PEMPROSESAN PERKATAAN MICROSOFT WORD

Transkripsi

1 PEMPROSESAN PERKATAAN MICROSOFT WORD 1. PENGENALAN Aplikasi pemprosesan perkataan yang digunakan ialah Microsoft Word MEMULAKAN APLIKASI WORD Untuk mendapatkan aplikasi Word : 1. Klik butang Start 2. Pilih Programs 3. Pilih Microsoft Word

2 3. TETINGKAP MICROSOFT WORD Rajah menunjukkan tetingkap aplikasi Microsoft Word 2000 * Titik Penyelitan (atau dikenali sebagai palang-i ) ialah kedudukan di mana teks baru akan diselitkan apabila teks ditaip atau ditampal (paste). 4. MEMBINA DOKUMEN BARU Untuk membina dokumen word yang baru: 1. Buka menu File. 2. Pilih New. 3. Kotak dialog New dibuka 4. Klik Blank Document 5. Klik butang OK 2

3 3

4 5. MEMASUK DAN MENGEDIT TEKS 1. Menaip Teks Skrin Word tidak seperti sehelai kertas kosong kerana anda boleh menaip di mana-mana yang anda suka. Titik penyelitan yang berkelip-kelip menandakan kedudukan di mana huruf boleh ditaip. Taipkan huruf untuk memasukkan teks. 2. Memulakan Paragraf Baru Untuk memulakan paragraf baru tekan kekunci Enter. 3. Bungkus Perkataan (Wordwrap) Apabila kita sampai ke penghujung baris semasa menaip jangan berhenti tetapi teruskan menaip. Word akan membungkus teks yang di hujung ke baris seterusnya secara otomatik. 4. Inden Menggunakan Kekunci Tab Untuk menginden baris pertama dalam sesuatu paragraf, tekan kekunci Tab. 5. Huruf Besar Untuk menjadikan semua huruf besar tanpa menekan kekunci Shift : 1. Tekan kekunci Caps Lock ( Caps Lock ) sebelum menaip teks. 2. Tekan semula kekunci Caps Lock untuk kembali kepada keadaan asal. 1 2 TEKNOLOGI MAKLUMAT Papan kekunci digunakan 6. Memadam Huruf Huruf-huruf yanbg telah ditaip boleh dipadam dengan menggunakan kekunci Delete atau Backspace. 4

5 6.1 Menggunakan Kekunci Delete Kekunci Delete memadam huruf yang berada di sebelah kanan kursor. Untuk melaksanakan pemadaman huruf menggunakan kekunci Delete: 1. Klik perkataan pada kedudukan di sebelah kiri huruf yang hendak dipadam 2. Tekan kekunci Delete ( Del ) 6.2 Menggunakan Kekunci Backspace Kekunci Backspace memadam huruf yang berada di sebelah kiri kursor. Untuk melaksanakan pemadaman huruf menggunakan kekunci Backspace : 1. Klik perkataan pada kedudukan di sebelah kanan huruf yang hendak dipadam. Back 2. Tekan Kekunci Backspace ( Space ) 7. MENYIMPAN FAIL Untuk menyimpan fail yang baru dibina: 1. Buka menu File. 2. Pilih Save As. 3. Kotak Dialog Save As dibuka. 4. Kenal pasti lokasi fail yang hendak disimpan. 5. Taipkan nama fail 6. Klik butang Save. 5

6 6

7 8. MEMBUKA DAN MENUTUP FAIL 8.1 Membuka Fail Untuk membuka fail yang telah dibina: 1. Buka menu File 2. Pilih Open 3. Kotak dialog Open dibuka 4. Dapatkan lokasi fail yang hendak dibuka. Klik fail yang dikehendaki. 5. Klik butang Open. 7

8 8.2 Menutup Fail Untuk menutup fail (dokumen word) : 1. Buka menu File. 2. Pilih Close 8

9 9. MEMILIH TEKS Teks boleh dipilih menggunakan kekunci dan tetikus. Penggunaan tetikus adalah lebih mudah berbanding dengan kekunci. 9.1 Memilih Satu Perkataan Untuk memilih satu perkataan sahaja : 1. Letakkan titik penyelitan pada perkataan 2. Dwi-klik butang tetikus kanan. 9.2 Memilih Satu Blok Teks Untuk memilih satu blok teks : 1. Letakkan titik penyelitan pada permulaan blok. 2. Tekan kekunci Shift 3. Klik pada Penghujung blok 9.3 Memilih Keseluruhan Teks Untuk memilih keseluruhan teks di dalam dokumen: 1. Buka menu Edit. 2. Plih Select All. 9

10 9.4 Jalan Pintas Menggunakan Tetikus Memilih Satu Baris Untuk memilih satu baris, halakan kursor ke kiri baris sehingga rupa bentuk kursor bertukar dan klik sekali Memilih Satu Paragraf Untuk memilih satu paragraf, klik tiga kali dalam paragraf yang hendak dipilih. 10. MENYALIN TEKS Menyalin teks bermaksud membuat salinan pada kedudukan baru tanpa membuang atau memadam teks asal. Untuk menyalin teks menggunakan alatan Piawai : 1. Pilih teks yang hendak disalin 2. Klik butang Copy dari bar alatan Piawai 3. Klik kepada kedudukan di mana teks hendak disalinkan 4. Klik butang Paste 11. MEMINDAHKAN TEKS Memindahkan teks bermaksud membuat salinan pada kedudukan baru dengan membuang atau memadam teks asal. Untuk menyalin teks menggunakan alatan Piawai : 1. Pilih teks yang hendak dipindahkan 2. Klik butang Cut dari bar alatan Piawai 3. Klik kepada kedudukan di mana teks hendak disalinkan 4. Klik butang Paste 10

11 12. MEMBUANG TEKS Membuang teks boleh dibuat sama ada menggunakan kekunci Delete atau menggunakan menu pintas Menggunakan Kekunci Delete Untuk membuang teks mengunakan kekunci Delete 1. Pilih teks yang hendak dibuang 2. Tekan kekunci Delete ( Del ) 12.2 Menggunakan Menu Pintas Untuk membuang teks menggunakan menu pintas : 1. Pilih teks yang hendak dibuang 2. Tekan butang kanan tetikus pada teks yang dipilih. 3. Satu menu pintas akan dibuka 4. Pilih Cut 13. HURUF LABUH Kadangkala dalam dokumen kita ingin menonjolkan huruf pertama dalam sesuatu paragraf. 11

12 Untuk menonjolkan huruf atau dikenali huruf labuh (Drop Cap): 1. Pilih huruf yang hendak dijadikan huruf labuh. 2. Buka menu Format 3. Pilih Drop Cap 4. Kotak dialog Drop Cap akan dibuka 5. Pilih format huruf labuh yang hendak dihasilkan. Sebagai contoh klik butang Dropped 6. Klik butang OK 12

13 14. PENJAJARAN TEKS Penjajaran (alignment) merujukan kepada bagaimana menentukan kedudukan teks. Pilihan penjajaran yang boleh dilaksanakan adalah : Penjajaran kiri. Teks akan terjajar ke kiri Penjajaran tengah. Teks akan terjajar ke tengah. Penjajaran kanan. Teks akan terjajar ke kanan Penjajaran terlaras. Teks akan terjajar di antara jidar kiri dan jidar kanan. Butang penjajaran terdapat pada Bar Alatan Pemformat (formatting toolbar) seperti berikut. : 13

14 Sebagai contoh, penjajaran tengah teks dapat dilakukan seperti berikut : 1. Pilih blok teks 2. Klik butang penjajaran tengah pada bar alatan pemformat 3. Klik butang kanan tetikus. 15. PELURU DAN PENOMBORAN OTOMATIK Peluru dan penomboran (Bullets and Numbering) adalah kaedah untuk membuat peluru dan penomboran secara otomatik kepada teks. Untuk membuat peluru atau penomboran kepada teks : 1. Pilih teks. 2. Klik butang Bullets pada Bar Alatan Pemformat, untuk menukar teks kepda senarai berpeluru 3. Klik butang Numbering, untuk menukar teks kepada senarai bernombor Menukar Stail Peluru Untuk menukar stail peluru : 1. Pilih teks 2. Buka menu Format 3. Pilih Bullets and Numbering 4. Kotak dialog Bullets and Numbering dibuka 5. Klik tab Bulleted 6. Pilih stail yang dikehendaki 7. Klik butang OK 14

15 15.2 Menukar Stail Penomboran Untuk menukar stail penomboran : 1. Pilih teks 2. Buka menu Format 3. Pilih Bullets and Numbering dibuka 4. Kotak dialog Bullets and Numbering dibuka 5. Klik tab Numbered 6. Pilih stail yang dikehendaki 15

16 7. Klik butang OK 16. INDEN TEKS Inden dan penjajaran adalah dua cara untuk mengawal kedudukan teks berkaitan dengan jidar kiri (left margin) atau jidar kanan (right margin) Inden akan menolak teks ke arah margin. Terdapat tiga jenis inden. 16

17 Inden kiri. Inden kiri menolak semua teks ke sebelah kiri jidar. Inden kanan. Inden kanan menolak semua teks ke sebelah kanan jidar. Inden baris pertama. Inden baris pertama memboehkan kita membezakan baris pertama daripada baris seterusnya di dalam perenggan. Jika anda tidak dapat melihat pembaris (Ruler) 1. Buka menu View 2. Pilih Ruler Untuk setkan inden : 1. Pilih perenggan. 2. Seret penanda inden di sepanjang pembaris (Ruler) 17. JIDAR Sebelum anda mula menaip teks adalah lebih baik untuk memastikan susun atur asas mukasurat adalah betul. Sebagai peraturan umum jadikan jidar Atas dan Bawah sekurang-kurangnya 0.5cm lebih besar daripada jidar Kepala dan Kaki. Untuk setkan jidar halaman dokumen : 1. Buka menu File 2. Pilih Page Setup 3. Kotak dialog Page Setup dibuka 4. Setkan jidar yang dikehendaki 5. Klik kepda Apply to : untuk menentukan bahagian mana jidar hendak disetkan 6. Klik butang OK 17

18 18. PANEL PERENGGAN Panel perenggan (Paragraph Panel) boleh mengendalikan inden, penjajaran dan jarak di antara perenggan. Untuk mendapakan panel perenggan : 1. Buka menu Format 2. Pilih Paragraph 3. Kotak dialog Paragraph dibuka Untuk setkan inden secara tepat : 4. Taipkan nilai inden atau gunakan butang anak panah untuk menaik dan menurunkan nilai. Untuk setkan ruang antara baris : 5. Pilih ruang di antara baris Ruang di antara baris boleh disetkan kepada 1, 1.5, 2 dan sebagainya. Untuk setkan ruang di antara sebelum dan selepas perenggan : 6. Setkan nilai ruang di antara sebelum (Before) dan selepas (After) perenggan dengan menggunakan butang anak panah 7. Klik OK 18

19 19. KEPALA DAN KAKI HALAMAN Jika anda hendak meletakkan nombor mukasurat dan juga tajuk dokumen pada setiap mukasurat satu cara yang mudah adalah dengan menggunakan kepala halaman (header) dan kaki halaman (footer). Kepala akan wujud pada bahagian atas setiap halaman. Manakala kaki akan wujud pada bahagian bawah setiap halaman. Untuk mendapaktan panel kepala halaman atau kaki halaman : 1. Buka menu View 2. Pilih Header and Footer. 20. UBAH JENIS, STAIL DAN SAIZ FON Untuk mengubah jenis dan stail fon : Plih satu perkataan / blok teks / keseluruhan teks kemudian : 1. Buka menu Format 2. Pilih Font. 19

20 3. Kotak dialog Font akan dibuka 4. Pilih sama ada: 1) Jenis fon 2) Stail fon 3) Saiz fon 5. Klik OK 20

21 21. MEMBINA LAJUR Untuk membina dokumen dalam bentuk lajur : Pertamanya pilih teks yang hendak diformatkan menjadi lajur. Jika keseluruhan dokumen hendak diformatkan menjadi lajur, klik pada dokumen tersebut. 1. Buka menu Format 2. Pilih Columns 3. Kotak dialog Columns akan dibuka 4. Tentukan stail lajur di bawah pilihan Presets 5. Tentukan ukuran lebar lajur di bawah pilihan Width and Spacing jika ingin mengubah dari ukuran lalian (sedia ada). 6. Klik petak Line between utnuk meletakkan garisan di antara lajur. 7. Kawasan Preview menggambarkan format lajur yang hendak dihasilkan 8. Klik butang OK 21

22 22. JADUAL 22.1 Membina Jadual Untuk membina jadual : 1. Klik kedudukan di mana jadual hendak diletakkan. 2. Buka menu Table. 3. Pilih Insert 4. Pilih Table 5. Kotak dialog Insert Table akan dibuka 6. Setkan bilangan baris dan lajur jadual yang hendak dibina 7. Klik butang OK 8. Klik sel dan taipkan teks 22

23 22.2 Menambah Baris Untuk menambah baris baru kepada jadual 1. Klik baris 2. Buka menu Table 3. Pilih Insert 23

24 4. Klik 1) Rows Above untuk memasukkan baris baru di atas baris yang dipilih 2) Rows Below untuk memasukkan baris baru di bawah baris yang dipilih. 5. Baris baru ditambah kepada jadual yang sedia ada 6. Klik pada sel baru dan taipkan teks 22.3 Menambah Lajur Untuk menambah lajur baru kepada jadual : 1. Klik lajur 2. Buka menu Table 3. Pilih Insert 4. Klik 1) Columns to the Left - untuk memasukkan lajur baru di sebelah kiri lajur yang dipilih. 24

25 2) Columns to the Right - untuk memasukkan lajur baru di sebelah kanan lajur yang dipilih. 5. Lajur baru ditambah kepada jadual yang sedia ada 6. Klik pada sel baru dan taipkan teks 22.4 Menukar Tinggi Baris dan Lebar Lajur Tinggi baris dan lebar lajur boleh ditukar sama ada menggunakan penunding atau menu Menggunakan penunding Untuk menukar tinggi baris dan lebar lajur menggunakan penunding : Gerakkan penunding kepada baris jadual Penunding bertukar kepada : Untuk menukar baris atau Untuk menukar lajur Klik butang kiri tetikus Seret tetikus : Untuk baris : 1. Seret ke atas untuk mengurangkan ketinggian baris 2. Seret ke bawah untuk meningkatkan ketinggian baris. Untuk lajur : 1. Seret ke kiri untuk mengurangkan kelebaran lajur 2. Seret ke kanan untuk membesarkan kelebaran lajur. 25

26 Menggunakan Menu Menu diguna untuk mendapakan tinggi dan lebar lajur secara tepat dengan lebih mudah. Untuk menukar tinggi atau lebar lajur dengan menggunakan menu : 1. Pilih lajur - Pilih baris jika hendak menukar baris. 2. Buka menu Table 3. Pilih Table Properties 4. Kotak dialog Table Properties akan dibuka 5. Klik tab Column. - untuk menukar lajur atau klik tab Row untuk menukar baris. 6. Tentukan lebar lajur yang dikehendaki 7. Klik butang OK 26

27 22.5 Membuang Baris dan Lajur Untuk membuang baris atau lajur : 1. Klik baris - Klik lajur untuk membuang lajur 2. Buka menu Table 3. Pilih Delete 4. Klik Rows - Klik Columns untuk membuang lajur 27

28 22.6 Sempadan dan Bebayang Jadual Stail Sempadan Untuk mengubah stail sempadan dalam jadual : Pertama sekali pilih jadual. 1. Buka menu Format 2. Pilih Borders and Shading 3. Kotak dialog Borders and Shading akan dibuka 4. Klik tab Borders 5. Pilih jenis sempadan yang dikehendaki 6. Tentukan stail, warna dan ketebalan sempadan 1) Pilih stail baris / sempadan 2) Klik anak panah untuk mendapatkan senarai pilihan ketebalan baris. 7. Klik butang OK 28

29 Menambah Bebayang Untuk menambah bebayang kepada jadual 1. Buka menu Format 2. Pilih Borders and Shading 3. Kotak dialog Borders and Shading akan dibuka 4. Klik tab Shading 5. Pilih warna yang dikehendaki 6. Klik anak panah Style untuk memilih corak yang dikehendaki 7. Klik butang OK 29

30 23. IMPOT GAMBAR 23.1 Clip Art Imej Clip Art adlaah imej yang sedia ada. Untuk mengimpot imej Clip Art ke dalam dokumen : Pertamanya letakkan kursor ke kedudukan di mana imej Clip Art hendak dimasukkan di dalam dokumen. 1. Buka menu Insert 2. Pilih Picture 3. Pilih Clip Art 4. Kotak dialog Insert Clip Art akan dibuka 5. Pilih (klik) kategori imej 6. Pilih (klik) clip art 7. Klik butang Insert Clip 30

31 8. Klik butang untuk menutup kotak dialog Insert Clip Art X 31

32 23.2 Impot dari Fail Untuk mengimport imej dari fail ke dalam dokumen : Pertamanya letakkan kursor di kedudukan di mana imej Clip Art hendak dimasukkan di dalam dokumen. 1. Buka menu Insert 2. Pilih Picture 3. Pilih From File 4. Kotak dialog Insert Pictures akan dibuka 5. Cari dan pilih gambar yang dikehendaki 6. Klik Insert 32

33 23.3 Mengecil dan Membesarkan Gambar Gambar juga boleh disetkan kedudukannya dengan mengunakan butang penjajaran kiri, kanan atau tengah. 33

34 24. WORDART WordArt membolehkan anda menghasilkan reka bentuk yang menarik. Untuk menghasilkan reka bentuk yang menarik menggunakan WordArt: 1. Buka menu Insert 2. Pilih Picture 3. Pilih WordArt 4. Kotak dialog WordArt Gallery akan dibuka 5. Pilih stail WordArt 6. Klik butang OK 7. Kotak dialog Edit WordArt Text akan dibuka 8. Taipkan teks. Sebagai contoh Selamat Datang 9. Klik butang OK 34

35 35

36 24.1 Mengubah Warna dan Bentuk Teks Untuk mengubah warna teks, panel WordArt diperlukan. Untuk mendapakan panel Word Art : 1. Buka menu View. 2. Pilih Toolbars 3. Pilih WordArt 4. Kotak dialog WordArt akan dibuka 36

37 Mengubah Warna Teks Untuk mengubah warna tek wordart : Pertama sekali pilih teks WordArt. 1. Klik butang Format WordArt 2. Kotak dialog Format WordArt akan dibuka 3. Klik Color pada bahagian Fill untuk menukar warna teks 4. Klik color pada bahagian Line utnuk menukar warna garisan tepi teks 5. Klik Dashed pada bahagian Line untuk menukar ketebalan garisan teks 6. Klik butang OK 37

38 Mengubah Bentuk Teks Untuk mengubah bentuk teks WordArt yang dibina : Pertama sekali pilih teks WordArt. 1. Klik butang WordArt shape 2. Panel bentuk teks dipaparkan. 3. Pilih bentuk yang dikehendaki 38

39 25. CARI DAN GANTI 25.1 Cari Cari digunakan untuk mengesan perkataan atau menyemak sama ada dokumen menganduangi perkataan yang dicari. Katakunci disetkan oleh pengguna. Untuk melakukan proses pencarian : 1. Buka menu Edit 2. Pilih Find 3. Kotak dialog Find and Replace akan dibuka 4. Taipkan perkataan yang hendak dicari 5. Klik Find Next untuk memulakan pencarian - Setelah dijumpai perkataan yang dicari klik semula Find Next untuk pencarian seterusnya. 6. Klik Cancel untuk menutup kotak dialog 39

40 25.2 Ganti Ganti akan mencari teks yang diberikan dan menggantikannya dengan perkataan yang baru. Untuk melakukan proses penggantian : 1. Buka menu Edit 2. Pilih Replace 3. Kotak dialog Find and Replace akan dibuka 4. Klik tab Replace 5. Taipkan perkataan yang hendak dicari 6. Taipkan perkataan yang hendak diganti 7. Klik Find Next untuk memulakan pencarian 8. Setelah perkataan yang dicari ditemui : 1) Klik Replace untuk menggantikan perkataan lama dengan perkataan yang baru - Tekan find Next untuk pencarian seterusnya. 2) Klik Replace all untuk menggantikan semua perkataan lama dengan yang baru secara otomatik. 9. Klik Cancel untuk menutup kotak dialog 40

41 41

42 26. SAIZ DAN ORENTASI KERTAS Untuk mengubah saiz dan orentasi kertas : 1. Buka menu File. 2. Pilih Page Setup 3. Kotak dialog Page Setup akan dibuka 4. Klik tab Paper Size 1) Klik kepala anak panah untuk mendapatkan senarai saiz kertas Untuk menentukan saiz kertas sendiri, masukkan parameter kertas (Width lebar kertas dan Height tinggi kertas ). 5. Pilih sama ada : Portrait atau Landscape untuk mengubah orentasi halaman 6. Klik butang OK 42

43 27. MENCETAK DOKUMEN Untuk mencetak dokumen : 1. Buka menu File 2. Pilih Print 3. Kotak dialog Print akan dibuka 4. Pilih pencetak 5. Tentukan julat halaman 1) Klik All- untuk mencetak semua halaman di mana kursor berada. 2) Klik Current page untuk mencetak halaman di mana kursor berada. 3) Klik Pages untuk mencetak julat halaman yang ditentukan sebagai contoh untuk hanya mencetak halaman 6 hingga 8, taipkan Tentukan bilangan salinan yang hendak dicetak. 6. Klik butang OK 43

44 44