BAB III ANALISIS SISTEM. berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. prosedur yang berjalan, analisis dokumen, analisis kebutuhan sistem.

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Proses analisis sistem adalah kegiatan untuk memperoleh gambaran tentang sistem yang digunakan di Sekolah MTsN Tanjungpinang untuk menjabarkan prosedur pada sistem yang sedang berjalan, menyimpulkan kelemahan sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Proses analisis yang dilakukan terdiri dari analisis masalah, analisis prosedur yang berjalan, analisis dokumen, analisis kebutuhan sistem. 3.1 Analisis Masalah Saat ini alat bantu yang digunakan oleh MTsN Tanjungpinang dalam mengolah data penerimaan siswa baru dan pembagian kelas masih menggunakan aplikasi perkantoran seperti Microsoft Word dan Microsoft Excel. Sehingga dirasakan menjadi hambatan terhadap kualitas kerja staf Tata Usaha yang terlibat. Karena tidak menggunakan sistem basis data yang baik maka dapat mengakibatkan berbagai bentuk kesalahan dalam melakukan proses pekerjaan administrasi. Juga dalam penyampaian informasi yang dibutuhkan oleh beberapa pihak menjadi lambat dan terkadang menjadi tidak akurat satu sama lain dikarenakan beberapa kesalahan dan hambatan. 38

2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan Pada bagian sub bab ini akan dijelaskan mengenai sistem yang sedang berjalan pada sekolah MTsN Tanjungpinang. Untuk memenuhi salah satu tujuan penelitian yaitu memberikan alternatif solusi kepada sekolah terhadap upaya pengembangan sistem yang sudah ada menjadi sebuah sistem yang lebih efektif dan efisien. Maka perlu adanya analisa terhadap sistem yang sedang berjalan sebagai acuan untuk tahap selanjutnya ataupun perbaikan. Saat ini sekolah MTsN Tanjungpinang sudah menggunakan sistem komputerisasi seperti aplikasi perkantoran (Microsoft Word dan Microsoft Excel) yang hanya digunakan untuk mengolah dan mencetak data. Sehingga masih banyak terdapat kekurangan yang berpengaruh terhadap kinerja staf Tata Usaha. 3.3 Analisis Prosedur Penerimaan Siswa Baru Dalam melakukan aktifitas terdapat beberapa sistem prosedur yang dapat diterjemahkan ke dalam benuk narasi dan kemudian digambarkan dalam bentuk flowmap. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentanng analisis prosedur, akan dijelaskan uraian prosedur dan flowmap yang ada di MTsN Tanjungpinang Prosedur Pendaftaran Siswa Yang Berjalan Menggambarkan aliran dokumen yang terjadi pada saat pendaftaran pada MTsN Tanjungpinang sebagai berikut : a. Para calon siswa mengambil formulir PSB dari panitia pendaftaran.

3 40 b. Calon siswa mengisi formulir dan melengkapi ketentuan syarat syarat c. Formulir dan syarat diserahkan kembali kepada panitia pendaftaran. d. Panitia pendaftaran melakukan pengecekan berkas. e. Jika lengkap maka diteruskan, jika tidak peserta otomatis akan gugur. f. Berkas yang lulus seleksi selanjutnya akan diserahkan kepada bagian Tata Usaha. g. Kemudian data diinput secara komputerisasi dan melakukan cetak data (print out) dan diarsip. h. Hasil cetak data yang lain diserahkan kepada kepala sekolah untuk ditandatangani. Kemudian diserahkan kempali kepada Waka Kesiswaan untuk dilakukan Masa Orientasi Siswa

4 41 PROSEDUR SISWA BARU SISWA PANITIA TATA USAHA WAKA KESISWAAN KEPALA SEKOLAH FORM FORM FORM TERISI DATA PSB PENGISIAN FORM FORM TERISI PEMBUATAN NIS TTD TTD INPUT DATA FORM 1 PENDAFTARA & SYARAT 3 2 PENGECEKAN BERKAS CETAK DATA PSB TIDAK LENGKAP 1 2 YA DATA PSB SELEKSI LULUS YA REGISTRASI TIDAK FORM 1 & SYARAT 3 2 FORM & SYARAT Gambar 3.1 Flowmap Pendaftaran Siswa Baru

5 Prosedur Pembagian Kelas Yang Sedang Berjalan Menggambarkan aliran dokumen yang terjadi pada saat pembagian kelas di MTsN Tanjungpinan sebagai berikut : a. Panitia pendaftran menyerahkan semua berkas ke bagian Tata Usaha. b. Bagian tata usaha menginput data secara komputerisasi dan mencetak hasil tersebut. c. Kemudian hasil cetak (print out) diserahkan kepada kepala sekolah untuk disahkan. Setelah selesai disahkan kepala sekolah menyerahkan kepada waka kurikulum. d. Waka kurikulum akan membagi kelas untuk siswa baru. e. Kemudian laporan data PSB akan diarsip oleh waka kurikulum.

6 43 PEMBAGIAN KELAS SISWA BARU PANITIA TATA USAHA WAKA KURIKULUM KEPALA SEKOLAH Daftar Siswa yang Telah Registrasi Daftar Siswa yang Telah Registrasi TTD INPUT DATA CETAK Melakukan Pembagian Kelas DATA PERKELAS Gambar 3.2 Flowmap Pembagian Kelas Siswa Baru 3.4 Analisis Dokumen 1. Formulir Pendaftaran Fungsi Sumber Distribusi : Untuk Mengetahui Data Siswa : Panitia Pendaftaran : Calon Siswa

7 44 Frekuensi Struktur Data : Tahun Ajaran Baru : Nama, TTL, Jenis Kelamin, Gol. Darah, Penyakit yang Pernah Diderita, Anak Ke, Jumlah Saudara, Alamat Rumah, No. Telepon, Sekolah Asal, NIS, No. Peserta UN, Indentitas Orang Tua, Indentitas Wali, Bukti Pendaftaran. 2. Laporan Data PSB Fungsi : Untuk mengetahui jumlah siswa baru yang diterima dan membagi kelas para siswa baru. Sumber Distribusi Frekuensi Struktur Data : Tata Usaha : Tata Usaha, Waka Kurikulum, Kepala Sekolah : Tahun Ajaran Baru : Nis, No. Pendaftaran, Tahun Ajaran, Nama, Alamat, No. Telp, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Asal Sekolah, Nilai UAS, Nilai Tes, Nilai Rata- Rata, Kelas 3.5 Analisa Kelemahan Sistem Saat ini sekolah MTsN belum mempunyai program khusus yang digunakan untuk memasukkan data pendaftaran dan pembagian kelas dan karena itu juga mereka belum memiliki database yang terpusat. Sehingga dirasakan kurang optimal dalam meningkatkan kualitas kerja pegawai TU yang berwenang untuk mengolah data tersebut. Beberapa kesalahan dalam pengolahan data :

8 45 1. Dalam memberikan informasi masih terkesan lambat dan memakan waktu yang cukup lama sehingga terjadi keterlambatan dalam memberikan informasi. 2. Pemberian informasi data yang terkadang masih ditemukan kesalahan dikarenakan adanya pengulangan input data. 3.6 Analisa Kebutuhan Dari analisa kelemahan sistem yang berjalan, maka dirasakan perlu untuk merekomendasikan dan merealisasikan sebuah aplikasi yang dapat menunjang pekerjaan para staff dan karyawan Tata Usaha yang dapat menghasilkan data yang cepat, tepat dan akurat serta efektif sebagai pengganti sistem lama yang digunakan oleh sekolah tersebut.