BAB III ANALISIS SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS SISTEM 3.1 ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah dengan cara mengurai dan mempelajari sistem dan proses kerja agar dapat mengidentifikasi kekuatan, kelemahan dan peluang untuk dilakukan perbaikan dengan cara mendefinisikan masalah, mengidentifikasikan masalah, mengidentifikasikan penyebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasikan kebutuhan informasi yang diperlukan sistem. Atau secara lebih mudah, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Tahap analisis ini merupakan tahap yang sangat krisis dan sangat penting, karena kesalahan di tahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem tugas utama analisis adalah kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Analisis sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yaitu tentang perkuliahan. Penganalisaan terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis data, analisis dokumen, dan analisis kebutuhan sistem.

2 ANALISIS PROSEDUR YANG SEDANG BERJALAN Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang memiliki jumlah mahasiswa yang tidak sedikit, namun sistem yang telah ada masih belum dapat digunakan dengan maksimal sehingga masih ada dokumen yang masih bersifat manual yang harus dicatat dengan tulisan tangan sesuai dengan jenis khususnya cicilan. Dengan sistem yang sedang berjalan dirasakan bahwa pengamanan data masih kurang efektif dan efisien. 1. Prosedur Pembayaran Pendaftaran Dibawah ini adalah prosedur pendaftaran yang sedang berjalan pada STT Indonesia sebagai berikut : a. Calon Mahasiswa mengisi slip setoran yang disediakan Bank kemudian Bank mengecek kelengkapan pengisian slip setoran b. Jika pengisian slip setoran tidak lengkap maka akan dikembalikan kepada Calon Mahasiswa dan jika pengisian lengkap akan diproses dan rangkap pertama direkap oleh Bank kemudian diberikan kepada Calon Mahasiswa sebanyak tiga rangkap c. Calon Mahasiswa menyerahkan slip setoran kepada Kasubag Keuangan kemudian Kasubag Keuangan merekap dua rangkap dan satu rangkap

3 49 diberikan kepada bagian Front Office untuk persetujuan kemudian slip setoran disimpan Calon Mahasiswa d. Front Office mengecek jika menyetujui maka membuat formulir pendaftaran kepada Calon Mahasiswa dan jika tidak menyetujui maka slip setoran dikembalikan kepada Calon Mahasiswa e. Kasubag Keuangan merekap dua rangkap slip setoran dan mencatat ke dalam buku pendaftaran kemudian membuat laporan pendaftaran dan diserahkan kepada Ketua STTI ini: Untuk lebih jelasnya, lihat flowmap berjalan pendaftaran berikut

4 50 Flowmap berjalan pendaftaran Calon Mahasiswa Bank Front Office Kasubag. Keuangan Ketua STTI Mengisi Cek Mencatat ke dalam buku Setuju Buku Cek kelengkapan Membuat laporan pendaftaran Lengkap Menyerahkan formulir pendaftaran pendaftaran pendaftaran Formulir pendaftaran Formulir pendaftaran Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Pembayaran Pendaftaran

5 51 2. Prosedur Pembayaran Registrasi Dibawah ini adalah prosedur registrasi yang sedang berjalan pada STT Indonesia sebagai berikut : a. Mahasiswa mengisi slip setoran yang disediakan Bank kemudian Bank mengecek kelengkapan pengisian slip setoran b. Jika pengisian slip setoran tidak lengkap maka akan dikembalikan kepada Mahasiswa dan jika pengisian lengkap akan diproses dan rangkap pertama direkap oleh Bank kemudian diberikan kepada Mahasiswa sebanyak tiga rangkap c. Mahasiswa menyerahkan slip setoran kepada Kasubag Keuangan d. Kasubag Keuangan merekap dua rangkap slip setoran dan satu rangkap disimpan Mahasiswa kemudian mencatat ke dalam buku serta penyerahan kepada Mahasiswa untuk pengisian e. Kasubag Keuangan membuat laporan perkuliahan dari buku dan diserahkan kepada Ketua STTI f. yang telah diisi oleh Mahasiswa diserahkan kepada DAK untuk tandatangan

6 52 g. DAK mengecek kelengkapan pengisian jika menyetujui maka ditandatangani kemudian direkap dua rangkap dan jika tidak menyetujui maka dikembalikan kepada Mahasiswa h. yang telah ditandatangani DAK akan direkap Mahasiswa sebanyak satu rangkap ini: Untuk lebih jelasnya, lihat flowmap berjalan registrasi berikut

7 53 Flowmap berjalan registrasi Mahasiswa Bank Kasubag. Keuangan DAK Ketua STTI Mengisi Mencatat ke dalam buku dan penyerahan Cek kelengkapan Buku Lengkap Membuat laporan perkuliahan perkuliahan perkuliahan Mengecek kelengkapan Mengisi Setuju? TTD Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Pembayaran Registrasi

8 54 3. Prosedur Pembayaran Kerja Praktek atau Skripsi Dibawah ini adalah prosedur kerja praktek atau skripsi yang sedang berjalan pada STT Indonesia sebagai berikut : a. Mahasiswa mengisi slip setoran yang disediakan Bank kemudian Bank mengecek kelengkapan pengisian slip setoran b. Jika pengisian slip setoran tidak lengkap maka akan dikembalikan kepada Mahasiswa dan jika pengisian lengkap akan diproses dan rangkap pertama direkap oleh Bank kemudian diberikan kepada Mahasiswa sebanyak tiga rangkap c. Mahasiswa menyerahkan slip setoran beserta yang dari prosedur Registrasi diserahkan kepada Kasubag Keuangan d. Kasubag Keuangan mengaktifkan SKKP dari SIMAK dan memberikan password SKKP yang diserahkan kepada Mahasiswa e. Kasubag Keuangan merekap dua rangkap slip setoran dan satu rangkap di simpan Mahasiswa kemudian mencatat ke dalam buku dan membuat laporan KP atau Skripsi yang diserahkan kepada Ketua STTI Untuk lebih jelasnya, lihat flowmap berjalan KP atau Skripsi berikut ini:

9 55 Flowmap berjalan Kerja Praktek atau Skripsi Mahasiswa Bank Kasubag. Keuangan Ketua STTI Mengisi Cek kelengkapan Lengkap Aktifkan SKKP Mencatat ke dalam buku SIMAK Buku Password SKKP Password SKKP Membuat laporan KP/Skripsi KP/ Skripsi KP/ Skripsi Gambar 3.3 Flowmap Berjalan Pembayaran Kerja Praktek atau Skripsi

10 56 4. Prosedur Pembayaran Wisuda Dibawah ini adalah prosedur wisuda yang sedang berjalan pada STT Indonesia sebagai berikut : a. Mahasiswa mengisi slip setoran yang disediakan Bank kemudian Bank mengecek kelengkapan pengisian slip setoran b. Jika pengisian slip setoran tidak lengkap maka akan dikembalikan kepada Mahasiswa dan jika pengisian lengkap akan diproses dan rangkap pertama direkap oleh Bank kemudian diberikan kepada Mahasiswa sebanyak tiga rangkap c. Mahasiswa menyerahkan slip setoran kepada Kasubag Keuangan d. Kasubag Keuangan mengecek kelulusan Mahasiswa jika lulus sidang maka Kasubag Keuangan merekap dua rangkap slip setoran dan satu rangkap disimpan Mahasiswa kemudian mencatat ke dalam buku dan jika tidak lulus maka slip setoran dikembalikan kepada Mahasiswa e. Kasubag Keuangan membuat laporan wisuda dan diserahkan kepada Ketua STTI Untuk lebih jelasnya, lihat flowmap berjalan wisuda berikut ini:

11 57 Flowmap berjalan Wisuda Mahasiswa Bank Kasubag. Keuangan Ketua STTI Mengisi Cek kelengkapan Lengkap Cek kelulusan Lulus sidang? Mencatat ke dalam buku Buku Membuat wisuda wisuda wisuda Gambar 3.4 Flowmap Berjalan Pembayaran Wisuda

12 58 5. Prosedur Pembayaran Cuti Dibawah ini adalah prosedur cuti yang sedang berjalan pada STT Indonesia sebagai berikut : a. Mahasiswa mengisi slip setoran yang disediakan Bank kemudian Bank mengecek kelengkapan pengisian slip setoran b. Jika pengisian slip setoran tidak lengkap maka akan dikembalikan kepada Mahasiswa dan jika pengisian lengkap akan diproses dan rangkap pertama direkap oleh Bank kemudian diberikan kepada Mahasiswa sebanyak tiga rangkap c. Mahasiswa menyerahkan slip setoran kepada Kasubag Keuangan kemudian Kasubag Keuangan merekap dua rangkap dan satu rangkap diberikan kepada Kasubag Akademik untuk persetujuan kemudian slip setoran disimpan Mahasiswa d. Kasubag Akademik mengecek kelengkapan slip setoran jika lengkap maka membuat Formulir Cuti kepada Mahasiswa dan jika tidak lengkap maka dikembalikan kepada Mahasiswa e. Kasubag Keuangan merekap dua rangkap slip setoran dan mencatat ke dalam buku kemudian membuat laporan wisuda yang diserahkan kepada Ketua STTI

13 59 Untuk lebih jelasnya, lihat flowmap berjalan cuti berikut ini: Flowmap berjalan Cuti Mahasiswa Bank Kasubag. Akademik Kasubag. Keuangan Ketua STTI Mengisi Cek Kelengkapan Lengkap Mencatat ke dalam buku Mengecek kelengkapan Buku Lengkap Menyerahkan formulir Cuti Membuat laporan cuti Cuti Cuti Formulir Cuti Formulir Cuti Gambar 3.5 Flowmap Berjalan Pembayaran Cuti

14 ANALISIS DOKUMEN Tujuan dilakukan analisis dokumen adalah untuk mengetahui macam-macam dokumen yang digunakan serta untuk membantu dalam perancangan sistem yang telah ada. Dokumen tersebut adalah : 1. Dokumen Masukan a. Fungsi : Untuk mengetahui rincian dan jumlah yang dibayarkan Sumber : Bank Rangkap : 4 (Empat) Distribusi : Kasubag Keuangan Item : Tanggal, nama, NIM, jurusan, kelas, jenis, nominal 2. Dokumen Keluaran a. Fungsi : Untuk mengetahui daftar mata kuliah yang diikuti selama satu semester Sumber : Mahasiswa Rangkap : 3 (Tiga)

15 61 Distribusi : Mahasiswa Item : NIM, Nama, Alamat, Jurusan, Semester, Tahun Akademik, b. Dosen Wali, Kode MK, Nama Matakuliah, SKS, Tanggal. Fungsi : Untuk melaporkan informasi pendaftaran kepada Ketua STTI Sumber : SIP (Sistem Informasi Pembayaran) Rangkap : 1 (satu) Distribusi : Ketua STTI Item : Tanggal, NIM, Nama, Informasi 3.3 ANALISIS KELEMAHAN SISTEM Dari hasil analisis yang sedang berjalan, sistem pengelolaan Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yang masig digunakan secaramanual dianggap kurang efektif dan efisien. Berikut adalah kelemahan dari sistem manual, diantaranya: 1. Pengarsipan data keuangan secara manual mengakibatkan data sering tercecer dan membutuhkan tempat penyimpanan yang luas.

16 62 2. Pencarian data keuangan yang diarsip secara manual membutuhkan waktu yang lama. 3. Proses pencatatan secara manual sering terjadi pencatatan ganda. 4. Pembuatan laporan yang dikelola secara manual masih diragukan kebenaran dan keakuratannya serta masih terdapat kekeliruan dalam pencatatan dan perhitungannya. 5. Proses pembuatan laporan secara manual membutuhkan proses yang lama. 3.4 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM Dalam sistem informasi yang dikomputerisasikan diperlukan beberapa komponen pekerjaan untuk mendukung berjalan sistem, diantaranya : 1. Sistem yang dapat melakukan pengontrolan transaksi secara efisien sehingga dapat mempercepat pekerjaan. 2. Sistem yang dapat memberikan transaksi dengan cepat, tepat, dan akurat. 3. Sistem yang dapat membuat laporan keuangan dengan cepat dan benar serta dapat dibuat kapan saja diperlukan. 4. Sistem yang dapat menjamin keamanan data dan penyimpanan file.