Manual Prosedur. Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip (Legalisasi) Bagi Pemohon Yang Membawa Ijazah dan Transkrip Asli

Transkripsi

1 Manual Prosedur Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip (Legalisasi) Bagi Pemohon Yang Membawa Ijazah dan Transkrip Asli Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang 2011

2 Manual Prosedur Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip (Legalisasi) Bagi Pemohon Yang Membawa Ijazah dan Transkrip Asli Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Kode Dokumen : AK-09 Revisi : 0 Tanggal : 30 Mei 2011 Diajukan oleh : Ka Subag Akademik Ttd Suminarti, SE, M.AP Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I Ttd Disetujui oleh : Dekan Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes Ttd Dr.dr.Karyono Mintaroem, SpPA

3 NOMOR : AK-09 PROSEDUR PENGESAHAN FOTO COPY IJAZAH DAN TRANSKRIP ( LEGALISASI ) BAGI PEMOHON YANG MEMBAWA IJAZAH DAN TRANSKRIP ASLI SUB BAGIAN AKADEMIK 1. Tujuan Menertibkan dan memperlancar proses serta pelayanan permintaan legalisasi ijazah dan 2. Pihak Terkait 1. Alumni Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 2. Subbag Akademik 3. Sekretaris Pimpinan 4. Pimpinan (Pembantu Dekan I dan Dekan) 3. Referensi 1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 17 tahun 2010 Tentang Pengelolaan & Penyelenggaraan Pendidikan 3. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 080/0/2002 Tentang Statuta Universitas Brawijaya 4. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 10 tahun 2001 tanggal 17 April 2001 tentang Pejabat yang Berwenang Mengesahkan Foto Copy Ijazah/STTB 5. Keputusan Rektor No.074/SK/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya Malang 6. Keputusan Rektor No. 196/SK/2009 Tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Kepala Laboratorium Di Lingkungan Fakultas Kedokteran 7. Keputusan Rektor No.202/SK/2010 tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Malang Tahun Akademik 2010 / Keputusan Rektor No.049/SK/2011 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang.Periode Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya No. 044/J /SK/2002 tentang Penetapan Tarif Pungutan Dana Masyarakat di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 10. Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya No. 62/SK/H10.7/AK/2010 tentang Pedoman Akademik Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2009/ Definisi 1. Legalisasi adalah pengesahan fotocopy transkrip oleh pejabat yang berwenang yaitu Pimpinan Fakultas atau Pimpinan yang menangani bidang Akademik. 2. Ijazah adalah tanda bukti tertulis telah lulusnya mahasiswa dari jenjang pendidikan. 3. Transkrip adalah daftar nilai akhir mahasiswa selama menempuh jenjang pendidikan 4. Alumni adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya baik jurusan Pendidikan Dokter, jurusan Keperawatan maupun jurusan Gizi, Program Studi Pendidikan Dokter Gigi, Program Studi Kebidanan, Program Studi Farmasi, PPDS, Pasca Sarjana (S2 dan S3). 5. Sekretaris pimpinan adalah bagian adminstrasi yang menjembatani masalah keadministrasian dari bagian-bagian ke pimpinan. 6. Pimpinan adalah Pembantu Dekan I dan Dekan 7. Tidak Valid adalah tidak sesuai dengan aslinya. 5. Dokumen / Laporan 1. Ijazah dan transkrip asli 2. Foto copy ijazah dan transkrip yang akan dilegalisasi 3. Form Data Alumni 4. Bukti tanda pembayaran legalisasi ijazah / transkrip 5. Tanda terima penyerahan foto copy transkrip ke sekpim 6. Buku penomeran legalisasi ijazah / transkrip 6. Organisasi dan 1. Alumni

4 fungsi Mengajukan surat permohonan permintaan legalisasi transkrip ke Subbag Akademik serta melakukan pembayaran sesuai ketentuan yang berlaku. 2. Subbag Akademik Memeriksa keaslian transkrip yang akan di legalisasi, memproses legalisasi transkrip. 3. Sekretaris pimpinan Mengajukan permintaan penandatanganan fotocopy transkrip yang dilegalisasi ke pimpinan. 4. Pimpinan Yang menandatangani legalisasi fotocopy dalam hal ini dekan atau pembantu dekan bidang akademik 7. Waktu Yang 5 (lima) hari Dibutuhkan 8. Prosedur Kerja 1. Alumni mengisi tracer study di komputer yang telah disediakan secara online dan mencetaknya (di print) 2. Alumni menyerahkan bukti telah mengisi tracer study dan melampirkan fotocopy ijazah atau transkrip maksimal sebanyak 10 (sepuluh) dan menunjukkan transkrip asli 3. Subbag Akademik melakukan verifikasi dan memeriksa keaslian dari fotocopy ijazah dan transkrip yang akan dilegalisasi dengan ijazah dan transkrip asli 4. Setelah diperiksa keasliannya dan benar-benar valid, Subbag akademik memperoses legalisasi, apabila setelah diperiksa ternyata tidak valid maka proses legalisasi dihentikan dan alumni yang mengajukan legalisasi untuk sementara menunggu di bagian akademik dan dilaporkan ke pimpinan untuk di cari solusinya dan didokumentasikan di Manual Prosedur. 5. Alumni menyerahkan biaya legalisasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 6. Sub Bagian Akademik menerima biaya legalisasi dan menyerahkan nota tanda bukti pelunasan biaya legalisasi. 7. Subbag Akademik membubuhkan stempel legalisasi dan stempel penomeran pada fotocopy ijazah dan atau transkrip 8. Subbag Akademik memberikan penomeran sesuai dengan nomor urut yang ada dibuku penomeran legalisasi ijazah dan atau transkrip masing-masing jurusan/program studi dan tanggal legalisasi 9. Subbag akademik melampirkan hasil print out tracer study pada fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi 10. Subbag akademik mendata fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi di buku ekspedisi 11. KaSubbag akademik memberikan paraf pada foto copy transkrip yang akan dilegalisasi 12. Subbag akademik menyerahkan fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi ke Sekretaris Pimpinan 13. Sekretaris Pimpinan menandatangani buku ekspedisi sebagai tanda bukti penerimaan berkas 14. Sekretaris pimpinan mengajukan berkas ke Pimpinan terkait untuk proses penandatanganan 15. Pimpinan menandatangani legalisasi ijazah dilakukan oleh Pembantu Dekan I kecuali legalisasi ijazah yang digunakan untuk keperluan pengangkatan PNS dan kenaikan pangkat PNS disahkan oleh Dekan 16. Pimpinan mengembalikan legalisasi ijazah/transkrip niulai yang sudah ditandatangani ke sekretaris pimpinan 17. Sekretaris Pimpinan menyerahkan berkas yang telah ditandatangani Pimpinan ke Subbag Akademik 18. Subbag akademik menerima legalisasi yang sudah ditandatangani dan membubuhkan stempel fakultas 19. Alumni mengambil legalisasi ijazah dan atau transkrip dengan menunjukkan nota bukti pembayaran 20. Alumni dapat mengajukan legalisasi ijazah kembali setelah 3 (tiga) bulan terhitung dari legalisasi sebelumnya kecuali dalam kondisi tertentu misalnya untuk pendaftaran atau pengangkatan PNS dan TNI 9. Tgl/ Bln/ Thn diberlakukan

5 10. Revisi 11. Flow Chart ALUMNI BAGIAN AKADEMIK SEKR. PIMPINAN PIMPINAN (PD I & DEKAN) Mulai mengisi blanko permohonan legalisir dengan melampirkan fotocopy transkrip yang akan dilegalisir dan menunjukkan transkrip asli Blanko pengajuan legalisir Fotocopy ijazah atau transkrip yang akan dilegalisir Ijazah atau Transkrip asli Melakukan verifikasi & memeriksa keaslian fotocopy sesuai dg naskah asli atau arsip yang ada di Fakultas Y T Form biodata alumni Mengisi form biodata alumni dan membayar biaya legalisir Memberi kan form biodata alumni Tidak memproses legalisir & menyerah kan alumni ke pimpinan Biodata alumni Biaya legalisir Nota pembayaran Ijazah atau Transkrip asli Membuatkan nota pembayaran & mengembalikan transkrip asli Membubuhkan stempel legalisir dan penomeran pada fotocopy transkrip

6 memberikan nomer dan tgl legalisir sesuai masing-masing jurusan/prodi Melampirkan data alumni ke lembar legalisir Mendata pengajuan legalisir ke buku ekspedisi KaSubbag akademik membubuhkan paraf pada Fc transkrip yang akan di legalisisr Mengirim pengajuan legalisir ke sekr. pimpinan yg di acc Buku ekspedisi yg di acc yg sudah ditandatangani Menandatangani buku ekspedisi & mengembalikan buku ekpedisi ke petugas akademik yg sudah ditandatangani Menandatangani Berkas legalisir yg sudah ditandatangani Membubuhkan stempel fakultas pada transkrip akademik Mengambil legalisir ijazah / transkrip dengan menunjukkan nota pembayaran Legalisir ijazah atau transkrip Selesai

7 12. Lampiran Kode Penomeran Legalisasi : S.Ked (Ijazah) : /01a/Leg/H10.7/AK/20. S.Ked (Transkrip) : /01b/Leg/H10.7/AK/20. dr. (Ijazah) : /02a/Leg/H10.7/AK/20. dr. (Transkrip) : /02b/Leg/H10.7/AK/20. S.Kep (Ijazah) : /03a/Leg/H10.7/AK/20. S.Kep (Transkrip) : /03b/Leg/H10.7/AK/20. Ns. (Ijazah) : /04a/Leg/H10.7/AK/20. Ns. (Transkrip) : /04b/Leg/H10.7/AK/20. S.Gz (Ijazah) : /05a/Leg/H10.7/AK/20. S.Gz (Transkrip) : /05b/Leg/H10.7/AK/20. RD. (Ijazah) : /06a/Leg/H10.7/AK/20. RD. (Transkrip) : /06b/Leg/H10.7/AK/20. S.KG (Ijazah) : /07a/Leg/H10.7/AK/20. S.KG (Transkrip) : /07b/Leg/H10.7/AK/20. drg. (Ijazah) : /08a/Leg/H10.7/AK/20. drg. (Transkrip) : /08b/Leg/H10.7/AK/20. S.Farm (Ijazah) : /09a/Leg//H10.7/AK/20. S.Farm (Transkrip):.../09b/Leg//H10.7/AK/20. Apt. (Ijazah) : /10a/Leg//H10.7/AK/20. Apt. (Transkrip) : /10b/Leg//H10.7/AK/20. S.Keb (Ijazah) : /11a/Leg/H10.7/AK/20. S.Keb (Transkrip) : /11b/Leg/H10.7/AK/20. Bd. (Ijazah) : /12a/Leg/H10.7/AK/20. Bd. (Transkrip) : /12b/Leg/H10.7/AK/20. PPDS (Ijazah) : /13a/Leg/H10.7/AK/20. PPDS (Transkrip) : /13b/Leg/H10.7/AK/20. S2 (Ijazah) : /14a/Leg/H10.7/AK/20. S2 (Transkrip) : /14b/Leg/H10.7/AK/20. S3 (Ijazah) : /15a/Leg/H10.7/AK/20. S3 (Transkrip) : /15b/Leg/H10.7/AK/20. Malang, Dekan Menyetujui dilaksanakan Ka.Subag Akademik Dr. dr.karyono Mintaroem, Sp.PA NIP Suminarti, SE.MAP NIP