KEMENTERIAN DALAM NEGERI DITJEN KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL DIREKTORAT PENDAFTARAN PENDUDUK

Transkripsi

1 KEMENTERIAN DALAM NEGERI DITJEN KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL DIREKTORAT PENDAFTARAN PENDUDUK Nomor SOP Tgl Pembuatan Tgl Revisi Tgl Pengesahan Disahkan Oleh Nama SOP Januari 2012 Direktur Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Penerbitan s Dasar Hukum 1. Peraturan Pemerintah Nomor 37Tahun Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun Peraturan Presiden Nomor 67 Tahun Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 6 Tahun Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 9 Tahun 2011 Kualifikasi minimal SLTA erkaitan 1. SOP Data Center 2. SOP Personalisasi 3. SOP Pensortiran 4. SOP Packing 5. SOP Administrasi Persuratan Peringatan 1. Jika data penduduk belum terekam dalam database, maka dilakukan pelayanan Pencatatan Biodata dalam aplikasi SIAK untuk diterbitkan NIK. 2. Jika sidik jari tidak sesuai dengan sidik jari yang tersimpan dalam chip pada elektronik, maka elektronik dikembalikan ke Kemendagri secara berjenjang. Peralatan/Perlengkapan 1. Server 2. Komputer 3. Kamera digital 4. Finger Print Scanner 5. Smartcard Reader/ Writer 6. Iris Scanner 7. Signature Pad 8. Card Personalization Printer/Mesin Personalisasi 9. Blangko 10. Jaringan Komunikasi Data 11. Digital Scanner 12. Mesin Sortir Pencatatan dan Pendataan 1. Proses verifikasi/pencocokan biodata penduduk oleh petugas operator dengan membacakan tampilan pada layar monitor berdasarkan NIK yang tertera dalam surat. Selanjutnya melakukan: a. Perekaman pas photo b. Perekaman tanda tangan c. Perekaman seluruh sidik jari d. Perekaman iris e. Verifikasi sidik jari penduduk (dengan meletakan jari telunjuk kanan dan kiri pada finger print scanner) f. Membacakan pernyataan kebenaran data (penduduk memberikan tanda tangan elektronik pada signature pad)

2 g. Memberikan perekaman sidik jari telunjuk pada Finger Print Scanner (petugas operator) h. Menyimpan dan mengirim data penduduk kedalam DC Kemendagri i. Membubuhkan tanda tangan dan Cap pada surat ( petugas pelayanan ) j. Menyerahkan surat dan lama kepada penduduk 2. Proses pemadanan sidik jari 1: N di DC dan ajudikasi pemadanan sidik jari untuk mengetahui ketunggalan data. 3. Proses Personalisasi dilakukan setelah data dikirim dari DC. 4. dikirim secara berjenjang ketempat pelayanan untuk disampaikan kepada penduduk wajib. 5. Proses pengambilan dilakukan dengan memanggil penduduk di tempat pelayanan dengan mekanisme sebagai berikut: a. Menyerahkan surat dan Lama b. diletakan pada Smartcard Reader/ Writer c. Penduduk mencermati kebenaran data yang tertera pada dan yang terekam dalam chip. d. Melakukan Pemadanan 1 : 1 sidik jari telunjuk tangan kanan dan tangan kiri pada Finger Print Scanner (operator) e. Operator memberikan tulisan berhasil kalau hasil verifikasi datanya sesuai atau tulisan gagal kalau data hasil verifikasi tidak sesuai, dibelakang nama penduduk pada surat. f. diserahkan kepada penduduk melalui petugas pendukung pelayanan dengan membuat tanda terima, selanjutnya lama ditarik, disimpan dan diserahkan ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. 5. Penebritan elektronik secara masal dilakukan sampai tahun 2012.

3 A. Aktivitas ditempat Pelayanan. 1. Menerima surat pembuatan dan Lama dari penduduk dan memverifikasi/mencocokan kedalam daftar penduduk wajib kemudian memberikan nomor antrian kepada penduduk, serta menyerahkan surat pembuatan yang telah ditulis nomor antrian kepada petugas operator. 2. Menerima surat pembuatan yang telah ditulis nomor antrian dan Lama dari petugas pelayanan kemudian memanggil penduduk dan menerima nomor antrian untuk dilakukan verifikasi/pencocokan biodata penduduk dengan membacakan pada tampilan aplikasi, selanjutnya melakukan perekaman pas foto, tanda tangan, sidik jari dan iris penduduk, dan meminta penduduk melakukan pengesahan hasil verifikasi dan perekaman data dengan membubuhkan tanda tangan secara elektronik, selanjutnya operator merekam sidik jari telunjuk kanan dan menyerahkan surat pembuatan, dan nomor antrian kepada petugas pelayanan. Pelayanan Operator Kelengkapan Waktu Output mulai 1 - Daftar penduduk wajib - Surat pembuatan - Lama - Surat - lama - Nomor antrian - Aplikasi SIAK - Aplikasi AFIS 1 menit - Nomor antrian 4 menit - File Data terkirim ke kantor pusat

4 A. Aktivitas ditempat Pelayanan. 3. Menerima surat, Lama, nomor antrian dari petugas operator kemudian membubuhkan tanda tangan serta stempel pada surat penduduk kemudian menyerahkannya kepada penduduk Pelayanan Operator Kelengkapan Waktu Output 1 - Surat Pembuatan - lama - Nomor antrian - Stempel 1 menit - Surat Pembuatan yang telah distempel/ ditandai selesai

5 B. Aktivitas di Pusat (DC) 1. Menerima, membaca data, melakukan proses pemadanan ketunggalan sidik jari 1: N dan memberikan notifikasi data tunggal yang siap dipersonalisasi serta dikirim secara online kepada petugas di Biro Personalisasi. DC Mulai Personalisasi Sortasi Packing Kelengkapan Waktu Output - Server DC - Jarkomdat 24 jam - File Data tunggal siap dipersonalisa si 2. Menerima data dari DC serta melakukan pencetakan dokumen dengan melakukan pengisian biodata penduduk, pas photo, tanda tangan, sidik jari telunjuk kanan dan kiri ke dalam blangko, mengecek kebenaran hasil personalisasi, selanjutnya menyerahkan kepada petugas sortasi. - File Data tunggal siap dipersonalisa si - form 4 menit - 3. Menerima dan melakukan pemilahan elektronik per tempat pelayanan dan menyerahkannya kepada petugas packing. - 1 menit - 4. Menerima dan melakukan pengepakan elektronik per tempat pelayanan dan menyerahkannya kepada konsorsium untuk didistribusikan secara berjenjang ke tempat pelayanan 2 Selesai - Daftar Manifest - Kardus tebal berwarna coklat - form Tanda terima - form BA. Serah Terima 5 menit - Tanda terima yang telah di Packaging per 500 keping

6 C. Aktivitas ditempat Pelayanan. 1. Menerima, memeriksa, mencheclist form dan menandatangani berita acara sesuai dengan keterangan pada label Kardus Packing berdasarkan tempat pelayanan elektronik, serta mendistribusikan ke tempat pelayanan oleh konsorsium 2. Menerima, memeriksa dan memilah elektronik berdasarkan alamat penduduk per dusun/lingkungan/ desa/kelurahan/sebutan lain dan menyerahkan kepada petugas pelayanan. 3. Menerima elektronik dan menyerahkan kepada petugas operator. Kepala Dinas Dukcapil Kab/Kota Mulai Kecamatan/ Kelurahan Pelayanan Operator Kelengkapan Waktu Output - yang di-packing - Form berita acara - yang telah terpilah per dusun/ lingkungan/ desa/ kelurahan/ sebutan lain - Form berita acara - elektronik - Surat Panggilan - Nomor Antrian 8 jam - berita acara 8 jam - Berita acara 1 menit - Tanda terima 4. Menerima elektronik dan memverifikasi dengan pemadanan sidik jari 1:1 dan memberikan tulisan berhasil pada surat dan menyerahkan kepada petugas pelayanan. 3 - elektronik - Aplikasi AFIS - Surat Panggilan - Nomor Antrian 3 menit - Nomor Antrian

7 C. Aktivitas ditempat Pelayanan. 5. Menerima surat dengan tulisan berhasil dan elektronik untuk diserahkan kepada penduduk dengan tanda terima dan menyimpan surat serta menarik dan mengarsipkan lama. Kepala Dinas Dukcapil Kab/Kota Kecamatan/ Kelurahan Pelayanan 3 Operator Kelengkapan Waktu Output - Surat - lama - Daftar tanda terima - Nomor Antrian 1 menit - elektronik selesai