MANUAL PROSEDUR LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP GUGUS JAMINAN MUTU FAKULTAS PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2 Manual Prosedur LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP Gugus Jaminan Mutu Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan Universitas Brawijaya 2014 Kode Dokumen : Revisi : Tanggal : Dibuat oleh : Tim GJM FPIK- UB Ketua, Ttd Prof. Dr. Ir. Sri Andayani, MS Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I FPIK-UB Ttd Dr. Ir. Happy Nursyam, MS Disetujui oleh : Dekan FPIK-UB Ttd Prof. Dr. Ir. Diana Arfiati, MS 1

3 DAFTAR ISI I. Tujuan dan Pengertian... 3 II. Pihak-pihak yang terkait... 3 III. Referensi... 3 IV. Ruang Lingkup... 3 V. Mekanisme dan Prosedur... 4 VI. Bagan Alir Legalisir Ijazah/Transkrip Akademik

4 I. TUJUAN DAN PENGERTIAN Tujuan Manual Prosedur ini adalah sebagai acuan bagi pihak terkait dalam melakukan pelayanan legalisir ijasah/transkrip akademik kepada alumnus Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan Universitas Brawijaya. Adapun beberapa pengertian terkait Manual Prosedur ini adalah : 1. Fakultas adalah satuan struktural pada universitas atau institut yang mengkoordinasi dan atau melaksanakan pendidikan akademik dan atau vokasi dalam satu atau seperangkat cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan atau kesenian tertentu yang dipimpin oleh Dekan dibantu Pembantu Dekan I, II, III. 2. Jurusan adalah unit pelaksana akademik di Fakultas yang melaksanakan pendidikan akademik dimana dipimpin oleh Ketua Jurusan. 3. Program Studi adalah kesatuan rencana belajar sebagai pedoman penyelenggaraan pendidikan akademik dan atau profesional yang diselenggarakan atas dasar suatu kurikulum serta ditujukan agar mahasiswa dapat menguasai ilmu pengetahuan, keterampilan, dan sikap sesuai dengan sasaran kurikulum. 4. Program Magister dan Doktor adalah pelaksana akademik di Fakultas yang melaksanakan pendidikan akademik Strata 2 dan Strata Bagian Tata Usaha adalah unit pelaksana administrasi di tingkat fakultas. 6. Urusan Administrasi Akademik (recording) adalah unit pelaksana administrasi di tingkat jurusan. 7. Dosen pembimbing adalah dosen yang memberikan bimbingan dalam penyusunan skripsi/tesis/ desertasi dari alumnus yang bersangkutan. 8. Alumnus adalah mahasiswa yang sudah dinyatakan lulus dan telah menerima ijasah dan transkrip akademik asli dari Universitas Brawijaya. 9. Legalisir Ijasah/Transkrip Akademik adalah pengesahan atas salinan asli ijazah/transkrip akademik di lingkungan Kementerian Pendidikan Nasional. 3

5 II. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT 1. Pimpinan Fakultas : Dekan dan Pembantu Dekan I FPIK-UB 2. Ketua Jurusan 3. Kepala Bagian Tata Usaha beserta Kasubbag akademik dan kemahasiswaan 4. Kepala Urusan Administrasi Akademik Jurusan (recording) dan staf 5. Dosen Pembimbing Skripsi/Tesis/Desertasi 6. Alumnus III. REFERENSI 1. Manual Mutu Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan ( ) 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional IV. RUANG LINGKUP Pengurusan legalisir ijasah/transkrip akademik ini berlaku bagi semua alumnus di lingkungan Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan. V. MEKANISME DAN PROSEDUR Alumnus mengisi data alumni /tracer study secara online di Alumnus meminta bukti pengisian data alumni/tracer study ke sub bagian kemahasiswaan Fakultas Sub bagian kemahasiswaan memeriksa mahasiswa apakah sudah melakukan online tracer study. Jika sudah terdaftar, sub bagian kemahasiswaan memberikan bukti pengisian data alumni Alumnus menyerahkan bukti pengisian tracer study dari sub bagian kemahasiswaan ke sub bagian akademik (bagian tata usaha) Alumnus membawa foto copy ijasah/transkrip yang akan dilegalisir masing-masing maksimal 10 lembar (PD I), 3 lembar (Dekan) berikut aslinya untuk dicek kebenarannya di tata usaha. Alumnus menyertakan surat dari instansi terkait tentang penandatanganan legalisir harus ditandatangani Dekan (jika legalisir harus ditandatangani Dekan) 4

6 Bagian Tata Usaha mengecek berkas yang akan dilegalisir, apakah sudah lengkap/sesuai Bagian Tata Usaha membubuhkan stempel tanda legalisir dan memberi paraf jika sudah lengkap/sesuai. Jika bagian tata usaha tidak memberi paraf atau alumnus tidak membawa ijazah/transkrip yang asli atau paraf asli dari sub bagian akademik, alumnus harus membawa berkas yang dilegalisir ke Urusan Administrasi Akademik Jurusan/recording untuk diparaf Urusan Administrasi Akademik Jurusan/recording mengecek kebenaran ijasah /transkrip yang akan dilegalisir dengan arsip yang ada di jurusan dan jika sudah sesuai akan diberi paraf oleh Ketua Jurusan/Kepala Urusan Administrasi Akademik Jurusan/recording Khusus Alumnus Pascasarjana mengajukan berkas yang akan dilegalisir ke sub bagian akademik untuk dimintakan paraf. Alumnus menyerahkan berkas legalisir yang telah diparaf ke bagian tata usaha dan membayar biaya legalisir sesuai jumlah copy berkas. Bagian Tata Usaha menerima pembayaran legalisir dan membuatkan kuitansi, mencatat penerimaan dan mengagendakan legalisir yang dilayani Bagian Tata Usaha kemudian meminta tanda tangan ijasah/transkrip akademik yang dilegalisir kepada Dekan/Pembantu Dekan I Bagian Tata Usaha membubuhkan stempel fakultas dan tanggal di lembar legalisir yang telah ditandatangani oleh Dekan/PD I Bagian Tata Usaha mengembalikan foto copy jasah/transkrip akademik yang telah dilegalisir kepada alumnus yang bersangkutan Alumnus mengecek kelengkapan berkas yang dilegalisir berikut stempel fakultas & tanggal serta memberi paraf di tanda terima legalisir ijasah/transkrip akademik Bagian Tata Usaha membuat rekapitulasi penerimaan pembayaran legalisir dan menyerahkan uangnya kepada Kasubbag Keuangan setiap bulan. 5

7 VI. BAGAN ALIR LEGALISIR IJASAH/TRANSKRIP AKADEMIK 6

8 Mulai Online Dok. Legalisir Mengecek memberi pernyataan & Tidak lengkap Mengecek kelengkapan Tidak bawa asli Mengecek & memberi paraf Membayar sejumlah legalisir Lengkap Membubuhkan stempel, memaraf Menandatan gani Membubuhi tanda terima Legalisiran Memberikan kwitansi, menerima pembayaran, mengagendakan Penerimaan uang legalisir Penerimaan legalisir Selesai Stempel Fak & tanggal 7

9 8