[TUTORIAL ASAS UBS ACCOUNTING]

Transkripsi

1 UBS ACCOUNTING BAHAGIAN A : PENETAPAN SISTEM 1. Maklumat Syarikat 2. Kumpulan Debtor / Kreditor 3. Tempoh Perakaunan BAHAGIAN B : PENETAPAN MAKLUMAT 1. Membina Carta Akaun 2. Memasukkan Debtor 3. Memasukkan Kreditor BAHAGIAN C : PROSES TRANSAKSI 1. Penyediaan Batch 2. Memasukkan Transaksi BAHAGIAN D : LAPORAN PERNIAGAAN 1. Trial Balance 2. Profit & Lost 3. Balance Sheet 4. Laporan Berkaitan Debtor 5. Laporan Berkaitan Creditor zam@nadicom.biz M/S 1

2 1. Maklumat Syarikat 1.1. Housekeeping > Setup > General Setup 1.2. Paparan berikut akan kelihatan. BAHAGIAN A : PENETAPAN SISTEM 1.3. Sila isikan maklumat yang diperlukan mengikut keperluan syarikat pengguna Ruangan yang diperlukan adalah seperti berikut: Company Nama ; isikan nama syarikat Address ; isikan alamat syarikat (4baris) Company Type ; isikan jika berkaitan R.O.C. Ref. No. ; isikan nombor pendaftaran syarikat Company UEN ; hanya untuk syarikat di Singapura GST Registration No. ; masukkan no. GST syarikat anda. zam@nadicom.biz M/S 2

3 2. Kumpulan Debtor / Kreditor 2.1. Tetapan Kumpulan Debtor Tetapan asal adalah 3000 hingga 3000 yang membawa maksud hanya ada satu kumpulan debtor sahaja (contohnya Trade Debtor) yang dimulai dari 3000/000 hingga 3000/ZZZ Bagi yang ingin menyusun debtor kepada beberapa kumpulan anda bolehlah menyusunnya spserti contoh berikut : Trade Debtor ; Other Debtor ; Ini membawa maksud anda perlu menetapkan dalam General Setup kumpulan debtor dari 3000 hingga Tetapan Kumpulan Kreditor Tetapan asal adalah 4000 hingga 4000 yang membawa maksud hanya ada satu kumpulan kreditor sahaja (contohnya Trade Creditor) yang dimulai dari 4000/000 hingga 4000/ZZZ Bagi yang ingin menyusun debtor kepada beberapa kumpulan anda bolehlah menyusunnya spserti contoh berikut : Trade Creditor ; Other Creditor ; Ini membawa maksud anda perlu menetapkan dalam General Setup kumpulan kreditor dari 4000 hingga zam@nadicom.biz M/S 3

4 3. Tempoh Perakaunan 3.1. Pada ruangan Closing Date sila masukkan tarikh sehari sebelum anda memulakan perniagaan sebagai contoh jika anda memulakan perniagaan pada 1 Januari 2011 maka pada ruangan Closing Date anda perlu memasukkan tarikh 31 Disember Ruangan Starting Period dimasukkan nilai 1 manakala pada ruangan Closing Period dimasukkan nilai 12 yang membawa maksud bulan pertama dan bulan keduabelas. 4. Setelah anda selesai memasukkan maklumat yang diperlukan sila tekan butang Ok untuk menyimpan. zam@nadicom.biz M/S 4

5 1. Membina Carta Akaun 1.1. General > Maintain Genral Ledger BAHAGIAN B : PENETAPAN MAKLUMAT 1.2. Paparan yang muncul seperti berikut Sila ikuti langkah berikut bagi membuat akaun yang baru Bagi menambah akaun baru sila klik butang Add Masukkan No. Akaun pada ruangan Account Number Isikan ruangan A/C Description nama bagi akaun tersebut Sila masukkan ruangan Special Account sekiranya berkaitan Sila pilih jenis akaun pada ruangan Account Type Setelah selesai sila klik butang Save. zam@nadicom.biz M/S 5

6 2. Memasukkan Debtor 2.1. Debtor > Debtor File Maintainance 2.2. Sila klik butang Add pada paparan di bawah bagi menambah Debtor yang baru Isikan ruangan berikut Debtor No. ; masukkan no akaun bagi debtor ini Name ; Masukkan nama syarikat debtor Lain-lain maklumat sila masukkan ikut keperluan Sila tick butang Open Item Debtor bagi membolehkan fungsi knock-off transaksi berfungsi Setelah selesai, sila klik butang Save. zam@nadicom.biz M/S 6

7 3. Memasukkan Kreditor 3.1. Creditor > Maintain Creditors File 3.2. Sila klik butang Add bagi menambah Kreditor yang baru Isikan ruangan berikut Debtor No. ; masukkan no akaun bagi kreditor ini Name ; Masukkan nama syarikat kreditor Lain-lain maklumat sila masukkan ikut keperluan Sila tick butang Open Item Creditor bagi membolehkan fungsi knock-off transaksi berfungsi Setelah selesai, sila klik butang Save. zam@nadicom.biz M/S 7

8 1. Penyediaan Batch 1.1. Transaction > Organize Batch BAHAGIAN C : PROSES TRANSAKSI 1.2. Klik Add bagi menambah batch Isikan maklumat berikut Title nama batch (contohnya Transaksi, Jualan, Belian, Bank, dll) Pin kebenaran menggunakan batch (0-4) biasanya 0 bagi admin Period (masukkan period bagi bulan batch tersebut Sistem akan autosave setiap penambahan. Sila klik Exit apabila telah selesai pada bahagian ini Berikut adalah contoh batch yang siap di isi. zam@nadicom.biz M/S 8

9 2. Memasukkan Transaksi 2.1. Transaction > Maintain Transactions File 2.2. Paparan kerja transaksi adalah seperti berikut Terdapat 2 cara bagi memasukkan transksi iaitu secara double entry (Quick)dan secara satu persatu (Add) Bagi kaedah Quick adalah seperti berikut Klik Quick Masukkan Master Account (Contoh : Bagi memasukkan transaksi invois dan tunai masukkan akaun Sales sebagai Master Account. Setelah itu klik Ok zam@nadicom.biz M/S 9

10 Pada paparan berikut isikan ruangan berikut Batch No. masukkan no. batch Period masukkan period yang sama dengan tarikh transaksi Date masukkan tarikh transaksi A/C No. masukkan akaun kedua yang melibatkan transaksi antara Master Account Ref. No. masukkan no. bill Debit/Kredit masukkan nilai amoun pada ruangan yang betul Setelah selesai sila klik Save Bagi Kaedah Add adalah seperti berikut Klik Add Pada paparan berikut isikan ruangan berikut M/S 10

11 Batch No. masukkan no. batch Period masukkan period yang sama dengan tarikh transaksi Date masukkan tarikh transaksi A/C No. masukkan no. akaun Ref. No. masukkan no. bill Debit/Kredit masukkan nilai amoun pada ruangan yang betul Setelah selesai sila klik Save Anda perlu memasukkan nilai bagi sebelah credit yang berpasangan dengan transaksi sebelum ini Perkara yang perlu dimasukkan semula adalah A/C No. dan nilai amaun pada sebelah Credit Setelah selesai sila Save dan klik butang Accept bagi menyimpan transaksi yang baru dimasukkan tersebut M/S 11

12 1. Trial Balance a. Reports > Print Trial Balance BAHAGIAN D : LAPORAN PERNIAGAAN b. Setelah menentukan jenis dan pilihan-pilihan yang dikehendaki sila klik Ok. c. Paparan akan kelihatan dibawah. Sila klik Print bagi mencetak dokumen berkenaan atau klik Preview bagi melihat terlebih dahulu versi cetak sebelum mencetaknya. zam@nadicom.biz M/S 12

13 d. Berikut contoh Trial Balance bagi versi cetak. 2. Profit & Lost a. Reports > Print Profit & Lost b. Pada paparan yang baru muncul di bawah sila pilih jenis report dan pilih Period yang dikehendaki. Seterusnya klik Ok M/S 13

14 c. Paparan berikut akan kelihatan. Sila klik Print bagi mencetak dokumen berkenaan atau klik Preview bagi melihat terlebih dahulu versi cetak sebelum mencetaknya. d. Berikut contoh Trial Balance bagi versi cetak M/S 14

15 3. Balance Sheet a. Reports > Print Balance Sheet b. Setelah pilihan dibuat, sila klik butang Ok c. Paparan berikut akan kelihatan. Sila klik Print bagi mencetak dokumen berkenaan atau klik Preview bagi melihat terlebih dahulu versi cetak sebelum mencetaknya M/S 15

16 d. Berikut contoh Trial Balance bagi versi cetak M/S 16

17 4. Laporan Berkaitan Debtor a. Print Statements ; cetak rekod transaksi debit/kredit. b. Print Details Aging c. List Unpaid Bills 5. Laporan Berkaitan Creditor a. Print Statements ; cetak rekod transaksi debit/kredit. b. Print Details Aging c. List Unpaid Bills zam@nadicom.biz M/S 17