Customer Portal (Manual Book) Environment Manager System For Data Center

Transkripsi

1 2013 Customer Portal (Manual Book) Environment Manager System For Data Center

2 TABLE OF CONTENTS PROFILE... 4 PROFILE COMPANY... 4 PROFILE ADMIN... 5 PROFILE ADMIN SET PERMISSION... 6 PROFILE RACK SERVER... 8 PROFILE CHANGE PASSWORD... 9 CUSTOMER COMPANY... 9 REQUEST TRANSACTION REQUEST RACK FULL HALF REQUEST GOOD IN REQUEST ELECTRICITY REQUEST ADDITIONAL PORT REQUEST CROSS CONNECT REQUEST CROSS CONNECT TERMINATE REQUEST PURCHASE ITEM REQUEST SMART HAND TROUBLE TICKET OTHER FITUR DESCRIPTION FORGOT PASSWORD QUICK SEARCH FUNCTIONAL BUTTON

3 Untuk menggunakan customer portal, maka user terlebih dahulu harus masuk kedalam alamat website dari customer portal Tampilan yang muncul adalah sebagai berikut. Untuk dapat masuk kedalam fungsional dari customer portal, maka user perlu untuk mengisikan user name dan password yang valid. Berikut adalah tampilan yang muncul setelah user login ke dalam customer portal. Pada waktu login yang muncul adalah tampilan dari menu home yang berisikan list request transaksi yang sudah dilakukan oleh user maupun user lain yang masih dalam satu company. 2

4 Data yang ada di list request memiliki 6 status yaitu : New : Transaksi yang baru dibuat dan belum disubmit, transaksi yang belum disubmit tidak dapat diterima oleh team Cyber Data Center. Sehingga customer perlu melakukan submit data terlebih dahulu atau pun cancel bila data dianggap tidak valid. Open : Transaksi sudah di submit oleh user akan berubah menjadi status open, dimana status open menandakan transaksi sudah dikirimkan secara otomatis oleh system ke team Cyber Data Center. untuk diproses. Pada masa ini selama status masih dalam keadaan open menandakan kalau belum ada respon dari team Cyber Data Center., sehingga customer masih diperbolehkan untuk melakukan cancel transaksi. Open Working Progress : Transaksi yang sudah diproses oleh team cdc akan berubah menjadi status open working on progress, customer tidak dapat melakukan cancel lagi terhadap semua transaksi yang sudah berubah menjadi working on progress. Work Done By Engginer : Transaksi sudah selesai di kerjakan oleh team dari Cyber Data Center., di fase ini customer masih bisa melakukan pengecekan/feedback terhadap apa sudah di kerjakan oleh team Cyber Data Center.. Dengan catatan untuk transaksi yang terkait dengan request good in dan good out barang, disini team hanya membantu mengkormasikan hal tersebut dengan pihak gedung. 3

5 Close : Transaksi sudah selesai dilakukan dan untuk fase ini customer sudah tidak bisa melakukan feedback lagi atas yang sudah dikerjakan., dan status ini yang menjadi dasar referensi penagihan / invoice kepada customer. ( Untuk transaksi yang dikenakan biaya ) Cancel by system : Apabila dilakukan cancel oleh pihak team CDC berdasarkan beberapa pertimbangan tertentu. (Akan dikonfirmasikan mengenai hal tersebut secara langsung kepada customer yang bersangkutan) PROFILE PROFILE COMPANY Profile Company menampilkan informasi dari customer yang login kedalam aplikasi. Berikut adalah contoh data yang ada pada tampilan company. Untuk data profile company apabila ada perubahan, maka dapat dilakukan proses edit data dengan memilih button edit yang ada di tampilan atas. Berikut adalah tampilan yang dihasilkan setelah di pilih button edit. 4

6 PROFILE ADMIN Digunakan untuk menentukan account/user yang dapat mengakses system. Tampilan ini hanya muncul pada user yang diberi akses terhadap menu tersebut. Berikut adalah contoh beberapa data yang ada di tampilan admin. Berikut adalah tampilan yang muncul ketika di pilih button view. 5

7 1 User Code Otomatis akan di generate datanya oleh system. 2 Company Name Pilihan company yang sesuai dengan user yang akan didaftarkan. Dimana pilihan company akan dijelaskan dibagian customer company dibawah. 3 FgActive Apabila user sudah tidak aktif lagi maka fg active dapat di uncheck. 4 FgGoodIn Status boleh tidaknya Customer User membawa masuk barang/hardware 5 FgGoodOut Status boleh tidaknya Customer User membawa keluar barang/hardware 6 FgAdditionVisitor Status boleh tidaknya Customer User membawa orang lain saat visit 7 FgAuthorization Status boleh tidaknya Customer User memberikan kewenangan untuk visitor masuk kedalam data center walaupun dia tidak ada hak untuk masuk kedalam data center. 8 Rack Pilihan rack yang dapat di akses oleh user, dimana pilihan rack juga di pengaruhin oleh company yang dipilih. PROFILE ADMIN SET PERMISSION Digunakan untuk melakukan pemberian otorisasi akses terhadap user yang terkait dengan menu yang dapat dipakai oleh user tersebut. 6

8 Berikut adalah tampilah pada waktu dipilih button set permission. 1 Name Pilihan nama user yang sudah di buat terlebih dari di profile admin dibagian atas. 2 Role Permission Jenis role / peran yang di berikan kepada user. Dimana role ini yang mempengaruhi hak akses dari user akan modul apa saja yang dapat digunakan. Untuk role permission ada dua jeni pilihan yaitu customer admin atau customer user. Dimana untuk role customer admin digunakan kepada internal dari partner sendiri, dan untuk role customer user diperuntukan untuk user dari partner. 3 User Name Username yang akan digunakan untuk login kedalam aplikasi 4 Password Password/ kata kunci yang akan digunakan untuk login kedalam aplikasi 5 SmartHand Password Smarthand yang digunakan untuk melakukan proses request smarthand 7

9 PROFILE RACK SERVER Halaman yang digunakan untuk melihat detail dari rack server yang dimiliki oleh customer. Berikut adalah contoh data pada rack server. 8

10 PROFILE CHANGE PASSWORD Digunakan untuk melakukan perubahan kata kunci/password pada waktu login. Berikut adalah contoh tampilan pada change password. 1 Name Nama user yang sedang mengakses program 2 Role Permission Peraturan hak akses user 3 User Name Username yang akan digunakan untuk login kedalam aplikasi 4 Password Password/ kata kunci yang akan digunakan untuk login kedalam aplikasi 5 SmartHand Password Smarthand yang digunakan untuk melakukan proses request smarthand CUSTOMER COMPANY Digunakan untuk mencatat data customer yang dimiliki oleh partner. Disini juga akan didaftarkan rack yang menjadi otorisasi dari customer pada waktu melakukan transaksi. Berikut adalah tampilan dari customer company. 9

11 Pada waktu di pilih button add maka akan muncul tampilan sebagai berikut : 1 Company Name Nama dari customer company yang akan didaftarkan. 2 Fg Active Apabila customer company sudah tidak aktif maka fg active dapat di uncheck. 3 Rack Code Pilihan rack yang dapat diakses oleh customer company yang akan didaftarkan. REQUEST TRANSACTION REQUEST RACK FULL HALF Digunakan untuk melakukan request rack baik full rack ataupun half rack. Berikut adalah tampilan untuk request rack full half. 10

12 1 Request Date Tanggal pengajuan permintaan penambahan rack. 2 Qty Banyaknya rack yang diminta. 3 Remark Keterangan yang dapat ditambahakn terkait dengan transaksi yang dilakukan. REQUEST GOOD IN Digunakan untuk melakukan proses pengajuan/ permintaan masuk barang. Dimana setiap pengajuan akan dilakukan pengecekan kapasitas dari rack server yang disediakan apa masih mencukupi baik secara daya listrik maupun secara ukuran/berat dan untuk request yang sudah selesai dilakukan akan diproses oleh team untuk diajukan ke bagian gedung. Berikut adalah tampilan dari request good in. 1 Request Date Tanggal pengajuan masuk barang. 2 Expired days Tanggal berakhirnya masa berlaku dari transaksi yang sudah dibuat. 3 Hardware Ada 6 pilihan yaitu : Active Device, Non Active Device, Brandend Server, Non Brandend Server, Router, Switch. 4 Serial Number Serial number dari barang. 5 Description Keterangan tambahan terkait dengan barang yang akan disimpan kedalam data center. 6 Electricity Daya listrik yang digunakan oleh barang tersebut 7 Weight Berat dari barang yang akan dibawa. 8 Rack Lokasi penyimpana barang akan diletakan di rack yang mana, dimana pilihan rack yang muncul akan disesuaikan dengan hak akses dari user yang login. 9 Company Pilihan company dari partner, apabila dia customer dari partner 11

13 maka pilihan company hanya dari company user itu sendiri. 10 User Pilihan user yang akan disesuaikan dengan company yang di pilih, dimana user adalah orang yang berhak membawa masuk barang tersebut kedalam data center. REQUEST GOOD OUT Digunakan untuk mencatat proses keluar barang. Untuk proses ini barang yang bisa dikeluarkan adalah barang yang sudah tercatat masuk kedalam system. Untuk proses keluar barang akan disesuaiakan dengan company yang melakukan request transaksi tersebut. 1 Request Date Tanggal pengajuan masuk barang. 2 Expired days Tanggal berakhirnya masa berlaku dari transaksi yang sudah dibuat. 3 Hardware Ada 6 pilihan yaitu : Active Device, Non Active Device, Brandend Server, Non Brandend Server, Router, Switch. 4 Serial Number Akan muncul pilihan serial number sesuai dengan pilihan hardware yang dilakukan. Disini system akan membantu memberikan list barang yang sudah tercatat kedalam data center. Dan description, electricity, weight, dan rack yang digunakan akan disesuaikan informasinya dengan pilihan dari serial number yang diinginkan. 12

14 5 User Pilihan user yang akan disesuaikan dengan company yang di pilih, dimana user adalah orang yang berhak membawa masuk barang tersebut kedalam data center. REQUEST ELECTRICITY Digunakan untuk melakukan permintaan upgrade/ penambahan kapaitas listrik pada rack yang sudah dimiliki oleh user.berikut adalah tampilan dari request electricity. 1 Request Date Tanggal pengajuan permintaan upgrade electricity 2 Rack List rack yang dimiliki oleh user dan yang akan di upgrade pengunaan listriknya 3 Electricity Pilihan upgared electricity yaitu 6,10.16,25 dan 32 REQUEST ADDITIONAL PORT Digunakan untuk melakukan transaksi permintaan penambahan port, dimana port dapat digunakan untuk proses crossconnet baik dengan anatr customer maupun dengan rack sendiri. Berikut adalah tampilan untuk request Additional Port. 13

15 1 Request Date Tanggal pengajuan penambahan port. 2 Rack Rack yang akan ditambahkan portnya. 3 Cable Type Jenis cable yang akan digunakan, ada dua pilihan yaitu UTP atau FO (Fiber Optik) 5 Qty Banyaknya port yang akan di tambahkan. REQUEST CROSS CONNECT Digunakan untuk melakukan request Cross Connect dimana untuk melakukan request crossconnect harus ditentukan dulu jenisnya dimana user sebagai source atau sebagai destination dari proses crossconnect tersebut. Berikut adalah tampilan untuk request Cross Connect. CrossConnect Type Source 14

16 CrossConnect Type Desctination 1 Request Date Tannggal pengajuan pemasangan crossconnect 2 Cross Connect Type Pilih yang source 3 Cable Type Jenis cable yang akan digunakan, ada dua pilihan yaitu UTP atau FO (Fiber Optik) 4 Rack Rack yang akan di croscconect 5 PatchPanel Patch Panel yang akan digunakan 6 Port Available Port yang akan digunakan sebagai tempat source crossconnect 7 Destination Request Code No Transaksi dari customer lain yang menjadi destination dari crossconnet yang akan dilakukan oleh user. Dan untuk keterangan destination yang lain akan muncul ketika no destionation request code yang di masukan itu valid, 15

17 REQUEST CROSS CONNECT TERMINATE Digunakan untuk proses pemutusan cross connect, untuk proses terminate sendiri hanya bisa dilakukan apabila sudah di lakukan proses crossconnect seperti sudah dijelaskan dibagian atas. Berikut adalah tampilan dari request crossconncet terminate. 1 Request Date Tanggal pengajuan pemasangan crossconnect terminate 2 Destination Customer Memilih customer yang akan di terminate REQUEST PURCHASE ITEM Digunakan untuk melakukan proses permintaan pembelian barang yang dapat digunakan didalam data center. Berikut adalah tampilan dari request purchase item. 16

18 1 Request Date Tanggal pengajuan pembelian barang. 2 Expired days Tanggal berakhirnya masa berlaku dari transaksi yang sudah dibuat. 3 Item Pilihan barang/item yang dapat dibeli oleh user 4 Price Harga akan otomatis muncul ketika sudah dipilih itemnya. 5 Qty Jumlah item yang akan dibeli. 6 Description Keterangan yang dapat ditambahkan terkait dengan barang/item yang akan dibeli. REQUEST SMART HAND Digunakan untuk melakukan proses pengajuan smarthand Berikut adalah tampilan untuk melakuklan request Smart Hand. 1 Request Date Tanggal pengajuan dilakukannya proses smarthand. 2 Rack Rack yang akan dilakukan smarthand. 3 Remark Keterangan yang dapat ditambahakn terkait dengan transaksi yang dilakukan. TROUBLE TICKET Digunakan untuk melakukan komunikasi antara user dengan team CDC., baik terkait permasalahn secara technical, pertanyaan pertanyaan maupun permasalah dari segi penagihan/invoice. 17

19 Berikut adalah tampilan ketika di pilih button add. 1 Department List department yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan proses pengajuan ticket. Yaitu department billing ( Terkait masalah invoice) dan Techincal Support 2 Type Beberapa pilihan jenis ticket yang dapat digunakan. 3 Subject Pokok utama dari isi ticket yang akan dibuat. 4 Message Isi dari permasalahn yang akan diajukan. 5 Attach File Lampiran data tambahan yang dapat turut disertakan. 18

20 OTHER FITUR DESCRIPTION FORGOT PASSWORD Digunakan untuk mendapat password baru apabila user lupa dengan passwordnya. User hanya perlu memasukkan user name loginnya., dan password baru akan dikirimkan ke alamat dari user tersebut. Berikut tampilan menu forgot password. QUICK SEARCH Digunakan untuk melakukan pencarian menggunakan kata kunci yang disediakan dengan tujuan untuk memudahkan dalam pencarian data sesuai kebutuhan. Berikut contoh tampilan Quick Search. 19

21 FUNCTIONAL BUTTON Penjelasan mengenai fungsional penggunaan button button yang ada di customer portal. 1 Digunakan untuk membuat data baru. 2 Digunakan untuk melakukan peubahan terhadapat data. 3 Digunakan untuk menyimpan data kedalam system. 4 Digunakan untuk melakukan pencarian, sama seperti fungsioanl search. 5 Digunakan untuk menampilkan data yang sudah dibuat. 6 Digunakan untuk membatalakn suatu transaksi. 7 Digunakan untuk kembali kehalaman awal. 8 Digunakan untuk mengosongkan data. 9 Digunakan untuk menampilkan preview dari beberapa transaksi 10 Digunakan untuk melakukan penghapusan transaksi. 11 Digunakan untuk proses 12 Digunakan untuk proses eksekusi transaksi 13 Digunakan untuk melakukan generate data, bisa dilakukan berulang ulang. 14 Digunakan untuk menyimpan data dan menyelesaikan satu proses transaksi sehingga dapat di terima oleh team CDC 15 Digunakan untuk menampilkan halam set permission bagi user 20