MANUAL PENGGUNA (PTJ)

Transkripsi

1 MANUAL PENGGUNA SISTEM eclaim (PTJ) Jabatan Bendahari FEBRUARI 2012

2 KANDUNGAN - PTJ TAJUK MUKA SURAT 1.0 PENGENALAN SISTEM CARIAN 3 Langkah 1 : Tukar Jabatan 3 Langkah 2 : Carian permohonan SEMAKAN PERMOHONAN Pendahuluan Diri Tuntutan Perjalanan KEMASKINI PERMOHONAN Pendahuluan Diri Tuntutan Perjalanan PENGESAHAN PERMOHONAN Pentadbiran PTJ Ketua PTJ PELARASAN DOKUMEN Pendahuluan Diri Tuntutan Perjalanan HANTAR DOKUMEN KE PTJ LAIN PROSES HANTAR SEMULA KE EPROCUREMENT PROSES DOKUMEN DI eprocurement 24 Langkah 1 : Semak peruntukan 24 Langkah 2 : Submit for processing PROSES HANTAR DOKUMEN KE BENDAHARI 27 No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 1 / 28

3 1.0 PENGENALAN SISTEM eclaim merupakan sistem tuntutan secara elektronik. Sistem ini membolehkan permohonan tuntutan staf Universiti Sains Malaysia, proses semakan dan kelulusan permohonan oleh pentadbiran PTJ dibuat secara atas talian. Sistem eclaim boleh diakses melalui Campus Online atau di laman web Jabatan Bendahari. Masukkan ID Pengguna dan kata laluan Campus Online untuk log masuk ke eclaim. Pada laman utama, nama pengguna dipaparkan dan pengguna dapat mengakses manual serta soalan lazim sebagai panduan kelayakan tuntutan dan penggunaan sistem. No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 2 / 28

4 2.0 CARIAN Carian dokumen permohonan boleh dibuat seperti berikut: Langkah 1 : Tukar Jabatan Pilih Menu dan klik untuk memulakan proses seperti yang dipaparkan pada Rajah Rajah Halaman seperti Rajah dipaparkan. Pilihan kampus dan jabatan mengikut keupayaan mengakses PTJ yang dibenarkan. Klik. Rajah Langkah 2 : Carian permohonan Pilih Menu dan klik, atau untuk memulakan proses carian dokumen seperti yang dipaparkan pada Rajah Halaman Carian seperti Rajah dipaparkan. Jabatan yang dipilih dipaparkan pada ruangan bertanda. Rajah Rajah No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 3 / 28

5 Klik untuk carian permohonan tersebut. Senarai permohonan dipaparkan seperti Rajah Rajah Maklumat yang perlu diisi adalah seperi berikut: Perkara Keterangan Carian Pilih jenis carian : i. Transaksi Semasa Transaksi 30 hari terkini ii. No. KP No. Kad Pengenalan pemohon iii. No. Permohonan No. Permohonan Pendahuluan Diri/Tuntutan Perjalanan iv. Nama Nama Pemohon v. Bulan/Tahun Perjalanan Contoh : 08/2011 vi. Tarikh Tarikh permohonan Maklumat Carian Masukkan maklumat carian bagi No. Permohonan atau Bulan/Tahun Perjalanan Tarikh Permohonan Masukkan tarikh Permohonan Pendahuluan Diri/Tuntutan Perjalanan Status Pilih status PTJ : Hantar Permohonan No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 4 / 28

6 Status yang berkaitan adalah seperti berikut: Status Pemohon : Permohonan Baru Keterangan Pemohon mengisi borang permohonan Pemohon : Hantar Permohonan Pemohon telah menghantar permohonan dan untuk tindakan kerani PTJ PTJ : Tindakan Ketua Jabatan Kerani telah menyemak dan hantar permohonan untuk kelulusan Ketua Jabatan PTJ : Tindakan Pemohon Kerani telah menyemak dan mengembalikan kepada pemohon untuk pembetulan atau pembatalan permohonan PTJ : Hantar Dokumen Ketua PTJ : Lulus Proses penghantaran dokumen dari PTJ ke Jabatan Bendahari Permohonan telah diluluskan oleh Ketua Jabatan Ketua PTJ : Tindakan Kerani Permohonan dikembalikan kepada kerani PTJ untuk pembetulan Ketua PTJ : Tidak Lulus JBend : Terima Dokumen JBend : Tindakan Pegawai JBend : Sah Permohonan tidak diluluskan oleh Ketua PTJ Dokumen diterima oleh Jabatan Bendahari untuk proses pembayaran Permohonan telah dikemukakan kepada pegawai Jabatan Bendahari untuk kelulusan Permohonan telah diluluskan untuk pembayaran JBend : Batal Permohonan telah dibatalkan oleh Pegawai Jabatan Bendahari No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 5 / 28

7 3.0 SEMAKAN DOKUMEN Pentadbiran PTJ perlu menyemak maklumat yang telah diisi oleh pemohon dan membuat pengesahan permohonan berdasarkan dokumen sokongan yang disertakan. 3.1 Pendahuluan Diri Rajah memaparkan senarai permohonan. Klik untuk memulakan semakan dokumen, Rajah dipaparkan. Rajah No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 6 / 28

8 Rajah Jadual 1 menunjukkan fungsi ikon yang terdapat pada halaman dokumen. Ikon Keterangan/Fungsi Mengisi dan mengemaskini maklumat akaun Menjalankan proses pelarasan elaun tuntutan perbelanjaan untuk menambah atau mengurangkan nilai tuntutan Proses mengemaskini status dokumen yang hendak diproses Proses menghantar dokumen tuntutan yang dibiayai oleh PTJ lain Kembali ke paparan hadapan Jadual 1 No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 7 / 28

9 3.2 Tuntutan Perjalanan Rajah memaparkan senarai permohonan, klik untuk memaparkan dokumen tuntutan seperti di Rajah Rajah Rajah No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 8 / 28

10 Jadual 2 menerangkan ikon yang terdapat pada halaman utama dokumen. Ikon Keterangan Catatan Mengisi atau mengemaskini maklumat akaun Hantar permohonan baru Pemohon sahaja Proses mengemaskini status dokumen yang telah disemak untuk diproses Proses menghantar dokumen tuntutan yang dibiayai oleh PTJ lain Kembali ke paparan hadapan Proses menambah maklumat perincian perjalanan Pemohon sahaja Cetakan semula dokumen permohonan Jadual 2 Untuk melihat maklumat lengkap tuntutan pemohon, klik dan paparan Rajah dipaparkan. Rajah No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 9 / 28

11 Jadual 3 menerangkan ikon yang terdapat pada halaman perincian dokumen. Ikon Keterangan Catatan Menjalankan proses pelarasan elaun tuntutan perbelanjaan untuk menambah atau mengurangkan nilai tuntutan Kemaskini maklumat akaun dikenakan Batal maklumat perjalanan Pemohon sahaja Kembali ke halaman utama dokumen Maklumat pengangkutan Lain-lain maklumat tuntutan Maklumat penginapan Pemohon sahaja Pemohon sahaja Pemohon sahaja Jadual 3 No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 10 / 28

12 4.0 KEMASKINI PERMOHONAN Proses kemaskini permohonan merupakan proses di mana maklumat akaun diisi dan dikemaskini oleh kerani Pusat Tanggungjawab(PTJ). Pentadbiran PTJ perlu memastikan maklumat akaun yang dikenakan mengikut PTJ yang membiayai perjalanan dan memastikan setiap satu permohonan adalah dari PTJ yang sama walaupun dari kumpulan wang yang berbeza. 4.1 Pendahuluan Diri Klik, Rajah dipaparkan. Masukkan maklumat akaun yang bersesuaian pada medan yang sepatutnya. Klik dan klik untuk menyimpan maklumat yang dikemaskini. Mesej dipaparkan dan klik. Maklumat pada ruangan akaun dikemaskini. Untuk kembali ke paparan hadapan, klik. Penyumbang Rajah Jadual 4 menunjukkan medan-medan yang terdapat pada halaman maklumat akaun. Medan Keterangan Catatan Kampus Pemilihan akaun mengikut kampus Jabatan Akaun Dikenakan PTJ yang membiayai tuntutan Kumpulan Wang Kod Kumpulan Wang Wajib diisi Projek Kod Projek Jika berkaitan Penyumbang Kod Penyumbang Jika berkaitan Jadual 4 No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 11 / 28

13 4.2 Tuntutan Perjalanan Klik, Rajah dipaparkan. Setelah semua maklumat dikemaskini, klik dan klik. Mesej dipaparkan, klik Rajah Maklumat akaun yang dikemaskini dipaparkan seperti Untuk mengubah salah satu maklumat akaun tuntutan, klik dan Rajah dipaparkan. Masukkan maklumat akaun di medan yang bersesuaian dan klik. Mesej tertera, klik. Untuk kembali ke paparan hadapan klik. Rajah Rajah No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 12 / 28

14 Rajah Jadual 5 menunjukkan medan-medan yang terdapat pada halaman maklumat akaun. Medan Keterangan catatan Kampus Pemilihan akaun mengikut kampus Jabatan Akaun Dikenakan Pelarasan akaun/amaun Kumpulan Wang Kod Kumpulan Wang Wajib diisi Projek Kod projek Jika berkaitan Penyumbang Kod penyumbang Jika berkaitan Jadual 5 No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 13 / 28

15 5.0 PENGESAHAN PERMOHONAN Pentadbiran PTJ perlu mengemaskini maklumat akaun yang dikenakan mengikut aktiviti perjalanan. Satu permohonan dibenarkan dibiayai daripada pelbagai kumpulan wang bagi PTJ yang sama dan diluluskan oleh Ketua PTJ atau pegawai yang diberi kuasa yang sama. 5.1 Pentadbiran PTJ Klik untuk mengemaskini status pengesahan dokumen, Rajah dipaparkan. Pilih status yang bersesuaian, ruangan komen diisi (jika perlu). Klik dan mesej dipaparkan. Klik. Status dokumen berjaya dikemaskini. Kembali ke paparan hadapan klik. Rajah Jadual 6 menerangkan status yang terdapat pada medan pengesahan kerani PTJ Status PTJ : Tindakan Ketua Jabatan PTJ : Tindakan Pemohon Keterangan Kerani telah menyemak dan hantar permohonan untuk kelulusan Ketua Jabatan Kerani telah menyemak tetapi mengembalikan kepada pemohon untuk pembetulan atau pembatalan permohonan PTJ : Hantar Semula ke eprocurement Proses penghantaran semula dokumen ke eprocurement bagi mendapatkan No. Komitmen (EX) Jadual 6 No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 14 / 28

16 5.2 Ketua PTJ Klik untuk mengemaskini status pengesahan dokumen, Rajah dipaparkan. Pilih status yang bersesuaian, ruangan komen di isi(jika perlu). Rajah Rajah dipaparkan jika status lulus dipilih. Tandakan dan klik, mesej dipaparkan. Klik. Status dokumen berjaya dikemaskini. Kembali ke paparan hadapan klik. Rajah No. komitmen: EX1xxxxxxxxxxxx adalah No. pengenalan dokumen dari sistem eclaim dalam eprocurement. No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 15 / 28

17 Jadual 7 menerangkan status yang terdapat pada medan pengesahan Ketua PTJ. Status Ketua PTJ : Lulus Ketua PTJ : Tindakan Kerani Ketua PTJ : Tidak Lulus PTJ : Tindakan Pemohon Keterangan Permohonan telah diluluskan oleh Ketua Jabatan Permohonan dikembalikan kepada pentadbiran PTJ untuk pembetulan Permohonan tidak diluluskan oleh Ketua PTJ Ketua PTJ telah menyemak dan mengembalikan kepada pemohon untuk tindakan/pembetulan Jadual 7 No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 16 / 28

18 6.0 PELARASAN PERMOHONAN Pelarasan permohonan merupakan proses yang mana penambahan atau pengurangan jumlah tuntutan kepada perbezaan antara dokumen sokongan tuntutan dan maklumat yang dimasukkan oleh pemohon (tertakluk kepada kelayakan). 6.1 Pendahuluan Diri Langkah 1: Kemaskini maklumat pelarasan Klik, Rajah dipaparkan. Pilih jenis tuntutan, nilai pelarasan dan komen. Klik, mesej dipaparkan dan klik. Untuk kembali ke paparan hadapan klik. Rajah Jadual 8 menerangkan medan-medan yang terdapat pada halaman tersebut. Medan Keterangan Jenis Tuntutan Tuntutan yang dipaparkan adalah berdasarkan permohonan yang dituntut. Pelarasan Menambah atau mengurangkan nilai permohonan tersebut Amaun (RM) Nilai pelarasan Komen Alasan pelarasan Jadual 8 No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 17 / 28

19 Langkah 2: Kemaskini maklumat akaun Klik, Rajah dipaparkan. Masukkan maklumat akaun yang dikenakan mengikut aktiviti perjalanan. Klik dan klik untuk menyimpan maklumat yang hendak dikemaskini. Mesej dipaparkan dan klik. Ruangan akaun memaparkan maklumat akaun yang telah dikemaskini. Untuk kembali ke paparan hadapan klik. Rajah No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 18 / 28

20 6.2 Tuntutan perjalanan Langkah 1: Kemaskini maklumat pelarasan Rajah memaparkan dokumen permohonan. Klik, Rajah dipaparkan. Klik, Rajah dipaparkan. Setelah semua maklumat pelarasan dikemaskini. Klik, mesej dipaparkan, klik. Kembali ke paparan hadapan klik. Rajah No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 19 / 28

21 Rajah Rajah Jadual 9 menerangkan medan-medan yang terdapat pada halaman tersebut. Medan Jenis Tuntutan Pelarasan Amaun (RM) Komen Keterangan Tuntutan yang dipaparkan adalah berdasarkan permohonan yang dituntut. Menambah atau mengurangkan nilai permohonan tersebut Nilai pelarasan Alasan pelarasan Jadual 9 No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 20 / 28

22 Langkah 2: Kemaskini maklumat akaun Klik, Rajah dipaparkan. Setelah semua maklumat dikemaskini, klik dan klik. Mesej dipaparkan, klik Rajah Maklumat akaun yang dikemaskini dipaparkan seperti Untuk mengubah salah satu maklumat akaun tuntutan, klik dan Rajah dipaparkan. Masukkan maklumat akaun di medan yang bersesuaian dan klik. Mesej tertera, klik. Untuk kembali ke paparan hadapan klik. Rajah Rajah Rajah No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 21 / 28

23 7.0 HANTAR DOKUMEN KE PTJ LAIN Sistem membenarkan Pentadbiran PTJ memajukan permohonan ke PTJ lain yang membiayai perjalanan tersebut. Klik, Rajah dipaparkan. Pilih PTJ yang membiayai perjalanan tersebut dan klik. Mesej dipaparkan dan klik. Dokumen telah berjaya di hantar ke akaun atau PTJ yang berkenaan. Klik untuk kembali ke paparan hadapan. Maklumat pengguna yang mengemaskini atau memindahkan dokumen dipaparkan seperti Rajah Rajah Rajah No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 22 / 28

24 8.0 PROSES HANTAR SEMULA KE eprocurement Proses ini dijalankan semasa carian No. Komitmen bagi dokumen tuntutan yang berstatus Ketua PTJ:Lulus, tetapi No. Komitmen tiada pada paparan. Pentadbiran PTJ boleh menghantar semula dokumen berkenaan ke eprocurement bagi mendapatkan No. Komitmen untuk proses komitmen. Senarai permohonan dipaparkan seperti di Rajah Rajah Klik pada permohonan yang tidak memaparkan No. komitmen dan klik. Rajah dipaparkan. Pilih status PTJ:Hantar semula ke eprocurement, ruangan komen diisi (jika perlu). Rajah Klik dan mesej berikut dipaparkan bersama No. komitmen. No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 23 / 28

25 9.0 PROSES DOKUMEN DI eprocurement Pentadbiran PTJ perlu log masuk ke eprocurement bagi semakan peruntukan dan komitmen. Ini bagi memastikan dokumen yang diproses mempunyai peruntukan sebelum dokumen dihantar ke Jabatan Bendahari untuk proses bayaran. Langkah 1 : Semak peruntukan Di eprocurement, pilih menu, dan klik seperti Rajah Rajah Dokumen tuntutan yang telah diluluskan disenaraikan seperti Rajah Rajah Klik pada dokumen berkenaan dan klik, Rajah dipaparkan. No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 24 / 28

26 Rajah Klik dan Rajah memaparkan senarai tuntutan yang dipohon. Rajah Terdapat 2 kaedah semakan peruntukan iaitu: a) Check budget for all - Fungsi ini adalah untuk menyemak baki peruntukan bagi semua item atau tuntutan yang terdapat pada senarai. Klik dan ruangan memaparkan maklumat peruntukan samada mencukupi atau tidak, Rujuk Rajah Rajah No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 25 / 28

27 b) View budget Kaedah ini akan memaparkan keseluruhan penyata peruntukan yang terdapat dalam akaun yang dikenakan pada sesuatu tuntutan tersebut. Klik pada baris item atau tuntutan dan klik, Rajah dipaparkan. Klik untuk kembali kepada senarai item atau tuntutan. Rajah Langkah 2 : Submit for processing Seperti paparan Rajah 9.1.7, Klik pada dokumen yang berkenaan dan klik. Mesej berikut dipaparkan. Klik. Dokumen Berjaya diproses menunggu untuk proses bayaran oleh Jabatan Bendahari. Rajah No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 26 / 28

28 10.0 PROSES HANTAR DOKUMEN KE BENDAHARI Proses ini merupakan proses penyenaraian dokumen tuntutan yang telah diluluskan untuk dihantar ke Jabatan Bendahari. Ini sebagai bukti penghantaran dokumen tuntutan bagi menggantikan buku despatch serta mewujudkan senarai semak agar dokumen yang dihantar lengkap sebelum proses bayaran dibuat. Langkah-langkah adalah seperti berikut: Pilih Menu, dan klik untuk memulakan proses carian dokumen seperti paparan Rajah Rajah Halaman Carian seperti Rajah dipaparkan. Rajah Tandakan pada dokumen yang hendak diproses atau klik dan klik Rajah Senarai tuntutan untuk proses bayaran dipaparkan seperti Rajah No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 27 / 28

29 Sekian Terima kasih Unit Pengurusan Projek efas Seksyen Sistem Dan Pengurusan Data Jabatan Bendahari Universiti Sains Malaysia Hakcipta Terpelihara No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 28 / 28