BAB 4 RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN. 4.1 Struktur Organisasi, Uraian Tugas, dan Prosedur Yang Diusulkan

Transkripsi

1 BAB 4 RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN 4.1 Struktur Organisasi, Uraian Tugas, dan Prosedur Yang Diusulkan Struktur Organisasi 75

2 Direktur / Pemimpin Manager Umum Sekretaris Manager Penjualan Manager Pembelian Manager Keuangan Manager Akuntansi Manager Maketing Bag. Penjualan Bag. Pengiriman Bag. Quality Control Bag. Pembelian Bag. Gudang Bag. Piutang Bag. Keuangan Bag. Penagihan Bag. Akuntansi Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan yang Diusulkan 76

3 Uraian Tugas Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian yang ditambahkan dalam struktur organisasi yang diusulkan untuk PT. Sinar Alam Semesta Abadi : Ada penambahan 2 bagian yang dibawahi oleh Manager Keuangan, yaitu : 1. Bagian Piutang Tugas dan tanggung jawab Bagian Piutang sebagai berikut : Mengecek piutang pelanggan yang akan jatuh tempo Menghubungi pelanggan untuk konfirmasi piutang yang akan jatuh tempo Membuat Surat Tagih 2 rangkap Menghubungi Bagian Penagihan untuk menerima pembayaran dari pelanggan 2. Bagian Penagihan Tugas dan tanggung jawab Bagian Penagihan sebagai berikut : Melakukan penagihan kepada pelanggan dan menerima pembayaran dari pelanggan Menyerahkan pembayaran dari pelanggan ke Bagian Keuangan Menyerahkan Surat Tagih rangkap ke 2 ke Bagian Piutang Dan juga ada penambahan 1 bagian yaitu : 1. Manajer Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Manajer Akuntansi,yaitu :

4 78 Menerima laporan piutang dari Manajer Keuangan. Memeriksa laporan dan jurnal secara berkala. Bertanggung jawab keabsahan dan kelengkapan jurnal umum. 2. Bagian Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Bagian Akuntansi sebagai berikut : Bertanggung jawab kepada Manager Akuntansi Merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan atas semua aktivitas akuntansi Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas perpajakan Membuat jurnal dan laporan keuangan secara berkala Membuat Ledger dan Subledger setiap bulannya Prosedur Sistem penjualan pada PT. Sinar Alam Semesta Abadi dimulai pada saat pelanggan mendatangi bagian penjualan secara langsung atau via telephone untuk melakukan pemesanan barang. Lalu bagian penjualan akan mengecek stock barang terlebih dahulu dari master barang. Apabila barang tidak tersedia maka bagian penjualan akan mengentry barang pada Surat Pending Pesanan di komputer, dengan jangka waktu pending maksimal 1 bulan. Setelah barang ada maka Bagian Penjualan akan membuat Surat Pesanan (SP) 1 Rangkap.

5 79 Jika barang langsung tersedia maka Bagian Penjualan akan langsung mengentry dan secara otomatis stok barang akan terupdate pada MS Barang kemudian mencetak Surat Pesanan (SP) 1 rangkap untuk di arsip dan di simpan di database SP. Kemudian Bagian Penjualan akan mengecek status pelanggan pada Master Pelanggan. Bila pelanggan yang memesan adalah pelanggan baru maka bagian penjualan akan memasukan data pelanggan tersebut ke dalam MS Pelanggan, dengan ketentuan bahwa pelanggan baru tetap diberikan limit kredit dengan jumlah yang terbatas yang ditentukan oleh Manajer Penjualan. Selain itu pelanggan baru diwajibkan untuk memberikan uang muka sebesar 50% dari total pembelian pelanggan untuk setiap transaksi. Dan bila pelanggan yang memesan adalah pelanggan tetap/lama maka bagian penjualan akan mengecek data pelanggan dari MS pelanggan. Kemudian mengecek limit kredit bagi pelanggan pada MS Pelanggan. Apabila limit kredit pelanggan tersebut over limit(tidak mencukupi), maka Bagian Penjualan akan meminta kebijakan kepada Manajer Penjualan terlebih dahulu. Apabila Manajer Penjualan menyetujui maka akan memerintahkan Bagian Penjualan untuk melanjutkan transaksi. Namun apabila Manajer Penjualan tidak setuju,maka Bagian Penjualan memberikan konfirmasi kepada pelanggan. Kemudian pelanggan harus mengambil suatu kebijakan misalnya pelanggan akan mengurangi jumlah pesanan, atau dengan membayar piutang sebelumnya terlebih dahulu agar limit kreditnya dapat mencukupi ataupun dengan memberikan uang muka untuk mengurangi jumlah piutangnya. Kemudian Bagian Penjualan akan mengentry Faktur Penjualan berdasarkan database Surat Pesanan (SP) yang kemudian di simpan pada database Faktur dan

6 80 mencetak Faktur Penjualan (FP) 4 rangkap. Berdasarkan database Faktur, maka dapat langsung diketahui piutang per pelanggan. Potongan per barang dan diskon per transaksi yang ada pada Faktur diberikan apabila ada kebijakan dari pemilik perusahaan. Kemudian FP tersebut diserahkan ke bagian pengiriman dan Bagian Penjualan akan menghubungi Bagian Gudang via telephone untuk menyiapkan barang di database Daftar Surat Pesanan. Berdasarkan SP yang dilihat di database Daftar Surat Pesanan, Bagian Gudang menyiapkan barang sesuai dengan pesanan. Kemudian setelah barang siap Bagian Gudang akan mengentry Surat Jalan (SJ) berdasarkan database Surat Pesanan yang kemudian di simpan didatabase SJ dan mencetak SJ 2 rangkap. Bagian Gudang akan menyerahkan barang dan SJ 2 rangkap ke Bagian Pengiriman. Bagian Pengiriman akan mengirimkan barang, FP, dan SJ ke Pelanggan untuk meminta otorisasi pada FP dan SJ tersebut. Kemudian FP 4 rangkap dan SJ 2 rangkap yang sudah diotorisasi Pelanggan tersebut akan di serahkan ke: FP rangkap1 dan SJ rangkap1 ke Bagian Piutang untuk diarsip FP rangkap2 dan SJ rangkap2 ke Pelanggan. FP rangkap3 ke Bagian Penjualan untuk di arsip FP rangkap4 ke Bagian Akuntansi untuk di arsip. Seminggu mendekati jatuh tempo pembayaran, berdasarkan database FP, Bagian Piutang menghubungi Pelanggan melalui telephone untuk konfirmasi perihal jatuh tempo piutang pelanggan. Jatuh tempo pembayaran berdasarkan kebijakan yang telah di tetapkan perusahaan seperti adanya diskon apabila pembayaran dilakukan sebelum jatuh tempo dan adanya denda apabila pembayaran dilakukan melewati batas jatuh tempo.

7 81 Bila pelanggan yang dihubungi melalui telephone telah menyetujui pembayaran, maka Bagian Piutang membuat dan mencetak Surat Tagih (ST) sebanyak 2 rangkap berdasarkan database FP. Kemudian Bagian Piutang mengotorisasikan FP rangkap ke 1, SJ rangkap ke 1 dan ST 2 rangkap yang kesemuanya itu akan di bawa saat mendatangi pelanggan oleh Bagian Penagihan. Ketika Pelanggan membayar, Pelanggan diminta menandatangi ST 2 rangkap tersebut. Setelah ditandatangani, Bagian Penagihan memberikan FP rangkap ke 1, SJ rangkap ke 1, dan ST rangkap 1 ke Pelanggan. Sedangkan ST rangkap ke 2 dibawa kembali oleh Bagian Penagihan. Tetapi jika Pelanggan menunda pembayaran, maka pada penagihan berikutnya, pelanggan akan dikenakan sangsi sebesar 2% dari total utang atau pembayaran pada setiap bulan keterlambatan. Tetapi bila pelanggan membayar lebih awal dari tanggal jatuh tempo, maka perusahaan akan memberikan diskon 5% dari total utang atau pembayaran. Setelah selesai melakukan penagihan, Bagian Penagihan mendatangi Bagian Piutang untuk memberikan ST rangkap ke 2 sebagai bukti telah diterimanya pembayaran dari Pelanggan, dan kemudian ST tersebut akan di arsip. Sedangkan uang tunai atau cek /giro atau bukti transfer bank oleh Bagian Penagihan diberikan ke Bagian Keuangan. Kemudian Bagian Piutang akan mengupdate pelunasan piutang berdasarkan database FP dan Ms Pelanggan. Setiap bulannya, dari database FP, Bagian Akuntansi membuat jurnal pada database jurnal.

8 Activity Diagram Event Table Event Internal Agent Start when Activities in the event assuming responsibility 1. Memesan Bagian Penjualan Pelanggan - Mengecek stok barang barang memesan datang dari MS Barang langsung/via - Membuat Surat Pesanan telp (SP) - Mengecek data pelanggan dari MS Pelanggan - Mengecek limit kredit dari MS Pelanggan dan Database FP - Membuat Faktur Penjualan (FP) berdasarkan database SP 2. Menyiapkan Bagian Gudang Saat Bagian - Menyiapkan barang Barang Penjualan berdasarkan database SP memberitahukan - Membuat Surat Jalan pesanan (SJ) berdasarkan database SP

9 83 3. Mengirimkan Bagian Pengiriman Saat barang dan - Mengirimkan barang Barang SJ diserahkan - Menyerahkan FP dan SJ oleh Bagian ke pelanggan Gudang dan FP - Meminta tanda tangan diserahkan oleh pelanggan pada FP & SJ Bagian - Menyerahkan FP signed Penjualan dan SJ signed 4. Melakukan Bagian Piutang Saat menerima - Mengecek Piutang Penagihan FP signed dan - Membuat Surat Tagih SJ signed dari (ST) Bagian Pengiriman Bagian Penagihan Saat menerima - Melakukan penagihan FP signed dan - Menerima pembayaran SJ signed dan ST dari Bagian Piutang 5. Mengupdate Bagian Piutang Setelah - Menerima ST signed Pelunasan menerima ST - Mengupdate Pelunasan Piutang signed dari Piutang berdasarkan Bagian database FP Penagihan

10 84 6. Menjurnal Bagian Akuntansi Saat menerima FP signed dari - Menjurnal berdasarkan database FP Bagian Pengiriman Table 4.1 Event Table pada Sistem yang Diusulkan

11 Overview Activity Diagram Workflow Table Gambar 4.2 Overview Activity Diagram yang Diusulkan

12 Workflow Table Event Internal Agent Activities 1. Menerima Pesanan Pelanggan 1. Pelanggan datang langsung atau via telp/fax 2. Melakukan pemesanan Bagian Penjualan 3. Menerima pesanan 4. Mengecek stok barang pada MS Barang 5.1 Jika barang tidak ada, maka pesanan dipending (back order) 5.2 Jika barang ada, melanjutkan proses 6. Membuat Surat Pesanan (SP) 1 Rangkap 7. Mengecek data pelanggan pada MS Pelanggan 7.1 Jika pelanggan baru, memasukkan data pelanggan pada MS Pelanggan 7.2 Jika pelanggan lama, melanjutkan proses 8. Mengecek limit kredit pada MS Pelanggan 8.1 Jika limit melewati batas, maka

13 87 2. Menyiapkan Barang Bagian Penjualan Bagian Gudang Bagian Penjualan meminta kebijakan kepada Manajer Penjualan Apabila Manajer Penjualan setuju, maka Bagian Penjualan melanjutkan transaksi Apabila Manajer Penjualan tidak setuju,maka Bagian Penjualan akan meminta pertimbangan dari pelanggan 8.2 Jika limit masih ada, maka proses dilanjutkan 9. Membuat Faktur Penjualan (FP) 4 Rangkap pada database FP 10. Memberikan FP 4 rangkap ke Bagian Pengiriman 11. Memberitahukan pesanan pada Bagian Gudang via telephone 12. Menyiapkan barang berdasarkan SP pada database SP 13. Membuat Surat Jalan (SJ) 2 Rangkap pada database SJ 14. Menyerahkan barang, SJ 2 Rangkap

14 88 3. Mengirimkan Barang Bagian Pengiriman Pelanggan Bagian Pengiriman Bagian Piutang ke Bagian Pengiriman 15. Menerima barang, SJ 2 Rangkap dari Bagian Gudang 16. Menerima FP 4 Rangkap dari Bagian Penjualan 17. Mengirim barang dan dokumen ke pelanggan 18. Menerima barang dan dokumen dari Bagian Pengiriman 19. Menandatangani SJ 2 Rangkap dan FP 4 Rangkap 20. Menyerahkan SJ 2 Rangkap (signed) dan FP 4 Rangkap (signed) ke Bagian Pengiriman 21. Menerima SJ 2 Rangkap (signed) dan FP 4 Rangkap (signed) dari pelanggan 22. Menyerahkan SJ Rangkap 1(signed) dan FP Rangkap 1 (signed) ke Bagian Piutang 23. Menerima SJ Rangkap 1(signed) dan FP Rangkap 1 (signed) dari Bagian Pengiriman

15 89 Bagian Pengiriman 24. Menyerahkan SJ Rangkap 2(signed) dan FP Rangkap 2(signed) ke pelanggan Pelanggan 25. Menerima SJ Rangkap 2 (signed) dan FP Rangkap 2(signed) dari Bagian Pengiriman Bagian Pengiriman 26. Menyerahkan FP Rangkap 3 (signed) ke Bagian Penjualan Bagian Penjualan 27. Menerima FP Rangkap 3(signed) dari Bagian Pengiriman Bagian Pengiriman 28. Menyerahkan FP Rangkap 4 ke Bagian Akuntansi 4. Menagih Bagian Piutang 29. Menerima FP Rangkap 1(signed) dan SJ Rangkap 1 (signed) dari Bagian Pengiriman 30. Mengecek piutang yang akan jatuh tempo 31. Menghubungi pelanggan Pelanggan Bagian Piutang 32. Menyetujui pembayaran 33. Membuat Surat Tagih (ST) 2 Rangkap pada database ST 34. Menyerahkan FP Rangkap 1 (signed), SJ Rangkap 1(signed) dan

16 90 ST 2 Rangkap ke Bagian Penagihan Bagian Penagihan 35. Menerima FP Rangkap 1(signed), SJ Rangkap 1(signed) dan ST 2 Rangkap dari Bagian Piutang 36. Melakukan penagihan Pelanggan Bag.Penagihan 37. Melakukan pembayaran 38. Menerima pembayaran 39. Menyerahkan FP Rangkap 1 (signed), SJ Rangkap 1(signed) dan ST 2 Rangkap ke pelanggan Pelanggan 40. Menerima FP Rangkap 1(signed), SJ Rangkap 1(signed) dan ST 2 Rangkap dari Bagian Penagihan 41. Menandatangani ST 2 Rangkap 42. Menyerahkan ST 2 Rangkap (signed) ke Bagian Penagihan Bagian Penagihan 43. Menerima ST 2 Rangkap (signed) dari pelanggan 44. Menyerahkan ST Rangkap 1 (signed) ke pelanggan Pelanggan 45. Menerima ST Rangkap 1(signed) dari Bagian Penagihan Bagian Penagihan 46. Menyerahkan ST Rangkap 2

17 91 (signed) ke Bagian Piutang Bag.Penagihan 47. Menyerahkan pembayaran ke Bagian Keuangan Bag.Keuangan 48. Menerima pembayaran dari Bagian 5. Mengupdate Pelunasan Piutang Bagian Piutang Penagihan 49. Menerima ST Rangkap 2 (signed) dari Bagian Penagihan 50. Mengupdate pelunasan piutang berdasarkan ST rangkap ke-2 (signed) 51. Mengarsip ST rangkap ke-2 6. Menjurnal Bagian Akuntansi 52. Menerima FP Rangkap 4 (signed) dari Bagian Pengiriman 53. Menjurnal berdasarkan database FP Table 4.2 Workflow Table pada Sistem yang Diusulkan

18 Detailed Activity Diagram Detailed Diagram Event Memesan Barang Gambar 4.3 Detailed Diagram Event Memesan Barang

19 93 Detailed Diagram Event Menyiapkan Barang Bag.Penjualan Bag.Gudang Database Memberitahukan pesanan Ke bag.gudang Menyiapkan Barang SP Membuat SJ 2R SJ 2R Menyerahkan barang, SJ 2 R ke Bag pengiriman SJ Gambar 4.4 Detailed Diagram Event Menyiapkan Barang

20 94 Detailed Diagram Event Mengirimkan Barang Gambar 4.5 Detailed Diagram Event Mengirimkan Barang

21 95 Detailed Diagram Event Melakukan Penagihan Bag. Piutang Pelanggan Bag. Penagihan Bag. Keuangan Database FP R1 ( signed) SJ R1 ( signed) Menerima FP R1 signed dan SJ R1 signed Mengecek piutang Yg akan jatuh tempo FP Menghubungi pelanggan Menyetujui pembayaran Membuat surat tagih 2R ST 2R ST Menyerahkan FP R1 signed dan Sj R1 signed dan ST 2R Ke bag. penagihan FP R1 ( signed) SJ R1 ( signed) Menerima FP R1 signed, SJ R1 signed Dan ST 2R Melakukan penagihan Membayar Menerima pembayaran ST 2R Menyerahkan FP R1 signed, SJ R1 signed, dan ST 2R Ke pelanggan Menerima FP R1 signed, SJ R1 signed Dan menandatangani ST 2R ( Signed)

22 Gambar 4.6 Detailed Diagram Event Melakukan Penagihan 96

23 97 Detailed Diagram Event Mengupdate Pelunasan Piutang Bag.Piutang Database ST R2 (signed) Menerima ST R2 signed Dr bag.penagihan Mencatat pelunasan piutang FP Pelanggan Gambar 4.7 Detailed Diagram Event Mengupdate Pelunasan Piutang

24 98 Detailed Diagram Event Menjurnal Gambar 4.8 Detailed Diagram Event Menjurnal

25 UML Class Diagram Gambar 4.9 UML Class Diagram

26 Use Case Diagram Sistem Informasi Penjualan & Piutang Dagang Pada PT.Sinar Alam Semesta Abadi Mengecek data pelanggan Mengecek limit kredit Bag.Penjualan Membuat Surat Pesanan Mencetak Faktur Penjualan Mencetak Laporan Membuat Surat Jalan Bag.Gudang Mencetak ST Mengupdate piutang Bag.Piutang Mencetak Laporan Mencetak Laporan Menjurnal Bag.Akuntansi Gambar 4.10 Use Case Diagram

27 Rancangan Database 1. Nama Table Keterangan : MS_Pelanggan : Master_Pelanggan Primary Key : Kode_Pelanggan No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. Kode_Pelanggan 6 Text Kode_Pelanggan 2. Nama 30 Text Nama Pelanggan 3. Alamat 50 Text Alamat Pelanggan 4. Wilayah 20 Text Wilayah 5. Telp 13 Text Telphone Pelanggan 6. Term 20 Text Term 7. Limit Kredit 9 Number Limit kredit 8. Kontak 15 Text Kontak 9. Telp Kontak 15 Text Telephone Kontak 10. Hp Kontak 15 Text Handphone Kontak 11. Komentar 100 Text Komentar 12. Alamat Tagih 50 Text Alamat Penagihan

28 Nama Table Keterangan : MS_Barang : Master_Barang Primary Key : Kode_Barang No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. Kode_Barang 6 Text Kode_Barang 2. Nama Barang 30 Text Nama Barang 3. Tipe 10 Text Tipe Barang 4. Ukuran 10 Text Ukuran Barang 5. Satuan 5 Text Satuan Barang 6. Harga 8 Number Harga Barang 7. Stok 5 Number Stok Barang 3. Nama Table Keterangan : MS_Akun : Master_Akun Primary Key : No_Reff No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. No Reff 3 Text No Reff 2. Akun 20 Text Nama Akun

29 Nama Table Keterangan : MS_Karyawan : Master_Karyawan Primary Key : Kd_Karyawan No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. Kd_Karyawan 6 Text Kode_Karyawan 2. Nama_Karyawan 30 Text Nama Karyawan 3. Alamat_Karyawan 50 Text Alamat Karyawan 4. Telp_Karyawan 13 Text Telp Karyawan 5. Jabatan 20 Text Jabatan Karyawan 5. Nama Table Keterangan : MS_Perkiraan : Master_Perkiraan Primary Key : Kode Jurnal No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. Kode Jurnal 3 Text Kode Jurnal 2. Nama Jurnal 20 Text Nama Jurnal

30 Nama Table Keterangan : SP_Header : Surat_Pesanan_Header Primary Key : No_SP Foreign Key : Kode_Pelanggan, No_Pending No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. No_SP 6 Text No_Surat_Pesanan 2. Tanggal 8 Date/Time Tanggal Surat Pesanan 3. No_Pending 6 Text No Surat Pending Pesanan 4. Kode_Pelanggan 6 Text Kode_Pelanggan 5. Term 20 Text Term 6. Discount 3 Number Discount 7. Uang Muka 9 Number Uang Muka 8. Keterangan 50 Text Keterangan

31 Nama Table Keterangan : SP_Detail : Surat_Pesanan_Detail Primary Key : No_SP Foreign Key : Kode_Barang No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. No_SP 6 Text No_Surat_Pesanan 2. Kode_Barang 6 Text Kode_barang 3. Qty 4 Number Quantity 4. Harga 8 Number Harga 5. Potongan 5 Number Potongan

32 Nama Table Keterangan : Faktur_Header : Faktur_Header Primary Key : No_Faktur Foreign Key : No_SP No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. No_Faktur 6 Text No_Faktur 2. Tanggal 8 Date/Time Tanggal 3. No_SP 6 Text No_Surat_Pesanan 4. Kode_Pelanggan 6 Text Kode_Pelanggan 5. Tgl_Jth_Tempo 8 Date/Time Tanggal_Jatuh_Tempo 6. Discount 3 Number Discount 7. Uang Muka 9 Number Uang Muka 8. Status Bayar 1 Text Status Bayar 9. Term 20 Text Term 10. Keterangan 50 Text Keterangan

33 Nama Table Keterangan : Faktur_Detail : Faktur_Detail Primary Key : No_Faktur Foreign Key : Kode_Barang No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. No_Faktur 6 Text No_Faktur 2. Kode_Barang 6 Text Kode_Barang 3. Qty 4 Number Quantity 4. Potongan 5 Number Potongan 5 Harga 8 Number Harga

34 Nama Table Keterangan : SJ_Header : Surat_Jalan_Header Primary Key : No_SJ Foreign Key : No_SP No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. No_SJ 6 Text No_Surat_Jalan 2. Tanggal 8 Date/Time Tanggal Surat Jalan 3. No_SP 6 Text No_Surat_Pesanan 4. No_Kendaraan 8 Text No_Kendaraan 5. Kode_Pelanggan 6 Text Kode_Pelanggan 6. Alamat 50 Text Alamat_Kirim 7. Pengirim 20 Text Pengirim

35 Nama Table Keterangan : SJ_Detail : Surat_Jalan_Detail Primary Key : No_SJ Foreign Key : Kode_Barang No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. No_SJ 6 Text No_Surat_Jalan 2. Kode_Barang 6 Text Kode_Barang 3. Qty 4 Number Quatity 12. Nama Table Keterangan : ST_Header : Surat_Tagih_Header Primary Key : No_ST Foreign Key : Kode_Pelanggan No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. No_ST 6 Text No_Surat_Tagih 2. Kode_Pelanggan 6 Text Kode_Pelanggan 3. Tanggal 8 Date/Time Tanggal_Tagih

36 Nama Table Keterangan : ST_Detail : Surat_Tagih_Detail Primary Key : No_ST Foreign Key : No_Faktur No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. No_ST 6 Text No_Surat_Tagih 2. No_Faktur 6 Text No_Faktur 3. Tanggal 8 Date/Time Tanggal_Faktur 4. Tgl_Jth_Tempo 8 Date/Time Tanggal_Jatuh_Tempo 5. Denda 7 Number Denda 6. Total 10 Number Total (Nominal)

37 Nama Table Keterangan : Surat_Pending_Pesanan_Header : Surat_Pending_Pesanan_Header Primary Key : No_Pending Foreign Key : Kode_Pelanggan No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. No_Pending 6 Text No_Pending 2. Tanggal 8 Date/Time Tanggal 3. Tgl_Konfirmasi 8 Date/Time Tanggal_Konfirmasi 4. Kode_Pelanggan 6 Text Kode_Pelanggan 5. Keterangan 50 Text Keterangan

38 Nama Table Keterangan : Surat_Pending_Pesanan_Detail : Surat_Pending_Pesanan_Detai Primary Key : No_Pending Foreign Key : Kode_Barang No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. No_Pending 6 Text No_Pending 2. Kode_Barang 6 Text Kode_Barang 3. Qty 4 Number Quantity 4. Harga 8 Number Harga

39 Nama Table Keterangan : Pelunasan_Piutang : Pelunasan_Piutang Primary Key : No_Pelunasan Foreign Key : No_Faktur No Nama Field Panjang Type Keterangan 1. No_Pelunasan 6 Text No_Pelunasan_Piutang 2. Tanggal 8 Date/Time Tanggal 3. No_Faktur 6 Text No_Faktur 4. Total Faktur 10 Number Total Faktur 5. Discount 3 Number Discount 6. Denda 7 Number Denda

40 Rancangan Formulir PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Surat Pesanan Nama Pelanggan : No Surat Pending : Tgl Surat Pending : Alamat Pengirim : No Surat Pesanan : Tgl Surat Pesanan : Keterangan : Termin : Kode barang Nama barang Tipe Ukuran Satuan Qty Pelanggan Bag. Penjualan Manajer Penjualan ( ) ( ) ( ) Gambar 4.11 Rancangan Form Surat Pesanan

41 115 PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Surat Pending Order Nama Pelanggan : No Surat Pending: Alamat : Tgl Surat Pending : Keterangan : Tgl Konfirmasi : Kode Nama Barang Tipe Ukuran Satuan Qty Harga Total Grand Total : Pelanggan Manajer Penjualan ( ) ( ) Gambar 4.12 Rancangan Form Surat Pending Order

42 116 PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Faktur Penjualan Nama Pelanggan: No Surat Pesanan: No Faktur : Alamat penagihan : Tgl Faktur: Tgl Jatuh Tempo : Keterangan: Termin: Kode Nama barang Tipe Ukuran Merk Qty Harga Total Total Harga : Diskon : Uang Muka : Grand Total : Pelanggan Bag. Pelanggan Manajer Penjualan ( ) ( ) ( ) Gambar 4.13 Rancangan Form Faktur Penjualan

43 117 PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Surat Jalan Kode Pelanggan : No Surat Jalan: Tgl Surat Jalan: Alamat Kirim: No Faktur: Kode Nama Barang Qty Nama pengirim: No Kendaraan: Keterangan: Pelanggan Bag Gudang Bag Pengiriman ( ) ( ) ( ) Gambar 4.14 Rancangan Form Surat Jalan

44 118 PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Surat Tagihan Nama Pelanggan : No Surat Tagih: Tgl: Alamat Penagihan : Keterangan : No Faktur Tgl Faktur Tgl Jatuh Tempo Denda Nominal Total Total : Pelanggan Bag Penagihan Bag Piutang ( ) ( ) ( ) Gambar 4.15 Rancangan Form Surat Tagih

45 Rancangan Layar Log in Ke Menu Utama Gambar 4.16 Rancangan Layar Menu Login

46 120 Klik ke Master Akun Klik ke Master Pelanggan Klik ke Master Barang Gambar 4.17 Rancangan Layar Menu Utama Master

47 121 Untuk Menyimpan Hasil Operasi Input Pelanggan Baru Untuk Membatalkan Operasi Input Pelanggan Baru Untuk Menambah Daftar Pelanggan Yang Baru Untuk Menghapus Daftar Pelanggan Gambar 4.18 Rancangan Layar Menu Master Pelanggan Untuk Menyimpan Hasil Operasi Input Untuk Membatalkan Operasi Input Secara Keseluruhan Gambar 4.19 Rancangan Layar Term Pada Master Pelanggan

48 122 Untuk Menambah Daftar Barang Baru Untuk Menghapus Daftar Barang Untuk Mengubah Daftar Barang Untuk Menyimpan Hasil Operasi Input Barang Baru Untuk Membatalkan Operasi Input Barang Baru Gambar 4.20 Rancangan Layar Menu Master Barang

49 123 Untuk Mengubah Data Akun Gambar 4.21 Rancangan Layar Menu Master Akun

50 124 Klik ke Surat Pesanan Pelanggan Gambar 4.22 Rancangan Layar Menu Utama Surat Pesanan Pelanggan

51 125 Untuk Menghapus Operasi Input Nama Barang Secara Satu per Satu Untuk Menampilkan Data Nama Barang Untuk Membatalkan Operasi Input Secara Keseluruhan Untuk Menyimpan Hasil Operasi Input Gambar 4.23 Rancangan Layar Surat Pesanan

52 126 Klik berdasarkan kolom Klik Kata Kunci Klik Ascending Klik Descending Gambar 4.24 Rancangan Layar Search Pelanggan pada Surat Pesanan

53 127 Klik ke Surat Pending Pesanan Gambar 4.25 Rancangan Layar Menu Utama Surat Pending

54 128 Untuk Menghapus Operasi Input Nama Barang Secara Satu per Satu Untuk Menampilkan Data Nama Barang Untuk Membatalkan Operasi Input Secara Keseluruhan Untuk Menyimpan Hasil Operasi Input Gambar 4.26 Rancangan Layar Surat Pending

55 129 Klik berdasarkan kolom Klik Kata Kunci Klik Ascending Klik Descending Gambar 4.27 Rancangan Layar Search Pelanggan pada Surat Pending Pesanan

56 130 Klik ke Faktur Pesanan Gambar 4.28 Rancangan Layar Menu Utama Faktur Penjualan

57 131 Untuk Membatalkan Operasi Input Secara Keseluruhan Untuk Menyimpan Hasil Operasi Input Gambar 4.29 Rancangan Layar Faktur Penjualan

58 132 Klik berdasarkan kolom Klik Kata Kunci Klik Ascending Klik Descending Gambar 4.30 Rancangan Layar Search No SP pada Faktur Pelanggan

59 133 Klik ke Surat Jalan Gambar 4.31 Rancangan Layar Menu Utama Surat Jalan

60 134 Untuk Menyimpan dan Mencetak Surat Jalan Untuk Membatalkan Proses Input Surat Jalan Gambar 4.32 Rancangan Layar Surat Jalan

61 135 Klik berdasarkan kolom Klik Kata Kunci Klik Ascending Klik Descending Gambar 4.33 Rancangan Layar Search No SP pada Surat Jalan

62 136 Klik ke Surat Tagihan Gambar 4.34 Rancangan Layar Menu Utama Surat Tagih

63 137 Untuk Menyimpan dan Mecetak Surat Tagihan Untuk Membatalkan Proses Input tagihan Gambar 4.35 Rancangan Layar Surat Tagih

64 138 Klik berdasarkan kolom Klik Kata Kunci Klik Ascending Klik Descending Gambar 4.36 Rancangan Layar Search Pelanggan pada Surat Tagih

65 139 Klik ke Daftar Pending Pesanan Gambar 4.37 Rancangan Layar Menu Utama Daftar Pending Pesanan

66 Gambar 4.38 Rancangan Layar Daftar Pending Pesanan 140

67 141 Klik ke Daftar Pending Pesanan Gambar 4.39 Rancangan Layar Menu Utama Daftar Surat Pesanan

68 Gambar 4.40 Rancangan Layar Daftar Surat Pesanan 142

69 143 Klik ke Daftar Transaksi Gambar 4.41 Rancangan Layar Menu Utama Daftar Transaksi

70 144 Untuk melihat kembali transaksi Gambar 4.42 Rancangan Layar Reprint per Surat Pending Pesanan

71 145 Klik ke Daftar Piutang Pelanggan Gambar 4.43 Rancangan Layar Utama Daftar Piutang Pelanggan

72 146 Untuk Mengetahui Daftar Piutang per Pelanggan Gambar 4.44 Rancangan Daftar Piutang Pelanggan

73 147 Untuk Mengetahui Piutang Jatuh Tempo Gambar 4.45 Rancangan Layar Daftar Jatuh Tempo

74 148 Klik ke Pelunasan Piutang Gambar 4.46 Rancangan Layar Utama Pelunasan Piutang

75 149 Untuk Mencari No.Faktur Yang Akan Di Input Untuk Menyimpan Status Pembayaran Pelanggan Untuk Membatalkan Operasi Input Pembayaran Gambar 4.47 Rancangan Layar Pelunasan Piutang

76 150 Klik berdasarkan kolom Klik Kata Kunci Klik Ascending Klik Descending Gambar 4.48 Rancangan Layar Search No Faktur pada Pelunasan Piutang

77 151 Klik ke Laporan Gambar 4.49 Rancangan Layar Utama Laporan

78 152 Untuk Membatalkan Proses Input Untuk Mencetak Laporan Gambar 4.50 Rancangan Layar Laporan Penjualan per Pelanggan Untuk Membatalkan Proses Input Untuk Mencetak Laporan Gambar 4.51 Rancangan Layar Laporan Penjualan per Periode

79 153 Untuk Membatalkan Proses Input. Untuk Mencetak Laporan Gambar 4.52 Rancangan Layar Laporan Penagihan Piutang Pelanggan Untuk Membatalkan Proses Input Untuk Mencetak Laporan Gambar 4.53 Rancangan Layar Laporan Piutang Pelanggan

80 154 Untuk Membatalkan Proses Input Untuk Mencetak Laporan Gambar 4.54 Rancangan Layar Laporan Umur Piutang Untuk Membatalkan Proses Input Untuk Mencetak Laporan Gambar 4.55 Rancangan Layar Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan

81 155 Klik ke Jurnal Gambar 4.56 Rancangan Layar Utama Jurnal Untuk Membatalkan Proses Input Untuk Mencetak Laporan Gambar 4.57 Rancangan Layar Jurnal

82 Rancangan Laporan PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Daftar Pelanggan Tanggal: No Nama Alamat Tlp Contact person Tlp contact Hp contanct Gambar 4.58 Rancangan Laporan Daftar Pelanggan

83 157 PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Daftar Barang per Tipe Tanggal : Tipe Kode Barang Nama Barang Ukuran Satuan Harga Gambar 4.59 Rancangan Laporan Daftar Barang per Tipe

84 158 PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Daftar Barang per Ukuran Tanggal : Ukuran Kode Barang Nama Barang Tipe Satuan Harga Gambar 4.60 Rancangan Laporan Daftar Barang per Ukuran

85 159 PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Laporan Penjualan per Periode Tanggal: No Faktur Kode Pelanggan Nama Pelanggan Total Uang Muka Diskon Grand Total Total seluruh: Gambar 4.61 Rancangan Laporan Penjualan per Periode

86 160 PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Laporan Penjualan per Pelanggan Tanggal : s/d Kode Pelanggan Nama Pelanggan No Faktur Tanggal Total Diskon Denda Total Penjualan Total seluruh: Gambar 4.62 Rancangan Laporan Penjualan per Pelanggan

87 161 PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Laporan Penjualan per Barang Terlaris Tanggal : s/d Kode Barang Nama Barang Tipe Ukuran Qty Satuan Gambar 4.63 Rancangan Laporan Penjualan per Barang Terlaris

88 162 PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Laporan Penagihan Pelanggan Tanggal : s/d No ST : Nama : Alamat : Tanggal No Faktur Tgl Jatuh Tempo Denda Total Grand Total Total seluruh: Gambar 4.64 Rancangan Laporan Penagihan Pelanggan

89 163 PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Laporan Piutang per Pelanggan Tanggal : s/d Kode Pelanggan Nama Pelanggan No Faktur Tanggal Total Diskon Denda Total Piutang Total seluruh: Gambar 4.65 Rancangan Laporan Piutang per Pelanggan

90 164 PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Laporan Analisis Umur Piutang Tanggal: s/d Kode Pelanggan Nama Pelanggan Yang Belum Jatuh Tempo 1-30 Hari Hari >60 Hari Total Limit Kredit Sisa Limit Total: Gambar 4.66 Rancangan Laporan Analisis Umur Piutang

91 165 PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang Indonesia Phone : (021) Fax : (021) Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan Tanggal : s/d No Pelunasan Nama Pelanggan Tgl Pelunasan No Faktur Tgl Jth Tempo Denda Total Grand Total Total seluruh: Gambar 4.67 Rancangan Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan

92 Navigation Diagram Gambar 4.68 Navigation Diagram

93 Matriks Rencana Penerapan Sistem Matriks Jadwal Pengolahan Data Kegiatan Waktu Harian Bulanan Per Periode Tertentu Master Pelanggan Master Barang Master Akun Transaksi Surat Pesanan Transaksi Surat Pending Transaksi Faktur Penjualan Transaksi Surat Jalan Transaksi Surat Tagih Daftar Piutang Pelanggan Pelunasan Piutang Laporan Daftar Pelanggan Laporan Daftar Barang per Tipe Laporan Daftar Barang per Ukuran Laporan Penjualan per Pelanggan Laporan Penjualan per Periode Laporan Penjualan per Barang Terlaris Laporan Penagihan Piutang Pelanggan Laporan Piutang per Pelanggan Laporan Analisis Umur Piutang Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan Tabel 4.3 Matriks Pengolahan Data

94 Matriks Distribusi Laporan Laporan Personal Manajer Keuangan Manajer Penjualan Manajer Akuntansi Jurnal Umum Laporan Daftar Pelanggan Laporan Daftar Barang per Tipe Laporan Daftar Barang per Ukuran Laporan Penjualan per Pelanggan Laporan Penjualan per Periode Laporan Penjualan per Barang Terlaris Laporan Penagihan Piutang Pelanggan Laporan Piutang per Pelanggan Laporan Analisis Umur Piutang Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan Tabel 4.4 Matriks Distribusi Laporan

95 Matriks Level Akses Menu Staff Manajer Staff Penjualan Gudang Piutang Akuntansi Menu Master Pelanggan C,R,U,D C,R,U Menu Master Barang C,R,U,D C,R,U Menu Kode Perkiraan C,R C,R,U Menu Transaksi Surat Pesanan C,R,U C,R,U Menu Transaksi Surat Pending C,R,U C,R,U Menu Transaksi Faktur Penjualan C,R,U C,R,U Menu Transaksi Surat Jalan C,R C,R Menu Transaksi Surat Tagih C,R C,R Menu Daftar Piutang Pelanggan C,R C,R Menu Pelunasan Piutang C,R C,R Menu Daftar Pelanggan C,R C,R Menu Daftar Barang per Tipe C,R C,R Menu Daftar Barang Per Ukuran C,R C,R Menu Laporan Penjualan per Pelanggan C,R C,R Menu Laporan Penjualan per Periode C,R C,R Menu Laporan Barang Terlaris C,R C,R Menu Laporan Penagihan Pelanggan C,R C,R Menu Laporan Piutang per Pelanggan C,R C,R Menu Laporan Analisis Umur Piutang C,R C,R Menu Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan C,R C,R Tabel 4.5 Matriks Level Akses

96 Matriks Jadwal Implementasi Dalam pengimplementasian system didukung oleh tim development dan untuk semua user dilakukan pelatihan terhadap system yang diimplementasikan, dengan waktu implementasi sebanyak 2,5 bulan N Minggu o Kegiatan Survey Sistem Berjalan 2 Analisis Sistem 3 Perancangan Program 4 Pembuatan Program 5 Pengadaan Hardware 6 Implementasi Program 7 Pelatihan 8 Evaluasi Tabel 4.6 Jadwal Implementasi Sistem