KSO SUCOFINDO SURVEYOR INDONESIA

Transkripsi

1 USER GUIDE Aplikasi VPTI Online Ver 4.0 KSO SUCOFINDO SURVEYOR INDONESIA

2 Table of Contents BAB I. Pengenalan Singkat Aplikasi VPTI Online... 2 BAB II. Spesifikasi Sistem Komputer Yang Dibutuhkan... 2 BAB III. Struktur Menu... 3 A. Login User... 3 B. PROFILE... 4 C. VR (Verification Request)... 4 C.1. VR FORM... 5 C.1.1. Aplikasi HS Module... 8 C.2. VR PLB Form... 8 C.3. VR LIST... 9 C.4. IP/IT/SPI License C.5. DOWNLOAD C.6. Data TPP (Khusus Komoditi Handphone - Hanheld - KomputerTablet) C.7. Upload Brochure/Catalog C.8. Referensi Supplier C.9. Referensi Exporter D. MONITORING QUOTA E. TRACKING (VO) E.1. VO date E.2. PENCARIAN BERDASARKAN VO E.3. VERIFICATION ORDER LIST E.4. INSPECTION PROGRESS AND SPLIT F. REVISI F.1. Revisi VO F.1.1 New VO Revision F.1.2 Download Template VO Revision F.1.3 Download Template VO Cancel F.2 Revisi LS F.2.1 Add New LS Revised Submission F.2.2 Download Template Revisi LS G. FAQ H. CHANGE PASSWORD I. LOGOUT Page 1

3 BAB I. Pengenalan Singkat Aplikasi VPTI Online Sistem Aplikasi VPTI Online, merupakan aplikasi web yang dikembangkan dalam rangka mempermudah pihak Importir untuk melakukan pengajuan Verification Request, Revisi VO, Revisi LS, Monitoring VR - VO - LS, suply data pendukung penerbitan VO dan LS, proses penerbitan MVA dengan multiple invoice, konfirmasi pembayaran, serta download VR VO LS. Sebelum mempelajari usermanual VPTI-Online, ada baiknya rekan-rekan importer terlebih dahulu men-download, membaca serta mempelajari Aplikasi HS Module berikut user manual-nya. BAB II. Spesifikasi Sistem Komputer Yang Dibutuhkan Sistem Aplikasi VPTI Online dapat dijalankan dengan menggunakan komputer yang memiliki spesifikasi minimum sistem seperti yang tertera di bawah ini: 1. Software Sistem Operasi : Windows XP / Windows 7; PDF Reader; Win ZIP / Win RAR; Web Browser : Mozilla Firefox / Google Chrome (rekomendasi). 2. Hardware Processor Core 2 Duo; Memori (RAM) 1 GB; Harddisk 50 GB; Koneksi Internet Minimum 256 kbps. Page 2

4 BAB III. Struktur Menu A. Login User Melalui komputer yang terhubung ke internet (baik melalui jaringan LAN, atau akses menggunakan modem), akses website VPTI Online pada browser Mozilla Firefox atau Google Chrome dengan URL Berikut merupakan tampilan awal Aplikasi VPTI- Online. input password input user name Tombol Sign in untuk masuk ke Aplikasi VPTI - Online Untuk mengakses aplikasi VPTI-Online, importer/pengguna aplikasi terlebih dahulu sudah memiliki user name dan password yang telah diberikan. Page 3

5 B. PROFILE Jika username dan password yang dimasukkan sudah benar, maka menuju ke halaman Company Information. Seperti pada gambar berikut ini : selanjutnya user akan Company Information Halaman Company Information (Menu Profile) mencakup informasi data identitas perusahaan seperti Nama perusahaan, Contact, NPWP, Alamat lengkap, No. Telepon, dan lainnya. C. VR (Verification Request) Untuk memulai pengajuan VR, lakukan klik pada menu VR di atas. Halaman VR ini terdiri dari tiga tab sub menu diantara nya : Tab Sub Menu VR Form VR PLB Form VR List IP/IT/SPI License Download Data TPP Upload Brochure /Catalogue Referensi Supplier Referensi Exporter Form isian pengajuan VR; Keterangan Form isian pengajuan VR PLB (Pusat Logistik Berikat); Daftar VR yang sudah diajukan; Fasilitas upload file perijinan importer yang mencakup IP/IT/SPI; Halaman download Aplikasi HS-Module, Informasi pembayaran Host-to-Host, user manual VPTI-Online dan user manual Payment Online; Informasi data TPP (khusus komoditi HP, Handheld dan Komputer Tablet); Fasilitas upload file brosur atau katalog produk barang Importir; Form untuk input data supplier yang nantinya akan dijadikan sebagai referensi saat melakukan pengajuan VR Form untuk input data exporter yang nantinya akan dijadikan sebagai referensi saat melakukan pengajuan VR Page 4

6 C.1. VR FORM VR Form merupakan form pengajuan VR. Semua inputan form wajib diisi terkecuali inputan pada kolom Supplier dan remark. Inputan Supplier tidak wajib diisi jika datanya sama dengan Exporter. Berikut merupakan tampilan dari VR Form: Tombol get data Exporter dan Negara Tombol get data supplier Tombol get data port loading dan discharge Kode acak (Random security code) Form Verification Request (VR) Fungsi tombol "get data" pada sisi kiri pada bagian supplier, exporter, adalah menampilkan data yang sudah pernah di input (setelah VR data menjadi VO). Fungsi tombol merupakan inputan data pada tab menu Referensi Supplier dan Referensi Exporter. Sedangkan pada bagian port of loading dan port of discharge merupakan data referensi pelabuhan muat dan bongkar. Berikut tampilan data Supplier, Exporter, Port of Loading dan Port of Discharge: Page 5

7 Pop-up window data Supplier Untuk memasukan data pada form VR (get data) klik tombol Add Pop-up window data Exporter Untuk memasukan data pada form VR (get data) klik tombol Add Pop-up window Port of Loading Pop-up window Port of Discharge Page 6

8 Data pada List Supplier dan List Exporter akan terisi otomatis oleh sistem, setelah adanya pengajuan VR yang sudah menjadi VO. Kotak isian yang tercantum dengan segitiga bertanda seru ( ), berarti field tersebut wajib diisi. Jika dari beberapa field ada beberapa data yang masih kosong atau belum terisi, maka akan tampil contoh peringatan seperti gambar berikut : Pop Up Message Untuk kolom isian Detail of Commodity, lampirkan/upload file hasil generate aplikasi HS- Module. Aplikasi HS Module merupakan aplikasi yang mendukung VPTI-Online. Aplikasi HS Module hanya memfokuskan untuk inputan data uraian barang/detail of commodity. Download aplikasi HS Module dapat dilihat pada pembahasan C.4. Petunjuk penggunaan aplikasi HS Module dijelaskan terpisah dan terdapat di dalam aplikasi HS Module. Direkomendasikan agar file hasil generate aplikasi HS-Module sudah siap sebelumnya. Klik tombol attachment ( ) pada Upload Detail of Commodity. Berikut tampilannya : Tombol Attachment Upload detail of Commodity Lanjutkan input kode acak (security code) yang berjumlah 5 digit. Refresh Kode acak (security number) Page 7

9 C.1.1. Aplikasi HS Module Untuk pengenalan aplikasi HS Module, telah dibuatkan user manual secara terpisah. C.2. VR PLB Form VR PLB merupakan form pengajuan VR yang lokasi inspeksinya di wilayah Indonesia. Tempat pemeriksaan barang di wilayah Indonesia tersebut disebut sebagai Pusat Logistik Berikat. Pengisian data pada form VR PLB sama saja seperti halnya form VR biasa. Berikut merupakan tampilan dari Form VR PLB: Tempat Inspeksi PLB Sub Tab Menu VR PLB Form Pop-up window Tempat Inspeksi PLB Page 8

10 C.3. VR LIST Halaman ini berisi daftar VR yang sudah pernah diajukan sebelumnya. Dari halaman ini user dapat melihat informasi status VR yang disubmit. Berikut tampilan pada VR List: Sub Tab Menu VR List Pada VR List terdapat table data berupa informasi pengajuan, informasinya meliputi: Upload Kolom VR Submit No. Exporter Register Verification Order (VO) Template File Keterangan Kolom untuk menampilkan tombol Re-Upload data uraian barang (jika tombol aktif), yang artinya adalah data uraian yang di upload tidak masuk ke system; Nomor submit pengajuan VR Online dan tanggal submit; Nama exporter; Nomor registrasi dan tanggal, adalah nomor yang digenerate setelah pengajuan VR sudah valid diterima di bagian VR KSOSCISI; Nomor Verification Order (VO) dan tanggal diterbitkan; File uraian barang yang diupload (file hasil generate HS-Module). Page 9

11 Pada kolom VR List terdapat beberapa tombol antara lain : Tombol Pengajuan VR Baru. Keterangan Menampilkan data VR yang diajukan dalam bentuk PDF pada Browser, dengan terlebih dahulu melakukan selected/centang VR yang ingin di preview. User harus sudah mempunyai aplikasi pdf reader (Adobe Reader). Refresh data/tampilan data VR List. Upload data pendukung VR Page 10

12 Berikut tampilan halaman preview : Preview VR Draft VR yang di preview ini bisa disimpan ataupun dicetak. Untuk penyimpanan masih menggunakan format PDF. Disarankan user menginstall aplikasi PDF Reader seperti Adobe Acrobat Reader. Page 11

13 C.4. IP/IT/SPI License Submenu ini digunakan untuk mengupload softcopy surat perijinan yang dimiliki Importir. Berikut tampilan tab IP/IT/SPI License : Upload IP/IT/SPI License Tombol digunakan untuk mengupload file IP/IT/SPI. Berikut tampilannya : Dropdown list Type untuk memilih jenis perijinan yang akan diupload Kolom IP/IT/SPI No untuk mengisi No Perijinan Kolom File untuk melampirkan file IP/IT/SPI dalam format zip/jpg/pdf. Tombol Submit untuk mengupload file Page 12

14 C.5. DOWNLOAD Pada halaman ini terdapat beberapa file yang dapat di download, antara lain: File Download User Manual Payment Online User Manual VPTI-Online HS Module (komoditi) Penerapan Sistem Pembayaran Mandiri Host to Host Keterangan User manual mengenai penggunaan aplikasi payment online. User manual mengenai penggunaan aplikasi VPTI-Online secara keseluruhan. Aplikasi HS module yang hasil output nya digunakan untuk submit data pengajuan VR. Tiap komoditi berbeda nomor HS nya yang terdapat di dalam aplikasi HS Module. User manual mengenai pembayaran melalui metode Host to Host. Berikut tampilan halaman download: Download Template C.6. Data TPP (Khusus Komoditi Handphone - Hanheld - KomputerTablet) Data TPP merupakan informasi mengenai TPP (Tanda Pendaftaran Produk). Menu ini hanya aktif bagi Importir yang sudah terdaftar sebagai Importir Handphone - Handheld - Komputer Tablet. Informasi ini berisi mengenai Nomor TPP, Merek dan Model. Data TPP yang disajikan merupakan data yang KSO terima dari KEMENPERIN. Informasi ini dapat digunakan sebagai bahan referensi Importir untuk mengetahui secara pasti penulisan nomor tpp, merek dan model yang terdaftar di database KSO. Informasi ini dapat juga digunakan sebagai bahan acuan Importir dalam melakukan input data pada Aplikasi HS-Module X.25. Page 13

15 C.7. Upload Brochure/Catalog Submenu ini digunakan untuk mengupload brosur atau katalog yang dimiliki Importir. Tujuannya untuk lebih memperjelas barang/produk yang diimpor. Berikut tampilan tab Upload Brochure/Catalog: List Upload Brochure/Catalog Form Upload Brochure/Catalog Page 14

16 C.8. Referensi Supplier Submenu ini digunakan untuk melakukan input data supplier. Hasil input ini nantinya akan menjadi data referensi untuk importer saat pengajuan VR. Berikut tampilan tab referensi supplier: List Supplier Pada gambar di atas terdapat 3 fungsi utama, yaitu: Fungsi Keterangan Add New Supplier Untuk input/tambah data supplier baru. Edit Supplier Untuk edit data supplier. Delete Supplier Hapus data Form Input Supplier Page 15

17 C.9. Referensi Exporter Submenu ini digunakan untuk melakukan input data exporter. Hasil input ini nantinya akan menjadi data referensi untuk importer saat pengajuan VR. Berikut tampilan tab referensi exporter: List Exporter Pada gambar di atas terdapat 3 fungsi utama, yaitu: Fungsi Keterangan Add New Exporter Untuk input/tambah data exporter baru. Edit Exporter Untuk edit data exporter. Delete Exporter Hapus data Form Input Exporter Page 16

18 D. MONITORING QUOTA Monitoring quota digunakan agar importir dapat memantau realisasi quota. Menu ini tersedia untuk beberapa komoditi seperti Beras (X.05), Gula (X.09) dan Hortikultura (X.24). Sebagai contoh importir dibawah ini belum menggunakan quota karena di kolom Realisasi Quota masih 0. Menu Monitoring Quota Untuk melihat detailnya, klik salah satu HS Code. Detail informasinya disajikan dalam 2 submenu tabsheet, yaitu: 1. Quota By Realisasi (LS); 2. Quota By Pengajuan (VO). Berikut merupakan tampilan dari 2 tabsheet menu tersebut: Quota By Realisasi (LS) Page 17

19 Quota By Pengajuan (VO) E. TRACKING (VO) Pada halaman ini berisi Informasi mengenai status data VO (Verification Order). Berikut tampilannya : Daftar VO Tanggal VO Tombol Cari Isian Nomor VO Tabel Informasi Inspection progress dan Split Tracking VO Page 18

20 Jika kita lihat pada gambar di atas, Halaman status VO mempunyai beberapa bagian-bagian di antaranya adalah : Bagian VO date VO Verification Order List Inspection Progress tabel Split tabel Tombol Cari Progress Status Keterangan Scroll list berisi tanggal untuk pencarian data VO Isian pencarian data pengajuan berdasarkan Nomor VO Daftar informasi partial VO Daftar informasi proses VO hingga final Daftar Informasi LS yang mempunyai split, setiap split di berikan halaman tersendiri pada tiap tabnya. Klik untuk mulai pencarian data VO Merupakan monitoring informasi detail mengenai data VO, dari mulai pengajuan VR sampai dengan pencetakan LS dan distribusi. Informasi split pada LS juga dapat terlihat pada tabel ini. E.1. VO date Jika di klik akan tampil seperti berikut : Daftar untuk pencarian berdasarkan Tanggal E.2. PENCARIAN BERDASARKAN VO Berfungsi sebagai pencarian data sesuai dengan nomor VO yang di input, berikut tampilannya : Tombol Search Input No VO yang ingin di tampilkan Page 19

21 E.3. VERIFICATION ORDER LIST Menampilkan VO dan partialnya. Jika No VO di klik maka akan muncul nomor partialnya, seperti gambar berikut : Sub Menu Partial VO Dan untuk sub partial pada No VO yang berwarna biru menginformasikan bahwa partial tersebut Status nya sudah Terbit LS, seperti tampilan berikut ini : Text berwarna biru, Status nya sudah Terbit LS Text berwarna hitam, Status nya belum Terbit LS Page 20

22 E.4. INSPECTION PROGRESS AND SPLIT Merupakan table informasi dari Status VO dan partial nya. Tombol Upload File Final Document Upload Final Document Jika dilihat pada Tabel Progress status dan di sub bagian Final, dapat terlihat disana terdapat tombol Upload FD, tombol tersebut berfungsi sebagai fasilitas untuk meng Upload data-data pendukung penerbitan LS, seperti Packing list, Invoice, Bill Of Lading dan Other (dokumen lainnya). Jika tombol Upload FD di klik maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Tombol attachment Drop down category Pilih Category File lalu pilih kategory file yang akan di upload. Seperti tampilan berikut ini : Page 21

23 Selanjutnya memasukan file yang akan di upload dengan klik tombol attach file ( Upload File. File yang diupload harus dalam bentuk ZIP. ) pada Pilih file ZIP tersebut lalu klik Open. File sudah masuk, dan siap submit/upload Jika kondisi tampilan sudah seperti diatas, maka proses upload sudah siap untuk dijalankan, klik tombol SUBMIT untuk memulai proses upload, klik tombol CANCEL untuk membatalkan. Proses upload dikatakan berhasil setelah munculnya jendela konfirmasi seperti berikut ini : Untuk file document seperti Invoice dan BL (Bill lading) tahap proses uploadnya sama seperti pada upload packing list diatas, hanya merubah category file yang akan di upload saja. Jika Invoice, Packing List dan BL sudah di upload semuanya, maka untuk memastikan data tersebut sudah masuk kedalam sistem aplikasi Online. Aplikasi menandakannya dengan memberikan check-list pada CHECK BOX di tabel proses seperti berikut : Page 22

24 Tiga check-box sudah ter check-list Pastikan tiga check-box sudah ter check-list dari hasil upload sistem agar proses selanjutnya bisa di jalankan. Other adalah kategori untuk mengupload file lain selain Packing List, BL dan Invoice. Klik check box kategori Packing List Selain check list pada check box, importir juga bisa memastikan dokumen yang di upload sudah benar atau belum. Klik pada salah satu kategori. Misalnya kategori Packing List maka tampilan di bawah ini akan muncul. Untuk preview dokumen, klik pada dokumen yang ingin dilihat. Klik untuk preview dokumen Page 23

25 Tombol split juga tersedia untuk mengupload FD bagi VO yang memiliki split. Importir harus mengklik tombol split untuk mengupload FD sesuai dengan splitnya. Cara upload FD sama dengan yang telah dijelaskan di atas. Tab Sheet Split untuk upload FD pada LS yang split F. REVISI F.1. Revisi VO Menu Revisi VO adalah fasilitas bagi importir melakukan revisi VO secara langsung dari website VPTI. Revisi VO dapat langsung di input melalui form yang sudah tersedia pada aplikasi. Berikut merupakan tampilan awal pada Revisi VO: List Revisi VO Untuk progress dari tiap-tiap pengajuan revisi VO, dapat diketahui melalui keterangan warna. Adapun keterangan warna tersebut antara lain: No. Keterangan Page 24

26 Fungsi yang terdapat pada Revisi VO yaitu: 1. New VO Revision, merupakan fungsi untuk input pengajuan revisi VO. a. Data VO; b. Change Data; c. Add New Data Description of Good/Uraian Barang; d. Delete Data VO. 2. Download Template VO Revision, merupakan fungsi untuk download template pengajuan revisi VO yang masih manual. 3. Download Template VO Cancel, merupakan fungsi untuk download template pengajuan pembatalan VO. F.1.1 New VO Revision Berikut merupakan tampilan awal pada "Add" / Data VO: Submit / Cancel Pengajuan Revisi VO. Form revisi data VO Data VO Change Data Bagian Revisi Add New Data Description of Goods Delete Data VO Keterangan Merupakan input-an awal dan inputan informasi nomor VO dan importir untuk mengajukan revisi. Komponen data yang direvisi: data importir, data eksportir, data suplier, data pengapalan, data uraian barang. Komponen data yang direvisi: tambah data baru uraian barang, data invoice dan data supplier. Merupakan inputan pada revisi VO untuk menghilangkan data pada VO yang telah terbit. Komponen input untuk data yang di Page 25

27 hapus: data uraian barang pada baris tertentu, hapus invoice, hapus supplier. Form input revisi change data importer Fungsi yang terdapat pada "Change Data Importer" yaitu: 1. Add Row, tambah data VO yang akan dilakukan perubahan. 2. Done, save data pada inputan. 3. Delete, hapus data VO yang sudah di-input/add. Form add new data description of goods Add New Data Description of Good/Uraian Barang memiliki dua sub tab untuk penginputan data revisi, yaitu: 1. Added Data Description of Goods, merupakan form input data untuk menambahkan data uraian barang. 2. Added Data Nomor Invoice & Supplier, merupakan form input data untuk nomor invoice dan supplier. Form revisi add row data description of goods Page 26

28 Fungsi yang terdapat pada "Added Data Description of Goods" yaitu: 1. Add Row, tambah data baru untuk VO yang akan diubah. 2. Done, save data pada inputan. 3. Delete, hapus data pada form yang di-add. Add Data Nomor Invoice dan Supplier Deleted Data VO View Revisi VO Pada "View" VO juga ditampilkan respon dari bagian revisi VO KSO Sucofindo - Surveyor Indonesia. Respon tersebut juga diinformasikan ke importir berupa notifikasi . Importir diharapkan untuk kembali merespon melalui website VPTI-Online. Page 27

29 F.1.2 Download Template VO Revision Form template revisi VO merupakan acuan dasar bagi importir untuk melakukan revisi data yang terdapat pada VO. Tiap importir wajib untuk mengisi dan mengupload template tersebut jika akan mengajukan revisi VO yang tanpa melalui input form pada aplikasi revisi VO di web VPTI. Berikut tampilannya: F.1.3 Download Template VO Cancel Form template revisi VO cancel merupakan acuan dasar bagi importir untuk melakukan cancel VO yang telah terbit. Tiap importir wajib untuk mengisi dan mengupload template tersebut jika akan membatalkan VO. Berikut tampilannya: Page 28

30 F.2 Revisi LS Menu revisi LS adalah fasilitas bagi importir untuk mengajukan permohonan revisi LS melalui VPTI-Online. Fasilitas ini menggantikan fungsi . Adapun tampilan awal dari Menu Revisi LS adalah sebagai berikut: Tombol pengajuan revisi LS dan Download form template revisi LS Tombol untuk melihat pengajuan revisi Fungsi-fungsi yang terdapat pada tampilan pengajuan Revisi LS antara lain: 1. Add new LS Revised Submission 2. Download Template LS Revised Submission 3. View Untuk progress dari tiap-tiap pengajuan revisi LS, dapat diketahui melalui keterangan warna. Adapun keterangan warna tersebut antara lain: Legend, informasi progress dari revisi LS No. Keterangan Page 29

31 F.2.1 Add New LS Revised Submission Tombol ini merupakan fungsi untuk mengajukan permohonan baru revisi LS. Adapun form input yang terdapat pada pengajuan revisi LS antara lain: 1. Data LS Merupakan form input yang berisi informasi importer serta LS yang diajukan revisi. 2. Change Data Merupakan form input yang terkait revisi dari data importir, exportir, supplier, shipment, description of goods. 3. Add New Data Description of Goods/Uraian Barang Merupakan form input yang terkait penambahan data uraian barang. 4. Deleted Data LS Merupakan form input untuk mengajukan hapus data uraian barang. Berikut merupakan tampilannya: Form Revisi LS Form Data LS Form input change data Page 30

32 Fungsi yang terdapat pada "Change Data Importer" yaitu: 1. Add Row, tambah data baru untuk data LS yang akan diubah. 2. Save, simpan data pada inputan. 3. Delete, hapus data form. Form input add new data description of goods Fungsi yang terdapat pada "Added Data Description of Goods" yaitu: 1. Add Row, tambah data baru untuk data LS yang akan diubah. 2. Done, save data pada inputan. 3. Delete, hapus data pada form. Form input delete data ls View data pengajuan revisi LS Page 31

33 F.2.2 Download Template Revisi LS Form template revisi LS merupakan acuan dasar bagi importir untuk melakukan revisi data yang terdapat pada LS. Tiap importir wajib untuk mengisi dan mengupload template tersebut jika akan mengajukan revisi LS yang tanpa melalui input form pada aplikasi revisi LS di web VPTI. Berikut merupakan tampilan saat melakukan klik tombol Download Template: G. FAQ Menu FAQ berisi mengenai hal-hal yang sering ditanyakan terkait penggunaan website VPTI Online. Berikut tampilannya: Menu "FAQ" Page 32

34 H. CHANGE PASSWORD User sebaiknya mengganti password secara berkala untuk menjaga keamanan informasi terhadap user yang tidak berhak. Klik menu "CHANGE PASSWORD" seperti gambar di bawah: Menu "Change Password" Berikut merupakan pop-up window setelah menu "CHANGE PASSWORD". Masukan password yang lama Masukan Password Baru Masukan kembali password yang baru untuk konfirmasi Pilih Ceklist untuk menampilkan karakter Tombol Simpan I. LOGOUT Klik menu "LOGOUT" untuk keluar dari aplikasi VPTI-Online. Berikut tampilan nya : Menu "Logout" Page 33