MANUAL PENGGUNA PENGGUNAAN MODUL PENGURUSAN STOK MENGGUNAKAN APLIKASI:-

Transkripsi

1 MANUAL PENGGUNA PENGGUNAAN MODUL PENGURUSAN STOK MENGGUNAKAN APLIKASI:- 1

2 Pindaan 00: Berkuatkuasa 1 Januari 2014 Mewujudkan Pendaftaran Stor 1 1. Sebelum melaksanakan permohonan stok secara atas talian melalui portal, PTj perlu mewujudkan pendaftaran stor PTj masing-masing melalui borang pendaftaran store code PTj dalam Sistem IMS-FIS dan Urusetia Pengurusan Stok Jabatan Bendahari perlu membuat pendaftaran melalui Sistem IMS-FIS - Modul Store Mgt. Rajah 1.1 : Modul Store Management 2. Pendaftaran Stor perlu dibuat pada submodul Store Code Setup. Klik pada submodul tersebut dan paparan seperti Rajah 1.2 akan dipamerkan. Rajah 1.2 : Skrin Store Setup

3 3. Lengkapkan maklumat pada bahagian yang dinyatakan seperti Jadual 1. Butiran Store Name Department Store Keeper 1 & 2 Store Officer 1 & 2 Maklumat yang perlu dilengkapkan Nama Stor PTj Nama PTj Nama pegawai yang menguruskan stok Nama pegawai yang bertanggungjawab dengan urusan stok.jadual 1 4. Kemudian klik butang Save yang berada di penjuru kiri atas halaman Store Code Setup seperti di Rajah 1.3 dan nombor pendaftaran Stor (Store Code) akan dijana secara automatik. Butang Save Rajah 1.3 : Butang Save Mewujudkan Unit Pengukuran (Unit of Measurement) 2 1. Unit pengukuran (Unit of UoM) perlu diwujudkan sebelum menjalankan aplikasi pengurusan stok melalui portal. Unit pengukuran adalah mekanisme pengukuran bagi sesuatu barang. 2. Unit pengukuran perlu diwujudkan di bawah submodul Unit of Measurement Code Modul Store Mgt - Sistem IMS-FIS oleh Urusetia Pengurusan Stok Jabatan 2

4 Bendahari setelah menerima permohonan daripada pihak PTj sekiranya pihak PTj mendapati UoM yang dikehendaki tiada di dalam Sistem IMS-FIS. 3. Klik butang submodul Unit of Measurement Code dan paparan seperti Rajah 1.4 akan dipamerkan. Rajah 1.4 : Paparan Unit of Measurement Code 4. Klik butang Enter Query dan Execute query pada bahagian atas laman dan paparan di Rajah 1.5 akan dipamerkan. Kemudian klik butang insert row dan tambahan baris (row) akan diwujudkan. Enter Query Execute Query Insert Row Rajah 1.5 : paparan Unit of measurement 3

5 5. Lengkapkan maklumat pada bahagian yang dinyatakan seperti Jadual 2 di bawah. Kemudian klik butang save yang berada di penjuru kiri atas halaman dan maklumat unit pengukuran akan disimpan. Butiran UoM Code Description Maklumat yang diperlukan Singkatan unit pengukuran Unit pengukuran Jadual 2 Mewujudkan Katalog Stok 3 1. Katalog stok perlu diwujudkan untuk pendaftaran nombor dan nama stok. Pendaftaran perlu dibuat di dalam Sistem IMS-FIS di bawah Submodul Item Code Setup oleh Urusetia Pengurusan Stok Jabatan Bendahari setelah menerima borang permohonan tambahan barang-barang ke dalam Katalog Stok. 2. Klik modul submodul dan terdapat dua (2) tab yang dipamerkan iaitu Category dan Item Code. Rajah 1.6 : Skrin Item Code Set up 3. Category Code diperlukan untuk memudahkan klasifikasi stok. Contoh kategori alatulis, kertas, alatan komputer dan lain-lain. Manakala Item Code adalah senarai 4

6 stok yang tersenarai di bawah Category Code. Contoh: Di bawah Category Alatulis mengandungi stok seperti pen merah, pemadam, pembaris dan sebagainya. 4. Untuk mendaftar Category Code, pilih tab Category dan lengkapkan maklumat di bahagian Description. Kemudian klik butang Save yang berada di penjuru atas halaman tersebut. Category Code akan dijana secara automatik. 5. Kemudian, pilih tab Item Code berdasarkan Category Code yang diperlukan dan paparan seperti Rajah 1.7 akan dipamerkan. Letak cursor di row pada ruangan Description untuk lengkapkan maklumat stok dan maklumat unit pengukuran di ruangan Measurement. Kemudian klik butang Save di penjuru kiri atas halaman. Item code akan dijana secara automatik. Rajah 1.7 : Paparan Skrin Item Code Mewujudkan Pendaftaran Stok di Modul Stor PTj 4 1. PTj perlu mewujudkan pendaftaran stok di dalam Sistem IMS-FIS di bawah Submodul Update Store Item. 5

7 2. Klik Submodul Update Store Item dan 2 tab dipamerkan iaitu Store dan Item. Pada tab Store, klik butang enter query dan masukkan nombor kod stor PTj. Kemudian klik butang execute query dan kod dan nama stor akan dipaparkan. Enter Query Execute Query Rajah 1.7 (a) : Skrin Update Store Item Tab Store 3. Klik tab Item dan paparan seperti Rajah 1.7 (b) akan dipamerkan. Klik pada column Item Code dan klik F9. Senarai stok yang telah didaftarkan di dalam Katalog akan dipamerkan dan pilih stok yang berada di dalam stor PTj. Kemudian klik butang save yang berada di penjuru kiri atas halaman. Sekiranya terdapat tambahan rekod, klik butang insert row dan tambahan baris (row) akan diwujudkan. Insert Row Rajah 1.7 (b) : Skrin Update Stor Item Tab Item 6

8 Mengemaskini Kuantiti Stok 5 A) Mengemaskini Stok Bagi Permulaan Pembukaan Stor 1. Bagi PTj yang pertama kali ingin menggunakan aplikasi pengurusan stok melalui portal, baki stok perlu dimasukkan terlebih dahulu melalui Submodul Update Store Item. 2. Klik Submodul Update Store Item dan paparan seperti Rajah 1.8 akan dipamerkan. Rajah 1.8 : Submodul Update Store Item 3. Klik enter query dan masukkan Store Code. Kemudian, klik execute query dan paparan senarai stok yang berada di dalam stor PTj akan dipamerkan seperti di Rajah Butang enter query Butang execute query Rajah 1.9 : Butang Enter Query Dan Butang Execute Query 7

9 Rajah Pilih item yang diperlukan dengan meletakkan cursor pada row yang item tersebut atau klik butang enter query dan masukkan item code yang diperlukan sahaja seperti di Rajah Rajah

10 5. Kemudian klik pada butang Check In dan paparan seperti Rajah 1.12 akan dipamerkan. 6. L engkapkan semua maklumat yang dikehendaki seperti kuantiti masuk, ROL dan Unit Price dan tekan butang Proceed. Rajah 1.12 : Paparan Update Qty Masuk 7. Pop up box seperti Rajah 1.13 akan dipamerkan memaklumkan transaksi telah selesai dilakukan. Klik OK pada pop up box tersebut dan paparan akan kembali ke skrin sebelumnya. Maklumat yang dikemaskini dapat disemak/dilihat di paparan tersebut seperti di Rajah Rajah 1.13 : Paparan Transaksi berjaya 9

11 Rajah 1.14 : Paparan Selepas Klik OK Pada Pop Up Box B) Mengemaskini Stok Sedia Ada 1. PTj yang ingin membuat pengemaskinian kuantiti sotk hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut:- i. Semua aktiviti in stok hanya boleh dimasukkan berdasarkan sumber dokumen stok diperolehi seperti Pesanan Belian(PO), Baucer(BR) atau Jurnal (JL/GL/AP) yang berkaitan dalam senarai Sistem UIMS-FIS mengikut PTj masing-masing sahaja. Bagi dokumen selain di atas, kemasukan data perlu dipohon kepada Unit Aset, Stor & Pembangunan melalui borang UPSI/BEN/ASP/B-35. ii. PTj tidak dibenarkan membuat sebarang pelarasan stok sendiri. Pelarasan in atau out hanya boleh dilaksanakan oleh Unit Aset, Stor & Pembangunan sahaja. PTj perlu mengemukakan permohonan pelarasan melalui borang UPSI/BEN/ASP/B Langkah Pengemaskinian Maklumat Stok PTj Di Dalam Sistem UIMS-FIS i. Masuk ke laman web Sistem UIMS-FIS di dan pilih Cost Center (Rajah 1.15) ii. Masukkan username dan password (Rajah 1.16) 10

12 Rajah 1.15 Rajah Pilih Store Management. Klik pada Stock Item dan skrin seperti di Rajah 1.17 akan dipaparkan. Rajah Pilih Item Code yang ingin dikemaskini (Rajah 1.18). Tekan butang Check In dan skrin seperti di Rajah 1.19 akan terpapar. Rajah 1.18 Rajah

13 5. PTj perlu mengemaskini ruangan Documentation. Tekan F9 di ruang PO / BR / JL dan hanya senarai Pesanan Belian (PO) / Baucar (BR) / Jurnal (JL) yang berkaitan PTj tersebut akan dipaparkan. Kemudian masukkan alasan di ruangan Reason. Tekan butang Proceed. Rajah Seterusnya kemaskini maklumat stok yang ingin dimasukkan di ruangan New Quantity In dan tekan butang Update Quantity. Tekan no rujukan akan dijana di ruangan untuk menyimpan dan. Tekan butang Print untuk mencetak dan keluar. Skrin seperti di Rajah 1.17 akan dipaparkan semula. Ulangi langkah yang sama untuk mengemaskini stok yang lain. Rajah Sekiranya terdapat stok yang telah diluluskan untuk pelupusan atau kehilangan, rekod stok perlu turut dikemaskini melalui Sistem IMS-FIS. Permohonan pelarasan hendaklah dihantar kepada Jabatan Bendahari untuk tindakan pengemaskian/pelarasan (Quantity Out) mengikut langkah yang sama. 12

14 Memohon Stok Melalui Sistem IMS-FIS 5 1. Pemohon juga boleh memohon stok melalui Sistem IMS-FIS di bawah submodul Store Request Entry. Skrin ini merupakan alternatif sekiranya terdapat masalah permohonan melalui MyUPSI Portal. 2. Klik pada submodul Store Request Entry dan paparan seperti di Rajah 1.22 akan dipamerkan. Rajah 1.22 : Submodul Store Request Entry 3. Letak cursor pada bahagian Store Code dan tekan butang F9 pada papan kekunci. Senarai stor akan dipamerkan dan pengguna perlu memilih stor PTj masing-masing. Kemudian tekan butang enter pada papan kekunci dan cursor secara automatik akan ke bahagian Request By. Klik butang F9 dan senarai kakitangan PTj akan dipamerkan. Pilih nama kakitangan dan tekan butang enter pada papan kekunci. 4. Letak cursor pada bahagian Item Code dan tekan F9 untuk melihat senarai stok. Pilih stok dan lengkapkan kuantiti yang diperlukan di bahagian Qty Request. Maklumat pada bahagian Description dan Balance In Store akan dijana secara automatik. Klik butang save pada penjuru kiri atas halaman dan pop up box seperti Rajah 1.23 akan terpapar memaklumkan transaksi telah berjaya disimpan. 13

15 Rajah 1.23 : Paparan Transaksi Berjaya 5. Klik OK pada pop up box dan klik butang Apply yang berada di bawah halaman. Status permohonan akan bertukar dari ENTRY kepada APPLY. 6. Klik butang Print yang berada di bawah halaman untuk mencetak borang permohonan dan serahkan kepada pegawai stor untuk kelulusan. Meluluskan Permohonan Stok 6 1. Setelah menerima borang permohonan stok, pegawai yang bertanggungjawab perlu meluluskan atau tidak meluluskan permohonan stok melalui Sistem IMS-FIS di bawah submodul Store Request Approval/Cancellation. 2. Klik pada submodul tersebut dan paparan senarai permohonan yang dimohon melalui MyUPSI portal atau Sistem IMS-FIS seperti di Rajah 1.24 akan dipamerkan. Rajah 1.24 : Skrin Item Requisition Listing 14

16 3. Klik butang enter query dan masukkan nombor permohonan atau klik butang execute query. Butiran permohonan akan dipaparkan seperti Rajah Rajah 1.25 : Paparan Senarai Permohonan Yang Perlu Diluluskan 4. Klik pada hujung permohonan yang dipilih. Kemudian klik butang Detail yang berada di bawah halaman dan paparan seperti Rajah 1.26 akan dipamerkan. Rajah 1.26 : Paparan Butiran Yang Perlu Diluluskan 5. Masukkan kuantiti yang diluluskan pada bahagian Qty Distribute. 15

17 6. Klik pada hujung permohonan dan kemudian klik butang bagi permohonan yang diluluskan atau butang jika permohonan tidak diluluskan. Pop up box seperti Rajah 1.27 akan dipamerkan untuk meminta pengesahan dari pengguna. 7. Klik butang untuk mengesahkan kelulusan dan pop up box seperti Rajah 1.28 akan dipamerkan bagi memaklumkan transaksi berjaya diselesaikan. Kemudian klik butang. Rajah 1.27 : Pengesahan Transaksi Rajah 1.28 : Transaksi Berjaya 8. Paparan akan kembali kepada skrin sebelumnya seperti Rajah 1.29 dan status permohonan akan bertukar dari APPLY kepada PROSESSED. 16

18 Status Rajah Klik butang Print yang berada di penjuru kanan bawah halaman untuk mencetak borang agihan stok seperti di Rajah Rajah

19 Membuat Semakan Stok 7 1. Semakan Baki Stok 1.1 Untuk mengetahui baki stok di dalam Stor PTJ, pegawai stor boleh menyemak melalui submodul Store Management Query. Kemudian pilih submodul store Status Query seperti di Rajah 1.31 Rajah Paparan skrin seperti Rajah 1.32 akan dipamerkan. Pegawai stor boleh menyemak baki stok terkini melalui submodul ini. Rajah

20 2. Semakan Senarai Permohonan 2.1 Semakan senarai, status dan maklumat permohonan melalui Submodul Status Query Request Listing. 2.2 Klik pada submodul Request Listing dan paparan seperti di Rajah 1.33 akan dipamerkan. Rajah Klik butang Enter Query dan masukkan maklumat yang diperlukan atau klik butang Execute Query. Senarai permohonan akan dipamerkan seperti contoh di Rajah Rajah

21 3. Semakan Reorder Level Listing 3.1 Semakan Reorder Level Listing melalui submodul Reorder Limit (ROL) Listing. Senarai ROL akan dipamerkan seperti di Rajah Laporan ROL juga boleh terus dicetak melalui submodul ini dengan klik butang print yang berada di bahagian bawah paparan. Rajah 1.35 Laporan 8 1. Semakan laporan stok melalui submodul laporan. Buat masa ini sebanyak tiga (3) laporan boleh dijana melalui Sistem ini iaitu :- Bil. Nama Laporan Tujuan Contoh 1. Laporan Stok Mempamerkan jumlah kuantiti yang masuk dan keluar serta baki stok 2. Laporan senarai permohonan Mempamerkan senarai permohonan berserta status Rajah 1.37 Rajah Laporan Reorder Level (ROL) Mempamerkan senarai Laporan ROL Rajah

22 Bil. Nama Laporan Tujuan Contoh 4 Katalog Mempamerkan senarai stok Rajah Klik submodul store management report. Paparan seperti Rajah 1.36 akan dipamerkan. Kemudian, klik pada tab dan lengkapkan maklumat tarikh dan cost center untuk menjana laporan yang diperlukan. Rajah 1.36 Rajah 1.37 : Laporan Stok Mengikut tarikh yang diperlukan 21/23

23 Rajah 1.38: Laporan Permohonan Stok Rajah 1.39 : Laporan ROL 22/23

24 Rajah 1.40 : Laporan Kewangan Stok 23/23