SOKONGAN KEWANGAN. PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN/AK007/AST ARAHAN KERJA PENYESUAIAN AMAUN ASET DENGAN LEJER AM

Transkripsi

1 Halaman: 1/21 Tujuan Arahan Kerja ini adalah untuk menjalankan proses pengimbangan akaun aset dan General Ledger. 1. Dokumen-dokumen berikut diperlukan untuk tujuan pengimbangan akaun aset dan GL: a) Laporan Terperinci Aset dari Sistem FAMS. b) Laporan Terperinci Transaksi Aset di GL. 2. Ikuti tatacara mengeluarkan laporan terperinci aset dari Sistem FAMS seperti dibawah. a) Ikuti Langkah 1 hingga 2 Arahan Kerja Asset Disposal (UPM/SOK/KEW/AK006/AST). b) Skrin menu utama akan dipaparkan (rujuk SKRIN 1). Seterusnya, klik Report pada menu bar dan pilih Custom dan diikuti Assets kemudian klik. SKRIN 1

2 Halaman: 2/21 c) Skrin Generate Custom Asset Repot akan dipaparkan seperti SKRIN 2. Kemudian pilih tajuk laporan ASET FOR BALANCING yang telah direka mengikut kesesuaian bagi tujuan pengimbangan. SKRIN 2 d) Kemudian, pada Scope of Report tekan butang Result of Last Search diikuti dengan klik pada butang Search untuk memilih skop laporan. Rujuk SKRIN 3.

3 Halaman: 3/21 SKRIN 3 e) Skrin Search Results seperti di SKRIN 4 akan dipaparkan.tekan butang Clear the List terlebih dahulu, diikuti klik Add Items that Match untuk memulakan carian. SKRIN 4

4 Halaman: 4/21 f) Pada Skrin Items to Find, terlebih dahulu klik Clear current criteria untuk memulakan carian yang bersesuaikan dengan skop pengimbangan. Sebagai contoh skop adalah bagi semua jenis aset dari semua kumpulan wang yang bertarikh dari hingga Oleh itu pilih field Asset Type Code diikuti dengan is Within the range seperti di SKRIN 5 di bawah. SKRIN 5 g) Skop bagi pengimbangan ini adalah semua aset, oleh itu klik butang choose dan pilih permulaan range Asset Type Code yang dikehendaki. Sebagai contoh carian adalah bermula dari Asset Type Code A32100 seperti SKRIN 6 diikuti dengan klik butang OK.

5 Halaman: 5/21 SKRIN 6 h) SKRIN 7 akan dipaparkan. Untuk melengkapkan range carian, klik butang Choose di sebelah bawah. SKRIN 7

6 Halaman: 6/21 i) Pilih Folder ASET diikuti dengan klik A35900 dan tekan OK seperti di SKRIN 8. SKRIN 8 j) Carian bagi Asset Type Code adalah lengkap seperti di SKRIN 9. SKRIN 9

7 Halaman: 7/21 k) Bagi carian yang seterusnya, iaitu tarikh belian aset, pilih pula field Purchase Date diikuti dengan klik butang Is Within the range.. Format tarikh ialah bulan, diikuti hari dan tahun (mm/dd/yyyy). Oleh itu sebagai contoh, taip range bermula 01/01/2005 sehingga 01/31/2005 seperti di SKRIN 10 diikuti dengan klik pada butang Find. SKRIN 10 l) Skrin Search Result akan dipaparkan seperti di SKRIN 11. Kemudian klik butang Close untuk kembali kepada skrin Generate Custom Asset Report.

8 Halaman: 8/21 SKRIN 11 m) SKRIN 12 akan dipaparkan. Kemudian, pastikan Scope of Report masih di Result of Last Search. Laporan Aset FAMS ini perlu dikeluarkan dalam dua bentuk, iaitu Laporan Summary yang akan dicetak, manakala laporan terperinci perlu save dalam EXCELL. Untuk mengeluarkan laporan Summary, klik butang Edit.

9 Halaman: 9/21 SKRIN 12 n) Pada skrin Custom Asset Report Definition, beberapa pindaan perlu dilakukan seperti di bawah diikuti dengan klik pada OK untuk kembali ke skrin Generate Custom Asset Report. i) Klik pada Summary Only. ii) Di ruangan Sorted By pilih field Kumpulan Wang diikuti tanda >> dan field Asset Type Code diikuti tanda >>. iii) Di ruangan Sorted By juga klik Subtotal on Key Change, Subtotal on Both Keys dan New Page on Key Change. Rujuk SKRIN 13.

10 Halaman: 10/21 SKRIN 13 o) Bagi tujuan pengimbangan akaun aset, laporan terperinci aset dari Sistem FAMS perlu di cetak. Oleh itu di Skrin Generate Custom Asset Report tekan butang Send seperti di SKRIN 14.

11 Halaman: 11/21 SKRIN 14 p) Apabila skrin Sent To.. dipamerkan klik Print dan laporan akan dicetak seperti format di SKRIN 15.

12 Halaman: 12/21 SKRIN Ikuti tatacara mengeluarkan laporan terperinci transaksi aset di GL seperti dibawah. a) Pastikan komputer telah disediakan Query untuk mengeluarkan laporan. b) Buka Query yang telah di save dalam EXCELL, kemudian pada menu bar pilih Data, kemudian klik pada Import External Data, dan pilih Edit Query seperti yang tertera di SKRIN 16.

13 Halaman: 13/21 SKRIN 16 c) Skrin Edit OEL DB Query akan dipaparkan seperti di SKRIN 17. Pada skrin ini pindaan perlu dilakukan bagi tahun yang berkenaan. Sebagai contoh ingin mengeluarkan laporan bagi tahun 2005 perlu edit pada glts_year = 2005 diikuti tekan butang OK. Laporan ini tidak boleh di proses bagi bulan yang berkenaan sahaja. Oleh itu ia akan mengambilkira semua aset dari 1 Januari 2005 sehingga tarikh proses laporan tersebut.

14 Halaman: 14/21 SKRIN 17 d) Setelah laporan selesai diproses pilih data yang bersesuaian dengan skop pengimbangan. Sebagai contoh ingin membuat pengimbangan bagi aset bulan Januari, pilih data GL bulan Januari sahaja untuk disesuaikan dengan laporan terperinci aset dari sistem FAMS bulan Januari. Rujuk SKRIN 18. SKRIN 18 e) Bagi menyesuaikan dengan laporan terperinci aset dari sistem FAMS, data perlu dipecahkan mengikut kumpulan wang dan asset type seperti di SKRIN 19 dan 20. Setelah dipecahkan gunakan kaedah Pivot Table untuk memudahkan penyemakan.

15 Halaman: 15/21 SKRIN 19

16 Halaman: 16/21 SKRIN 20 f) Klik Data pada menu bar diikuti klik butang Pivot Table and PivotChart Report. Rujuk SKRIN 21. SKRIN 21 g) Klik pada perkara seperti di SKRIN 22 diikuti denagn klik Next.

17 Halaman: 17/21 SKRIN 22 h) Pilih data yang ingin diproses diikuti tekan Next. Rujuk SKRIN 23.

18 Halaman: 18/21 SKRIN 23 i) Pilih New worksheet seperti di SKRIN 24 diikuti klik pada Layout. SKRIN 24 j) Pada PAGE letakkan KUMPULAN WANG dan ASET TYPE, manakala di COLUMN letakkan Sum of GLTS_AMOUNT seperti di SKRIN 25. Kemudian tekan butang OK diikuti dengan Finish.

19 Halaman: 19/21 SKRIN 25 k) Laporan seperti di SKRIN 26 akan dipaparkan. Kemudian cetak laporan tersebut.

20 Halaman: 20/21 SKRIN Setelah cetak kedua-dua laporan terperinci aset dari sistem FAMS dan laporan terperinci transaksi aset di GL, bandingkan jumlah keseluruhan kedua-dua laporan. a) Sekiranya kedua-dua jumlah tersebut seimbang, proses penyesuaian amaun aset dengan lejar am selesai. b) Tetapi sekiranya kedua-dua jumlah adalah berbeza, catatkan jumlah perbezaan sebagai rujukan dan semakan perlu dilakukan mengikut setiap kumpulan wang dan aset type. 5. Antara sebab-sebab ketidakseimbangan ialah; a) Terdapat kesilapan caj akaun semasa posting invoice. b) Terdapat ID aset yang tidak dikemaskini status selepas pembayaran dibuat. c) Terdapat kesilapan semasa membuat jernal pelarasan. d) Tiada aset ID bagi pembayaran yang telah dibuat tanpa PO.

21 Halaman: 21/21 6. Bagi jumlah yang berbeza, kenalpasti sebab-sebab perbezaan untuk setiap transaksi yang melibatkan kumpulan wang dan aset type yang tidak seimbang tersebut. 7. Kenalpasti transaksi yang menyebabkan ketidakseimbangan. Dapatkan dokumen punca iaitu PO, Inbois, jernal pelarasan atau aset register yang menyebabkan perbezaan tersebut. 8. Semak dari dokumen-dokumen punca tersebut untuk mengenalpasti pembetulan- pembetulan yang perlu dibuat. 9. Antara pembetulan-pembetulan yang perlu dibuat ialah; a) Sekiranya pembetulan perlu dilakukan di GL, jernal pelarasan perlu dibuat. b) Sekiranya pembetulan perlu dilakukan di FAMS, kemaskini ID perlu dibuat. 10. Selepas semua pembetulan dilakukan, kedua-dua laporan terperinci aset dari sistem FAMS dan laporan terperinci transaksi aset di GL perlu dicetak semula. 11. Ulangi langkah (4) hingga (10) sehingga kedua-dua jumlah keseluruhan daripada kedua-dua laporan terperinci aset dari sistem FAMS dan laporan terperinci transaksi aset di GL seimbang. Fail dalam Fail UPM/400/AST/06/tahun