KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DAERAH NUSA TENGGARA BARAT INSPEKTORAT PENGAWASAN DAERAH

Transkripsi

1 KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DAERAH NUSA TENGGARA BARAT INSPEKTORAT PENGAWASAN DAERAH 1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) tentang PENGAWASAN DAN PEMERIKSAAN KHUSUS DI LINGKUNGAN KEPOLISIAN DAERAH NUSA TENGGARA BARAT Nomor: SOP/ 244 /III2014/Itwasda BAB I PENDAHULUAN 1. Umum a. untuk lebih mengefektifkan pelaksanaan tugas pengawasan dan pemeriksaan khusus oleh pengawas internal diperlukan alat kontrol terhadap kinerja dan aktivitas satuan kerja sesuai tugas pokok dan rencana kerja yang telah ditetapkan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. b. untuk mencapai tujuan organisasi diperlukan sistem pengendalian intern pemerintah di setiap satker/unit kerja melalui fungsi pengawasan dan pemeriksaan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. c. berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu merumuskan sebuah konsep pemikiran tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) yang merupakan fallow up dari PP No 60 Tahun 2008 tentang Sistim Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). 2. Dasar a. Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2002 Nomor 2, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4168) b. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 127, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4890); c. Peraturan Kapolri Nomor 22 Tahun 2010 tanggal 28 September 2010 tentang Susunan Organisai dan Tata Kerja Kepolisian Daerah. 3. Maksud dan tujuan...

2 2 3. Maksud dan Tujuan a. Maksud : Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini, dimaksudkan untuk dapat dijadikan sebagai pedoman kerja bagi para Auditor dan Parik dalam pelaksanaan tugas WasrikKhususdi Satker Mapolda maupun Polres Jajaran. b. Tujuan Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini, bertujuan agar terwujudnya SPI dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan dalam pengelolaan bidang operasional, sumber daya manusia, sarana prasarana, dan anggaran keuangan. 4. Ruang Lingkup Penulisan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pengawasan dan pemeriksaan khusus terhadap penyelenggaraan SPIP di lingkungan Polri dankegiatan atau perbuatan ketidakpatuhan terhadap peraturan perundang-undangan dalam pengelolaan bidang operasional, sumber daya manusia, sarana prasarana, dan anggaran keuanganyang dapat mengakibatkan kerugian keuangan Negara. 5. Sistimatika I. PENDAHULUAN II. III. IV. KETENTUAN UMUM PELAKSANAAN WASRIKSUS PERENCANAAN PENGORGANISASIAN V. PELAKSANAAN VI. VII. PENGENDALIAN PENUTUP 6. Pengertian - Pengertian BAB II KETENTUAN UMUM PELAKSANAAN WASRIKSUS a. Kepolisian Negara Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat Polri adalah alat negara yang berperan dalam memelihara keamanan dan ketertiban masyarakat, menegakkan hukum, serta memberikan perlindungan, pengayoman dan pelayanan kepada masyarakat dalam rangka terpeliharanya keamanan dalam negeri. b.standar...

3 3 b. Standar Operasional Prosedur (SOP) 1) Sebuah standar / prosedur tetap dalam pelaksanaan pekerjaan; 2) cara yang dispesifikasikan untuk melaksanakan aktifitas / suatu proses; 3) pedoman, acuan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan fungsi; 4) suatu set Instruksi yang memiliki kekuatan sebagai petunjuk atau Direktif; 5) pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikatorindikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. c. Sistem Pengendalian Intern yang selanjutnya disingkat SPI adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus-menerus oleh pimpinan dan seluruh anggota untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. d. Sistem Pengendalian Intern Pemerintah di lingkungan Polri yang selanjutnya disingkat SPIP Polri adalah sistem pengendalian intern yang diselenggarakan secara menyeluruh pada satuan kerja (satker) di lingkungan Markas Besar Polri dan kewilayahan. e. pengawasan intern adalah seluruh proses kegiatan Wasriksus, reviu, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan Polri. f. lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam institusi Polri yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern. g. penilaian risiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran Polri. h. kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif. i. informasi adalah data yang telah diolah dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi Polri. j. pemantauan pengendalian intern adalah proses penilaian atas mutu kinerja SPI dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit/pemeriksaan dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti. k. pengawasan dan pemeriksaan khususyang selanjutnya disebut Wasriksus adalah proses identifikasi masalah, analisis dan evaluasi yang dilakukan secara independen, objektif dan profesional berdasarkan standar pemeriksaan, untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas dan keandalan informasi mengenai pengelolaan dan pertanggungjawaban Kasatker/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) terhadap pelaksanaan program Polri dan keuangan negara. I. kertas...

4 4 l. kertas kerja pemeriksaan yang selanjutnya disingkat KKP adalah catatan (dokumentasi) yang dibuat oleh auditor mengenai bukti-bukti yang dikumpulkan, berbagai teknik dan prosedur yang diterapkan, serta simpulan-simpulan yang dibuat selama malakukan audit/pemeriksaan. m. subjek wasriksus adalah aparat pengawas intern Polri yang melakukan tugas pengawasan dan pemeriksaan pada satker di lingkungan Polri n. objek wasriksus yang selanjutnya disebut obrik adalah orang atau pejabat pada satker di lingkungan Polri yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dan pengelolaan bidang operasional, sumber daya manusia, sarana prasarana, dan anggaran keuangan. o. bukti wasriksus adalah semua media informasi yang digunakan oleh pemeriksa untuk mendukung argumentasi, pendapat atau kesimpulan dan rekomendasi dalam meyakinkan tingkat kesesuaian antara kondisi/informasi kuantitatif dengan kriteria, syarat relevan, kompeten, cukup material dan serba guna. p. dokumen sumber adalah data, catatan, dan/atau keterangan yang berkaitan dengan pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk/corak apapun sebagai sumber atau bukti untuk menghasilkan data pelaksanaan pengawasan pemeriksaan. q. temuan adalah hasil pemeriksaan dan pengawasan yang dilakukan oleh pemeriksa yang memuat data, catatan tentang kekurangan, kesalahan, kekeliruan dengan dilengkapi rekomendasi/saran tindak lanjut perbaikannya. r. rekomendasi adalah saran dari pemeriksa berdasarkan hasil pemeriksaannya, yang ditujukan kepada orang dan/atau satuan kerja yang berwenang untuk melakukan tindakan dan/atau perbaikan. s. laporan wasrik khusus, adalah laporan tertulis yang dibuat oleh subjek Wasriksus atas hasil temuan pengawasan pemeriksaan yang dilaporkan kepada pimpinan. 7. Prinsip-prinsip wasriksus : a. legalitas, yaitu wasrikkhusus oleh inspektorat pengawasan dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan; b. prosedural, yaitu wasrikkhusus dilaksanakan sesuai mekanisme, tata cara dan ketentuan yang ditetapkan; c. profesional, yaitu petugas pelaksana wasriksusmemiliki kemampuan sebagai auditor, serta kompetensi auditing; d. legitimasi, yaitu proses dan hasil wasrikmendapat pernyataan pengakuan atau pengesahan dari objek wasriksus berdasarkan kriteria temuan; e. akuntabilitas,yaitu setiap kegiatan dan hasil akhir dari kegiatanwasriksusharus dapat dipertanggungjawabkan kepada institusi Polri; f. transparan, yaitu wasrikkhususharus dilaksanakan secara terprogram, jelas, dan terbuka; g. objektivitas, yaitu pelaksanaan wasrikkhusus berdasarkan fakta dan kriteria temuan yang ada, bukan persepsi atau analisa sendiri dari auditor; dan h. independen...

5 5 h. independen, yaitu petugas pelaksana wasrikkhusus bersifat mandiri, dan tidak terpengaruh oleh pihak lain. BAB III PERENCANAAN 8. menyusun rencana pengawasan (Renwas), mengidentifikasi permasalahan, serta menyusun Program Kerja Audit (PKA); 9. menyiapkan Administrasi penyelenggaraan Wasriksussus, meliputi: a. penyususnan tim dengan surat perintah Kapolda tentang penyelenggaraan Wasrikkhusus; b. surat perintah perjalanan dinas dilengkapi dengan rincian biaya perjalanan dinas; c. surat telegram pemberitahuan tentang kegiatan Wasriksussus kepada objek Wasriksus; d. menyusun rencana kebutuhan dukungan anggaran dan jangka waktu pelaksanaan Wasriksus; 10. Tugas: a. penanggung jawab bertugas BAB IV PENGORGANISASIAN 1) mengarahkan pelaksanaan kegiatan wasriksus; 2) menerima laporan pelaksanaan wasriksus; 3) memantau kegiatan wasriksus; dan 4) menetapkan tindaklanjut temuan wasriksus melalui pendalaman khusus sesuai laporan hasil wasriksus. b. koordinator dan pengendali bertugas : a. mengarahkan pelaksanaan kegiatan tim wasriksus; b. memantau kegiatan harian pelaksanaan tim wasriksus; c. menerima laporan dalam bentuk KKP; d. mengendalikan mutu hasil temuan wasriksus; dan c. pengawas tim bertugas : 1) mengawasi dan mengendalikan jadwal kegiatan tim; 2) mengarahkan tim bila ditemukan permasalahan pada obrik; 3) mereviu...

6 6 3) mereviu dan mengesahkan laporan khusus hasil pemeriksaan dan mensahkan pengantar kepada pimpinan; 4) mewakili tugas penanggung jawab/koordinator dan pengendali dalam rangka menyampaikan laporan yang berkaitan dengan pelaksanaan wasriksus. d. ketua tim merangkap anggota tim bertugas 1) menyusun rencana pengawasan berisi penetapan sasaran, ruang lingkup, metodelogi dan alokasi sumber daya, dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: a) laporan pengaduan masyarakan, pengembangan temuan informasi publik permintaan pihak lain; b) sasaran audit/pemeriksaan dan pengujian yang diperlukan dan c) SPI auditi, dan aspek-aspek penting lingkungan tempat beroperasinya auditi. 2) mengarahkan tim wasriksus sesuai bidang tugas yang akan dilaksanakan; 3) mengkoordinasikan jadwal wasriksus kepada obrik; 4) menyusun dan menyerahkan laporan harian kegiatan tim kepada koordinator dan pengendali atau pengawas wasriksus; 5) menyusun LHP sesuai hasil temuan tim; 6) menyusun laporan khusus temuan bila ada untuk diajukan kepada penanggung jawab; dan 7) mewakili tugas penanggung jawab/koordinator dan pengendali/pengawas tim, bila berhalangan. e. sekretaris tim merangkap anggota tim bertugas : 1) membantu menyusun rencana pengawasan berdasarkan penilaian risiko guna menetapkan obrik yang akan diperiksa; 2) membantu ketua tim mengkoordinasikan jadwal Wasriksus kepada objek wasriksus yang bersangkutan; 3) memeriksa objek wasriksus sesuai arahan ketua tim dan dituangkan dalam kertas kerja pemeriksaan; 4) membantu mengkoordinasikan kepada obrik tentang jadwal objek wasriksus; 5) membantu menyusun dan menyerahkan laporan harian kegiatan tim kepada koordinator dan pengendali atau pengawas wasriksus; 6) membantu menyusun LHP sesuai hasil temuan tim; f. anggota tim bertugas : 1) memeriksa objek Wasriksus sesuai arahan ketua tim dan dituangkan dalam KKP; 2) melaksanakan...

7 11. Kewajiban 2) melaksanakan kegiatan Wasriksus pada objek Wasriksus; 7 3) melaporkan temuan khusus yang perlu mendapat perhatian di tingkat Mabes Polri dan sebagai bahan masukan naskah LHP; dan 4) membantu ketua tim dalam rangka penyusunan laporan berkaitan dengan Wasriksus. a. kewajibab subjek wasriksus : 1) meminta keterangan dan/atau dokumen asli/fotokopi dari objek wasriksus dengan administrasi pengelolaan anggaran keuangan, sarana prasarana, sumber daya manusia, dan operasional; 2) melakukan pemeriksaan di tempat-tempat penyimpanan, pelaksanaan kegiatan, pembukuan, dan tata usaha yang berkaitan dengan pengelolaan anggaran keuangan, sarana prasarana, sumber daya manusia, dan operasional; 3) memeriksa dan meneliti dokumen perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian, yang berkaitan dengan pertanggungjawaban pengelolaan anggaran keuangan, sarana prasarana, sumber daya manusia, dan operasional; 4) menetapkan jenis dokumen yang dijadikan bukti temuan wasriksus berupa data dan informasi mengenai pengelolaan dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pengelolaan kegiatan anggaran keuangan, sarana prasarana, sumber daya manusia, dan operasional; 5) menetapkan/menilai penyimpangan terhadap manajemen penyelenggaraan anggaran keuangan, sarana prasarana, sumber daya manusia, dan operasional yang bertentangan dengan ketentuanperaturan perundangundangan; dan 6) menilai dan menetapkan temuan wasrik yang bersifat menonjol yang dilakukan oleh objek wasrik. b. kewajiban obrik, meliputi: 1) memberikan penjelasan dan jawaban dengan benar dan jujur kepada tim wasriksus; 2) menyerahkan bukti-bukti dokumen, informasi dan data yang diminta oleh subjek tim wasriksus; 3) menindaklanjuti rekomendasi tim wasrik dan; 4) melaporkan hasil tindak lanjut kepada pimpinan dan tim wasrik. BAB...

8 12. pelaksanaan, terdiri dari: 8 BAB IV PELAKSANAAN a. pengawasan dan pemeriksaan khusus dilaksanakan setelah diketahui adanya ketidakpatuhan terhadap peraturan perundang-undangan meliputi kecurangan dan ketidakpatutan (abuse) oleh obrik dalam penyelenggaraan program dan kegiatan dari : 1) pengaduan masyarakat 2) pengembangan temuan 3) informasi publik b. pelaksanaan wasriksus, meliputi: 1) pelaksanaan wasriksus sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan; 2) pendalaman wasriksus di satker yang menjadi obrik; 3) penyampaian temuan kepada pimpinan. c. klasifikasi terhadap kecurangan dan ketidakpatuhan dalam penyelenggaraan program dan kegiatan bila: 1) menimbulkan kerugian negara; 2) merupakan perbuatan melawan hukum; 3) tidak dilaksanakan pencatatan administrasi sesuai dengan ketentuan; 4) tidak efektif, tidak efisien dan tidak ekonomis; dan 5) tidak punya nilai manfaat, tidak tepat guna, tidak tepat jumlah, tidak tepat tujuan penggunaan, tidak tepat waktu, tidak tepat mutu, dan tidak tepat kebutuhan 13. Teknik pelaksanaan wasriksus: a. terhadap bukti fisik melalui: 1) observasi atau pengamatan, dengan melakukan kegiatan peninjauan dan pengamatan atas suatu objek secara hati-hati, ilmiah, dan kontinyu selama kurun waktu tertentu untuk membuktikan suatu keadaan atau masalah; 2) inventarisasi, dengan melakukan kegiatan pemeriksaan fisik melalui penghitungan fisik barang berikut penilaian kondisinya; dan 3) inspeksi, dengan melakukan kegiatan penelitian secara langsung ke tempat kejadian ( on the spot), yang dilakukan secara rinci dan teliti, dilakukan secara mendadak dan tidak dituangkan dalam berita acara (BA). b. terhadap bukti dokumen, meliputi: 1) verifikasi, dengan melakukan pengujian secara rinci dan teliti tentang kebenaran, ketelitian, perhitungan, kesahihan, pembukuan, pemilikan dan eksistensi dari suatu dokumen, untuk mendukung teknik audit atau pemeriksaan lain dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bukti dokumen; 2) cek...

9 9 2) cek, dengan melakukan pengujian kebenaran atau keberadaan sesuatu dengan teliti, seperti merk yang diterima sesuai pesanan; 3) uji atau tes, dalam rangka meyakinkan hal-hal yang esensial untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya; 4) footing, guna menguji kebenaran penjumlahan sub total dan total dari atas ke bawah (vertikal); 5) cross footing, dengan melakukan pengujian kebenaran penjumlahan sub total dan total dari kiri ke kanan (horizontal); 6) vouching, dengan melakukan kegiatan: a) penelusuran suatu informasi atau data dalam dokumen ke pencatatan bukti pendukungnya (voucher); atau b) menelusuri ketentuan atau prosedur yang berlaku dari hasil menuju awal kegiatan, untuk mengecek adanya bukti (voucher) dan belum meneliti isinya (substantif) atau melihat laporan baru ke bukti. 7) trasir atau telusuri, dengan melakukan penelusuran suatu bukti transaksi (voucher) menuju ke penyajian atau informasi dalam suatu dokumen, atau menelusuri, mengikuti ketentuan atau prosedur yang berlaku dari awal menuju hasil akhir suatu kegiatan, untuk melihat bukti baru ke laporan; 8) scanning, dengan melakukan penelaahan secara umum, cepat dan teliti untuk menemukan hal-hal yang tidak lazim atas suatu informasi atau data; 9) rekonsiliasi, dengan melakukan pencocokan dua data yang terpisah, mengenai hal yang sama yang dikerjakan oleh instansi/unit/bagian yang berbeda. c. terhadap bukti keterangan, meliputi: 1) konfirmasi, guna memperoleh bukti sebagai pendukung bagi Auditor, dengan mendapatkan atau meminta informasi yang sah dari pihak yang relevan; dan 2) permintaan keterangan atau Informasi ( inquiry), dilakukan untuk menggali informasi tertentu dari berbagai pihak yang berkompeten. d. terhadap bukti analisis, meliputi: 1) analisis, dengan kegiatan memecah, mengurai data atau informasi ke dalam unsur-unsur yang lebih kecil atau bagian-bagian, guna mengetahui pola hubungan antar unsur atau unsur penting yang tersembunyi; 2) evaluasi, dilakukan untuk memperoleh suatu simpulan dan pandangan atau penilaian dengan mencari pola hubungan atau menghubungkan atau merakit berbagai informasi yang telah diperoleh; 3) investigasi, upaya untuk mengupas secara intensif suatu permasalahan melalui penjabaran, menguraikan, atau meneliti secara mendalam, merupakan proses pendalaman dari verifikasi setelah adanya indikasi; dan 4) pembandingan, dilakukan dengan membandingkan data dari suatu unit kerja dengan data dari unit kerja yang lain, atas hal yang sama dan periode yang sama atau hal yang sama dari periode yang berbeda, untuk ditarik kesimpulan; e. terhadap...

10 10 e. terhadap bukti keterangan, meliputi: 1) konfirmasi, guna memperoleh bukti sebagai pendukung bagi Auditor, dengan mendapatkan atau meminta informasi yang sah dari pihak yang relevan; dan 2) permintaan keterangan atau Informasi ( inquiry), dilakukan untuk menggali informasi tertentu dari berbagai pihak yang berkompeten. 14. Pengendalian dilaksanakan melalui: a) menyusun laporan harian b) laporan harian disusun oleh pelaksana dikirim kepada Kapoldaa melalui Irwasda Polda NTB c) laporan tentang temuan yang berindikasi adanya penyimpangan yang menjadi atensi khusus; d) menyusun laporan akhir hasil pelaksanaan Wasrik sus kepada Pimpinan. e) surat teguran; BAB V PENGENDALIAN f) membuat berita acara pernyataan, bila Obrik tidak memberikan jawaban atau keterangan secara lisan maupun tertulis, atau tidak bersedia memberikan dokumen sumber. 15. Selesai Pelaksanan Wasriksus, Itwasda memaparkan hasil temuan Wasriksus di hadapan Kapolda dan/atau Wakapolda pada kesempatan pertama setelah selesai melaksanakan Wasriksus. BAB VI PENUTUP Demikian pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang merupakan fallow up dari PP No 60 Tahun 2008 Tentang Sistim Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), untuk dapatnyadijadikan pedoman dalam pelaksanaan tugas. Ditetapkan di : pada tanggal : Mataram Maret2014 INSPEKTUR PENGAWASAN DAERAH POLDA NTB Drs. ANANG SIDANU.S.H..M.Si KOMBES POL NRP

11 11