PROSEDUR PELAYANAN LEGALISIR

Transkripsi

1 SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR PROSEDUR PELAYANAN LEGALISIR NO. DOKUMEN : POB-FEMA-09 REVISI : 01 NO. SALINAN : Bogor, 12 Agustus 2014 Dekan Fakultas Ekologi Manusia Dr. Arif Satria NIP

2 1. TUJUAN Terselenggaranya tertib administrasi dalam pelayanan legalisir Ijazah dan Transkrip Nilai Akhir di Fakultas Ekologi Manusia Institut Pertanian Bogor. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pelayanan legalisir Ijazah dan Transkrip Nilai Akhir di FEMA IPB. 3. PENGERTIAN/DEFINISI 3.1. Ijazah adalah dokumen yang menunjukkan bahwa seorang lulusan telah menyelesaikan studinya di IPB Transkrip Nilai Akhir adalah dokumen yang berisi nilai seluruh matakuliah yang telah diikuti selama menempuh pendidikan di IPB serta judul dan nama pembimbing tugas akhir FEMA adalah Fakultas Ekologi Manusia IPB adalah Institut Pertanian Bogor. 4. REFERENSI 4.1. Surat Keputusan Rektor Nomor 220/I3/PP/2011 tanggal 28 Desember 2011 tentang Panduan Program Sarjana Institut Pertanian Bogor Edisi Tahun Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 11 Tahun 2002 tanggal 17 Juni 2002 tentang Pejabat yang Berwenang Mengesahkan Foto Copy Ijazah (STTB) Surat Keputusan Rektor Nomor 17 Tahun 251/I3/PP/2009 tanggal 29 Desember 2009 tentang Pemberian Delegasi Wewenang Kepada Pejabat Tertentu Untuk Melegalisasi Ijazah dan Transkrip Lulusan Institut Pertanian Bogor POB (Dit. AP) 2

3 5. KETENTUAN UMUM 5.1. Mahasiswa yang akan melakukan legalisir harus membawa dokumen asli untuk mengecek kesesuaian data yang tercantum pada salinan Mahasiswa memperbanyak salinan (copy) maksimal 10 lembar. 6. PROSEDUR 6.1 Mahasiswa mendatangi Staf Bagian Akademik Fakultas dengan membawa Ijazah dan Transkrip Akhir asli berikut salinan (copy). 6.2 Staf Bagian Akademik Fakultas menerima Ijazah dan Transkrip Akhir asli berikut salinan (copy), mencatat pada agenda persuratan bagian akademik, mengecek kesesuaian antara Ijazah dan Transkrip Akhir asli dengan salinan (copy), memberi stempel/cap legalisir, selanjutnya menyerahkan kepada Kepala Tata Usaha Fakultas. 6.3 Kepala Tata Usaha Fakultas meneliti dan memaraf pada lembar legalisir, dan menyerahkan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas 6.4 Staf Bagian Akademik Fakultas menyerahkan lembar legalisir kepada Dekan/Wakil Dekan untuk disahkan. 6.5 Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan menerima, memeriksa, meneliti dan menandatangani pada bagian yang sudah distempel/cap, mengembalikan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas. 6.6 Staf Bagian Akademik Fakultas menerima Salinan (Copy) yang telah ditandatangani oleh Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan, memberi nomor dan tanggal legalisir pada salinan (copy), selanjutnya menyerahkan kepada Mahasiswa. 6.7 Mahasiswa menerima salinan (copy) Ijazah dan Transkrip Akhir yang sudah dilegalisir. 3

4 7. BAGAN ALIR PROSEDUR AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN Mulai MAHASISWA 1 Mendatangi Staf Bagian Akademik Fakultas dengan membawa Ijazah & Transkrip Asli dan Salinan Menerima Salinan (Copy) Ijazah & Transkrip Nilai Akhir, Menyesuaikan data dengan dokumen asli, mencatat dan memberi cap/stempel legalisir 2 Agenda Persuratan Bag. Akademik KEPALA TU Meneliti dan paraf lembar legalisir 3 BERKAS LEGALISIR Menerima lembar legalisir 4 DEKAN/WADEK 5 Menerima, meneliti, tanda tangan pada lembar legalisir BERKAS LEGALISIR 6 Menerima, memberi nomor pada lembar legalisir, menyerahkan kepada Mahasiswa Menerima Berkas yang sudah dilegalisir MAHASISWA 7 Menerima salinan (copy) Ijazah dan Transkrip Nilai Akhir yang telah dilegalisir & membayar biaya administrasi Selesai 8. WAKTU : 2 hari kerja untuk proses yang dilakukan di Fakultas. 4

5 9. DOKUMEN PENDUKUNG No Kode Nama Dokumen Lokasi 1 - Agenda Persuratan Bagian Akademik Bagian Akademik Fakultas 5