BAB III ANALISIS SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS SISTEM Dalam bab analisa sistem ini menjelaskan konsep analisis sistem yang sedang berjalan, analisa kelemahan sistem dan analisa kebutuhan sistem yang dilaksanakan di ShART 3.1 KONSEP ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan, atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Analisis sistem ini merupkan analisa kelemahan sistem yang sedang berjalan secara manual di ShART yaitu Sistem Informasi Penjualan. 3.2 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM Dari analisa kelemahan sistem lama yang sedang berjalan, maka dirasakan perlu untuk merekomendasikan serta merealisasikan sebuah website yang berguna untuk mempromosikan barang yang akan dijual sehingga penjualan barang atau 39

2 40 suatu produk dapat menjangkau diluar kawasan. Dengan demikian diharapkan bahwa omset penjualan dapat mengalami kenaikan. Kebutuhan perangkat merupakan kebutuhan kebutuhan yang diperlukan oleh sistem agar sistem yang akan dibangun dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Selain itu di dalam sistem juga menjelaskan bagaimana cara kita membeli produk dan bagaimana cara kita membayar produk tersebut serta perawatan produk 3.3 ANALISIS PROSEDUR YANG SEDANG BERJALAN ShART merupakan toko atau usaha dagang yang berjalan di bidang penjualan kaos lukis dimana sistem penjualan masih secara mulut ke mulut sehingga hanya di kenal oleh sebagian masyarakat kecil saja. Analisis sistem yang sedang berjalan pada ShART sebagai berikut :

3 Prosedur Pengelolahan Dokumen Penjualan Yang Sedang Berjalan FLOWMAP BERJALAN PENJUALAN Pelanggan Operasional Kasir Pemilik Usaha Tidak Cek Stock Ya Membuat Surat Jalan Surat Jalan Surat Jalan Surat Jalan Membuat Nota Tagihan Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penjualan Berikut ini penjelasan tentang flowmap berjalan diatas, sebagai berikut : a. Pelanggan memberikan surat pemesanan barang kepada bagian operasional untuk memesan barang. b. Bagian operasional melalukan proses pengecekan barang. c. Setelah pengecekan barang, jika barang tersebut ada maka akan melakukan proses selanjutnya sebaliknya jika tidak ada maka surat pemesanan barang akan kembalikan ke pada pelanggan.

4 42 d. Selanjutnya surat jalan tersebut diberikan kepada bagian kasir/pemilik usaha untuk melakukan pembuatan nota tagihan dan merekap nota tagihan sebagai arsip Prosedur Pengolahan Dokumen Pembelian Yang Sedang Berjalan FLOWMAP BERJALAN PEMBELIAN Operasional Supplier Kasir Pemilik Usaha Membuat Surat Jalan dan Surat Jalan Surat Jalan Surat Jalan Mencatat Stock Stock Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Pembelian Berikut ini penjelasan tetang flowmap berjalan pembelian, sebagai berikut :

5 43 a. Bagian operasional memberikan surat pemesanan barang kepada supplier (distributor). b. Supplier (distributor) melakukan pembuatan surat jalan barang dan nota tagihan, tiap dokumen direpkap sebagai arsip. c. Opersasional melakukan pengrekapan surat jalan dan nota tagihan, setelah itu operasional memcatat stock barang yang telah dimasukan. d. Bagian kasir/pemilik usaha menerima nota tagihan. 3.4 ANALISIS DOKUMEN Analisis dokumen bertujuan unuk mengetahui dokumen apa yang di perlukan dan digunakan oleh toko/ usaha dagang tersebut serta dapat membantu dalam perangcangan sistem, berikut ini adalah dokumen yang digunakan : 1. (Penjualan) : Untuk melakukan pemasanan barang : Pelanggan Rangkap : 1 ( Satu ) : Tanggal, Nama, Jumlah 2. (Pembelian) : Untuk melakukan pemasanan barang Rangkap : 1 ( Satu ) : Supplier : Tanggal, Nama, Jumlah

6 44 3. Surat Jalan (Penjualan) : Untuk memberikan bukti pengiriman barang, Kasir/Pemilik Usaha : Tanggal, Nama Pelnggan, Nama, Jumlah 4. Surat Jalan (Pembelian) : Untuk memberikan bukti pengiriman barang : Supplier, Supplier : Tanggal, Nama Pelnggan, Nama, Jumlah 5. (Penjualan) : Untuk memberitahukan berapa barang yang dibeli dan totol hutang Rangkap : 3 ( Tiga ) : Pelanggan, Operasional, Kasir/Pemilik Usaha : Tanggal, No Faktur, Nama Pelnggan, Nama, Jumlah, Harga 6. (Pembelian) : Untuk memberikan bukti pemberian barang : Supplier

7 45 Rangkap : 3 ( Tiga ), Supplier, Kasir/Pemilik Usaha : Tanggal, No Faktur, Nama Pelnggan, Nama, Jumlah 7. Laporan (Penjualan), Harga : Untuk merekap laporan penjualan selama usaha dilaksanakan, Kasir/Pemilik Usaha : Tanggal, No Faktur, Nama Pelnggan, Total Harga 8. Laporan (Pembelian) : Untuk merekap laporan pembelian selama usaha dilaksanakan, Kasir/Pemilik Usaha : Tanggal, No Faktur, Nama Pelnggan, Total Harga 9. Kartu Stock : Untuk melakukan pencatatan stock barang dan pengecekan stock barang, Kasir/Pemilik Usaha : Kode, Nama, Jumlah

8 ANALISIS KELEMAHAN SISTEM Dari hasil analisis dari penulis, diketahui masalah-masalah yang akan terjadi dari sistem berjalan di ShART sebagai berikut : 1. Proses pengecekan barang berjalan dengan lambat karena banyak barang yang harus di cari dan sering terjadi kesalahan dalam penglihatan stock barang. 2. Perhitungan total harga barang sering terjadi kesalahan maka akan memperlambat pekerjaan. 3. Penglengkapan dokumen tidak efisien dikarenakan sering terjadi kehilangan dokumen. 4. Kurangnya pembuatan laporan dalam penjualan dan pembelian tersebut maka pemilik usaha tersebut tidak mengetahui berapa pengeluaran dan pemasukan tiap akhir bulan dan akhir tahun. 3.6 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM Kebutuhan sistem ini sangat dibutuhkan dalam pembuatan sistem baru tersebut, sistem ini harus diterapkan sesuai dengan kebutuhan oleh ShART, kegunaan sistem ini untuk membantu usaha dalam proses penjualan agar lebih efektif, efisien dan akurat dalam penyimpanan data. 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak dari sistem informasi penjualan dan pembelian ShART sebagai berikut : a. Dreamweaver sebagai pembuatan aplikasi. b. PHP/XAMPP sebagai database / tempat penyimpanan data.

9 47 2. Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi yang akan di implementasikan dalam sistem informasi penjualan dan pembelian ShART antara lain: a. Kebutuhan Masukan (Input) 1. Data berupa Username dan Password sewaktu Login pada sistem tersebut. 2. Data yang dimasukan berupa tanggal, no faktur, nama barang, jumlah barang, harga yang di laksanakan oleh bagian operasional. 3. Input penjualan dan surat jalan setelah pengecekan stock barang. 4. Input nota tagihan setelah saurat jalan selesai di cetak. b. Kebutuhan proses 1. Proses pengecekan barang setelah penerimaan surat pemesanan barang. 2. Proses pembuatan surat jalan stelah pengecekan barang ada atau tidak ada stock barang. 3. Proses pembuatan nota tagihan berdasarkan surat jalan yang telah dicetak. 4. Proses perhitungan total harga berdasarkan input dari nota tagihan. c. Kebutuhan keluaran (output) 1. Cetak surat jalan. 2. Cetak nota tagihan. 3. Cetak laporan penjualan dan pembelian. 3. Kebutuhan pengguna Sistem informasi penjualan ShART akan digunakan oleh karyawan yang bekerja disana khususnya oleh bagian operasional dan kasir.