BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Transkripsi

1 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Overview Narasi Prosedur yang diusulkan sehubungan dengan penerapan sistem informasi akuntansi PT. Bali Hai Brewery Indonesia pada proses pembeliannya dimulai dari bagian Inventory Control mengecek Material Request Ordering Schedulle. Berdasarkan Material Request Ordering Schedulle tersebut, bagian Inventory Control dapat memperkirakan jumlah dan waktu pengiriman dari bahan baku yang akan dipesan ke supplier. Kemudian ketika diketahui bahwa sudah waktunya diadakan pemesanan, maka bagian Inventory Control membuat Purchase Requisition 2 rangkap. Purchase Requisition rangkap pertama dikirim ke bagian pembelian dan rangkap kedua untuk tujuan dokumentasi. Setelah bagian pembelian menerima Purchasing Request rangkap pertama, maka dibuatlah Purchase Order. Purchase Order ini terlebih dahulu harus diberi persetujuan Manajer Keuangan. Setelah Manajer Keuangan mengotorisasi Purchase Order tersebut, Purchase Order dicetak lalu difax kepada supplier. Purchase Order setelah dikirim via faximile kepada supplier maka akan dijadikan arsip oleh bagian pembelian. Bahan baku yang dikirim oleh supplier ke pabrik maka akan diterima oleh bagian Inventory Control. Bagian Inventory Control ini akan mengecek bahan baku yang diterima berdasarkan Purchase Order approved di database. Bagian Inventory Control kemudian mengecek kondisi bahan baku yang 79

2 80 diterima, jumlah bahan baku apakah sudah sesuai dengan Purchase Order dan Surat Jalan dari supplier. Kemudian setelah memeriksa kelengkapan dokumen dan ketersediaan bahan baku tersebut maka bahan baku yang diterima tersebut akan dipilih secara acak untuk dites kualitasnya di laboratorium. Kemudian bahan baku tersebut akan dimasukkan ke dalam gudang. Bagian laboratorium kemudian akan melakukan pengecekan terhadap bahan baku tersebut, apakah sudah memenuhi kriteria/standar yang telah ditetapkan perusahaan atau tidak. Setelah dilakukan tes, maka bagian laboratorium akan membuat Analisis Hasil Laboratorium sebagai acuan pihak Inventory Control bahwa bahan baku tersebut sudah bisa digunakan untuk proses produksi. Analisis Hasil Laboratorium ini hanya akan dicetak 1 rangkap untuk proses dokumentasi pihak laboratorium, sedangkan untuk bagian Inventory Control akan langsung melihat hasil Analisis Hasil Laboratorium ini melalui sistem yang ada, yang sudah terintegrasi. Setelah bagian Inventory Control menerima laporan Analisis Hasil Laboratorium b di jaringan komputernya, maka bagian Inventory Control membuat Receiving Report 3 rangkap, dimana rangkap pertama akan dikirim ke bagian Keuangan di kantor pusat, sebagai bukti bahwa bahan baku yang dipesan oleh bagian pembelian telah diterima sesuai kondisi yang telah ditetapkan, rangkap kedua akan dikirim ke bagian akuntansi untuk pencatatan pembukuan, dan rangkap ketiga sebagai bukti dokumentasi (arsip). Prosedur pengeluaran bahan baku dari gudang dimulai jika akan dimulai proses produksi. Proses produksi ini selalu dimulai oleh bagian Inventory Control yang melakukan pengecekan terhadap Material Request Ordering

3 81 Schedulle untuk mengetahui kapan akan dilakukan proses produksi oleh bagian produksi. Setelah itu, maka bagian Inventory Control akan menyiapkan bahan baku yang akan digunakan untuk proses produksi. Sebelum dilakukan pemindahan bahan baku ke bagian produksi, dibuatkan formulir Request For Material. Formulir Request For Material ini akan dicetak 2 rangkap, rangkap pertama dikirim ke bagian Akuntansi dan rangkap kedua untuk bukti dokumentasi (arsip). Setelah proses produksi selesai dilakukan, maka jika terjadi sisa bahan baku yang masih layak untuk digunakan pada proses produksi selanjutnya, bagian produksi akan memberitahukan via telepon bahwa terdapat bahan baku sisa hasil produksi. Kemudian bagian Inventory Control akan melakukan perhitungan terhadap sisa bahan baku tersebut. Setelah dilakukan perhitungan maka bagian Inventory Control membuat Bon Pengembalian Barang yang bertujuan untuk menambah jumlah persediaan bahan baku di gudang. Bon Pengembalian Barang ini dicetak 2 rangkap, dimana rangkap pertama dikirim ke bagian Akuntansi untuk proses pencatatan, dan rangkap 2 untuk dokumentasi (arsip). Satu minggu sebelum jadwal jatuh tempo bagian Akuntansi mengumpulkan dokumen-dokumen bukti seperti Puchase Order, Surat Jalan, Receiving Report dan Invoice. Kemudian dokumen-dokumen bukti ini diberikan kepada bagian keuangan untuk dibuatkan Payment Voucher-nya. Bagian keuangan harus meminta otorisasi Manajer Keuangan kemudian jika Manajer Keuangan menyetujui Payment Voucher maka Manajer Keuangan membuatkan cek sejumlah nominal yang tertera di Payment Voucher. Setelah

4 82 itu Payment Voucher dan cek diberikan ke Kasir untuk diurus pembayarannya kepada supplier. Pada setiap akhir bulan dilakukan perhitungan fisik bahan baku untuk mengecek apakah jumlah yang tercatat sesuai dengan jumlah bahan baku yang tersedia. Selain itu juga dibuat Laporan Persediaan. Material Request Ordering Schedulle ini berfungsi bagi bagian Inventory Control untuk melakukan pemesanan bahan baku kepada supplier ketika bahan baku sudah diperkirakan habis dan untuk melakukan proses produksi sesuai waktu yang telah dijadwalkan sehingga tidak terjadi kekurangan bahan baku produksi Identifikasi Event Event Internal Agent Start When Activity Membuat Inventory Ketika jadwal pada Mengecek MROS, Purchase Control Material Request Membuat Purchase Requisition Ordering Schedulle Requisition 2 sudah menunjukkan rangkap, untuk melakukan Mengirimkan pemesanan ulang. Purchase Requisition ke bagian Pembelian, Membuat Bagian Saat menerima Membuat PO, Purchase Pembelian Purchase Requisition Meminta otorisasi

5 83 Order Manajer Keuangan, Mengirim PO ke Supplier, Menerima Inventory Saat bahan baku Menerima dan Bahan baku Control diterima dari dari mengecek kondisi supplier bahan baku, Mencocokkan Surat Jalan, bahan baku dan PO, Menandatangani Surat Jalan, Mengirim sampel bahan baku ke bagian Laboratorium, Memasukkan bahan baku ke Gudang, Menguji Bagian Saat menerima bahan Menerima bahan Sampel Bahan Laboratorium baku dari Inventory baku dari Inventory baku Control Control, Menguji sampel bahan baku, membuat Analisis

6 84 Hasil Laboratorium, Membuat Inventory Setelah laporan Melihat Analisis Receiving Control Analisis Hasil Hasil Laboratorium, Report Laboratorium Membuat Receiving menunjukkan bahwa Report 3 rangkap, bahan baku lulus kualifikasi. Membuat Inventory Satu hari sebelum Menyiapkan bahan Request For Control proses produksi baku untuk proses Material dimulai produksi, Membuat Request For Material rangkap 2, Menerima Inventory Setelah selesai Melakukan Bahan baku Control produksi dan terdapat perhitungan Sisa Produksi bahan baku sisa terhadap bahan baku sisa, Membuat Bon Pengembalian Barang 2 rangkap, Melakukan Inventory Setiap akhir bulan Melakukan stock opname Control perhitungan fisik di dan Membuat gudang,

7 85 Laporan Membuat laporan stok opname, Membuat Laporan Persediaan. Melakukan Bagian Satu minggu sebelum Menerima dokumen Pembayaran Keuangan waktu jatuh tempo. buti dari bagian Kewajiban Akuntansi, Membuat Payment Voucher, Meminta otorisasi Payment Voucher kepada Manajer Keuangan, Menerima cek dari Manajer Keuangan, Memberikan cek dan Dokumen Bukti ke Kasir. Menerima tanda terima dari supplier. Tabel 4.1 Event Table

8 Activity Diagram Overview Activity Diagram Supplier Inventory Control Overview Activity Diagram PT Bali Hai Brewery Indonesia Bagian Pembelian Bagian Laboratorium Bagian Keuangan Komputer Ms_I : Inventory Membuat Purchase Requisition Tr_PR: Purchasing Requsition 2 1 {} {PR} 1 {PR ttd} Tr_PO: Purchase Order Membuat Purchase Order Ms_S : Supplier Mengirimkan Bahan Baku {Surat Jalan} Menerima Bahan Baku Tr_AHL: Analisa Hasil Lab Menguji Sampel Bahan Baku Membuat Receiving Report 3 {} 2 {} 1 {RR} {Analisa Hasil Lab} Tr_RR: Receiving Report Membuat Request For Material Tr_RFM: Request For Material 2 {} 1 {RFM} Ms_D: Departmen Tr_BPB: Bon Pengembalian Barang Menerima Barang Sisa Produksi 2 {} 1 {BPB} Melakukan Stock Opname dan Membuat Lapporan {Laporan Persediaan} {Laporan Stock Opname} {PO} {Surat Jalan} Ms_B: Bank {Invoice} {RR} Melakukan Pembayaran TR_PV: Payment Voucher {Cek} 1 {} {PV} 2 Gambar 4.1 Overview Activity Diagram

9 87 Pada overview activity diagram ini, dibagi-bagi berdasarkan beberapa swimlane, yang masing-masing swimlane tersebut merupakan actor yang terlibat dalam proses. Sedangkan untuk Activity-nya, proses analisis nya didapatkan dari setiap kegiatan yang terjadi pada suatu waktu tertentu, dimana actor yang terlibat dalam proses ini berinteraksi dengan sistem atau terjadi alur informasi didalamnya. Sedangkan untuk setiap formulir yang tertera pada gambar overview ini merepresentasikan alur formulir yang terjadi di dalam perusahaan tersebut pada bagian yang bersangkutan, yakni pembelian dan persediaan. Overview Activity Diagram ini merupakan gambaran secara umum, dimana gambar yang tertera diatas merupakan perwujudan dari analisis yang sebelumnya telah dilakukan untuk Event Table (lihat table 4.1) Workflow Table Actor Activities Membuat Purchase Requisition Inventory Control 1. Mengecek Material Request Ordering Schedulle 2. Mengentri Purchase Requisition Komputer 3. Menyimpan Purchase Requisition 4. Mencetak Purchase Requisition 2 rangkap 5. Mengirim Purchase Requisition rangkap 1 ke Bagian Inventory Control Pembelian 6. Mengarsip Purchase Requisition rangkap 2 Membuat Purchase Order

10 88 7. Menerima Purchase Requisition rangkap 1 dari bagian Bagian Pembelian Inventory Control 8. Membuat Purchase Order Komputer 9. Menyimpan Purchase Order Manajer Keuangan 10. Mengotorisasi Purhcase Order Bagian Pembelian Komputer 11. Mengecek Purchase Order yang sudah diotorisasi 12. Mencetak Purchase Order yang sudah diotorisasi Bagian Pembelian 13. Mengirim Purchase Order kepada Supplier via Faximile Menerima Bahan baku Inventory Control 14. Mengecek Purchase Order approved di database. 15. Menerima bahan baku dan Surat Jalan dari Supplier 16. Mencocokkan Purchase Order, bahan baku dan Surat Jalan 17. Menandatangani Surat Jalan 18. Mengirim sampel bahan baku (random) ke Bagian Laboratorium 19. Memasukkan bahan baku ke gudang Menguji Sampel Bahan baku Bagian Laboratorium 20.Menerima sampel bahan baku dari Inventory Control 21. Menguji sampel bahan baku 22. Mengentri Analisis Hasil Laboratorium Komputer 23. Menyimpan Analisis Hasil Laboratorium

11 Mencetak Analisis Hasil Laboratorium 25. Mengarsip Analisis Hasil Laboratorium Membuat Receiving Report Inventory Control 26. Melihat hasil konfirmasi Analisis Hasil Laboratorium 27. Mengentri Receiving Report Komputer 28. Menyimpan Receiving Report 29. Mencetak Receiving Report 3 rangkap 30. Mengirim Receiving Report rangkap 1 ke bagian Inventory Control Keuangan 31. Mengirim Receiving Report rangkap 2 ke bagian Akuntansi 32. Mengarsip Receiving Report rangkap 3 Membuat Request For Material 33. Mengecek jadwal produksi berdasarkan Material Inventory Control Request Ordering Schedulle 34. Menyiapkan bahan baku yang akan diproduksi 35. Mengentri Request For Material Komputer 36. Menyimpan Request For Material 37. Mencetak Request For Material 2 rangkap 38. Mengirim Request For Material rangkap 1 ke bagian Inventory Control Akuntansi 39. Mengarsip Request For Material rangkap 2 Menerima Bahan baku Sisa Produksi

12 Menerima laporan dari bagian Produksi bahwa terdapat Inventory Control bahan baku sisa produksi 41. Melakukan perhitungan terhadap jumlah bahan baku sisa 42. Mengentri Bon Pengembalian Barang Komputer 43. Menyimpan Bon Pengembalian Barang 44. Mencetak Bon Pengembalian Barang 2 rangkap 45. Mengirim Bon Pengembalian Barang rangkap 1 ke Inventory Control bagian Akuntansi 46.Mengarsip Bon Pengembalian Barang rangkap 2 Melakukan Stock Opname dan membuat Laporan 47. Menghitung jumlah persediaan fisik yang terdapat di Inventory Control gudang 48. Mengentri laporan stock opname Komputer Inventory Control Komputer 49. Mencetak laporan stock opname 50. Memilih periode laporan yang akan dicetak 51. Mencetak Laporan-laporan Melakukan Pembayaran Kewajiban 52. Mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti Bagian Akuntansi Purchase Order, Surat Jalan, Receiving Report dan Invoice. 53. Mengirimkan dokumen-dokumen tersebut ke bagian Keuangan. Bagian Keuangan 54. Menerima dokumen-dokumen bukti dari bagian

13 91 Akuntansi 55. Mengentri Payment Voucher Komputer 56. Menyimpan Payment Voucher 57. Mencetak Payment Voucher 2 rangkap Manajer Keuangan 58. Mengotorisasi Payment Voucher 59. Membuat cek sesuai nominal pada Payment Voucher 60. Mengirimkan cek dan Dokumen Bukti yang sudah diotorisasi ke Kasir. Kasir 61. Melakukan pembayaran kepada supplier 62. Menerima tanda terima dari supplier 63. Mengirim tanda terima ke bagian Akuntansi Bagian Akuntansi 64. Mengarsip tanda terima dari supplier. Tabel 4.2 Workflow Diagram

14 Detailed Activity Diagram Inventory Control Detailed Activity Diagram Membuat Purchase Requisition Komputer 1 Mengecek MROS Ms_I: Inventory 2 Mengentri PR Tr_PR: Purchase Requisition 3 Menyimpan PR 4 Mencetak PR 2 rangkap 1 {PR ttd} 2 1 {} {PR} 5 Mengirim PR rangkap 1 ke Bagian Pembelian 2 1 {PR ttd} 6 Mengarsip PR rangkap 2 Gambar 4.2 Detailed Activity Diagram Membuat Purchase Requisition

15 93 Bagian Pembelian Detailed Activity diagram Membuat Purchase Order Manajer Keuangan Komputer 1 {PR ttd} 7 Menerima PR rangkap 1 dari Inventory Control Ms_S: Supplier 8 Mengentri PO 9 Menyimpan PO 10 Mengotorisasi PO TR_PO: Purchase Order 11 Mengecek PO yang sudah diotorisasi 12 Mencetak PO yang sudah diotorisasi {PO} 13 Mengirim PO kepada Supplier via faximile Gambar 4.3 Detailed Acitivity Diagram Membuat Purchase Order

16 94 Inventory Control Detailed Activity Diagram Menerima Bahan Baku Komputer Tr_PO: Purchase Order 14 Mengecek PO Approved di database {Surat Jalan} 15 Menerima Bahan Baku dan surat Jalan dari Supplier 1 {PO ttd} {Surat Jalan} 16 Mencocokkan PO, Bahan Baku dan surat Jalan 17 Menandatangani Surat Jalan {Surat Jalan ttd} 18 Mengirim Sampel Bahan baku(random) Ke Bag Laboratorium 19 Memasukkan bahan baku ke gudang Gambar 4.4 Detailed Activity Diagram Menerima Bahan baku

17 95 Detailed Activity Diagram Menguji Sampel Bahan Baku Bagian Laboratorium Komputer 20 Menerima Sampel Bahan baku dari Inventory Control 21 Menguji Sampel Bahan baku Tr_AHL: Analisa Hasil Lab 22 Mengentri Analisa Hasil Lab 23 Menyimpan Analisa Hasil Lab 24 mencetak Analisa Hasil Lab {Analisa Hasil Lab} 25 mengarsip Hasil Analisa Lab Gambar 4.5 Detailed Activity Diagram Menguji Sampel Bahan baku

18 96 Inventory Control Detailed Activity Diagram Membuat Receiving Report Komputer AHL: Analisa Hasil Lab 26 Melihat Hasil konfirmasianalisa Hasil Lab Ms_S: Supplier 27 Mengentri RR RR: Receiving Report 28 Menyimpan RR 29 Mencetak RR 3 rangkap {RR} 1 {} {RR} {} Mengirim RR rangkap 1 ke Bagian Finance {RR} 2 31 Mengirim RR rangkap 2 Ke Bagian Accounting {RR} 3 32 Mengarsip RR rangkap 3 Gambar 4.6 Detailed Activity Diagram Membuat Receiving Report

19 97 Inventory Control Detailed Activity Diagram Membuat Request For Material Komputer 33 Mengecek Jadwal Produksi berdasarkan MROS Ms_D: Departmen 34 Menyiapkan Bahan baku yang akan diproduksi Tr_RFM: Request For Material 35 Mengentri RFM 36 Menyimpan RFM 37 Mencetak RFM 2 rangkap 1 {RFM} 2 {} 1 {RFM} 38 Mengirim RFM rangkap 1 ke Bagian Akuntansi {RFM} 2 39 Mengarsip RFM rangkap 2 Gambar 4.7 Detailed Activity Diagram Membuat Request For Material

20 98 Inventory Control Detailed Activity Diagram Menerima Barang Sisa Produksi Komputer 40 Menerima laporan dari Bagian Produksi bahwa terdapat bahan baku sisa produksi Ms_D: Departmen 41 Melakukan perhitungan terhadap jumlah barang sisa TR_BPB: Bon Pengembalian Barang 42 mengentri BPB 43 Menyimpan BPB 44 Mencetak BPB 1 {BPB} 2 {} 1 {BPB} 45 Mengirim BPB rangkap 1 ke Bagian Akuntansi {BPB} 2 46 Mengarsip BPB rangkap 2 Gambar 4.8 Detailed Activity Diagram Menerima Bahan baku Sisa Produksi

21 99 Detailed Activity Diagram Melakukan Stock Opname dan Membuat Laporan Inventory Control Komputer 47 Menghitung jumlah persediaan fisik yang ada di gudang 48 Membuat Laporan Stock Opname 49 Mencetak Laporan Stock Opname 50 Memilih periode Laporan yang akan dicetak {Lap Stock Opname} 51 Mencetak Laporan Persediaan {Laporan Persediaan} Gambar 4.9 Detailed Activity Diagram Melakukan Stock Opname dan Membuat Laporan

22 100 Detailed Activity Diagram Melakukan Pembayaran Kewajiban Bagian Akuntansi Bagian Keuangan Manajer Keuangan Kasir Komputer {PO} {Surat Jalan} {Invoice} {RR} 52 Mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti Purchase Order, Surat Jalan, Receiving Report dan Invoice 53 Mengirimkan dokumendokumen tersebut ke bagian Keuangan. 54 Menerima dokumen-dokumen bukti dari bagian Akuntansi Ms_B: Bank TR_PV: Payment Voucher 55 Mengentri Payment Voucher 56 Menyimpan Payment Voucher 57 Mencetak Payment Voucher 2 rangkap 1 {} {PV} 2 58 Mengotorisasi Payment Voucher TR_PV: Payment Voucher 59 Membuat cek sesuai nominal pada Payment Voucher {Cek} 60 Mengirimkan cek dan Dokumen Bukti yang sudah diotorisasi ke Kasir {Cek} {RR} {PO} {Cek} {RR} {PO} {Surat Jalan} {Invoice} {Surat Jalan} {Invoice} 61 Melakukan pembayaran kepada supplier {Tanda Terima} 62 Menerima tanda terima dari supplier {Tanda Terima} 63 Mengirim tanda terima ke bagian Akuntansi 64 Mengarsip tanda terima dari supplier Gambar 4.10 Detailed Activity Diagram Melakukan Pembayaran Kewajiban

23 UML Class Diagram PR header -No. PR -Date -Date Required -Reason of Urgency +New() +Save() +Delete() +Search() +Print() * PR detail -No. PR -Inventory Code -Quantity -Unit Ms_Supplier -Kode Supplier -Nama Supplier -Alamat -No. Telp -Fax -Contact Person +New() +Save() +Delete() +Search() 1..* * * 1..* PO header RR header -No. PO PV header AHL header -No. RR RFM header -Date -No. PV -No. AHL -Date -No. RFM -No. PR -Date -Date -No. PO -Date -Kode Supplier -No. PO -No. PR 1..* -Kode Supplier -Department -Approved By -Bank ID -Kode Supplier -Date Approved +New() +New() +New() Save() +New() +Save() +New() Save() +Delete() +Save() +Delete() +Save() +Delete() +Search() +Delete() +Search() +Delete() +Search() +Print() +Search() +Print() +Search() +Print() +Print() +Print() * 1..* 1..* 1..* 1..* PV detail RFM detail PO detail -No. PO -Inventory Code -Quantity -Harga AHL detail -No. AHL -Inventory Code -Quantity -Remarks 1..1 RR detail -No. RR -Inventory Code -Quantity -Remarks Ms_Bank -Kode -Deskripsi -Account Number +New() +Save() +Delete() +Search() -No. PV -No. RR -RR Date -No. PO -Ammount -No. RFM -Inventory Code -Quantity -Remarks Ms_Department -ID -Department +New() +Save() +Delete() +Search() 1..* BPB header -No. BPB -Date -No. RFM -Department +New() +Save() +Delete() +Search() +Print() * BPB detail -No. BPB -Inventory Code -Quantity RFM -Quantity BPB -Quantity * 1..* 1..* 1..* MS_INVENTORY -Inventory Code -Nama -Satuan -Min. Level -Harga +New() +Save() +Delete() +Search() 1..* 1..1 Ms_Satuan -ID -Deskripsi +New() +Save() +Delete() +Search() 1..* * 1..1 Tr_Stock Opname -Kode Barang -Deskripsi -Quantity +New() +Save() +Delete() +Search() Gambar 4.11 UML Class Diagram

24 102 Pada gambar class diagram diatas, masing-masing class yang ada mereprentasikan dari database yang dibuat. Misalnya untuk class Purchase Requistion, itu berarti terdapat database Purchase Requisition yang bertujuan untuk menampung data yang dientry ke dalam formulir. Sedangkan field-field yang tertera di dalam class tersebut diperoleh dengan menganalisis dari formulir perusahaan pada sistem yang sedang berjalan. Misalkan, dalam formulir Purchase Requistion sistem berjalan terdapat fieldfield sebagai berikut : No PR, Tanggal PR, Inventory Code, Quantity, Unit, Reason of Urgency. Kemudian dalam class Purchase Requisiton yang tertera diatas, field-field yang ada yakni : No PR, Date, Date Required, Reason of Urgency, Quantity, Unit, Inventory Code. Hal ini menunjukkan bahwa analisis class-class yang ada diatas didapatkan dari field-field yang ada pada formulir sistem yang berjalan.

25 Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan PT Bali Hai Brewery Indonesia Membuat Purchase Requisition Membuat Purchase Order Membuat Analisa Hasil Lab Membuat Receiving Report Membuat Request For Material Bagian Laboratorium Membuat Bon Pengembalian Barang Membuat Payment Voucher Mengentry hasil Stock Opname Bagian Keuangan Membuat Laporan Purchase Requsition Inventory Control Membuat Laporan Purchase Order Membuat Laporan Analisa Hasli Lab Bagian Pembelian Membuat Laporan Receiving Report Membuat Laporan Request For Material Membuat Laporan Bon Pengembalian Barang Membuat Laporan Payment Voucher Membuat Laporan Hutang Membuat Laporan Kekurangan Barang Membuat Laporan Pembelian per Barang Membuat Laporan Pembelian Barang Membuat Laporan Stok Barang Membuat Laporan Stock Opname Bagian Akuntansi Membuat Jurnal Gambar 4.12 Use Case Diagram

26 104 Gambar yang tertera pada use case terdiri dari actor dimana merepresentasikan pihak-pihak yang berinteraksi langsung dengan sistem yang dirancang, sedangkan kotak yang disebut dengan boundaries merupakan batasan antara sistem dengan user/actor tersebut, dan didalam boundaries itu terdapat gambar-gambar yang mewakili tampilan interface yang terjadi di sistem. Pada dasarnya gambaran use case ini adalah untuk memudahkan penjelasan interaksi antara actor dan sistem. 4.5 Rancangan Database Nama_file Primary key : Inventory : Inventory_Code Foreign_key : none Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan Inventory_Code 13 Character i inventory-tahun-kode Inventory_Nama 30 Character Nama Bahan Baku Satuan 6 Character Satuan Min_Level 6 Numeric Minimum Level Harga 15 Numeric Harga Satuan Tabel 4.3 Rancangan Database Inventory Nama_file Primary key : Supplier : Kode_Supplier Foreign_key : none

27 105 Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan Kode_Supplier 13 Character S Supplier-tahun-kode Nama_Supplier 30 Character Nama Supplier Alamat 30 Character Alamat Supplier No. Telp 10 Numeric Telepon Supplier Fax 10 Numeric Fax Supplier Contact Person 10 Numeric Contact Person Tabel 4.4 Rancangan Database Supplier Nama_file Primary key : Department : ID Foreign_key : none Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan ID 13 Character D Department-tahun-kode Nama 20 Character Nama Department Tabel 4.5 Rancangan Database Department Nama_file Primary key : Satuan : ID Foreign_key : none Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan

28 106 ID 14 Character SA Satuan-tahun-kode Nama 8 Character Nama Satuan Tabel 4.6 Rancangan Database Satuan Nama_file Primary key : Bank : Kode Foreign_key : none Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan Kode 13 Character B Bank-tahun-kode Deskripsi 30 Character Nama Satuan Account Numeric Nomor akun Tabel 4.7 Rancangan Database Bank Nama_file Primary key : PR header : No_PR Foreign_key : none Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan No_PR 14 Character PR Date 8 Date Tanggal PR Date_Required 8 Date Tanggal dibutuhkan Reason_of_Urgency 30 Character Alasan darurat

29 107 Tabel 4.8 Rancangan Database PR Header Nama_file Primary key : PR detail : No_PR Foreign_key : Inventory_Code Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan No_PR 14 Character PR Inventory_Code 10 Date Kode bahan baku Quantity 6 Numeric Jumlah permintaan Unit 8 Character Satuan Tabel 4.9 Rancangan Database PR Detail Nama_file Primary key : PO header : No_PO Foreign_key : No_PR, Kode_Supplier Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan No_PO 14 Character PO Date 8 Date Tanggal PO No_PR 14 Character No. PR Kode_Supplier 13 Character Kode Supplier Approved_By 30 Character Disetujui oleh Date_Approved 8 Date Tanggal disetujui Tabel 4.10 Rancangan Database PO Header

30 108 Nama_file Primary key : PO detail : No_PO Foreign_key : none Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan No_PO 14 Character PO Inventory_Code 13 Date Kode bahan baku Quantity 6 Numeric Jumlah pembelian Harga 15 Numeric Harga Tabel 4.11Rancangan Database PO Detail Nama_file Primary key : AHL header : No_AHL Foreign_key : No. PO Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan No_AHL 15 Character AHL Date 8 Date Tanggal AHL No_PO 14 Character No. Po Tabel 4.12 Rancangan Database AHL Header Nama_file Primary key : AHL detail : No_AHL Foreign_key : none

31 109 Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan No_AHL 15 Character AHL Inventory_Code 13 Character Kode bahan baku Quantity 6 Numeric jumlah Remarks 30 Character Keterangan Tabel 4.13 Rancangan Database AHL Detail Nama_file Primary key : RR header : No_RR Foreign_key : No_PO Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan No_RR 14 Character RR Date 8 Date Tanggal RR No_PO 14 Character No. Po No. RR 14 Character No. RR Kode_Supplier 13 Character Kode Supplier Tabel 4.14 Rancangan Database RR Header Nama_file Primary key : RR detail : No_RR Foreign_key : none Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan No_RR 14 Character RR Inventory_Code 13 Character Kode bahan baku

32 110 Quantity 6 Numeric Jumlah diterima Remarks 30 Character Keterangan Tabel 4.15 Rancangan Database RR Detail Nama_file Primary key : RFM header : No. RFM Foreign_key : Department Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan No_RFM 15 Character Date 8 Date Tanggal RFM Department 20 Character Departemen Tabel 4.16 Rancangan Database RFM Header Nama_file Primary key : RFM detail : No_RFM Foreign_key : none Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan No_RFM 15 Character RFM Inventory_Code 13 Date Kode bahan baku Quantity 6 Numeric Jumlah diminta Remarks 30 Character Keterangan Tabel 4.17 Rancangan Database RFM Detail

33 111 Nama_file Primary key : BPB header : No_BPB Foreign_key : No. RFM Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan No_BPB 15 Character BPB Date 8 Date Tanggal BPB No_RFM 15 Character No. RFM Department 20 Character Departemen Tabel 4.18 Rancangan Database BPB Header Nama_file Primary key : BPB detail : No_BPB Foreign_key : none Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan No_BPB 15 Character BPB Inventory_Code 13 Character Kode bahan baku Quantity_RFM 6 Numeric Jumlah diterima Quantity_BPB 6 Numeric Jumlah dikembalikan Remarks 30 Character Keterangan Tabel 4.19 Rancangan Database BPB Detail Nama_file Primary key : PV header : No_PV

34 112 Foreign_key : none Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan No_PV 14 Character PV Date 8 Date Tanggal PV Kode_Supplier 13 Character No. RFM Bank ID 13 Character Bank Tabel 4.20 Rancangan Database PV Header Nama_file Primary key : PV detail : No_PV Foreign_key : No. RR Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan No_PV 14 Character PV No_RR 14 Character No. RR RR Date 8 Date Tanggal RR No. PO 14 Character No. PO Ammount 15 Numeric Total Tabel 4.21 Rancangan Database PV Detail Nama_file Primary key : Tr_Stock Opname : Kode Barang Foreign_key : none Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan Kode Barang 13 Character I

35 113 Kode-tahun-kode Deskripsi 30 Character Nama Satuan Quantity 6 Number Kuantiti fisik Tabel 4.22 Rancangan Database Tr_StockOpname 4.6 Rancangan Formulir No. PR :(auto number) PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Date : dd-mm-yyyy Date Required :dd-mm-yyyy Reason of Urgency :xxxxxxxxxx Purchase Requisition No. Inventory Code Description Quantity Unit 1 I xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 2 I xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 3 I xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx Requested by: Approved by : Distribution : Original-Purchasing; copy1-arsip Inventory Control Gambar 4.13 Rancangan Formulir Purchase Requisition

36 114 PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Desa Setia Mekar Kec. Tambun Kabupaten Bekasi, Jawa Barat Telp , Fax Purchase Order No. PO : (auto number) No. Supplier : (auto number) Date : dd-mm-yyyy Nama Supplier : auto No. PR : auto Alamat Supplier: auto Approved By :xxxxxxx Date Approved :dd-mm-yyyy No. Inventory Code Description Quantity Harga 1 I xxxxxxxxxx I xxxxxxxxxx I xxxxxxxxxx Accepted by : PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Signature/Stamp : by Gambar 4.14 Rancangan Formulir Purchase Order

37 115 PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Analisis Hasil Laboratorium No. AHL :(auto number) Date :dd-mm-yyyy No. PO :auto No. Inventory Code Description Quantity Remarks 1 I xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 2 I xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 3 I xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx Issued by : Approved by : Gambar 4.15 Rancangan Formulir Analisis Hasil Laboratorium PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Receiving Report No. RR :(auto number) No. Supplier : auto Date :dd-mm-yyyy Nama Supplier:auto No. PO :auto Alamat :auto No. PR :auto No. Inventory Code Description Quantity Remarks 1 I xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 2 I xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 3 I xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx Approved by: Noted By: Received By: Distribution: original-finance, copy1-accounting, copy2-arsip Inventory Control Gambar 4.16 Rancangan Formulir Receiving Report

38 116 PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Request For Material No. RFM :(auto number) Date :dd-mm-yyyy Department :xxxxxxxx No. Inventory Code Description Quantity Remarks 1 I xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 2 I xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 3 I xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx Requsition Approved by Issued by Received by Distribution: original-accounting, copy1-arsip Inventory Control Gambar 4.17 Rancangan Formulir Request For Material PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Bon Pengembalian Barang No. BPB :(auto number) Date :dd-mm-yyyy No. RFM :auto Department :xxxxxxxx Quantity Quantity No. Inventory Code Description RFM BPB Remarks 1 I xxxxxxxxxx xxxxxxxx 2 I xxxxxxxxxx xxxxxxxx 3 I xxxxxxxxxx xxxxxxxx Return by : Approved by: Receipt by : Noted by : Distribution : original-accounting, copy1-arsip Inventory Control Gambar 4.18 Rancangan Formulir Bon Pengembalian Barang

39 117 PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Payment Voucher No. PV : (auto number) Supplier :S Date : dd-mm-yyyy Bank : B No. No. RR RR No. PO Amount Date 1 RR dd-mm-yy PO RR dd-mm-yy PO RR dd-mm-yy PO Issued By : Approved By: Received By : Distribution : Original-Purchasing; copy1-arsip Accounting Gambar 4.19 Rancangan Formulir Payment Voucher PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Stock Opname Kode Barang Deskripsi I xxxxxxxxxxx Quantity Gambar 4.20 Rancangan Formulir Stock Opname

40

41

42

43

44

45