RANCANG BANGUN SISTEM PENGGAJIAN GURU DAN KARYAWAN MENGGUNAKAN LAZARUS ( STUDI KASUS : LPI SUNAN WALISONGO SRAGEN )

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTEM PENGGAJIAN GURU DAN KARYAWAN MENGGUNAKAN LAZARUS ( STUDI KASUS : LPI SUNAN WALISONGO SRAGEN ) Makalah Program Studi Teknik Informatika Fakultas Komunikasi dan Informatika Diajukan oleh : Nama Pembimbing 1 Pembimbing 2 : Rini Setyawati : Aris Rakhmadi, S.T.,M.Eng : Yusuf Sulistyo Nugroho, S.T., M.Eng PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA 2013

2

3 RANCANG BANGUN SISTEM PENGGAJIAN GURU DAN KARYAWAN MENGGUNAKAN LAZARUS ( STUDI KASUS : LPI SUNAN WALISONGO SRAGEN ) Rini Setyawati, Aris Rakhmadi, Yusuf Sulistyo Nugroho Teknik Informatika, Fakultas Komunikasi dan Informatika Universitas Muhammadiyah Surakarta riniwhae@gmail.com ABSTRAKSI Sistem penggajian pegawai yang sudah ada di LPI Sunan Walisongo Sragen sekarang masih menggunakan Microsoft Office Excel dengan menginputkan formula-formula yang akan diinputkan pada tiap kolom dan barisnya. Selain itu, data gaji pegawai dapat diakses siapa saja, sehingga dalam segi keamanan kurang terjamin. Proses penelitian yang dilakukan dengan mencari data-data dengan observasi dan wawancara. Tahap pembuatan aplikasi ini yaitu analisa kelemahan sistem lama, pencarian data, perancangan, pembuatan, pengujian, dan implementasi sistem penggajian di LPI Sunan Walisongo Sragen dengan Lazarus dan MySQL. Hasil akhir aplikasi penggajian yang telah dibuat berupa laporan daftar pegawai baik keseluruhan maupun tiap tingkat jenjang pendidikan, slip gaji serta gaji tahunan. Berdasarkan penilaian jawaban kuisioner yang sudah dibagikan kepada pengelola sistem, dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini mudah digunakan dan dapat membantu dalam pengolahan data gaji di LPI Sunan Walisongo Sragen sehingga dapat dikatakan proses penginputan dan segala penggunaan aplikasi desktop yang telah dibuat ini tergolong mudah, efektif dan efisien. Kata Kunci : Gaji, Lazarus, MySQL. PENDAHULUAN Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Sunan Walisongo merupakan sebuah lembaga pendidikan formal yang didirikan oleh pondok pesantren Walisongo Sragen. LPI Sunan Walisongo ini terdiri dari

4 pendidikan formal seperti Play Group, TK, SD Integral, SMP dan SMK, serta pendidikan non formal seperti Madrasah Diniyyah, Madrasah mu'alimin, dan TPQ. LPI Sunan Walisongo memiliki banyak pegawai ataupun karyawan yang mungkin selalu bertambah tiap tahunnya. Banyaknya pegawai membuat data yang diperlukan juga semakin bertambah, hal ini dapat menjadi salah satu kendala dalam proses penggajian. Sementara para pegawai memerlukan informasi yang relevan dan akurat dari sebuah sistem. Seperti dikemukakan Erwin Arbie (2000), mengenai arti dari Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan. Maka dari itu sistem yang sebelumnya ada ini perlu dikembangkan karena adanya beberapa permasalahan yang perlu diatasi dari awal pengolahan data sampai didapatkan gaji bulanan pegawai ini digunakan untuk mempermudah petugas juru bayar dalam penyediaan laporan. Sistem penggajian yang sudah ada sekarang masih menggunakan Microsoft Office Excel dengan menginputkan formula-formula yang akan diinputkan pada tiap kolom dan barisnya, sehingga membuat proses pengerjaan harus dilakukan secara berulang-ulang. Hal ini membuat ketidak efisienan dalam proses penggajian pegawai yang bersangkutan. Jika terjadi kesalahan yang terjadi pada saat penginputan formula yang akan dimasukkan ke Microsoft Office Excel dapat membuat sistem menjadi error. Selain itu, data gaji pegawai dapat diakses siapa saja, sehingga dalam segi keamanan kurang terjamin. Berikut merupakan beberapa hal yang harus dikelola dalam proses penggajian pegawai di LPI Sunan Walisongo Sragen antara lain, daftar

5 pegawai, masa kerja, pendidikan, jabatan, pelajaran, kehadiran, potongan, perhitungan gaji bulanan, cetak daftar pegawai, slip gaji, laporan gaji bulanan, dan laporan gaji tahunan. TINJAUAN PUSTAKA Adha (2008), menyatakan bahwa PT. Surya Lagang Ostentasi Medan, pada proses pencatatan dan perhitungan gaji yang diterapkan oleh perusahaan masih bersifat manual sehingga menyebabkan proses gaji sering terlambat. Dalam menyelesaikan masalah tersebut maka penulis merancang suatu sistem informasi penggajian pegawai. Dalam perancangan ini, penulis menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0, dengan format database menggunakan Microsoft Access 2000, dan hasil dari laporan menggunakan Seagate Crystal Report 8.5. Sistem ini dapat memberikan kemudahan dalam proses perhitungan gaji serta dapat mengetahui laporan gaji secara cepat dan dapat diminta sewaktu-waktu pada saat dibutuhkan. Selain itu Nugraha (2009), menyatakan bahwa Untuk melakukan proses pengolahan data gaji karyawan pada PT. BPR Bali Rukun Mandiri dilakukan dengan cara menyimpan data tersebut sebagai arsip, kemudian data tersebut dimasukkan ke dalam komputer melalui aplikasi Ms. Excel. Kemampuan SDM dalam menggunakan Ms. Excel sangat rendah. Akibatnya program ini tidak dapat dimanfaatkan secara baik untuk mengolah data gaji karyawan ini. Hal inilah yang menjadi kendala karena menimbulkan keterlambatan informasi dan kehilangan data. Dalam memecahkan masalah tersebut penulis merancang suatu sistem informasi penggajian karyawan pada PT. BPR Bali Rukun Mandiri dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. Aplikasi ini menghasilkan laporan biodata karyawan, laporan data gaji yang terdiri dari laporan data gaji seluruh, dan laporan data lembur. Uraian Nurmala (2012), menyatakan bahwa sistem penggajian pada

6 KODIM sebelumnya masih menggunakan Microsoft Office Excel dengan menginputkan formula-formula yang akan diinputkan pada tiap kolom dan barisnya, sehingga membuat proses pengerjaan harus dilakukan secara berulang-ulang. Hal ini membuat ketidakefisienan dalam proses penggajian pegawai yang bersangkutan. Selain itu, data gaji pegawai dapat diakses siapa saja, sehingga dalam segi keamanan kurang terjamin. Dalam memecahkan masalah tersebut penulis merancang suatu sistem informasi penggajian yang dibuat dengan menggunakan Lazarus dan pengelolaan database menggunakan MySQL. Hasil akhir aplikasi penggajian yang telah dibuat berupa buku gaji, laporan bulanan berisi data gaji KODIM 0725 secara keseluruhan, dan Surat Pertanggungjawaban Mutlak dari Komandan KODIM 0725 Sragen guna pengajuan gaji yang akan dibayarkan kepada pegawai militer yang masih aktif. METODE Metode penelitian yang digunakan dalam membangun sistem penggajian di LPI Sunan Walisongo Sragen yaitu menggunakan metode pengembangan sistem SDLC (System Development Life Cycle). Metode ini merupakan proses pengembangan sistem melalui beberapa tahapan mulai dari sistem itu direncanakan sampai sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Akan tetapi jika sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahan - permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem (Jogiyanto, 2005) 1. Analisis Sistem Lama Analisis yang dilakukan yaitu : a. Analisis Sistem dan Prosedur Analisa ini dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran tentang

7 elemen-elemen fungsi, bagaimana alur, serta pihak-pihak yang terlibat dalam suatu prosedur penggajian. Analisa sistem dan prosedur disini yang menyangkut tentang pengolahan informasi berupa prosedur cara penghitungan penggajian. b. Analisis Aliran Informasi Tujuan dari analisa aliran informasi adalah mengenal lebih dalam peran pengambilan keputusan dengan meneliti alur informasi data gaji. Informasi yang dimaksud adalah laporan yang disampaikan mengenai dari juru bayar ke ketua yayasan Sunan Walisongo Sragen. c. Analisi Kebutuhan Sistem Kebutuhan informasi dalam hal ini adalah input data-data mengenai data pegawai yang akan dimasukkan ke dalam sistem. Dengan melakukan analisa ini maka akan dapat diketahui informasi yang telah disampaikan saat ini sudah lengkap atau belum. 2. Pengambilan Data Dalam melakukan pengambilan data dilakukan beberapa cara yaitu observasi, wawancara dengan juru bayar, dan studi pustaka. 3. Perancangan Sistem Perancangan sistem dilakukan secara umum dengan pembuatan Data Flow Diagram (DFD) dan spesifikasi proses, perancangan database, perancangan form input, dan perancangan form output. 4. Pengujian Aplikasi Pengujian Sistem dilakukan dengan melakukan pengujian terhadap fungisionalitas dan melakukan praktek pengujian dengan langsung mendemokan dan mengajarkan kepada Juru Bayar. Setelah itu dilakukan analisa dengan menggunakan kuisioner maka dapat ditarik sebuah kesimpulan penilaian dari sistem yang telah dibuat. 5. Alur Program Sistem penggajian yang dihasilkan dikhususkan untuk juru bayar namun dalam hal ini tetap ada yang bertindak

8 sebagai admin dan user. Implementasi dan maintenance, dari sistem yang dihasil disesuaikan dengan hak akses juru bayar. HASIL PENELITIAN Rancang bangun sistem penggajian guru dan karyawan LPI Sunan Walisongo Sragen dibuat dengan menggunakan Lazarus dan pengelolaan database menggunakan MySQL. Sebelum melakukan pengumpulan data dilakukan analisis kelemahan sistem penggajian lama. Setelah itu dilakukan penelitian dengan melakukan wawancara dan pengumpulan data dengan Juru Bayar. Lalu dimulai tahap berikutnya dengan baik atau tidak, jika belum maka akan dilakukan perbaikan sistem tetapi jika sistem sudah berjalan sesuai yang diharapkan maka dilakukan implementasi sistem yang kemudian dilanjutkan dengan pembuatan laporan. Sedangkan tampilan dari halaman awal Sistem Penggajian Pegawai di LPI Sunan Walisongo Sragen seperti yang terlihat pada Gambar Gambar 2. Halaman Utama

9 Pada Sistem Penggajian di LPI Sunan Walisongo Sragen ketika user sudah login kedalam sistem maka akan ditampilkan halaman utama yang berisi menu-menu sebagai berikut : a. Menu User Dalam menu sistem berisi submenu ganti password user, submenu logout user dan submenu keluar sistem gaji. b. Menu Input Nominal Menu input nominal digunakan untuk memanajemen nominal-nominal item gaji yang sudah ditentukan yang terdiri dari beberapa sub menu seperti jabatan, pendidikan, masa kerja, pelajaran, dan kehadiran. c. Menu Tambah Data Menu tambah pegawai digunakan untuk mememanajemen data pegawai LPI Sunan Walisongo Sragen, baik menambah, mengubah, menghapus dan mencari data pegawai. d. Menu Input Data Menu input data digunakan untuk memanajemen data item gaji yang dimiliki tiap pegawai yang terdiri dari beberapa sub menu yaitu jabatan, pelajaran, kehadiran dan potongan. e. Menu Hitung Menu hitung gaji digunakan untuk mememanajemen gaji bulanan tiap pegawai baik menghitung, menyimpan, mengubah serta menghapus data gaji. f. Menu Cetak Laporan Menu cetak laporan digunakan untuk melakukan cetak laporan yang terdiri beberapa sub menu seperti daftar pegawai, slip gaji pegawai, laporan bulanan dan laporan tahunan. g. Menu Profil Menu profil digunakan untuk menjabarkan profil dari LPI Sunan Walisongo Sragen itu sendiri. Pada menu cetak laporan akan menghasilkan output seperti gambar berikut

10 Gambar 3. Output Daftar Pegawai Gambar 4. Output Slip Gaji Pada output daftar pegawai yang ditunjukkan pada gambar 3 digunakan untuk membuat laporan daftar pegawai baik daftar pengajar tiap tingkat sekolah maupun semua pegawai LPI Sunan Walisongo Sragen. Pada output slip gaji yang ditunjukkan pada gambar 4 digunakan

11 untuk membuat laporan slip gaji bulanan pegawai sebagai bukti penerimaan gaji. Gambar 5. Output Laporan Bulanan Gambar 6. Output Gaji Tahunan Pada output laporan bulanan dan tahunan yang ditunjukkan pada gambar 5 dan gambar 6. Laporan gaji bulanan digunakan untuk membuat laporan gaji bulanan semua pegawai dalam setiap bulan dan laporan gaji tahunan digunakan untuk membuat laporan gaji tahunan setiap pegawai.

12 PEMBAHASAN Pengujian dilakukan dua tahap yaitu Pengujian Program Internal, yaitu pengujian yang dilakukan oleh penulis saat pembuatan sistem dan setelah sistem selesai dibuat. Pengujian Program Eksternal dilakukan 2 tahap yaitu melakukan praktek langsung dan pengujian kuisioner pihak Juru Bayar terhadap sistem yang dihasilkan agar sistem dapat lebih disempurnakan dan dapat dibuat sesuai kebutuhan dan harapan pihak Juru Bayar. Hasil kuisisoner ditampilkan pada Gambar 11. pengujian oleh Juru Bayar dengan Pilihan a Pilihan b Pilihan c Pilihan d Pilihan e Gambar 11 Grafik Presentase Data Kuisioner Keterangan Grafik : Pilihan a : Sangat Baik Pilihan b : Baik Pilihan c : Cukup Baik Pilihan d : Kurang Baik Pilihan e : Buruk Berdasarkan grafik penilaian pengolah sistem menggunakan kuisioner program yang telah dibuat adalah sebagai berikut : 1. Semua user belum pernah memakai aplikasi ini sebelumnya, karena belum pernah menjumpai aplikasi sejenis ini. 2. Untuk tampilan sistem, 75% user menyatakan sudah baik dan 25% user menyatakan cukup baik. dapat disimpulkan penilaian umum dari

13 3. Untuk Kejelasan menu, 75% user sudah jelas dan 25% user menyatakan cukup jelas. 4. Untuk kelengkapan menu, 100% user menyatakan sudah lengkap. 5. Untuk keseluruhan sistem, 25% user menyatakan sudah sangat baik, 50% user menyatakan sudah baik dan 25% user menyatakan cukup baik. KESIMPULAN Setelah selesai melakukan penelitian dan melalui hasil pengujian yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa sistem penggajian di LPI Sunan Walisongo Sragen dapat membantu permasalahan sesuai dengan tujuan pembuatan aplikasi ini, yaitu meliputi : 1. Perancangan dan pembuatan aplikasi sistem penggajian di LPI Sunan Walisongo Sragen telah dibuat dengan menggunakan aplikasi Lazarus dan MySQL untuk databasenya. Aplikasi ini dibuat dikhususkan hanya untuk petugas Juru Bayar. Sistem ini memiliki menu-menu seperti daftar pegawai, jabatan, pelajaran, kehadiran, potongan, serta menu cetak laporan. 2. Menurut penilaian jawaban kuisioner yang sudah dibagikan kepada pengelola sistem, Bahwa untuk keseluruhan sistem, 25% user menyatakan sudah sangat baik, 50% user menyatakan sudah baik dan 25% user menyatakan cukup baik, sehingga dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini mudah digunakan dan dapat membantu dalam pengolahan data gaji di LPI Sunan Walisongo Sragen sehingga dapat dikatakan proses penginputan dan segala penggunaan aplikasi desktop yang telah dibuat ini tergolong mudah, efektif dan efisien. 3. Kelebihan sistem penggajian guru dan karyawan menggunakan Lazarus ini bisa berjalan di multi platform, selain itu dengan sistem ini Juru Bayar dapat dengan mudah melakukan perhitungan data gaji setiap bulannya.

14 DAFTAR PUSTAKA Adha, Rashwin Sistem Informasi Penggajian Pada PT. Surya Lagang Ostentasi Medan. Medan: Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer STMIK ITMI Medan Arbie, E Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bina Alumni Indonesia. Jogiyanto Metodologi Penelitian Sistem Informatika. Yogyakarta : Andi. Nugraha, Rifky Sahib Sistem Informasi Penggajian Di PT. BPR Bali Rukun Mandiri. Tugas Akhir. Bandung: Program Studi Manajemen Informatika, Universitas Komputer Indonesia Nurmala, Dita Sistem Informasi Penggajian Di KODIM 0725 Sragen Dengan Lazarus dan MySQL. Tugas Akhir. Surakarta: Program Studi Teknik Informatika, Universitas Muhammadiyah Surakarta.