Manual Prosedur. Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip (Legalisasi) Bagi Pemohon Yang Melalu Telephon dan

Transkripsi

1 Manual Prosedur Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip (Legalisasi) Bagi Pemohon Yang Melalu Telephon dan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang 2011

2 Manual Prosedur Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip (Legalisasi) Bagi Pemohon Yang Melalu Telephon dan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Kode Dokumen : AK-11 Revisi : 0 Tanggal : 30 Mei 2011 Diajukan oleh : Ka Subag Akademik Ttd Suminarti, SE, M.AP Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I Ttd Disetujui oleh : Dekan Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes Ttd Dr.dr.Karyono Mintaroem, SpPA

3 NOMOR : AK-11 PROSEDUR PENGESAHAN FOTO COPY IJAZAH DAN TRANSKRIP ( LEGALISASI ) BAGI PEMOHON YANG MELALUI TELEPHON & SUB BAGIAN AKADEMIK 1. Tujuan Menertibkan dan memperlancar proses serta pelayanan permintaan legalisasi ijazah dan 2. Pihak Terkait 1. Alumni Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 2. Subbag Akademik 3. Sekretaris Pimpinan 4. Pimpinan (Pembantu Dekan I dan Dekan) 3. Referensi 1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 tahun 1999 Tentang Pendidikan Tinggi 3. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 080/0/2002 Tentang Statuta Universitas Brawijaya 4. Keputusan Rektor No.074/SK/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya Malang 5. Surat Keputusan Rektor No. 196/SK/2009 Tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Kepala Laboratorium Di Lingkungan Fakultas Kedokteran 6. Surat Ketetapan Rektor No.049/SK/2011 tentang Penghentian dan Pengangkatan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang.Periode Keputusan Rektor No.263/SK/2007 tentang Pedoman Pendidikan di Universitas Brawijaya Malang 8. Keputusan Dekan No. 62/SK/H10.7/AK/2010 tentang Pedoman Akademik Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2009/ Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 10 tahun 2001 tanggal 17 April 2001 tentang Pejabat yang Berwenang Mengesahkan Foto Copy Ijazah/STTB 10. Surat Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya No. 044/J /SK/2002 tentang Penetapan Tarif Pungutan Dana Masyarakat di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 4. Definisi 5. Dokumen / Laporan 1. Ijazah dan transkrip asli 2. Foto copy ijazah dan transkrip yang akan dilegalisasi 3. Form Data Alumni/tracer study 4. Bukti tanda pembayaran legalisasi ijazah / transkrip 5. Tanda terima penyerahan foto copy ijazah atau transkrip ke sekpim 6. Buku penomeran legalisasi ijazah / transkrip 6. Organisasi dan fungsi n 1. Alumni surat permohonan permintaan legalisasi ijazah atau transkrip ke Subbag Akademik serta melakukan pembayaran sesuai ketentuan yang berlaku. 2. Subbag Akademik keaslian ijazah atau transkrip yang akan di legalisasi, memproses legalisasi ijazah atau transkrip. 3. Sekretaris pimpinan n permintaan penandatanganan fotocopy ijazah atau transkrip yang dilegalisasi ke pimpinan. 4. Pimpinan ndatangani legalisisr fotocopy ijazah atau dalam hal ini dekan atau pembantu dekan bidang akademik 7. Waktu Yang 12 (duabelas) hari

4 Dibutuhkan 8. Prosedur Kerja 1. Alumni menelpon ke Subbag akademik untuk permintaan legalisasi dan menyebutkan alamat dan rumahnya 2. Subbag akademik mengarahkan alumni agar telpon ke pimpinan untuk mendapatkan nota persetujuan 3. Alumni menelpon Pimpinan untuk mendapatkan nota persetujuan 4. Pimpinan memberikan disposisi nota persetujuan ke Subbag akademik 5. Subbag akademik meng blanko permintaan legalisasi dan bidoata alumni ke alumni 6. Alumni mengirim ulang blanko dan form biodata yang sudah di isi dan ditandatanganinya ke Subbag akademik dan mengirim biaya legalisasi via transfer 7. Subbagian Akademik menerima transfer biaya legalisasi dan membuat nota tanda bukti pelunasan biaya legalisasi. 8. Subbag akademik mencari arsip ijazah atau transkrip alumni untuk di fotocopy sesuai jumlah permintaan legalisasi 9. Menyimpan kembali arsip ijazah atau transkrip ke tempatnya 10. Subbag Akademik membubuhkan stempel legalisasi dan stempel penomeran pada fotocopy ijazah dan atau transkrip 11. Subbag Akademik memberikan penomeran sesuai dengan nomor urut yang ada dibuku penomeran legalisasi ijazah dan atau transkrip masing-masing jurusan dan tanggal legalisasi 12. Subbag akademik melampirkan Form Data Alumni yang telah diisi pada fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi 13. Subbag akademik mendata fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi di buku ekspedisi 14. KaSubbag akademik memberikan paraf pada foto copy ijazah atau transkrip yang akan dilegalisasi 15. Subbag akademik menyerahkan fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi ke Sekretaris Pimpinan 16. Sekretaris Pimpinan menandatangani buku ekspedisi sebagai tanda bukti penerimaan berkas 17. Sekretaris pimpinan mengajukan berkas ke Pimpinan terkait untuk proses penandatanganan 18. Pimpinan menandatangani legalisasi ijazah dilakukan oleh Pembantu Dekan I kecuali legalisasi ijazah yang digunakan untuk keperluan pengangkatan PNS dan kenaikan pangkat PNS disahkan oleh Dekan 19. Pimpinan mengembalikan legalisisr yang sudah ditandatangani ke sekretaris pimpinan 20. Sekretaris Pimpinan menyerahkan berkas yang telah ditandatangani Pimpinan ke Subbag Akademik 21. Subbag akademik menerima legalisasi yang sudah ditandatangani dan membubuhkan stempel fakultas 22. Subbag akademik megirimkan legalisasi ijazah atau transkrip serta nota pembayaran ke alamat alumni 23. Alumni dapat mengajukan legalisasi ijazah kembali setelah 6 (enam) bulan terhitung dari legalisasi sebelumnya kecuali dalam kondisi tertentu misalnya untuk pendaftaran atau pengangkatan PNS dan TNI 9. Tgl/ Bln/ Thn diberlakukan 10. Revisi 11. Flow Chart ALUMNI BAGIAN AKADEMIK SEKR. PIMPINAN PIMPINAN (PD I & DEKAN) Mulai

5 menelpon ke Subbag akademik untuk permintaan legalisir dan menyebutkan alamat & rumah Mengarahkan alumni untuk telpon ke pimpinan & mencatat alamat dan rumah alumni menelpon ke Pimpinan untuk nota persetujuan Nota Persetujuan meng blanko permintaan legalisir dan bidoata alumni ke alumni Mendownload blanko pengajuan legalisir & form biodata alumni Mengisi, menandatanga ni dan mengirim kembali blanko pengajuan legalisir & form biodata alumni/tracer study ke Subbag akademik Blanko pengajuan legalisir Form biodata alumni Mendownload blanko dan form yang sudah diisi alumni dan mencairkan biaya transfer Membayar biaya legalisir via transfer Mencairkan biaya transfer Membuatkan nota pembayaran Mencari arsip ijazah atau transkrip asli dan memfotocopy nya sesuai dengan jumlah permintaan

6 Menyimpan kembali arsip ijazah atau transkrip asli ke tempatnya semula Membubuhkan stempel legalisir dan penomeran pada fotocopy ijazah atau transkrip memberikan nomer dan tgl legalisir sesuai masing-masing jurusan/prodi Melampirkan data alumni ke lembar legalisir Mendata pengajuan legalisir ke buku ekspedisi KaSubbag akademik membubuhkan paraf pada Fc ijazah atau transkrip yang akan di legalisir Mengirim pengajuan legalisir ke sekr. pimpinan yg di acc Buku ekspedisi yg di acc Menandatangani buku ekspedisi & mengembalikan buku ekpedisi ke petugas akademik Menandatangani Berkas legalisir yg telah di tandatangani yg telah di tandatangani yg telah di tandatangani Membubuhkan stempel Fc fakultas ijazah pada atau transkrip Fc ijazah akademik atau yg transkrip sudah ditandatangani akademik yg sudah ditandatangani yg sudah ditandatangani Legalisir ijazah atau transkrip

7 Legalisir ijazah atau transkrip Nota pembayaran Mengirim legalisir ijazah atau transkrip & nota pembayaran ke alamat alumni Selesai 5. Lampiran/ Keterangan Kode Penomeran Legalisasi : S.Ked (Ijazah) : /01a/Leg/H10.7/AK/20. S.Ked (Transkrip) : /01b/Leg/H10.7/AK/20. dr. (Ijazah) : /02a/Leg/H10.7/AK/20. dr. (Transkrip) : /02b/Leg/H10.7/AK/20. S.Kep (Ijazah) : /03a/Leg/H10.7/AK/20. S.Kep (Transkrip) : /03b/Leg/H10.7/AK/20. Ns. (Ijazah) : /04a/Leg/H10.7/AK/20. Ns. (Transkrip) : /04b/Leg/H10.7/AK/20. S.Gz (Ijazah) : /05a/Leg/H10.7/AK/20. S.Gz (Transkrip) : /05b/Leg/H10.7/AK/20. RD. (Ijazah) : /06a/Leg/H10.7/AK/20. RD. (Transkrip) : /06b/Leg/H10.7/AK/20. S.KG (Ijazah) : /07a/Leg/H10.7/AK/20. S.KG (Transkrip) : /07b/Leg/H10.7/AK/20. drg. (Ijazah) : /08a/Leg/H10.7/AK/20. drg. (Transkrip) : /08b/Leg/H10.7/AK/20. S.Farm (Ijazah) : /09a/Leg//H10.7/AK/20. S.Farm (Transkrip): /09b/Leg//H10.7/AK/20. Apt. (Ijazah) : /10a/Leg//H10.7/AK/20. Apt. (Transkrip) : /10b/Leg//H10.7/AK/20. S.Keb (Ijazah) : /11a/Leg/H10.7/AK/20.

8 Malang, Dekan Menyetujui dilaksanakan /11b/Leg/H10.7/AK/20. /12a/Leg/H10.7/AK/20. /12b/Leg/H10.7/AK/20. /13a/Leg/H10.7/AK/20. /13b/Leg/H10.7/AK/20. /14a/Leg/H10.7/AK/20. /14b/Leg/H10.7/AK/20. /15a/Leg/H10.7/AK/20. /15b/Leg/H10.7/AK/20. S.Keb (Transkrip) : Bd. (Ijazah) : Bd. (Transkrip) : PPDS (Ijazah) : PPDS (Transkrip) : S2 (Ijazah) : S2 (Transkrip) : S3 (Ijazah) : S3 (Transkrip) : Ka.Subag Akademik Dr. dr.karyono Mintaroem, Sp.PA NIP Suminarti, SE.MAP NIP