PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA BAGIAN KEUANGAN DI STMIK JAKARTA STI&K. Ani Rachmaniar. Abstrak

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA BAGIAN KEUANGAN DI STMIK JAKARTA STI&K Ani Rachmaniar Abstrak Aktivitas kas merupakan salah satu bagian dari mata rantai siklus akuntansi, Aktivitas tersebut dicatat dan diolah dalam suatu cakupan Sistem Informasi Akuntansi, Penerimaan kas merupakan bagian dari suatu transaksi siklus akuntansi yang memiliki resiko dalam penanganannya, seperti terjadi tindakan manipulasi data, penyelewengan, penggelapan dana kas, dan lainnya. Selain itu ketepatan, keakuratan dan kecepatan data transaksi hasil pemrosesan yang dibutuhkan manajemen sangat ditunjang oleh fungsi dari Sistem Informasi Akuntansi yang efektif. Untuk itu dibutuhkan pengendalian internal terhadap arus lintas penerimaan dan pengeluaran kas terutama kepada kelancaran dan efektivitas Sistem Informasi Akuntansi yang diaplikasikan guna dapat menghasilkan data laporan akuntansi yang efisien dan efektif, serta menghindari tindakan-tindakan yang dapat mengganggu, merusak dan merugikan kinerja manajemen untuk mengelola dana kas dalam operasionalitas perusahaan. Adanya perancangan aplikasi pengolahan data yang lebih baik, cepat dan akurat, dapat merubah atau menggantikan kegiatan yang dilakukan secara manual. PENDAHULUAN Informasi merupakan salah satu kebutuhan pokok bagi semua kelompok dan semua lapisan masyarakat. Informasi memang menjadi acuan bagi setiap masyarakat bukan

2 hanya oleh pembuat keputusan tingkat atas seperti Direktur, Manager yang memimpin suatu perusahaan tetapi juga dibutuhkan oleh setiap pengambil keputusan tingkat menengah dan tingkat bawah seperti ketua kelompok, ketua organisasi maupun mahasiswa. Dalam dunia yang semakin kompleks itu, akuntansi memainkan peranan yang semakin penting. Disadari atau tidak, setiap orang membutuhkan akuntansi sebagai alat untuk mengambil keputusan. Keputusan-keputusan penting yang harus segera diambil menyangkut pemanfaatan sumber daya manusia dan pengembangannya secara efektif dan efisen, menuntut akuntansi sebagai alat pemberi data yang akurat. Informasi akuntansi pada pokoknya meliputi data keuangan dan transaksi bisnis, yang dinyatakan dalam bentuk satuan nilai mata uang tertentu. Siklus-siklus transaksi dalam suatu system informasi akuntansi didalam sebuah oraganisasi perusahaan seperti siklus pengeluaran (expenditures), pendapatan (revenues) dan keuangan (financial) tidaklah dapat dipisahkan dengan eksistensi fungsional system informasi yang melingkupinya. System informasi tersebut diaplikasikan guna membentuk pola arus data yang lebih teratur, terstruktur, efektif dan efisien. Informasi sendiri merupakan suatu data yang telah diolah dan dapat bermanfaaat bagi para pemakainya. Pada informasi akuntansi erat kaitannya dengan aliran data financial dari berbagai catatan dan dokumen akuntansi yang dimiliki oleh perusahaan hingga akhirnya diterbitkan dalam bentuk laporan keuangan. Salah satu bentuk aliran data financial adalah berupa hasil dari aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas yang merupakan bentuk utama aliran aktivitas aplikasi organisasi yang kemudian menjadi penggerak operasional aktivitas-aktivitas penciptaan produk dan jasa yang dihasilkan oleh suatu perusahaan. Efektivitas dari pengkoordinasian dan pengontrolan berbagai aktivitas, khusususnya aktivitas yang berkaitan dengan aliran data dan penyajian informasi penerimaan kas dapat menurun seiring dengan tidak adanya fungsi pengendalian dan pengawasan internal seta penggunaan system informasi akuntansi berbasis computer.selain itu proses pengambilan keputusan atas informasi yang didapatkan dan pengalokasian sumber-sumber daya perusaan otomatis makin kurang efisien dan efektif sesuai dengan sasaran organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

3 Bagaimanapun kas memiliki kadar dan tingkat resiko yang tinggi didalam penanganannya, karena mudah terjadi penyelewengan (lapping) manipulasi serta penggunaan dan alokasi kas tidak pada tempatnya. Untuk itu perlu dilakukan pengendalian dan pengawasan terhadap fungsi kas, baik yang berkaitan dengan fungsi penerimaan kas maupun fungsi pengeluaran kas seperti melakukan pemisahan terhadap fungsi kasir dan pencatatan, konsistensi penerapan fungsi audit internal. PEMBAHASAN Pengembangan aplikasi system informasi akuntansi dengan melakukan berbagai tindakan alternative yang bersiafat evaluative yang diimplementasikan secara berkesinambungan terhadap system yang telah ada. Untuk mengatasi hal tersebut diatas maka perlu dibuatlah suatu pembuatan system informasi akuntansi secara sistematis dan terkomputerisasi agar data dapat terdokumentasi secara baik serta untuk menghasilkan informasi secara cepat tepat dan akurat. Bagian keuangan merupakan unit pelaksana teknis perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain, turut melaksanakan tri darma perguruan tinggi dengan cara mengelola, dan melayani para pengguna dalam menyediakan informasi informasi yang digunakan untuk manajemen dalam pengambil keputusan. Agar hal ini dapat terlaksana dengan baik bagian keuangan perlu melakukan perancangan sistem secara berkala dengan berpedoman kepada perkembangan teknologi informasi. System merupakan suatu kata yang memiliki beragam pengertian dan hubungan yang berbeda-beda namun setidaknya merupakan rangkaian kata yang memberikan pengertian yang seragam dan identik maka diperlukan suatu proses untuk menghasilkan informasi yaitu pengolahan data. Akuntansi merupakan alat untuk berkomunikasi tentang data keuangan perusahaan atau suatu kegiatan yang ditujukan kepada mereka yang berkepentingan dengan data keuangan tersebut. Akuntansi diperlukan sebagai alat pengukur terhadap akibat dari transaksitransaksi dan peristiwa-peristiwa yang terjadi dalam perusahaan, cara, metode, prosedur tertentu yang dapat diterima oleh semua pihak yang kompeten. Dalam system pertanggungjawaban terlihat adanya arus

4 informasi dari yang mempertanggungjawabkan kepada yang menerima pertanggungjawaban. Tujuan utama akuntansi adalah menyajikan informasi ekonomi (economic information) dari suatu kesatuan ekonomi (economic entity) kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Untuk menghasikan informasi ekonomi, perusahaan perlu menciptakan suatu metode pencatatan, penggolongan, analisa dan pengendalian transaksi serta kegiatankegiatan keuangan, kemudian melaporkan hasilnya. Kegiatan akuntansi meliputi ; 1. Pengidentifikasian dan pengukuran data yang relevan untuk suatu pengambilan keputusan 2. Pemprosesan data yang bersangkutan kemudian pelaporan informasi yang dihasilkan 3. Pengkomunikasian informasi kepada pemakai laporan. Kegiatan-kegiatan tadi perlu dirangkaikan dalam suatu system yang disebut system akuntansi seperti membukukan, mengklasifikasikan, peristiwa-peristiwa transaksi financial yang dilakukan oleh suatu organisasi dan selanjutnya diterbitkan dalam bentuk informasi berupa laporan-laporan keuangan Oleh sebab itu kiranya dapat dikatakan bahwa istilah system informai akuntansi sebagai bagian dari system informasi manajenen yang difungsikan untuk dapat menghasilkan keputusan terstruktur dan semi-terstruktur pada tingkatan pengendalian manajemen dan pengendalian operasional, didefinisikan sebagai kumpulan manusia dan sumber-sumber modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan informasi financial, serta informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolah data transaksi. DEFINISI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Yaitu kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi informasi, yang mencakup siklussiklus pemprosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi dan pengembangan system informasi. Aktivitas yang berkaitan dengan siklussiklus pemprosesan transaksi perusahaan dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) siklus aktivitas bisnis antara lain;

5 1. Siklus Pendapatan Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitasentitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan 2. Siklus Pengeluaran Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. 3. Siklus Produksi Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa 4. Siklus Keuangan Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana-dana modal termasuk kas SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS Aktivitas penerimaan kas merupakan salah satu unsur terpenting didalam penyelenggaraan operasionalitas rutin suatu perusahaan. Sebab dengan adanya penerimaan kas (cash-in-flow) perusahaan dapat membiayai aktivitas-aktivitas lainnya yang diperhitungkan sebagai pengeluaran kas (cash-out-flow) didalam mengolah atau memproduksi produk dan jasa yang pada akhirnya ditujukan kepada konsumen dalam bentuk penjualan. Penjualan produk atau jasa tersebut nantinya akan menghasilkan suatu bentuk penerimaan kas kembali, baik dalam bentuk tunai, maupun dalam bentuk piutang yang kemudian digunakan kembali seperti telah disebutkan diatas. Kas sendiri memiliki makna sebagai aktivaaktiva yang mempunyai tingkat likuiditas yang tinggi dengan tingkat perputaran yang cepat untuk digunakan bagi keperluan penggerakan roda kehidupan suatu perusahaan. Terdapat 2 (dua) sifat utama yang harus dipahami antara lain; a. Kas Mempunyai Sifat Yang Aktif Namun Tidak Produktif Adanya dua macam situasi yang saling kontra diktif terhadap kas, yakni satu sisi

6 tidak diperbolehkannya kas menganggur dan hanya sejumlah kecil kas yang boleh dimiliki perusahaan, dan sisi lainnya yang memfokuskan pada pemeliharaan posisi likuiditas tetap tinggi guna selalu dapat menciptakan dan menjaga kesempatan dalam rangka meraih keuntungan. b. Kas (Khususnya Uang Tunai) Tidak Mempunyai Identitas Pemilikan Dan Mempunyai Sifat Mudah Untuk Dipindah-tangankan Keharusan bagi manajemen untuk selalu memberikan perhatian serius dan melahirkan tindakan perencanaan dan pengendalian terhadap kas, sehingga tujuan penerimaan dan pengeluaran kas dapat sesuai dengan tujuan yang dikehendaki perusahaan. PENGENDALIAN INTERNAL Pembentukan pengendalian internal memiliki tujuan didalam menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi operasi perusahaan dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengendalian internal akuntansi dalam lingkungan berbasis komputer digolongkan menjadi dua macam, yaitu; 1) Pengendalian Umum (general control) Merupakan standard dan panduan yang digunakan oleh karyawan dalam melaksanakan fungsinya seperti dokumentasi system, prosedur pengembangan dan perubahan system, dan metode operasi fasilitas pengolahan data. 2) Pengendalian Aplikasi (application control) Berkaitan dengan ketelitian dan kelengkapan data dalam aplikasi tertentu, dan dirancang untuk menjamin pencatatan, penggolongan dan peringkasan transaksi yang telah diotorisasi termasuk meng-update master file dapat menghasilkan informasi yang akurat dan lengkap sesuai dengan waktunya, serta memenuhi persyaratan pengendalian khusus atas setiap aplikasi pengolahan data.

7 Konsep struktur pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu; tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai. Tanggung jawab harus dibebankan secara jelas untuk membuat kejelasan masalah dan perhatian langsung baginya, dan manakala karyawan telah memiliki pemahaman yang jelas atas tanggungjawabnya mereka cenderung bekerja keras untuk mengendalikan tanggungjawabnya ini. ANALISA SISTEM Tujuan dari analisa system adalah untuk menetapkan kebutuhan informasi, sumbersumber informasi, kelemahan prosedur, dan metode pemprosesan data yang digunakan oleh perusahaan. Biasanya dimulai dengan meninjau kembali struktur organisasi dan uraian kerja (job description) pegawai yang bersangkutan, kemudian disusul dengan telaah formulir, catatan, prosedur, metode pemprosesan dan laporan yang digunakan oleh perusahan termasuk instruksi tertentu kepada pegawai yang bersangkutan dengan asi. diiringi rincian prosedur secara detail yang akan dijadikan sebagai bahan tinjauan silang dalam mencari fakta. Tujuan-tujuan ini saling berhubungan dan kadang-kadang berkonflik satu sama lain, masalah untung rugi harus ditentukan antara masalah ekonomi dan kemanfaatan, atau antara kesederhanaan dan system yang realistis tetapi kompleks. Metode evaluasi satu-satunya atas untung rugi adalah subyektif karena faktor-faktor yang dapat diuraikan secara kuantifik PERANCANGAN SISTEM Proses menspesifikasian rincian solusi yang dipilih oleh proses analisis system. Perancangan system termasuk evaluasi efektivitas dan efisiensi relative dalam perancangan system dalam lingkup kebutuhan keseluruhan system.

8 IMPLEMENTASI SISTEM Proses penempatan rancangan prosedur-prosedur dan metode-metode baru atau revisi ke dalam operasi. Implementasi system mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, pendokumentasian solusi dan peninjauan sistem pada saat operasi permulaan untuk memverifikasi bahwa fungsifungsi system sesuai dengan spesifikasi perancangan PENDEKATAN SISTEM Prosedur umum untuk mengadministrasikan proyek system. Tujuannya adalah untuk membantu pengembangan system yang efektif. Pendekatan system dapat dipandang sebagai proses yang mencakup enam langkah berikut ini; Pernyataan tujuan-tujuan system Pembuatan alternatif-alternatif Analisa system Perancangan system Implementasi system Evaluasi system Pendekatan system terdiri dari subsubsistem setiap langkah dalam proses dengan sendirinya tergantung pada pendekatan system. Langkah pertama mensyaratkan tujuan-tujuan system harus dinyatakan. Untuk memecahkan masalah ini dengan pendekatan system mencakup seluruh enam langkah tersebut. Tujuan-tujuan alternative kemudian dapat dianalisis dan yang paling layak dirancang, diimplementasikan dan dievaluasi Perancangan top-down dengan perbaikan lanjutan adalah esensi pendekatan system untuk memecahkan masalah. Setiap perbaikan lanjutan menambahkan tingkat rincian perbaikan rencana system, dan pendekatan top-down perbaikan lanjutan menstrukturkan proses ini dalam bentuk yang diinginkan.

9 JENIS SOFTWARE YANG DIGUNAKAN Database adalah sekumpulan informasi yang saling berhubungan satu sama lain. Manager database seperti Microsoft Access menyediakan piranti yang dapat digunakan untuk menyimpan dan memperbaharui informasi dalam database. Kemudian selain Microsoft Access sebagai base on databasenya, juga menggunakan Visual Basic sebagai bahasa pemrogramannya yang akan digunakan sebagai interface antara user dengan database. METODE ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Penjelasan Umum Sistem Yang Sedang Berjalan Prosedur system laporan harian kas dan bank serta laporan bulanan masih mempunyai kelemahan seperti; Untuk membuat laporan harian kas dan bank serta laporan bulanan dihitung serta dikelompok-kelompokkan secara manual. Posisi saldo kas dan saldo bank tidak diketahui secara cepat, dikarenakan laporan saldo kas dan saldo bank dibuat menjadi satu laporan, sehingga harus dicari atau dipilah kembali datanya untuk dilakukan perhitungan saldo. Laporan harian kas dan bank serta laporan bulanan belum menggunakan fasilitas computer secara optimal dan tidak adanya proses program didalam computer, karena proses yang dilakukan masih menggunakan alat tulis yaitu dengan media kertas walaupun dibantu dengan sebuah computer namun sebatas pengetikan. Usulan Perbaikan Prosedur System Laporan Harian Kas dan Bank serta Laporan Bulanan Setelah diketahui permasalahan yang ada pada system yang sedang berjalan, maka dapat dijelaskan rancangan system komputerisasi serta peralatan yang menunjang dan sumber daya manusia yang diusulkan. Pengolahan data dengan menggunakan computer sebagai alat bantu yang dimaksud meliputi penyiapan data awal, perekaman data, pelaksanaan program maupun pemeliharaan data, yang kesemuanya itu akan menghasilkan informasi yang dapat disajikan secara lengkap dan tepat waktu. System saat ini dianalisa dan dievaluasi, serta pemecahan masalah disepakati, baru kemudian system yang diusulkan dapat dirancang.

10 Tahap perancangan system mempunyai dua tujuan utama antara lain; Untuk memenuhi kebutuhan pengguna system Untuk memberi gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrograman computer dan ahli teknik lainnya yang terlibat. Untuk mencapai tujuan ini, analis system harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut; 1. Perancangan system harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan yang berarti bahwa data harus mudah diolah, metode-metode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan digunakan. 2. Perancangan system harus dapat mendukung tujuan utama institusi sesuai yang didefinisikan pada tahapan rancangan system, yang selanjutnya pada tahapan analisis system. 3. Perancangan system harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi,pelaporan manajemen dan mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. 4. Perancangan system harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari system informasi, yang meliputi data dan informasi, penyimpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, personel, perangkat keras, perangkat lunak, dan pengendalian intern. Dalam merancang aliran informasi diperlukan alat bantu guna menggambarkan proses-proses yang ada dan aliran-aliran data apa saja yang masuk maupun keluar dari proses tersebut menuju terminator serta penggambaran data store data store yang menyimpan data atau memberikan data. PENUTUP KESIMPULAN Pada system yang lama proses pencatatan pembukuan dilakukan dengan cara manual baik secara tertulis dengan media kertas atau computer sebatas pengetikan data, sehingga banyak terjadi duplikasi data dan berdampak terhadap efisiensi waktu serta efektivitas kerja kurang baik dan tidak optimal.

11 Laporan yang dihasilkan juga kurang cepat, jelas dan tepat waktu. Beberapa laporan yang seharusnya terpisah masih menjadi satu laporan, yaitu laporan harian kas dan laporan harian bank. Dengan membuat perancangan system informasi yang baru serta menerapkan pelaksanaan pengendalian internal secara konsisten, berkesinambungan dan mengimplementasikan penjejakan audit sebagai salah satu solusi alternative bagi tindakan evaluative atas sistem informasi akuntansi yang berlangsung sehingga dapat tercapai peningkatan kinerja system informasi akuntansi didalam mengendalikan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas secara lebih efektif dan efisien. PUSTAKA George H.Bodnar William S.Hopwood., SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Buku Satu, Salemba Empat Harnanto, Akuntansi Keuangan Intermediate, Edisi kedua, Liberty : Yogyakarta, 1988 Jogiyanto HM, ANALISIS DAN DESAIN-Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi kedua, Andi : Yogyakarta, 1999