KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DALAM PROSES PENGEMBANGAN DI SUATU PERUSAHAAN

Transkripsi

1 KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DALAM PROSES PENGEMBANGAN DI SUATU PERUSAHAAN 1. Pendahuluan Penggunaan sistem informasi oleh perusahaan atau organisasi semakin meningkat. Hal tersebut disebabkan karena sistem informasi digunakan sebagai pendukung dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk memperlancar kegiatan perusahaan. Perkembangan teknologi, khususnya komputer sangat mempengaruhi kegiatan organisasi, terutama dalam menyediakan informasi yang berbasis komputer sehingga perolehan informasi menjadi lebih mudah. Menurut McLeod (1996), organisasi menjadi semakin sadar bahwa informasi adalah suatu sumber daya yang penting secara strategis dan komputer dapat mengolah sumber daya tersebut. Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari kebutuhan akan informasi untuk pemecahan masalah. Manfaat dari penerapan sistem informasi bukan hanya dirasakan oleh perusahaan, tetapi juga oleh para pemakai di luar perusahaan. Untuk keberhasilan penerapan sistem informasi tersebut, dalam perancangan suatu sistem informasi harus melalui perencanaan yang baik dan melibatkan aspek-aspek yang dianggap dapat mendukung keberhasilan tersebut. Dalam makalah ini akan dibahas beberapa faktor yang menunjang kesuksesan penerapan sistem informasi dan faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan sistem informasi. Selain itu makalah ini juga akan memberikan beberapa contoh kasus penerapan sistem informasi di suatu organisasi. 1 P a g e

2 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem Informasi Manajemen Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna dalam mencapai suatu tujuan. Sistem menurut O Brien (2004) adalah suatu kumpulan dari komponen yang saling berhubungan tetapi memiliki batasan-batasan yang jelas, saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dengan cara menerima input dan menghasilkan output dalam proses pengolahan yang terorganisir. Terdapat tiga komponen dengan fungsi berbeda yang mendukung kelancaran kerja sistem yaitu: 1. Input, merupakan kegiatan pengumpulan dan penyusunan bagian-bagian informasi yang akan dimasukkan dan diolah di dalam sistem, 2. Pengolahan (processing), merupakan kegiatan yang mentransformasi dan mengubah input menjadi output, dan terakhir 3. Output, merupakan kegiatan transfer bagian-bagian yang telah diolah untuk mencapai tujuan akhir yang diinginkan. Informasi merupakan bagian yang paling kritis dalam suatu operasi dan manajemen dalam suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan membutuhkan informasi-informasi tertentu yang harus didapatkan pada waktunya. Jika kebutuhan akan informasi ini dipenuhi dalam waktu yang telah ditentukan, maka perusahaan atau organisasi akan mampu menjalankan kegiatan operasinya dengan lebih baik dan dapat bertahan dalam lingkungan yang kompetitif. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Di jelaskan juga informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Pengelolaan informasi semakin penting saat bisnis menjadi lebih kompleks dan kemampuan berkembang (McLeod, 1996). Informasi memiliki karakteristik yang relevan, timeliness, akurat, cost effective, dapat diandalkan dan dapat diperbaharui dan dikumpulkan (Babu, 2000). Menurut McLeod (1995), kegagalan dalam penerapan sistem informasi akan menyebabkan 2 P a g e

3 penurunan mutu pelayanan perusahaan. Jika penurunan ini dirasakan oleh konsumen maka akan berakibat pada menurunnya tingkat kepercayaan konsumen terhadap perusahaan. Kegagalan penerapan sistem informasi ini juga dapat menurunkan produktivitas perusahaan. Keberhasilan dalam penerapan sistem informasi akan meningkatkan kualitas perusahaan sehingga pada akhirnya meningkatkan penerimaan perusahaan, menurunkan biaya, pertumbuhan perusahaan dan tentu saja akan meningkatkan pandangan konsumen terhadap perusahaan. Manajemen dapat diartikan sebagai proses pemanfaatan berbagai sumberdaya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumberdaya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, modal dan material. Dalam sistem informasi manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut ditambah dengan sumberdaya berupa informasi. Menurut Paradigma Anthony dalam pengembangan TI yang meliputi tida lapis: di puncak adalah level strategi bisnis yang ditangani manajemen papan atas, kemudian level pengawasan yang dipegang oleh manajemen madya, terakhir, level operasi yang dikelola penyelia Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk mendapatkan informasi yang lebih spesifik. Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output) Sistem Informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan bagian lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi denagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik saat ini maupun dimasa yang akan datang, mendukung kegiatan operasional, menejerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan 3 P a g e

4 berbagai sumberdaya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan. Sistem informasi menggunakan SDM (people), perangkat keras (hardwere), perangkat lunak (softwere), data dan jaringan kerja (network) untuk menampilkan aktivitas input, processing, output, storage, dan control yang mengubah sumberdaya data menjadi produk informasi. Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung maupun tidak langsung. Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi antara lain: Menambah pengetahuan Mengurangi ketidakpastian Mengurangi resiko kegagalan Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan. SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Dengan demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut: Proses perencanaan Proses pengendalian Proses pengambilan keputusan 2.2 Peran Sistem Informasi dalam Bisnis Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan dan melalui suatu siklus yang disebut siklus sistem informasi. (Kroenke, 1992). Siklus tersebut terdiri dari input, process, dan output (IPO). Siklus IPO menggambarkan bagaimana sistem memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output. Output yang dihasilkan akan 4 P a g e

5 dikembalikan sebagai information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi: Data yang mendukung informasi Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama: 1. Mendukung proses bisnis dan operasional 2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen 3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Namun sebelum membicarakan sistem informasi seperti itu, berbagai level manajemen dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu. Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen. Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai nonmanajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen. 5 P a g e

6 Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi. 6 P a g e

7 3. Pembahasan Dengan adanya komputer untuk membantu teknologi informasi, berbagai organisasi telah mangalokasikan dana yang cukup besar untuk sistem informasi ( 2004). Untuk itu diperlukan analisa mengenai faktor-faktor apa saja yang menunjang sistem informasi yang bagus. Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang aktivitasnya, penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak. Seringkali penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT menjadi gagal. Kegagalan tersebut bisa berarti proyeknya tidak selesai ataupun telah diimplementasikan namun penggunaannya tidak efektif Kesuksesan Sistem Informasi Dengan berbagai fakta yang menunjukkan bahwa peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis komputer sangat besar, maka sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus melalui proses yang tepat. Heeks (1999) menyebutkan bahwa kesuksesan atau kegagalan dari sistem informasi dapat ditentukan dengan jarak antara di mana posisi suatu organisasi sekarang ini dengan ke mana sistem informasi akan membawa organisasi tersebut nantinya. Semakin besar jarak tersebut maka peluang bahwa sistem tersebut akan gagal juga semakin besar, karena semakin besar perubahan maka resiko juga semakin besar. Sebagai contoh, kesuksesan sistem pencatatan pasien di rumah sakit Inggris disebabkan karena sistem tersebut diimplementasikan sengaja dengan desain yang meminimasikan perubahan kultural, proses kerja, informasi dan finansial. Lebih lanjut lagi, Heeks (1999) menyebutkan jarak antara konsep dan realitas tersebut dilihat dari tujuh dimensi, yaitu: Information Technology Processes Objectives and Values Staffing and Skills Management and structures Other resources: money and time 7 P a g e

8 Salah satu tantangan yang dihadapi sistem informasi adalah teknologi dan keadaan perusahaan yang terus mengalami perkembangan sehingga menimbulkan masalah-masalah yang lebih kompleks. Oleh karena itu perusahaan perlu mengetahui langkah-langkah yang tepat agar sistem informasi bisa terus diterapkan dengan sukses mengikuti perkembangan perusahaan. Fuadi (1995) menyebutkan empat langkah-langkah yang perlu diketahui perusahaan untuk penyempurnaan suatu sistem informasi. Langkah pertama adalah analisa sistem. Pada langkah ini dilakukan survei intensif atas sistem yang ada dan kebutuhan pengolahan data informasi di masa depan. Suatu analisa atas informasi yang diperoleh dalam survei mencoba untuk mengetahui apa masalah-masalah utama di dalam sistem yang ada. Selanjutnya dilakukan sintese system, yaitu pengumpulan hasil-hasil survei dan analisa untuk merancang rekomendasi bagi revisi sistem yang ada atau pengembangan suatu sistem baru. Analisa tersebut harus mencakup evaluasi mengenai kebutuhan informasi para manajer dan para pemakai sistem lainnya. Dengan begitu, akan diketahui kelemahankelemahan yang ada dalam sistem tersebut. Hal penting dalam tahap sintese adalah mengevaluasi pemecahan tiap alternatif yang sedang dipertimbangkan dengan memperhatikan tujuan yang dinyatakan semula mengenai organisasi dan sistem informasi, termasuk mempertimbangkan faktor biaya. Oleh karena itu, partisipasi para pemakai sistem informasi merupakan faktor yang penting. Langkah akhir dari sintese system adalah merekomendasikan kepada manajemen. Rekomendasi bisa berupa rencana alternatif, pernyataan atau preferensi untuk pemecahan yang spesifik. Manajemen akan tertarik pada ikhtisar rekomendasi utama, kebaikan dan keburukannya, adanya penghematan biaya, data yang akan dipakai, rekomendasi dan metode pengumpulan data. Langkah kedua dalam penyempurnaan sistem informasi adalah desain sistem. Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, pertama harus dibuat rencana pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain sistem harus dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan, mencakup isi, format, volume serta frekuensi laporan dan dokumen. Selanjutnya menentukan isi dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain mengenai langkah-langkah 8 P a g e

9 pengolahan, prosedur-prosedur dan pengendalian serta kegiatan untuk menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru. Dalam penyusunan desain sistem semua aspek sistem yang baru harus dipertimbangkan, misalnya masalah kepegawaian, masalah perolehan peralatan. Semua prosedur tersebut harus disusun untuk menjamin efisiensi dan keandalan pengolahan. Langkah ketiga dalam penyempurnaan sistem informasi adalah implementasi sistem. Langkah pertama yang penting adalah merencanakan dan menjadwalkan berbagai aktivitas implementasi agar dapat dikordinasikan dengan baik. Selain itu, bila perlu dilakukan penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada pegawai baru baru serta realokasi pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu dilakukan pengujian terhadap prosedur baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan pengendalian atas sistem yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu dibuat. Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan untuk periode yang singkat dan hasilnya dibandingkan untuk meyakinkan bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama. Tahap akhir dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru. Langkah keempat dalam penyempurnaan sistem informasi adalah review sistem. Review tersebut dilakukan tak lama setelah sistem baru dioperasikan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan dan mengoreksinya untuk hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat penggantian sistem. Review tersebut harus dilakukan secara periodik. Terkadang review akan menunjukkan adanya modifikasi besar atau penggantian yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah pertama. Selain keempat langkah di atas, Fuadi juga menyebutkan bahwa akuntan turut berperan dalam penyempurnaan sistem informasi. Fungsi akuntan di sini adalah untuk menganalisa dan menyusun suatu sistem informasi yang tepat dan disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Untuk perusahaan kecil yang tidak memiliki akuntan, biasanya mengambil dari akuntan publik. Banyak kantor akuntan publik mempekerjakan spesialis dalam pekerjaan sistem. Betty Alisyahbana, Presdir IBM Indonesia berpendapat dalam Sugairsono (2003) bahwa proyek TI harus memiliki arahan dan tahapan yang baik. Menurutnya, tahapan itu harus dilakukan mulai dari evaluasi bisnis hingga evaluasi keberhasilan 9 P a g e

10 investasinya. Proyek implementasi TI sebaiknya dimotori pihak yang akan memperoleh manfaatnya, tentunya didukung tim TI. Ia mencontohkan kalau tujuan proyek TI itu meningkatkan penjualan maka motornya seharusnya direktur penjualan Kegagalan Sistem Informasi Kegagalan dalam penerapan sistem informasi di perusahaan bukan merupakan hal yang baru lagi, bahkan proyek sistem informasi yang gagal memiliki presentase lebih tinggi dibanding penerapan sistem informasi yang sukses. Mawrey dalam (2004) menyebutkan bahwa penyebab terbesar kegagalan penerapan sistem informasi adalah tidak adanya pembicaraan antara berbagai divisi yang ada dalam perusahaan selama proses pembuatan sistem informasi. Direktur IT dan manajer dan pengacara perusahaan tidak memiliki kesepakatan mengenai apa yang mereka inginkan dari sistem informasi tersebut. Orang-orang TI dengan sederhana memandang proyek secara fungsional, orangorang bisnis memandang proyek dari segi bisnis dan para pengacara ada untuk memastikan proyek tersebut beroperasi secara pantas dalam kerangka kerja, namun mereka tidak menyatukan ketiga hal tersebut. Dengan begitu produk informasi yang dihasilkan akan memenuhi semua kebutuhan secara teknis namun pengoperasiannya tidak cocok dengan cara kerja orang-orang di perusahaan. Sugiarsono (2003) menyebutkan bahwa kegagalan proyek sistem informasi dapat disebabkan karena ketidakpahaman top executive perusahaan tentang manfaat penerapan sistem informasi di perusahaannya. Mereka tidak memahami sistem informasi tersebut dapat membantu untuk proses bisnis apa saja. Hal tersebut dialami oleh salah satu stasiun televisi lokal yang telah membeli software aplikasi canggih dan hardware pendukungnya namun terpaksa menunda pengimplementasiannya lantaran tidak memahami pemanfaatannya. Betty dalam Sugiarsono (2003) menyebutkan bahwa pemahaman teknologi informasi di kalangan pemimpin perusahaan masih rendah dan lemahnya infrastruktur komunikasi di perusahaan. Selain itu Ong dalam Sugiarsono (2003) juga menyebutkan bahwa hambatan perkembangan teknologi informasi ada pada sumber daya manusia yang tersedia belum siap memanfaatkan produk TI yang 10 P a g e

11 dimiliki. Hal ini menyebabkan investasi TI yang dilakukan menjadi tidak efektif. G. Hidayat Tjokrodjojo, Ketua Apkomindo (Asosiasi Pengusaha Komputer Indonesia) dalam Sugiarsono (2003) memperkirakan di Indonesia kemungkinan hanya 20% investasti TI yang mengenai sasaran dan bisa terpakai optimal. Lyytinen and Hirschheim s (1987) dalam Goulielmos (2003) menyebutkan beberapa faktor kegagalan penerapan sistem informasi, yaitu: Correspondence failure, sistem informasi tidak mampu memenuhi tujuan dari desainnya. Interaction failure. Pengguna jarang atau tidak merawat sistem informasi yang ada Process failure. Sistem informasi melebihi budget yang direncanakan atau melewati batas waktu penelesaian yang ditentukan. Expectation failure. Sistem informasi tidak mampu memenuhi harapan dari para stakeholder. Heru Prasetyo, mantan Country Managing Director Accenture dalam Gani (2003), berpendapat bahwa kegagalan sistem informasi bisa terjadi karena TI adalah bagian dari program besar menata strategi, proses, sumber daya manusia dan sistem yang perlu dilakukan secara terpadu untuk dapat memperoleh manfaat sehingga proyek jadi sangat besar, menyangkut hal non-ti yang cakupannya luas dan kompleks. Hal tersebut sulit diterima perusahaan karena cara berpikir mereka yang umumnya berangkat dari organisasi manajemen yang fungsional. Meskipun rekomendasi sistem informasi diterima dan CEO mencoba menerapkan, pelaksanaannya sangat sulit karena masalahnya timbul dari kultur manajemen yang harus berubah. Faktor lainnya dapat disebabkan karena tidak terjadi perubahan meskipun sistem informasi sudah terpasang karena prosesnya hanya berubah sedikit, dan organisasinya tidak menyesuaikan. Sehingga sistem informasi yang ada menjadi tidak terpakai, atau strateginya tidak terdukung, lalu menolak sistemnya. Meskipun proyek TI-nya sendiri bisa dinyatakan sukses tapi bila tidak memperoleh dukungan eksekutif dan pengguna tidak kompeten dalam teknologi maka penerapan sistem informasi tersebut tidak akan efektif. 11 P a g e

12 Kurangnya input dari user pada saat pembuatan sistem informasi sehingga pihak TI tidak mengerti kebutuhan dan spesifikasi apa saja yang diinginkan dari sistem akan menyebabkan produk informasi yang dihasilkan tidak mampu mendukung kegiatan perusahaan. Kebutuhan perusahaan yang senantiasa berubahubah seiring dengan perkembangan perusahaan tanpa diiringi dengan proses review secara berkala terhadap sistem informasi perusahaan dan tidak meng-update sistem sesuai dengan perubahan kebuthuan, maka informasi yang terkandung di dalam sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya. Ketidaksempurnaan informasi juga bisa menjadi penyebab kegagalan penerapan sistem informasi di perusahaan. Ketidaksempurnaan informasi tersebut bisa berupa informasi yang tidak praktis dan terlalu mahal, informasi yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan, tidak mampu memberikan dukungan secara akurat, serta informasi berada dalam format yang salah. Menurut artikel dalam Majalah Swa (2003), terdapat beberapa perusahaan yang sukses menerapkan Sistem Informasi (SI). Berikut ini akan dibahas beberapa alasan kesuksesan tersebut yang dikaitkan dengan pendapat Rosemary Cafasso dalam O Brien (1999). A. Hotel Hyatt Hotel Hyatt merupakan hotel bintang lima internasional yang berpusat di Chicago, Amerika Serikat. Hotel ini memiliki cabang yang tersebar di berbagai Negara, termasuk di Indonesia. Mengingat banyaknya cabang tersebut, maka manajemen Hotel Hyatt harus mampu mengelola bisnisnya dengan baik (Suryadi dan Maulana, 2003). Salah satu solusi yang dilakukan manajemen untuk mengelola bisnisnya antara lain dengan menerapkan SI di perusahaannya. Untuk menunjang kegiatan operasionalnya, manajemen perusahaan menggunakan Teknologi Informasi (TI) yang seragam dan standar yang sama di tiap negara. Budi dalam Suryadi dan Maulana (2003) berpendapat bahwa sistem ini dimanfaatkan seoptimal mungkin, dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan hotel Hyatt dan memberikan berbagai informasi secara efektif dan relevan. TI juga memungkinkan kinerja manajemen menjadi lebih baik, biaya operasional dapat ditekan serendah 12 P a g e

13 mungkin dan pelayanan terhadap pelanggan meningkat. Satu hal yang paling penting adalah keuntungan perusahaan meningkat. Budi dalam Suryadi dan Maulana (2003) juga menambahkan, hotel Hyatt menggunakan dua jenis TI, yaitu TI yang sifatnya lokal dan global. Pertama, sistem TI lokal. Maksud dari penerapan sistem lokal ini adalah dengan memberi kebebasan pada tiap hotel di masing-masing Negara untuk menerapkan TI sesuai kebutuhannya. Misalnya saja sistem Human Resources (HR) di tiap Negara berbeda-beda, baik aplikasi maupun vendornya. Menurut saya, adanya perbedaan ini dapat disebabkan karena Sumberdaya Manusia (SDM) di tiap hotel memiliki pengetahuan dan keterampilan yang berbeda. Disamping itu, kebudayaan dan kebiasaan juga turut mempengaruhi perbedaan ini. Kedua, sistem TI yang bersifat global. Sistem ini memiliki standar tertentu yang diterapkan di seluruh hotel Hyatt, baik di pusat, maupun di jaringannya di seluruh dunia. Sistem yang dimaksud menurut Budi dalam Suryadi dan Maulana (2003) berupa aplikasi PMS (Property Management System) Maxial/HY Advantage untuk hotel system yang terpadu. Aplikasi ini diterapkan untuk Front Office, pembelian (Purchasing), Point of Sales, Sales and Marketing, Food and Beverage dan Accounting. Standar yang seragam tidak hanya diterapkan pada aplikasinya saja, tetapi juga dalam pemilihan perangkat hardware dan software. Misalnya, server untuk aplikasi hotel system, manajemen perusahaan memilih hardware IBM RISC/6000 dan untuk mail system menggunakan IBM Netfinity. Sedangkan contoh software yang digunakan untuk mail system adalah Lotus Notes/Domino. Namun untuk hardware dengan kategori pemakaian minor, manajemen pusat memberikan kebebasan kepada tiap jaringannya untuk menggunakan hardware yang sesuai dengan anggarannya. Menurut saya, penggunaan TI yang seragam dan sesuai standar menunjukkan bahwa manajemen perusahaan sudah melakukan perencanaan yang matang. Hal ini sesuai dengan salah satu alasan kesuksesan yang dikemukakan oleh Rosemary Cafasso dalam O Brien (1999). Menurut Suryadi dan Maulana (2003), dalam rangka mengembangkan TI di perusahaannya, hotel Hyatt mengadakan program pelatihan bagi karyawan sebagai pengguna TI. Menurut saya, program tersebut menunjukkan adanya dukungan dari manajemen eksekutif dan keterlibatan dari end-user, sehingga memungkinkan 13 P a g e

14 perusahaan untuk meraih kesuksesan. Faktor tersebut sudah sesuai dengan salah satu pernyataan Rosemary Cafasso dalam O Brien (1999). Implementasi TI di hotel Hyatt juga termasuk proses perancangan, seperti desain infrastruktur/topologi, jenis layanan komunikasi dan jaringan komunikasi data. Selain itu, TI juga diterapkan untuk proses pengelolaan (maintenance) dan tindakan koreksi/perbaikan. Tentunya, sebelum melakukan perbaikan, hotel Hyatt terlebih dahulu melakukan berbagai evaluasi. Menurut Budi dalam Suryadi dan Maulana (2003), evaluasi wajib dilakukan untuk mencapai tujuan. Hotel Hyatt memiliki beberapa kategori yang dijadikan ukuran dalam mengevaluasi keberhasilan penerapan TI, yaitu kategori waktu, kualitas dan kuantitas. Kategori waktu yang dimaksud adalah sejauh mana penerapan TI akan mempengaruhi perubahan kecepatan kinerja perusahaan ke arah yang lebih baik. Sedangkan untuk kategori kualitas berarti bahwa perusahaan harus menerapkan sistem TI yang sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Terakhir, dari kategori kuantitas adalah jumlah pekerjaan yang dapat diolah dan jumlah sumberdaya yang digunakan setelah perusahaan memanfaatkan TI. B. Wal*Mart Wal*Mart merupakan perusahaan Amerika Serikat yang bergerak di bidang ritel. Menurut Windarto (2003), perusahaan ini dikenal akan kemampuannya memanfaatkan Teknologi Informasi (TI). Teknologi yang digunakan antara lain adalah Computer Center dengan kapasitas yang dapat menyimpan data tiga kali lebih banyak dari yang dimiliki oleh kantor pajak Amerika Serikat. Selain itu, perusahaan ini juga menggunakan fasilitas komunikasi satelit yang dapat menghubungkan antara toko dengan pemasoknya. Seluruh teknologi modern ini dapat dengan mudah digunakan oleh karyawannya. Hal ini wajar saja, mengingat manajemen Wal*Mart seringkali mengadakan pelatihan silang untuk karyawannya, agar dapat menangani berbagai bidang dan meningkatkan pengetahuan mengenai penjualan barang. Menurut saya, program pelatihan tersebut merupakan salah satu bukti yang terkait dengan pernyataan Rosemary Cafasso dalam O Brien (1999), bahwa manajemen eksekutif Wal*Mart mendukung adanya program ini dan berusaha untuk melibatkan seluruh end-usernya. 14 P a g e

15 Windarto (2003) juga menambahkan, jika implementasi TI di Wal*Mart tidak memberikan hasil yang diharapkan, maka manajemen perusahaan segera memperbaiki kesalahannya. Evaluasi yang dilakukan ini, menurut saya adalah tindakan yang tepat. Kesuksesan suatu perusahaan juga dapat disebabkan oleh adanya fleksibilitas perusahaan yang senantiasa mengevaluasi proses dan memperbaiki kesalahan yang ada. Dibalik beberapa cerita kesuksesan perusahaan di atas, ternyata ditemukan juga beberapa kasus kegagalan penerapan Sistem Informasi (SI) di perusahaan. Heru dalam Gani (2003) berpendapat bahwa alasan kegagalan implementasi TI di perusahaan, sebagian besar lebih disebabkan karena masalah kurangnya pemanfaatan TI dibanding masalah pengangguran karyawan. Artinya, dengan digunakannya sistem TI yang baru, banyak karyawan di perusahaan yang kurang dapat menerima perubahan budaya manajemen yang baru. Hal ini terjadi karena sebagian besar karyawan memiliki pola pikir manajemen yang fungsional. Padahal, program TI merupakan bagian dari program menata strategi, proses, organisasi/sdm dan sistem yang dilakukan secara menyeluruh. Di sisi lain, ada perusahaan yang memang sudah menerapkan sistem TI, namun perubahan yang dihasilkan hanya sedikit, bahkan mungkin ada yang sama sekali tidak berubah. Menurut saya, jika dikaitkan dengan pernyataan Rosemary Cafasso dalam O Brien (1999), bahwa salah satu alasan kegagalan perusahaan dalam menerapkan SI adalah kurangnya keterlibatan dari enduser dan adanya inkompetensi secara teknologi, maka kasus di atas juga termasuk didalamnya. Kegagalan penerapan SI di perusahaan juga dapat disebabkan karena kurangnya perencanaan yang matang, sehingga pernyataan kebutuhan selalu berubah-ubah. Contoh perusahaan yang terkait dengan masalah tersebut menurut Gani (2003) adalah Bank Artha Graha. Oleh karena tidak puas akan hasil kerja Polaris dan menganggap aplikasi yang dibuat Polaris tidak layak pakai, maka direksi Artha Graha membatalkan investasinya dan menuntut pengembalian uang yang sudah dibayarkan. Menurut saya, kejadian tersebut tidak murni kesalahan dari Polaris saja, melainkan juga kesalahan dari direksi Bank Artha Graha, karena tidak merencanakan dengan matang. Seharusnya, manajemen Artha Graha melakukan survei terlebih dahulu, apakah aplikasi yang akan digunakannya memang sudah 15 P a g e

16 sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan menyelidiki dengan baik citra perusahaan yang ingin diajak bekerja sama. Alisyahbana dalam Sugiarsono (2003) menambahkan, banyak proyek TI di Indonesia yang gagal karena tidak memiliki arah dan tahap perencanaan yang baik. Kasus lain yang juga mengalami kegagalan dalam menerapkan SI menurut Sugiarsono (2003) adalah kasus pada stasiun televisi lokal. Manajemen stasiun televisi tersebut memang sudah menggunakan TI di perusahaannya, namun pemilik perusahaan tidak mengetahui kegunaan dari TI tersebut. Pemilik hanya menyerahkan sepenuhnya implementasi TI di perusahaannya kepada ahli TI. Sehingga, akhirnya penerapan TI di perusahaan tersebut harus ditunda dan perangkat yang telah dibeli hanya disimpan saja. Begitu pula dengan kasus pada Pemda Kalimantan yang ingin membuat e-government. Meskipun pihak manajemen Pemda Kalimantan telah menginstal e-government secara lengkap, namun karyawan setempat tidak terlalu bisa menggunakannya. Menurut saya, kedua perusahaan di atas sudah melakukan pemborosan. Sehingga, wajar saja jika perusahaan mengalami kegagalan. Jika dikaitkan dengan alasan kegagalan dari Rosemary Cafasso dalam O Brien (1999), maka perusahaan di atas gagal karena kurang mendapat dukungan dari manajemen eksekutif, kurangnya keterlibatan end-user dan inkompetensi secara teknologi. Perusahaan tetap memaksakan untuk berinvestasi di bidang TI, padahal karyawannya belum mampu menggunakannya. Alasan ini juga diperkuat oleh hasil riset yang dilakukan Charles Philips terhadap CIO (Chief Information Officer), yang menemukan banyak perusahaan yang membeli software, namun tidak digunakan dan hanya untuk disimpan saja. 16 P a g e

17 4. Penutup 4.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa implementasi dan pengembangan Sistem Informasi (SI) di perusahaan dapat membawa perusahaan kepada kesuksesan, namun bisa juga membuat perusahaan menjadi rugi. Bahkan saat ini, lebih banyak perusahaan yang gagal daripada yang berhasil menerapkan Teknologi Informasi (TI). Pernyataan ini ditunjukkan oleh hasil dari beberapa riset, yang membuktikan bahwa sebagian besar perusahaan di dunia, termasuk di Indonesia, gagal menerapkan SI. Umumnya, kegagalan tersebut disebabkan oleh karena perencanaan perusahaan yang kurang matang dan perusahaan belum siap dalam menerima teknologi baru. Ketidaksiapan ini dapat berasal dari jumlah dana maupun dari sikap, budaya dan pengetahuan SDM yang dimiliki. 4.2 Saran Saran yang dapat diberikan adalah agar perusahaan mencoba untuk menata ulang investasinya di bidang TI. Sebaiknya, perusahaan melakukannya secara bertahap. Menurut Pambudi (2003), terdapat beberapa tahap dalam menata ulang investasi TI. Pertama, tahap visi, dimana perusahaan meninjau kembali tujuan implementasi TI. Hal yang paling penting adalah adanya dukungan dari manajemen eksekutif perusahaan dan keterlibatan dari seluruh end-user. Kedua, tahap investasi. Perusahaan dapat menentukan jenis dan intensitas penggunaan fasilitas pengolahan, mengetahui peluang reaksi pelanggan, mengukur manfaat dan membuat account yang terpisah. Ketiga, tahap kultivasi, dengan melakukan pengawasan terhadap penerapan TI dan memperbaikinya jika tidak berjalan dengan semestinya. Keempat, tahap memanen. Perusahaan perlu menyadari bahwa harus investasi di bidang TI memerlukan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, sebaiknya, perusahaan tetap berada di jalur yang benar dan senantiasa melaksanakan hal-hal yang positif agar implementasi TI di perusahaannya membuahkan hasil. 17 P a g e

18 DAFTAR PUSTAKA Projects are failing because firms expect them to, warns IT barrister. Diakses tanggal 9 Juli Cafasso, Rosemary dalam O Brien, J. A Management Information Systems. 4 th Ed. Irwin Inc., Boston. Gani, K Investasi Rp Triliunan Itu Masih Bisa Diselamatkan. Majalah Swa(sembada). Edisi 23 Januari-5 Februari No. 02/XIX/23. Goulielmos, Markos Outlining Organizational Failure in Information System Development. Disaster prevention and Management, Vol. 12 No. 4, pp Diakses tanggal 9 Juli Mohammad, A. BS Bedah Kasus Kebijakan TI. Aig Lippo: Investasi Miliaran Tidak Sia-Sia. Majalah Swa(sembada). Edisi 23 Januari-5 Februari No. 02/XIX/23. O Brien, J. A Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12 th Ed. Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Palupi W. (editor). Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Pambudi, T. S Menata Ulang Investasi TI. Majalah Swa(sembada). Edisi 23 Januari-5 Februari No. 02/XIX/23. Sudarmadi dan Taufik I Bedah Kasus Kebijakan TI. Anugerah Argon Medika: Pilih Sistem Bing Bang. Majalah Swa(sembada). Edisi 23 Januari-5 Februari No. 02/XIX/23. Sugiarsono, J Potret Kebingungan Investasi TI. Majalah Swa(sembada). Edisi 23 Januari-5 Februari No. 02/XIX/23. Suryadi, D. dan Maulana Y Bedah Kasus Kebijakan TI. Jaringan Hotel Hyatt: Harus Lebih Mengenali Pelanggan. Majalah Swa(sembada). Edisi 23 Januari- 5 Februari No. 02/XIX/23. Windarto, A Mantra Baru Investasi Teknologi Informasi. Majalah Swa(sembada). Edisi 23 Januari-5 Februari No. 02/XIX/ P a g e