum di modul Material Management adalah material master data. Material master data adalah data di sistem SAP yang terkait dengan informasi material baik stock maupun nonstock misalnya deskripsi, satuan, harga, dan lain-lain. Informasi ini akan dipakai pada saat transaksi. Di PT. Djarum material master data disebut dengan Material Code. Material master data mengandung informasi yang berkaitan tentang material yang dapat digunakan dalam kegiatan pembelian, produksi, atau penjualan. Pada PT. Djarum, Material Master Data akan dipelihara terpusat oleh bagian Logistik kantor pusat dengan tujuan untuk menghindari duplikasi data. Tabel 3.4 Material Type pada SAP PT. Djarum Material Type Deskripsi Number Range ROH Raw materials HALB Semifinished products

14 57 FERT Finished products UNBW Nonvaluated materials DIEN Services Pemeliharaan Dokumen Pembelian 1. Purchase Requisition Purchase Requisition merupakan permintaan pembelian kepada Bagian Pengadaan. Keuntungan yang didapat setelah membuat Purchase Requisition pada sistem SAP adalah: a. Purchase Requisition tidak bisa dibuat bila melebihi budget yang telah disepakati. b. Bisa mengontrol status suatu Purchase Requisition secara online. Beberapa hal yang penting dalam membuat Purchase Requisition: 1. Tipe dokumen Purchase Requisition Tipe dokumen yang dimiliki Purchase Requisition pada SAP PT. Djarum antara lain sebagai berikut: Tabel 3.5 Tipe Dokumen Purchase Requisition pada SAP PT. Djarum Transaksi Tipe Dokumen Deskripsi ME51N ZMNB Manual purchase req. ME51N NB Purchase requisition ME55 Collective Release Number Range Account Assignment AccountAssignment digunakan untuk menentukan jenis pembebanan apa yang akan digunakan untuk pembelian barang atau jasa.

15 58 AccountAssignment terkait erat dengan sumber anggaran. Adapun kategori AccountAssignment yang digunakan pada SAP PT. Djarum antara lain sebagai berikut: Tabel 3.6 Kategori AccountAssignment pada SAP PT. Djarum Kode Account Assign. Kategori Account Assign. Deskripsi Blank Blank Untuk pembelian yang di stock A Asset Untuk pembelian Asset F Order Untuk pembelian yang langsung dibebankan ke Order K Cost center Untuk pembelian yang langsung dibebankan ke Cost Center Anggaran Yang harus diisi di Purchase Requisition Asset No Order No Cost Center & GL Account 2. Purchase Order Purchase Order merupakan dokumen yang berisi kesepakatan pembelian barang/jasa dengan vendor dimana jumlah, harga, dan tanggal pengiriman/pekerjaan sudah selesai ditentukan. Keuntungan yang didapat setelah membuat Purchase Order pada sistem SAP adalah: a. Purchase Order bertindak sebagai IntegrationPoint antara proses pengadaan, Warehouse/EndUser dan Finance. b. Mengecek status PurchaseOrder secara online. c. PriceHistory akan disimpan di dalam sistem SAP untuk analisis atau informasi yang dapat digunakan di masa yang akan datang.

16 59 Tabel 3.7 Tipe Dokumen PurchaseOrder pada SAP PT. Djarum Transaksi Tipe Dokumen Deskripsi Number Range ME21N ZDNB Standard PO ME21N ZDUB Stock Transport Order ME28 Collective Release 3. Goods Receipt Penerimaan Barang (Goods Receipt) merupakan penerimaan barang stock/nonstock. Dalam proses penerimaan baran akan dilakukan pemeriksaaan apakah jumlah dan kualitas barang yang diterima sesuai dengan Purchase Order. Keuntungan yang didapat setelah membuat Goods Receipt pada sistem SAP adalah: a. User bisa memonitor Purchase Order mana saja yang ditunda untuk penerimaan. b. Status tiap Purchse Order bisa dilihat melalui Purchase Order History. c. Setiap ada penerimaan akan disimpan sebagai satu dokumen sehingga semua bukti pencatatan disimpan secara online. Tabel 3.8 Tipe Dokumen Goods Receipt pada SAP PT. Djarum Transaksi Tipe Dokumen Deskripsi MIGO WE Material documents for goods receipts Number Range

17 60 4. Service Entry Sheet Penerimaan Jasa (Service Acceptance) merupakan penerimaan yang dilakukan untuk barang jasa. Terdapat dua macam hasil service (jasa) yang mungkin diterima dari vendor, antara lain sebagai berikut: a. Semua (Full) Jika vendor sudah melakukan semua aktivitas service (jasa) seperti yang tertera pada Release Order (DO/WO) atau Purchase Order (PO). b. Sebagian (Partial) Jika vendor melakukan aktivitas service (jasa) secara partial seperti yang tertera dalam Release Order (DO/WO) atau Purchase Order (PO). Tabel 3.9 Tipe Dokumen Service Entry Sheet pada SAP PT. Djarum Transaksi Tipe Dokumen Deskripsi Number Range ML81N Service Entry Sheet Proses Bisnis Procurement PT. Djarum Standard Operational Perusahaan Judul: STANDARD OPERATING PROCEDURE PADA SIKLUS PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT. DJARUM 1. Definisi Siklus pembelian adalah suatu perputaran rantai dalam perusahaan yang dimulai dari timbulnya permintaan, baik dari sistem MRP maupun secara

18 61 manual dari user, dan berakhir kepada proses pembayaran atas barang yang telah dibeli. 2. Tujuan Adapun tujuan dari siklus pembelian ini adalah untuk memenuhi kebutuhan user yang berkaitan dengan kebutuhan konsumen. Di dalam satu siklus pembelian diharapkan terjadi suatu rantai yang saling berkesinambungan sehingga data dan informasi yang diperoleh adalah akurat dan dapat dipercaya. 3. Pelaksana Pelaksana disini adalah orang yang lebih bertanggung jawab kepada keseluruhan siklus pembelian, yaitu Manajer Pembelian PT. Djarum. Bagian yang terkait dalam proses bisnis khususnya dalam proses pebelian adalah bagian gudang, akuntansi dan keuangan, dan SCM. Tabel 3.10 Pelaksana Proses No. Personil Tanggung Jawab 1 Manajer Pembelian Mengotorisasi Request For Quotation, Quotation dan Purchase Order 2 Staf Pembelian Membuat Request For Quotation, Quotation dan Purchase Order 3 Bagian Gudang Menerima barang dari pemasok 4 Akuntansi & Keuangan Melakukan pengecekan terhadap invoice Melakukan pembayaran terhadap pembelian yang telah dilakukan 5 SCM Membuat Purchase Requisition berdasarkan MRP atau manual

19 Prosedur Pembelian Proses Pembelian Eksternal Uraian proses bisnis perusahaan PT. Djarum dalam melakukan pembelian bahan baku harus melalui beberapa prosedur yang telah ditetapkan di dalam perusahaan. Proses pembelian dilakukan dengan 1. Siklus pembelian dimulai dari adanya permintaan kebutuhan yang dipicu dari MRP yaitu berdasarkan SOP (Standard Order Planned) dan juga bisa juga dari permintaan manual yang urgent. Dalam hal ini PT. Djarum mengelompokkan menjadi dua jenis yaitu produksi yang akan dilakukan secara internal (tidak termasuk dalam lingkup Material Management) dan pembelian eksternal yang berasal dari pemasok. Kemudian memproses dari permintaan kebutuhan yang ada maka dibuatlah Purchase Requisition yang dibuat oleh staf pembelian dari PT.Djarum. Gambar 3.2Activity Diagram Create Purchase Requisition

20 63 2. Dari PurchaseRequisition yang ada akan dikondisikan menjadi dua hal yaitu: Ketika sudah ada perjanjian dan kontrak dengan vendor yang ada maka dari pembuatan PR dapat langsung dilanjutkan ke PO langsung. Namun jika ada permintaan material baru yang belum pernah ada kesepakatan sebelumnya, maka dari staf pembelian akan membuat Request For Quotation (RFQ) yang dikirimkan ke berbagai vendor. Setelah itu akan mendapat respon dari berbagai vendor dimana setiap vendor yang ada memberikan balasan berupa Quotation yang berisi tentang penawaran harga dari masing masing vendor. Kemudian quotation yang diberikan oleh pemasok diinput ke dalam sistem. Setelah itu dilakukan seleksi pemasok oleh manager pembelian yang dinilai berdasarkan kriteria kriteria tertentu (price and quality). Setelah menemukan satuvendor yang cocok dengan kriteria yang ada, maka bagian pembelian akan meneruskan ke kesepakatan yang ada dan menghasilkan PurchaseOrder yang akan di proses selanjutnya. Untuk quotation yang tidak sesuai dengan kriteria, maka akan diberikan Rejection Letter oleh PT.Djarum.

21 64 Activity Diagram Create RFQ Supplier Purchaser Manager Purchasing Create Purchase Requisition Purchase Requistion: [ada Vendor Aggreement] Create PO [tidak ada Vendor Agreement] Create RFQ RFQ: Quotation: Create Quotation Input Quotation Vendor Selection Continuing Aggreement [Sesuai] PO: [Tidak Sesuai] Rejection Letter: Create Rejection Letter Gambar 3.3Activity Diagram Create Request for Quotation 3. Pembuatan PurchaseOrder dilakukan oleh staf dari bagian pembelian dimana pembuatan PO ini diambil berdasarkan PR yang ada dan juga bisa jugadari RFQ dan Quotation yang ada. Purchase Order yang ada juga merefer ke sourcelist,info record, vendor master record dan juga material master record. PO disini akan dikirimkan ke vendor yang sudah dipilih tadi. Kemudian PO yang ada akan diproses lebih lanjut lagi.

22 65 Activity Diagram Create Purchase Order Purchaser Supplier Create Purchase Requisition Quotation: Create Quotation Purchase Request: Create PO PO: Order Processing Gambar 3.4 Activity Diagram Create Purchase Order 4. Setelah PO disampaikan kepada vendor, maka setelah vendor memproses pesanan yang ada dan setelah semua pesanan tercukupi maka vendor akan mengirimkan barang ke PT. Djarum. Dalam proses ini disebut dengan Good Receipt. Good receipt dilakukan oleh orang gudang sebagai yang berwenang untuk menerima barang. Dalam proses GR ini dihasilkan material document dan accountingdocument. Setelah bagian gudang menerima barang maka divisi qualitymanagementmemasukkan semua barang yang ada kedalam kotak QualityInspection. Setelah dilakukan pengecekan,barang hanya dikategorikan dalam 2 kondisi yaitu Unrestricted Stock(apabila barang yang masuk telah sesuai dengan spesifikasi yang ada),

23 dan Blocked Stock (apabila barang yang masuk tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta). 66 Gambar 3.5 Activity Diagram Create Goods Receipt 5. Untuk perlakuan barang yang berada di blockedstock maka ada 2 kondisi, yaitu: Reversal (suatu kondisi dimana transaksi yang dilakukan salah penempatannya; contohnya material tembakau yang harusnyadiletakkan pada storagelocation 1100 pada kenyataannya dikirim ke storagelocation Sehingga harus ada pengembalian barang dimana kondisi reversalini tidak wajib disertai dengan alasan (optional)dan juga tanpa GR/Issue slip, Return (suatu kondisi dimana barang yang dikirimkan oleh vendor tidak sesuai dengan spesifikasi yang ada,dalam hal ini alasan yang diberikan harus wajib ada, kemudian barang yang dikembalikan bersamaan dengan return delivery slip).

24 67 Activity Diagram Create Reversal & Return Quality Management Warehouse Purchaser Supplier Quality Inspection Processing Goods Condition [transaksi salah penempatan] [spesifikasi tidak sesuai] Blocked Stock: Reversal Return Create Return Delivery Slip Return Processing Return Delivery Slip: Receive New Goods Create Goods Receipt Goods Receipt: Gambar 3.6 Activity Diagram Create Reversal and Return 6. Setelah melakukan goods receipt,dalam kurun waktu yang telah disepakati, supplier akan mengirimkan invoiceverification ke PT.Djarum, kemudian PT.Djarum akan melakukan threewaymatching yaitu mencocokkan antara invoice yang diberikan oleh vendor, PurchaseOrder yang ada dalam PT.Djarum dan juga materialdocument dari Goodreceipt yang telah dilakukan. Setelah semuanya cocok maka akan diproses pembayaran oleh baian akuntansi dan keuangan. Namun jika invoice tidak dikirimkan dari pemasok maka PT. Djarum tidak akan melakukan pembayaran.

25 68 Gambar 3.7Activity Diagram Create Invoice Verification 7. Setelah proses pembayaran selesai, maka divisi pembelian akan membuat laporan rutin secara bulanan. Dalam pembuatan laporan ini dibutuhkan data data yang berasal dari documententry (PR,PO,GR,Invoice) yang selanjutnya akan dibentuk sebagai dokumen database dan juga membutuhkan data dari masterdata (Materialmaster record, Vendor master record, Purchasing info record dan Source list). Setelah diolah maka akan dihasilkan sebuah laporan pembelian.

26 Gambar 3.8 Activity Diagram Create Laporan Pembelian 69

27 70 Berikut ini merupakan tabel prosedur pembelian yang dilakukan di PT. Djarum: Tabel 3.11 Pembelian Material dengan Metode Manual No. Workflow Output 1 Membuat PurchaseRequisition (PR) secara manual 2 Melakukan persetujuan PurchaseRequisition FormPR Mengubah status menjadi approve Data/ Referensi Kebutuhan yang urgent Transaction code ME51N Data Entry Material Number Quantity Delivery Date Plant Document Type FormPR ME55 Release code Release group Plant Purchasing group 3. Membuat RequestForQuotation 4. Membuat Quotation Form Quotation 5 Melakukan PriceComparison Form RFQ Form PR ME41 RFQ Type RFQ Date PR Number Purchase Organization Klik Adopt Search Vendor Address Klik CollectiveNum ber *Agar dapat dicompare View Price Comparison Form RFQ Form Quotation ME49 RFQ Number Net Price Klik Save Collective RFQ Klik Execute *sistem akanmemberik

28 6. Membuat PurchaseOrder 7. Melakukan persetujuan PO 8 Membuat GoodReceipt 71 an purposevendo r Klik rejection vendor yang tidak dipilih. Form PO Form PR ME21N Purchase Organization Purchasing number Klik adopt Mengubah status menjadi approve Material Document Good Receipt Accounting Document 9. Membuat Invoice Form Invoice Form Invoice 10 Membuat Report Report PO PR Invoice Material Document Form PO ME28 Release Code Release Group Purchasing Group Klik PO yang akan di appove Form PO MIGO PO Document Number Storage Location Delivery Note Item Text Good Receipt Klik item ok MIRO ME2N ME5A MIR6 MB51 Invoice Date Posting date PO Number Baseline date Amount Nomor transaksi

29 72 Tabel 3.12 Pembelian Material dengan Metode MRP No Workflow Output 1 Membuat PurchaseReq uisition (PR) secara MRP 2. Membuat PurchaseOrd er from PR yang ada 3 Melakukan persetujuan PO 4 Membuat Goods Receipt 5 Membuat Invoice 6 Membuat Report Form PR Data/ Referensi Form Planned Order Transactio n code MD15 Data Entry Plant MRP Controller Fixed Indicator From Operning Date Klik convertonline Form PO Form PR ME21N Document Type Purchasing Organization Vendor Mengubah status menjadi approve Material Document Good Receipt Accounting Document Form Invoice Report Form PO ME28 Release Code Release Group Purchasing Group Klik PO yang akan di appove Form PO MIGO PO Document Number Storage Location Delivery Note Item Text Good Receipt Klik item ok Form Invoice PO PR Invoice MaterialD ocument MIRO ME2N ME5A MIR6 MB51 Invoice Date Posting date PO Number Baseline date Amount Nomor transaksi

30 Proses Pembelian Internal Proses pemindahan bahan baku secara internal (pembelian internal) dijelaskan sebagai berikut: 1. Siklus pembelian internal atau lebih jelasnya disebutkan sebagai pemindahan material antar plant ataupun antar storage location di internal PT. Djarum dimulai dari adanya permintaan kebutuhan yang dipicu dari MRP yaitu berdasarkan SOP(Standard Order Planned)dan juga bisa juga dari permintaan manual yang urgent dimana material yang diinginkan tersebut terdapat di plant ataupun storagelocation yang lain tetapi masih berada dalam lingkungan PT. Djarum. Activity Diagram Internal PO - Stock Transport Order SCM Purchaser [by manual processing] [by MRP processing] Manual Request Planning Standard Order Create Stock Transport Order Standard Order Planned: Stock Transport Order: mbar 3.9 Activity Diagram Internal PO - Create Internal Stock Transport Orde Ga

31 74 2. Setelah munculnya permintaan barang ke plant ataupun storage location lain, maka purchaser akan membuat PO. PO yang dibuat untuk plant atau storagelocation lain dinamakan Stock Transport Order (STO) yang hanya digunakan di bagian internal perusahaan.contohnya: Plant produksi membutuhkan suatu barang dari plant warehouse, sehingga akan dibuat STO untuk dikirimkan kepada bagian warehouse yang bersangkutan. STO tidak menyangkut kepada pembayaran dan juga invoice. Gambar 3.10 Activity Diagram Create Internal Transfer Posting 3. Setelah PO dibuat, maka akan diotorisasi terlebih dahulu oleh manajer pembelian yang ada, dan setelah itu barulah dilakukan transferposting ke plant/storagelocation yang dituju. Transferposting disini bertujuan untuk memindahkan barang ke plant atau storagelocation yang lain. Data masukan

32 75 yang penting dalam membuat transferposting ini adalah nomor PO yang telah dibuat, pencocokan movementtype yang sesuai dan juga plant/storagelocation baik yang berasal dari maupun ke yang ingin dituju.kemudian dilakukan penerimaan barang (goodreceipt) oleh plant / storagelocation yang dituju. Data masukan yang perlu diperhatikan dalam penerimaan barang ini adalah tipe nya harus diubah dahulu yang sesuai, nomor PO internal harus dicantumkan dan tempat nya harus jelas (plant/storagelocation yang mana). Gambar 3.11 Activity Diagram Create Internal Goods Receipt 4. Setelah selesai menerima barang, dalam kurun waktu tertentu, bagian pembelian akan membuat laporan rutin secara bulanan. Dalam pembuatan laporan ini dibutuhkan data data yang berasal dari document entry (PR,PO,GR,Invoice) yang selanjutnya akan dibentuk sebagai dokumen database dan juga membutuhkan data dari masterdata (Material master record, Vendor master record, Purchasing info record,dan Source list). Setelah diolah maka akan dihasilkan sebuah laporan pembelian.

33 76 Gambar3.12Activity Diagram Laporan Pembelian Internal Tabel 3.13 Pemindahan Bahan Baku Secara Internal (Pembelian Internal) No. Workflow Output 1 Membuat PurchaseOrder 2. Melakukan persetujuan PO 3. Membuat Goods Receipt Form PO/STO Mengubah status menjadi approve Material Document Good Receipt Accounting Document Data/ Referensi Form Planned Order Transaction code ME21N Data Entry Document Type Purchasing Organization Vendor Form PO ME28 Release Code Release Group Purchasing Group Klik PO yang akan di appove Form PO MIGO PO Document Number Storage Location Delivery Note Item Text Good Receipt Klik item ok

34 Orientasi Bisnis pada PT.Djarum berdasarkan Basic COBIT Principle Business Requirement PT. Djarum ingin pemrosesan semua dokumen internal maupun eksternal perusahaan dalam seluruh proses bisnisnya itu efektif, efisien, dan tidak redudansi.semua proses pembeliantercatatdandapatdilakukan monitoring dananalisis IT Resource Dalam memenuhi kebutuhan bisnisnya, PT. Djarum memerlukan sumber daya TI yang mendukung proses-proses bisnisnya, yaitu: 1. Perangkat keras (Hardware) Server, PC, Laptop, LAN, Printer, etc. 2. Perangkat lunak (Software) SAP, SQL Sumber daya manusia (People) SAP Consultant, SAP Internal Team, Network&Infrastructure team, Developer team IT Process Processing data melalui SAP, dalam modul Material Management: 1. Purchasing Activities: Create Purchase Requisition, Create Request for Quotation, Create Purchase Order, Goods Receipt Process, Invoice Verification Process.

35 78 2. Warehouse Activities: Goods Receipt, Goods Issue, Transfer Posting 3. Master Data Maintenance: Material Master, Vendor Master, Purchasing Info Record, Source List, etc Enterprise Information Hasil (output) dari processing sebelumnya, berupa dokumen, masterdata, printout laporan, yaitu: 1. Purchasing Activities: Purchase Requisition Request for Quotation Purchase Order Good Receipt Invoice Verification. 2. Warehouse Activities: Transfer Posting, Goods Issue Slip. 3. Master Data Maintenance: Report Purchase Requisition List, Purchasing Document List, Display Warehouse Stock, Stock on Posting Date, Vendor Evaluation, etc.