BAB III ANALISIS SISTEM. Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian dari komponen dengan maksud untuk melakukan identifikasi dan evaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dirasakan perlu untuk melakukan perbaikan sistem atau mengusulkan sistem yang baru. 3.1 Analisis Sistem Berjalan Analisis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk menelusuri bagaimana sistem berjalan dengan memperhatikan proses, aliran data dan informasi serta pelaku sistem. Selanjutnya mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung dan meningkatkan kinerja perangkat lunak yang akan dikembangkan sehingga memungkinkan untuk dilakukan pengembangan sistem yang baru yang dapat dimodifikasi ke arah yang lebih baik Analisis Prosedur Ada 3 ( tiga ) analisis prosedur penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru yang berjalan pada Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota Tanjungpinang, seperti berikut : 29

2 30 1. Prosedur Usul Penilaian Guru a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mengirim surat beserta form pendaftaran pada guru yang mengusulkan penilaian angka kredit. b. Guru mengisi form pendaftaran. Selanjutnya form pendaftaran di kirim kembali ke Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian memeriksa form pendaftaran. d. Jika form pendaftaran tidak lengkap, maka dikembalikan ke guru untuk dilengkapi. Apabila form pendaftaran dinyatakan lengkap, selanjutnya diserahkan kepada Sekretaris Dinas untuk di setujui. e. Sekretaris Dinas menyetujui form pendaftaran yang telah lengkap. f. pendaftaran yang telah disetujui oleh Sekretaris Dinas diserahkan kembali ke Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. GURU SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN SEKRETARIS DINAS Surat & Surat & Mengisi ACC Memeriksa Tidak Lengkap Ya Gambar 3.1 Prosedur Usul Penilaian Guru

3 31 2. Prosedur Penilaian Guru a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian memberikan dokumen Daftar Usul Penilaian ( DUPAK ) beserta berkas pendukung lainnya kepada guru pemohon. b. Guru pemohon menerima dokumen Daftar Usul Penilaian Angka Kredit ( DUPAK ) beserta berkas pendukung lainnya dari Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. c. Guru mengisi dokumen Daftar Usul Penilaian ( DUPAK ) beserta berkas pendukung lainnya, untuk selanjutnya diserahkan kembali ke Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. d. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian memeriksa kelengkapan dokumen Daftar Usul Penilaian ( DUPAK ) beserta berkas pendukung lainnya. e. Apabila tidak lengkap maka dokumen dan berkas pendukung lainnya dikembalikan ke guru yang bersangkutan, jika sudah lengkap maka dokumen Daftar Usul Penilaian beserta berkas pendukung lainnya diserahkan kepada Tim Penilai untuk di nilai dan di periksa kesesuaian dokumen. f. Tim Penilai melakukan penilaian terhadap angka kredit guru yang mengacu pada Data Perorangan, Unsur Utama dan Unsur Penunjang. g. Selanjutnya Tim Penilai memeriksa kesesuaian berkas dokumen Daftar Usul Penilaian ( DUPAK ).

4 32 h. Jika tidak sesuai, dokumen dan kelengkapannya dikembalikan kepada guru pemohon. Bila sesuai, maka selanjutnya hasil penilaian angka kredit guru dan kelengkapannya diserahkan kepada Sekretaris Dinas. i. Sekretaris Dinas menerima hasil penilaian angka kredit guru dari Tim Penilai untuk disetujui. j. Setelah disetujui oleh Sekretaris Dinas, maka dokumen beserta berkas pendukung lainnya dikembalikan ke Sub Bagian umum dan Kepegawaian untuk di arsipkan. GURU SUBBAG. UMUM DAN KEPEGAWAIAN TIM PENILAI ANGKA KREDIT SEKRETARIS DINAS Dupak Dupak Mengisi Dupak Proses Perhitungan Dupak ACC Memeriksa Dupak : - Data Perorangan - Unsur Utama - Unsur Penunjang Tidak Berkas Dupak Lengkap Ya Memeriksa Kesesuaian Tidak Sesuai Ya Gambar 3.2 Prosedur Penilaian Guru

5 33 3. Prosedur Penetapan Guru a. Daftar Usul Penilaian Guru ( DUPAK ) yang telah dinilai sebelumnya oleh Tim Penilai dan dinyatakan telah memenuhi persyaratan diserahkan oleh Sub Bagian Umum dan Kepegawaian kepada operator Penetapan Kenaikan Jabatan Fungsional Guru. b. Operator menginput dokumen Daftar Usul Penilaian ( DUPAK ) yang telah dinilai sebelumnya berupa data perorangan, data unsur utama dan data unsur penunjang. Setelah di input data disimpan di internal harddisk komputer. c. Operator mencetak laporan berupa Penetapan Kenaikan Jabatan Fungsional Guru. d. Daftar Usul Penilaian Guru dan kelengkapannya beserta laporan Penetapan Kenaikan Jabatan Fungsional Guru diserahkan oleh operator ke Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. e. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mengarsipkan dokumen Daftar Usul Penilaian Guru dan kelengkapannya. Selanjutnya Penetapan Kenaikan Jabatan Fungsional Guru diserahkan kepada Sekretaris Dinas. f. Sekretaris Dinas memberi paraf pada Penetapan Kenaikan Jabatan Fungsional Guru selanjutnya diserahkan kepada Kepala Dinas.

6 34 g. Kepala Dinas menanda-tangani Penetapan Kenaikan Jabatan Fungsional Guru selanjutnya dikembalikan ke Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. h. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mengarsipkan 1 (satu) rangkap Penetapan Kenaikan Jabatan Fungsional Guru dan 1 (satu) rangkap lagi diserahkan kepada guru yang bersangkutan. GURU SUBBAG. UMUM DAN KEPEGAWAIAN OPERATOR PAK SEKRETARIS DINAS KEPALA DINAS Input Data Dupak ACC Dupak Paraf dan Tanda Tangan Simpan Data Cetak Laporan SK PAK SK PAK Gambar 3.3 Prosedur Penetapan Guru

7 Analisis Tujuan dari analisis dokumen adalah untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dalam sistem serta hal-hal yang berkaitan dengan dokumen tersebut. Hal ini perlu dilakukan untuk memberikan informasi masukan pada pengembangan sistem yang diusulkan pada pengguna. ini merupakan bukti tertulis yang ada. Adapun dokumen yang berhubungan langsung dengan aplikasi penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru pada Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota tanjungpinang, sebagai berikut : 1. Input a. Keterangan Perorangan Fungsi Sumber : Sebagai data individu guru : Guru yang mengusulkan penilaian angka kredit Distribusi : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota Tanjungpinang. b. Daftar Usul Penilaian (Dupak) Fungsi : Sebagai data sumber penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru yang berisi nilai Unsur Utama dan nilai Unsur Penunjang. Sumber : Tim penilai angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru. Distribusi : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Dikpora Kota Tanjungpinang.

8 36 c. Pendukung Fungsi : Sebagai bahan untuk pemeriksaan kebenaran data penilaian angka kredit yang dinilai tim penilai. Sumber : Guru yang mengusulkan penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru. Distribusi : Tim penilai angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru. 2. Output a. Penetapan Kenaikan Jabatan Fungsional Guru Fungsi : Sebagai dasar untuk usul kenaikan pangkat fungsional guru serta sebagai kelengkapan untuk usul penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru periode berikutnya. Sumber : Operator penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru. Distribusi : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Dikpora Kota Tanjungpinang. 3.2 Analisis Kelemahan Sistem Berjalan Dari analisis yang telah dilakukan penulis, maka ditemukan beberapa kendala dan kelemahan yang dihadapi. Adapun kendala dan kelemahan sistem pengolahan data tersebut, antara lain sebagai berikut :

9 37 1. Terdapat kelemahan pada sistem lama yang sedang berjalan, dimana blangko pendaftaran peserta dan pengiriman dokumen Daftar Usul Penilaian ( DUPAK ) beserta berkas pendukung lainnya dikirimkan tidak sekaligus pada guru peserta, melainkan secara terpisah sehingga memerlukan waktu yang agak lama dalam proses tersebut. 2. Pengolahan data Penetapan Jabatan Fungsional Guru saat ini masih dilakukan dengan menggunakan Microsoft Word 2007 dan kalkulator sebagai alat hitung nilai, hal ini sangat tidak efektif karena bisa berdampak pada kesalahan dalam penghitungan. 3. Data tidak disimpan dalam sebuah database, melainkan pada folderfolder terpisah didalam internal harddisk sehingga akan menyulitkan operator dalam pencarian sebuah file data guru. 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem Baru Analisis kebutuhan sistem yang dilakukan dalam penelitian skripsi ini bertujuan untuk perbaikan sistem serta perubahan sistem kedepan kearah yang lebih baik Kebutuhan Perangkat Keras Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, perangkat keras yang ada sudah cukup baik. Namun demikian, agar aplikasi penetapan angka kredit

10 38 kenaikan jabatan fungsional guru dapat dijalankan secara optimal, dibutuhkan beberapa perangkat keras baru sebagai pengganti perangkat keras yang lama yang digunakan oleh operator, penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru, diantaranya sebagai berikut : 1. Mengganti harddisk (lama 80 Gb) yang lama dengan harddisk yang baru (160 Gb keatas). 2. Mengganti memory 512 Mb yang lama dengan memory 1Gb Kebutuhan Perangkat Lunak Dari hasil analisis yang telah dilakukan sebelumnya, dapat dikatakan bahwa perangkat lunak yang ada sudah cukup baik ( Windows XP SP2 dan Microsoft Office 2007 ). Namun demikian, agar database dari aplikasi penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru dapat terorganisir dan dikelola dengan baik, maka dibutuhkan perangkat lunak tambahan yaitu SQL Server 2000 sebagai basis data Kebutuhan Pengguna Adapun pengguna yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru ini adalah seorang operator yang dapat menguasai komputer dengan baik dan dapat mengoperasikan aplikasi ini.

11 Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan sebagai hasil output aplikasi penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru, sebagai berikut : 1. Laporan Rekap Kualifikasi PAK ( Periode Januari - Juni dan Periode Juli- Desember ). 2. Laporan Rekap Penetapan PAK ( Periode Januari - Juni dan Periode Juli- Desember ). 3. Laporan Penetapan PAK ( Periode Januari - Juni dan Periode Juli- Desember ). Dari analisis sistem dan analisis kelemahan sistem yang telah dibahas sebelumnya, maka diperoleh hasil evaluasi terhadap sistem yang bertujuan untuk perbaikan serta perubahan sistem kedepan kearah yang lebih baik dengan merekomendasikan dan merealisasikan sebuah Aplikasi Penetapan Kenaikan Jabatan Fungsional Guru pada Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota Tanjugpinang sebagai pengganti sistem lama yang sedang berjalan.