EMPLOYEE SELF-SERVICE (ESS) MODUL e-leave

Transkripsi

1 MANUAL PENGGUNA EMPLOYEE SELF-SERVICE (ESS) MODUL e-leave hrms.feldaglobal.com Disember 2015 Versi 1.00

2 ISI KANDUNGAN 1. FUNGSI UMUM Fungsi Login Log Masuk Kali Pertama Capaian ke Modul e-leave Panduan untuk capaian ke ESS Modul e-leave Menu Personal (Submit & View) Permohonan Cuti Meluluskan Cuti Memapar Rekod Cuti Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 2 / 21

3 PINDAAN DOKUMEN No. Nama Tarikh Keterangan 1 FGV HR 16/12/2015 Initial Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 3 / 21

4 1. FUNGSI UMUM 1.1. Fungsi Login Rajah Rajah 1.1 di atas menunjukkan halaman utama bagi sistem HRMS Employee Self-Service (ESS) yang baharu Untuk log masuk ke sistem, pengguna perlu memasukkan <ID Petugas> dan <Katalaluan> di ruangan User ID dan Password Seterusnya klik butang [Login]. Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 4 / 21

5 1.2. Log Masuk Kali Pertama Rajah Pengguna baru (pertama kali ingin log masuk ke aplikasi HRMS ESS) perlu menggunakan maklumat log masuk seperti berikut: i. Nombor ID Petugas akan digunakan sebagai User ID untuk log masuk ke dalam aplikasi. ii. Katalaluan sementara yang ditetapkan adalah menggunakan Nombor Kad Pengenalan (No. K/P) petugas Klik pada butang [Login]. Rajah 1.3 Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 5 / 21

6 Paparan untuk pengguna mengemaskini katalaluan baru adalah seperti di Rajah 1.3. i. Pengguna perlu memasukkan katalaluan lama di ruangan Old Password. ii. iii. iv. Kemudian memasukkan katalaluan baru di ruangan New Password. Sekali lagi perlu dimasukkan katalaluan baru di ruangan Confirm Password. Seterusnya klik pada butang [Ok]. 2. Capaian ke Modul e-leave 2.1. Panduan untuk capaian ke ESS Modul e-leave Buka salah satu Internet Browser yang tersedia di PC/Laptop. Rajah Taipkan di ruangan alamat internet (URL) seperti berikut: Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 6 / 21

7 Skrin log masuk ke system HRMS-ESS seperti Rajah 1.5 akan dipaparkan. Rajah Masukkan Nombor ID Petugas di ruangan User ID & Password: User ID : No. ID Petugas Password : <katalaluan masing-masing> Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 7 / 21

8 Dari halaman utama ESS, di bawah menu Modules (ESS) klik pada pilihan menu E-Leave. Klik di sini Rajah Skrin modul E-Leave seperti Rajah 1.7 akan dipaparkan. Rajah 1.7 Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 8 / 21

9 3. Menu Personal (Submit & View) 3.1. Permohonan Cuti Klik pada pilihan Submit Leave Klik di sini Rajah Skrin permohonan cuti akan dipaparkan seperti Rajah 1.9. Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 9 / 21

10 Pilih tarikh mula cuti dan tarikh sehingga Pilih jenis cuti Rajah 1.9 Rajah Pilih tarikh mula cuti di ruangan Date From Pilih tarikh sehingga di ruangan Date To Pilih jenis cuti di ruangan Type. Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 10 / 21

11 Rajah Selepas ruangan Date From, Date To dan Type dilengkapkan, sistem secara automatik akan mengira jumlah hari cuti yang dipohon tertakluk kepada kalayakan petugas dan jenis cuti. Rujuk rajah Jumlah hari cuti dipohon Rajah Kemudian pilih sebab cuti di ruangan Reason Pilih pilihan - sekiranya ianya tidak berkenaan. Rajah 1.13 Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 11 / 21

12 Bagi jenis cuti (cth. Cuti Sakit) yang memerlukan dokumen sokongan, pengguna perlu muatnaik gambar dokumen berkenaan di ruangan Slip seperti di Rajah Klik pada butang Browse untuk pilih fail (format gambar yang dibenarkan adalah.jpg,.jpeg dan saiz tidak boleh melebihi 2MB). Klik pada butang Browse untuk muatnaik gambar dokumen Rajah 1.14 Muatnaik fail. Senario bagi pilihan Cuti Sakit Dialog untuk pilih fail akan dipaparkan. Klik 2x pada fail gambar yang ingin dimuatnaik. Rujuk Rajah Klik 2x pada nama fail berkenaan Rajah 1.15 Pilih fail untuk muatnaik Kemudian klik pada butang Upload untuk proses muatnaik fail. Klik pada butang Upload Rajah 1.16 Muatnaik fail Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 12 / 21

13 Sekiranya proses muatnaik berjaya, paparan seperti di Rajah 1.17 akan dipaparkan. Fail yang telah dimuatnaik akan disenaraikan Jika pengguna ingin memadam fail yang telah dimuatnaik, klik pada butang Remove di bahagian kanan sebaris dengan nama fail berkenaan. Rajah 1.17 Senarai fail yang dimuatnaik Kemudian, sekiranya semua maklumat yang diperlukan telah lengkap diisi, klik pada butang Submit untuk menghantar permohonan cuti kepada pegawai pelulus untuk kelulusan. Klik pada butang Submit Rajah 1.18 Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 13 / 21

14 Dialog pengesahan untuk menghantar permohonan cuti akan dipaparkan seperti Rajah (Paparan berbeza mengikut jenis Internet Browser yang digunakan) Klik pada butang OK untuk teruskan. Rajah Nombor rujukan permohonan cuti akan dijana secara automatik bagi penghantaran yang berjaya. Sila rujuk Rajah 1.20 Nombor rujukan yang dijana Rajah 1.20 Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 14 / 21

15 3.2. Meluluskan Cuti Bagi semua item yang berhubung dengan cuti yang memerlukan tindakan lanjut di peringkat pengguna, senarai-senarai item tersebut boleh dilihat di Modul e-leave, bahagian Task pilihan menu Pending. Rujuk Rajah Untuk memapar senarai, klik pada pilihan Pending. Klik di sini Rajah Senarai tindakan yang perlu diambil akan dipaparkan seperti Rajah Klik di sini Rajah 1.22 Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 15 / 21

16 Klik pada nama petugas di baris berkenaan untuk membuka maklumat terperinci permohonan Maklumat terperinci permohonan cuti seperti Rajah 1.23 akan dipaparkan. Rajah 1.23 Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 16 / 21

17 Klik pada butang Approve untuk meluluskan permohonan cuti petugas Dialog untuk pengesahan akan dipaparkan. Klik pada butang OK untuk teruskan. 2. Klik butang OK untuk teruskan 1. Klik Sini Rajah Mesej seperti Rajah 1.26 akan dipaparkan sekiranya permohonan cuti telah diluluskan. Rajah 1.26 Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 17 / 21

18 3.3. Memapar Rekod Cuti Pastikan anda berada di Modul e-leave Klik pada pilihan View Leave Listing. Klik di sini Rajah Senarai rekod cuti beserta status permohonan cuti akan dipaparkan seperti Rajah Rajah 1.28 Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 18 / 21

19 Klik pada tarikh yang dikehendaki untuk melihat rekod cuti dengan lebih terperinci. Klik di sini Rajah Maklumat terperinci akan dipaparkan seperti Rajah Rajah 1.30 Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 19 / 21

20 3.4 Memapar Rekod Cuti Kelayakan Pastikan anda berada di Modul e-leave Klik pada pilihan View Leave Entitlement. Klik di sini Senarai Cuti Kelayakan Keterangan lanjut untuk status cuti kelayakan. Current - Merujuk kepada baki cuti sebenar yang dikecualikan dari rekod cuti yang belum diluluskan Available - Merujuk kepada baki cuti termasuk rekod cuti yang belum belum diluluskan B/Fwd - Merujuk kepada baki cuti tahun lepas yang boleh dibawa ke tahun semasa Entitled - Merujuk kepada kelayakan cuti pekerja bagi tahun semasa Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 20 / 21

21 Taken - Merujuk kepada cuti yang telah diphohon oleh pekerja Adjust - Merujuk kepada rekod pelarasan cuti Credit - Merujuk kepada waktu cuti tambahan / hari dikreditkan ke baki cuti pekerja Pending - Merujuk kepada cuti yang menunggu kelulusan Shared - Merujuk kepada cuti kongsi Pending Shared - Merujuk kepada cuti kongsi yang menungu kelulusan YOS - Merujuk kenpada Nyataan tahun perkhidmatan pekerja ForfeitedPending - Merujuk kepada cuti lucuthak yang menunggu kelulusan ForfeitedTake - Merujuk kepada cuti lucuthak yang telah diphohon oleh pekerja Felda Global Ventures Holdings Berhad (FGVHB) Page 21 / 21