BAB III ANALISIS SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS SISTEM 3.1 ANALISIS SISTEM Analisis sistem ( system analysis ) dapat didefenisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam komponen-komponen untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Analisi sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan di CV. Ikhlas Maju Sejahtera yaitu tentang administrasi cv dan gaji. Penganalisaan terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis kelemahan sistem dan analisis kebutuhan sistem. 3.2 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN CV. Ikhlas Maju Sejahtera merupakan perusahaan baru yang bergerak di bidang kontraktor. Administrasi cv dan perhitungan gaji masih dilakukan secara manual dimana cv disimpan dilemari arsip dan perhitungan gaji pun hanya menggunakan Ms. Excel. Dengan sistem kerja seperti ini dirasakan bahwa kinerja perusahaan masih kurang efisien dan efektif Prosedur Penyimpanan Cv dan Gaji Pegawai yang Sedang Berjalan Adapun prosedur dalam penyimpanan cv dan gaji pada CV.IKHLAS 28

2 MAJU SEJAHTERA adalah sebagai berikut : a. Bagian administrasi memberikan form cv kepada dengan mencantumkan persyaratan yang diperlukan. b. Pegawai mengisi form cv dan melampirkan syarat-syarat yang telah ditentukan. c. Bagian administrasi akan memeriksa kelengkapan dokumen. d. Bagian administrasi juga akan menyimpan cv dan lampiran dokumen persyaratan ke dalam lemari arsip. e. Bagian administrasi akan membuat laporan data bulanan s, laporan tersebut dibuat tiga rangkap yang akan di serahkan kepada bagian keuangan, direktur dan satunya lagi sebagai arsip dibagian administrasi. f. Bagian keuangan akan melakukan perhitungan gaji menggunakan Ms.excel secara manual sesuai dengan jabatan, status dan lainnya. g. Bagian keuangan akan membuat slip gaji sejumlah dua rangkap, slip tersebut akan diberikan kepada yang bersangkutan untuk ditandatangani. h. Pegawai akan memberikan slip gaji tersebut kepada bagian keuangan, satu rangkap slip gaji akan di arsipkan, satu rangkap lagi diserahkan kepada. i. Dari data slip gaji yang ada maka bagian keuangan akan membuat laporan data gaji sejumlah dua rangkap yang akan diberikan kepada direktur dan satunya lagi sebagai arsip di bagian keuangan. 29

3 Untuk penggambaran yang lebih jelasnya telah diuraiakan dalam flowmap berjalan penyimpanan cv dan gaji pada CV. Ikhlas Maju sejahtera yang dapat dilihat Sebagai berikut : Pegawai Administrasi K e u a n g a n Direktur Isi Form dan Menyiapkan persyaratan Copy. Surat Keahlian Copy. Ijazah Copy.KTP Copy. Ijazah Copy. Surat Keahlian Periksa kelengkapan Copy. KTP Tidak Lengkap Ya Dokumen Dibuang & Proses dihentikan Copy. Ijazah Copy. Surat Keahlian Copy. KTP Buat cv Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penyimpanan cv Pegawai 30

4 PEGAWAI KEUANGAN DIREKTUR Data gaji Lap. CV Peagawai Hitung gaji dan cetak slip gaji Tanda tangan slip gaji Cap slip gaji Buat lap. Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Perhitungan Gaji Pegawai 3.3 ANALISIS DOKUMEN Dokumen Masuk a. Formulir cv Sumber : Untuk mengetahui cv : Pegawai 31

5 Rangkap : 1 Item : Nomor Induk Karyawan ( NIK),Nomor KTP, nama, tempat tanggal lahir, alamat, jabatan, status hubungan,jenis kelamin, pendidikan terakhir,jurusan,tahun lulus, keahlian Dokumen Keluaran a. Slip Gaji Sumber : Bukti pembayaran gaji : bagian keuangan Rangkap : 2 Item : NIK, nama, jabatan,gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan keluarga, uang makan, bonus,gaji_lapangan, lembur, potongan kehadiran, kasbon,iuran asuransi,potongan, total terima,total potongan, total bayar. b. data cv Pegawai Sumber : Arsip Perusahaan : administrasi Rangkap : 2 Item : NIK, No ktp, nama, jabatan,alamat, pendidikan terakhir, jurusan, tahun, bidang keahlian. c. data gaji : Arsip Perusahaan 32

6 Sumber : bagian keuangan Rangkap : 2 Item : NIK, nama, jabatan, gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan keluarga,uang makan, lembur, kasbon total potongan, total terima, total bayar. 3.4 ANALISIS KELEMAHAN SISTEM Hasil dari analisis sistem yang sedang berjalan di bagian administrasi dan keuangan CV Ikhlas Maju Sejahtera ini menunjukkan bahwa pengelolaan data secara manual akan menyebabkan beberapa kelemahan antara lain : a. Proses pendataan yang masih manual mengakibatkan tidak adanya penyimpanan database cv secara keseluruhan pada CV. Ikhlas Maju Sejahtera. b. Lambatnya pencarian data pada CV. Ikhlas Maju Sejahtera dikarenakan pengarsipan yang kurang efektif dan efisien. c. Perhitungan gaji manual menyebabkan terjadinya kesalahan dalam perhitungan gaji. 3.5 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM Pada analisis kebutuhan sistem ini bersangkutan dengan pembahasan pada kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan informasi, dan kebutuhan pengguna. 33

7 3.5.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan pada Sistem Informasi Administrasi cv dan Gaji Pegawai pada CV. Ikhlas Maju Sejahtera adalah dengan menggunakan bahasa Visual Basic 2008 dan Microsoft Access 2003 sebagai database Analisis Pengguna Sistem Pada sistem informasi administrasi cv dan gaji pada CV. Ikhlas Maju Sejahtera yang dibangun ini khusus digunakan untuk penyimpanan cv dan gaji pada CV Ikhlas Maju Sejahtera. Sistem yang dibuat akan digunakan oleh bagian administrasi dan keuangan kantor Analisis Kebutuhan Pengguna a. Dibutuhkan pembatasan hak akses, sehingga hanya admintrasi dan keuangan yang bisa menggunakan sistem ini. b. Media penyimpanan cv merupakan database. c. Dibutuhkan laporan cv dan laporan gaji pada CV. Ikhlas Maju Sejahtera ini. 34