Hal 1. SPP UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo

Transkripsi

1 Hal 1

2 PENDAHULUAN Tuntutan penduduk terhadap pelayanan publik semakin tinggi untuk bisa memberikan pelayanan yang lebih baik, cepat, murah dan mudah serta dekat. Pelayanan administrasi kependudukan hakikatnya adalah bagaimana Pemerintah Daerah bisa memberikan pelayanan kepada penduduk yang lebih baik dan membahagiakan, sehingga semua penduduk memiliki dokumen kependudukan secara lengkap sesuai yang dibutuhkannya. Namun demikian pada saat sekarang, penduduk masih menganggap bahwa Pelayanan Administrasi Kependudukan selama ini sulit, berbelitbelit, harus bolak balik, mahal dan lama serta jauh yang membuat mereka harus bolak-balik untuk memenuhi persyaratan, sehingga mereka harus mengeluarkan biaya transportasi yang banyak untuk mendapatkan dokumen kependudukan. Sedangkan disisi lain penduduk belum mengajukan permohonan pelayanan jika belum dibutuhkan, sehingga pada saat dibutuhkan menjadi terkendala karena persyaratan tidak lengkap, data yang kurang akurat yang mengakibatkan penduduk tidak terlayani sesuai waktu yang diharapkan. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, sebagai landasan hukum pengaturan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil dan memiliki tujuan untuk mewujudkan tertib Administrasi Kependudukan secara Nasional serta keabsahan dan kebenaran atas dokumen kependudukan yang diterbitkan. Undang-undang ini juga mengatur substansi di bidang Penataan Administrasi Kependudukan yang diantaranya meliputi pengaturan tentang hak dan kewajiban penduduk, kewenangan penyelenggara, pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, sistem informasi adminitrasi kependudukan, pengelolaan data kependudukan, sanksi administratif, ketentuan pidana dan aturan peralihan. Wilayah Kabupaten Ponorogo yang secara geografis terbagi menjadi daerah dataran dan daerah pegunungan sangatlah berpengaruh terhadap peningkatan pelayanan publik, khususnya di wilayah pegunungan yang aksesibiltas dan jarak tempuh ke pusat kota menjadi suatu kendala bagi penduduk untuk bisa mendapatkan pelayanan. Khususnya pada pelayanan administrasi kependudukan dengan mempertimbangkan permasalahan yang ada pada saat sekarang, jika pelayanan tersentral di Kota Kabupaten maka akan menjadi sangat mahal ketika penduduk harus bolak balik untuk melengkapi persyaratan ataupun menyerasikan data yang tidak sama. Untuk itu sesuai dengan misi Bupati dan Wakil Bupati Ponorogo yaitu mendekatkan pelayanan kepada masyarakat, maka perlu ada Unit Pelayanan Teknis (UPTD Dukcapil) di setiap Kecamatan. Untuk mewujudkan pelayanan Administrasi Kependudukan yang berkualitas,dan dapat memenuhi harapan masyarakat perlu diterbitkan Keputusan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo tentang Standart Pelayanan Publik dalam bidang Administrasi Kependudukan untuk UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Kecamatan. Kebijakan Kepala Dinas pada prinsipnya merupakan serangkaian proses perencanaan kedepan yang berlanjut secara continue sampai tercapainya Visi dan Misi Kabupaten Ponorogo. Hal 2

3 Adapun arah kebijakan dimaksud adalah sebagai berikut: 1. Optimalisasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi melalui intensifikasi dan ekstensifikasi sumber daya manusia dan sarana prasarana pendukung. 2. Pembangunan database Kependudukan dengan penerapan SIAK pada pelayanan Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil 3. Pembangunan database Kependudukan yang tunggal melalui pembangunan NIK tunggal nasional. 4. Optimalisasi pendayagunaan data hasil pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil guna mendukung kebijakan Pemerintah Kabupaten Ponorogo. 5. Intensifikasi dan ekstensifikasi pembangunan jaringan. 6. Pembangunan relasi dengan lembaga terkait dalam rangka percepatan perluasan cakupan akta kelahiran. 7. Pembangunan relasi dengan lembaga terkait dalam rangka pemanfaatan data kependudukan. 8. Pembangunan Layanan dengan Sistem Paket Lengkap melalui UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Kecamatan. Unit Pelaksana Teknis Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo. Sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati Ponorogo Nomor : 53 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo yang terdiri dari : 1. Kepala 2. Sub Bagian Tata Usaha 3. Kelompok Jabatan Fungsional. a. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai wilayah kerja di Kecamatan. b. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan unsur pelaksana sebagian kegiatan teknis operasional dalam bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil. c. Kepala UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas memimpin, melaksanakan, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan serta melaksanakan pembinaan administrasi pelaksanaan tugas-tugas UPTD. d. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil menyelenggarakan fungsi sebagai berikut : 1) Penyusunan rencana kerja UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. 2) Pelaksanaan pelayanan di bidang kependudukan dan pencatatansipil. 3) Pelaksanaan koordinasi internal dan lintas sektoral kegiatan kependudukan dan pencatatan sipil. 4) Pelaksanaan pengelolaan data kependudukan dan pencatatan sipil. 5) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan kegiatan kependudukan dan pencatatan sipil 6) Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas. Maksud dan Tujuan 1. Maksud penyusunan standar pelayanan publik ini adalah sebagai pedoman untuk mempermudah bagi penyelenggara/pelaksana pelayanan publik maupun masyarakat sebagai penerima pelayanan publik serta pihak - pihak terkait yang berkepentingan. Hal 3

4 2. Tujuan Penyusunan Standart Pelayanan Publik adalah : a. Mewujudkan kepastian tentang hak,tanggung jawab, kewajiban dan kewenangan seluruh pihak yang terkait dengan penyelenggaraan pelayanan publik dalam bidang pendaftaran Kependudukan dan Pencatatan Sipil. b. Mewujudkan sistem pelayanan publik yang sesuai dengan asas asas umum Pemerintahan yang baik. c. Terpenuhinya hak-hak masyarakat dalam memperoleh pelayanan publik secara maksimal. d. Mewujudkan partisipasi dan keikutsertaan masyarakat dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik sesuai mekanisme dan aturan yang berlaku Hal 4

5 STANDART PELAYANAN PUBLIK PENDAFTARAN KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL PAKET LENGKAP PAKEL PENGERTIAN Paket Lengkap PAKEL adalah layanan administrasi kependudukan yang bertujuan untuk mendekatkan pelayanan kepada masyarakat yang pelaksanaan pendaftaran dan pengambilannya dilaksanakan di UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan. Produk hasil pelayanan paket lengkap meliputi Seluruh dokumen kependudukan yang harus dipunyai oleh penduduk akibat pelaporan peristiwa kependudukan yang dialaminya. JENIS LAYANAN I. PENERBITAN BIODATA DAN ATAU DOKUMEN KEPENDUDUKAN YANG KARTU KELUARGA MENGALAMI PERUBAHAN A. PERUBAHAN KARTU KELUARGA KARENA PENCATATAN KELAHIRAN Perubahan Kartu Keluarga Karena Pencatatan Kelahiran Paket lengkap (PAKEL) Melalui Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan bagi anak umur 0 s/d 1 Tahun B. PERUBAHAN KARTU KELUARGA KARENA KEMATIAN Pencatatan Kematian Melalui Paket Lengkap (PAKEL) UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan dengan kriteria bagi penduduk yang meninggal yang belum terhapus di Kartu Keluarga dan Database Kependudukan C. PERUBAHAN KARTU KELUARGA KARENA ADANYA PERUBAHAN ELEMEN DATA ATAU KARENA HILANG/RUSAK Perubahan Kartu Keluarga akibat perubahan elemen data pada penduduk dapat dilakukan di UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan meliputi nama, agama, perkawinan, alamat, pekerjaan, pendidikan, golongan darah, tempat lahir, pindah dan pindah datang II. III. PROSEDUR PINDAH DAN PINDAH DATANG Surat Pindah dan Surat Pindah datang diperuntukkan bagi penduduk dengan kriteria pindah ataupun pindah datang dalam satu Desa. Antar Desa ataupun antar Kecamatan dalam satu Kabupaten di Ponorogo PEREKAMAN DAN PENCETAKAN CETAK KTPel KETENTUAN UMUM I. Berkas permohonan Penduduk harus lengkap dan benar. II. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan memisahkan berkas dokumen permohonan sesuai pengajuan penduduk diteruskan ke Bidang Pencatatan Sipil untuk permohonan Akta kelahiran, Bidang Kependudukan untuk pengesahan Kartu keluarga dan cetak KTPel. III. Dalam Penerbitan Kartu Keluarga di UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan, operator membubuhkan paraf pada sebelah kiri nama Kepala Instansi Pelaksana dan Kepala UPTD membubuhkan paraf pada sebelah kiri Nama Instansi Pelaksana. IV. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan menerbitkan Akta Kematian dan Register Akta kematian dan operator membubuhkan paraf pada kiri atas nama Instansi Pelaksana kemudian ditanda tangani oleh Kepala UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan. V. UPTD Dukcapil Kecamatan Wajib melaporkan penerbitan dan pemakaian blanko Kutipan Akta Kematian dan Register Akta Kematian, serta menyetorkan Register Akta kematian beserta dokumen Hal 5

6 permohonan untuk diarsipkan VI. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan Wajib melakukan digitalisasi dokumen VII. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan Wajib melaporkan penggunaan blanko Kartu keluarga, Register Akta Kelahiran, secara periodik maximal tanggal 5 bulan berikutnya VIII. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan membuat SPJ pelaporan hasil layanan Paket lengkap IX. Waktu dalam pendaftaran dan pengambilan Paket Lengkap di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo pukul WIB sampai dengan 15,00 WIB PERSYARATAN DAN TATACARA A. PENERBITAN BIODATA DAN ATAU DOKUMEN KEPENDUDUKAN YANG KARTU KELUARGA MENGALAMI PERUBAHAN NO JENIS LAYANAN KOMPONEN URAIAN 1 PERUBAHAN KARTU KELUARGA KARENA PENCATATAN KELAHIRAN PERSYARATAN 1. Surat permohonan pencatatan data kependudukan dan formulir isian biodata penduduk (F1.01) 2. Surat Keterangan Kelahiran (F2.01) 3. Surat Kelahiran anak dari dokter / bidan / penolong Kelahiran 4. Kartu Keluarga lama Orang Tua asli. 5. Menunjukkan kepada petugas Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTPel)/Surat Keterangan Pengganti KTPel orang tua atau Surat Keterangan Pindah ke Luar Negeri (SKPLN) bagi orang tua di Luar Negeri/Surat Keterangan Kematian dari Kepala Desa/Lurah atau fotocopy Kutipan Akta Kematian apabila orang tua telah meninggal. 6. Fotocopy Surat Nikah/Kutipan Akta Perkawinan/Surat Perceraian/Kutipan Akta Perceraian (dilegalisir) 7. Surat Pernyataan Anak Kandung bermaterai dari orang tua bagi bayi yang lahir lebih dari 10 tahun sejak tanggal perkawinan orang tuanya dan atau bayi yang lahir lebih dari 10 tahun sejak kelahiran anak sebelumnya yang diketahui Kepala Desa/Lurah dan 2 ( dua ) orang saksi 8. Saksi tidak perlu datang pada saat pendaftaran 9. Pencatatan kelahiran bagi anak hasil perkawinan campuran (salah satu WNI) ditambah persyaratan fotocopy : Surat Keterangan Tempat Tinggal bagi pemegang Izin Tinggal Terbatas; Paspor bagi pemegang Izin Kunjungan; Hal 6

7 TATACARA Proses Desa/Kelurahan 1. Penduduk membawa persyaratan pencatatan data kependudukan 2. Penduduk mengisi dan menandatangani permohonan pencatatan data kependudukan, formulir isian biodata penduduk (FI-01) dan Surat Keterangan Kelahiran (F2.01) 3. Petugas Regristrasi kependudukan Desa melakukan verifikasi dan validasi data penduduk. 4. Petugas Regristrasi kependudukan Desa mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting 5. Petugas Regristrasi kependudukan Desa menyerahkan berkas permohonan Kartu Keluarga beserta persyaratannya kepada penduduk untuk diteruskan kepada UPTD Dukcapil Kecamatan UPTD Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan 1. Petugas menerima berkas permohonan 2. Petugas melakukan verifikasi dan validasi data penduduk selanjutnya melakukan perekaman data penduduk 3. Petugas mencetak Kartu Keluarga dan di ditandatangani oleh Kepala Keluarga; 4. Setelah ditanda tangani penduduk memfotocopy Kartu Keluarga baru dan dikembalikan ke petugas sebagai persyaratan dalam Akta kelahiran 5. Petugas mengarsipkan berkas permohonan penduduk secara digitalisasi dan menyimpan berkas : Kartu Keluarga lama, Surat Pengantar dari Kepala Desa / Lurah, Surat permohonan pencatatan data kependudukan, formulir isian biodata penduduk (FI-01), Surat Pernyataan Anak Kandung 6. Petugas mengantar dan mengambil ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Hal 7

8 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil 1. Petugas menerima Kartu Keluarga dan permohonan Akta Kelahiran 2. Petugas melakukan verifikasi dan validasi Kartu Keluarga dan permohonan Akta Kelahiran 3. Petugas mencetak Kutipan Akta Kelahiran dan Register Akta Kelahiran 4. Pengesahan Kartu Keluarga, Akta Kelahiran dan Register Akta Kelahiran oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo 5. Petugas menyerahkan Kutipan Akta Kelahiran dan Kartu Keluarga kepada UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan sekaligus menerima permohonan baru. PRODUK LAYANAN KARTU KELUARGA AKTA KELAHIRAN WAKTU PELAYANAN 1. Pukul : Senin s/d Kamis s/d WIB 2. Pukul : Jumat s/d WIB 3. Sabtu dan minggu LIBUR BIAYA GRATIS JANGKA WAKTU PENYELESAIAN FORMULIR YANG DIGUNAKAN 1. Pencetakan Kartu Keluarga 15 menit 2. Pengambilan dokumen penduduk di UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan max 5 hari Kerja 1. Surat permohonan Pencatatan data kependudukan dan formulir isian biodata penduduk (FI.01) 2. Surat Keterangan Kelahiran (F2.01) 3. Surat Pernyataan Anak kandung Hal 8

9 ALUR PELAYANAN Penduduk datang ke Desa/Kelurahan Desa/Kel menerbitkan surat ket kelahiran F2.01 dan Perubahan lainnya Pemohon datang ke UPTD Dukcapil Kecamatan UPTD Dukcapil Kecamatan menerbitkan Kartu Keluarga Dinas Dukcapil menerbitkan Akta Kelahiran & pengesahan Kartu Keluarga Penduduk mengambil Dokumen di UPT Dukcapil Kecamatan 2 PERUBAHAN KARTU KELUARGA KARENA KEMATIAN PERSYARATAN 1. Surat Keterangan Kematian dari Medis/Dokter/Rumah sakit 2. Surat Keterangan Kematian (f2.29)/pelaporan Buku Pokok Pemakaman 3. Kartu Keluarga 4. Fotocopy Kartu Keluarga 2 lembar 5. Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTPel) yang meninggal 6. Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTPel) bagi istri/suami yang ditinggal Hal 9

10 TATACARA Proses Desa/Kelurahan 1. Modin melaporkan Kematian penduduk berdasarkan domisili penduduk melalui Buku Pokok Pemakaman 2. Melalui Buku Pokok Pemakaman Desa/Kelurahan memanggil ahli waris untuk melakukan proses kepengurusan Administrasi Kependudukan. 3. Penduduk membawa persyaratan pencatatan Kematian ke Desa / Kelurahan 4. Penduduk Regristrasi Desa / Kelurahan mengisi dan menandatangani permohonan Pencatatan Kematian, formulir Pelaporan Kematian (F2.28) 5. Petugas Registrasi Desa / Kelurahan melakukan verifikasi dan validasi data penduduk; 6. Petugas Registrasi Desa / Kelurahan mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting 7. Petugas Registrasi Desa / Kelurahan menerbitkan Surat Keterangan Kematian (F2.29) dan diserahkan kepada penduduk beserta persyaratannya untuk diteruskan kepada UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan 1. Petugas menerima berkas permohonan 2. Petugas melakukan verifikasi dan validasi data penduduk selanjutnya melakukan perekaman ke database kependudukan 3. Petugas mencetak Kartu Keluarga dan di ditandatangani oleh Kepala Keluarga; 4. Petugas mencetak Akta Kematian dan Register Akta Kematian 5. Petugas mengarsipkan berkas permohonan penduduk 6. Petugas melakukan digitalisasi dan Menyimpan berkas : Kartu Keluarga lama 7. Petugas mengantar dan mengambil ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Hal 10

11 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil 1. Petugas menerima Kartu Keluarga dan permohonan pencetakan KTPel bagi penduduk yang ditinggal 2. Petugas melakukan verifikasi dan validasi Kartu Keluarga, permohonan pencetakan KTPel. 3. Pengesahan Kartu Keluarga oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo 4. Petugas menerbitkan KTPel bagi penduduk yang ditinggal 5. Petugas menyerahkan Kutipan Akta Kematian dan Kartu Keluarga, KTPel kepada UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan sekaligus menerima permohonan baru. PRODUK LAYANAN 1. KARTU KELUARGA 2. AKTA KEMATIAN 3. KTPel Bagi penduduk yang ditinggal WAKTU PELAYANAN 1. Pukul : Senin s/d Kamis s/d WIB 2. Pukul : Jumat s/d WIB 3. Sabtu dan minggu LIBUR BIAYA GRATIS JANGKA WAKTU PENYELESAIAN 1. Pencetakan Kartu Keluarga 15 menit 2. Pencetakan Akta Kematian dan Register Akta Kematian 20 Menit 3. Pengambilan dokumen penduduk di UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan max 5 hari Kerja FORMULIR YANG DIGUNAKAN 1. Formulir Pelaporan Kematian (F2.28) 2. Surat Keterangan Kematian (F2.29) Hal 11

12 ALUR PELAYANAN Penduduk datang ke Desa/Kelurahan Desa/Kel menerbitkan surat ket kelahiran F2.29 dan Perubahan lainnya Penduduk datang ke UPTD Dukcapil Kecamatan dengan membawa permohonan UPTD Dukcapil Kecamatan menerbitkan Kartu Keluarga dan Akta Kematian Dinas Dukcapil menerbitkan KTPel (bagi yg ditinggal) & pengesahan Kartu Keluarga Penduduk mengambil Dokumen di UPT Dukcapil Kecamatan 3 PERUBAHAN KARTU KELUARGA KARENA ADANYA PERUBAHAN ELEMEN DATA (NAMA, JENIS KELAMIN, AGAMA, PERKAWINAN, ALAMAT, PEKERJAAN, PENDIDIKAN, GOLONGAN DARAH, TEMPAT LAHIR. PINDAH DAN PINDAH DATANG ATAU KARENA HILANG/RUSAK PERSYARATAN 1. Surat permohonan Perubahan data penduduk 2. Kartu Keluarga 3. KTPel bagi penduduk yang sudah memiliki Ditambah persyaratan sesuai perubahan data yang diinginkan : a. Hilang Berita kehilangan dari Kepolisian b. Nama Fotocopy Akta kelahiran, Ijasah dilegalisir. Akta kelahiran dimaksud dikecualikan terbitan Ponorogo tidak perlu dilegalisir. Hal 12

13 c. Jenis Kelamin Fotocopy Akta kelahiran, Ijasah dilegalisir. Akta kelahiran dimaksud dikecualikan terbitan Ponorogo tidak perlu dilegalisir. d. Agama Fotocopy salinan surat keterangan dari pemuka agama dan menunjukkan aslinya e. Status Perkawinan Fotocopy Surat Nikah / Kutipan Akta Perkawinan / Surat Perceraian / Kutipan Akta Perceraian/Akta kematian, diligalisir. f. Alamat Surat Keterangan dari RT/RW g. Pekerjaan Surat Keterangan dari Instansi / lembaga / perusahaan h. Pendidikan Fotocopy Ijasah dilegalisir i. Golongan Darah Surat Keterangan Golongan darah dari Medis j. Tempat Tanggal Lahir Fotocopy Akta kelahiran, Ijasah dilegalisir. k. Pindah dan Pindah Datang Surat Pindah, Surat Pindah Datang TATACARA Proses Desa/Kelurahan 1. Penduduk membawa permohonan perubahan data kependudukan beserta persyaratannya 2. Penduduk mengisi dan menandatangani permohonan Perubahan data kependudukan 3. Petugas Registrasi Desa / Kelurahan melakukan verifikasi dan validasi data penduduk; 4. Petugas Regristrasi Desa / Kelurahan mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting 5. Petugas Regristrasi Desa / Kelurahan menyerahkan berkas permohonan beserta persyaratannya kepada penduduk untuk diteruskan kepada UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan Hal 13

14 UPTD Kecamatan 1. Penduduk membawa permohonan perubahan data kependudukan beserta persyaratannya 2. Petugas melakukan verifikasi dan validasi 3. Apabila lampiran data perubahan adalah Akta Kelahiran terbitan Ponorogo maka petugas cukup mengkonfirmasi ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terkait keabsahan Akta Kelahiran 4. Petugas melakukan rekam data kedalam database Kependudukan 5. Petugas mencetak Kartu Keluarga dan di ditandatangani oleh Kepala Keluarga; 6. Petugas mengarsipkan berkas permohonan penduduk 7. Petugas melakukan digitalisasi dan Menyimpan berkas : Kartu Keluarga lama berserta lampirannya 8. Petugas mengantar dan mengambil ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil 1. Petugas menerima Kartu Keluarga dan permohonan Cetak KTPel 2. Petugas melakukan verifikasi dan validasi Kartu Keluarga dan permohonan cetak KTPel 3. Pengesahan Kartu Keluarga oleh Kepala Dinas Dukcapil Ponorogo 4. Petugas mencetak KTP-el bagi yang mengalami perubahan. 5. Petugas menyerahkan Kartu Keluarga, KTPel kepada UPTD Kecamatan sekaligus menerima permohonan baru. PRODUK LAYANAN WAKTU PELAYANAN BIAYA JANGKA WAKTU PENYELESAIAN 1. KARTU KELUARGA 2. KTPel 1. Pukul : Senin s/d Kamis s/d WIB 2. Pukul : Jumat s/d WIB 3. Sabtu dan minggu LIBUR GRATIS 1. Pencetakan Kartu Keluarga 15 menit 2. Pengambilan dokumen penduduk di UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan max 5 hari Kerja FORMULIR YANG DIGUNAKAN Formulir Perubahan data kependudukan Hal 14

15 ALUR PELAYANAN Penduduk datang ke Desa/Kelurahan Desa/Kel verifikasi dan validasi Perubahan data kependudukan Penduduk datang ke UPTD Dukcapil Kecamatan dengan membawa permohonan UPTD Dukcapil Kecamatan menerbitkan Kartu Keluarga dan permohonan cetak KTPel Dinas Dukcapil menerbitkan KTPel pengesahan Kartu Keluarga Penduduk mengambil Dokumen di UPT Dukcapil Kecamatan B. PENERBITAN SURAT KETERANGAN PINDAH DAN PINDAH DATANG KETENTUAN UMUM 1. Penduduk yang pindah keluar Daerah wajib melapor kepada Lurah. 2. Surat Keterangan Pindah dan Surat Keterangan Pindah Datang WNI berlaku selama 30 (tiga puluh) Hari Kerja 3. Pada saat diserahkan Surat Keterangan Pindah kepada Penduduk, KTPel diserahkan kembali kependuduk untuk diserahkan ke tempat tujuan. JENIS KEPINDAHAN: 1. Kepala keluarga. 2. Kepala keluarga dan seluruh anggota keluarga. 3. Kepala keluarga dan sebagian anggota keluarga. 4. Anggota keluarga. TATACARA DAN PERSYARATAN NO JENIS LAYANAN KOMPONEN URAIAN KLASIFIKASI PINDAH 1. Dalam satu Kelurahan. 2. Antar Kelurahan dalam satu Kecamatan. 3. Antar Kecamatan dalam satu Kabupaten PERSYARATAN 1. Surat pengantar pindah dari RT/RW 2. Kartu Tanda Penduduk Elektronik 3. Kartu Keluarga Hal 15

16 1 PINDAH DALAM SATU DESA/KEL TATACARA Proses Desa/Kelurahan 1. Penduduk datang ke RT/RW untuk mengajukan permohonan Pindah dan di teruskan ke Desa/Kelurahan. 2. Penduduk mengisi dan menandatangani formulir permohonan pindah 3. Petugas Regristrasi Desa/Kelurahan melakukan verifikasi dan validasi data penduduk 4. Petugas Regristrasi Desa/Kelurahan mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting 5. Petugas Regristrasi Desa/Kelurahan mencatat dalam Buku Induk Penduduk dan Buku Mutasi Penduduk 6. Kepala Desa / Lurah atas nama Instansi Pelaksana menandatangani Surat Keterangan Pindah Datang 7. Petugas Regristrasi Desa / Kelurahan menyerahkan berkas permohonan beserta persyaratannya kepada penduduk untuk diteruskan kepada UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan. 8. Surat Keterangan Pindah Datang digunakan sebagai dasar proses perubahan Kartu Keluarga bagi kepala/anggota keluarga yang tidak pindah dan proses Penerbitan Kartu Keluarga, KTPel di alamat baru. 2 ANTAR DESA/KELURAHAN DALAM SATU KECAMATAN TATACARA DESA/KELURAHAN ASAL : 1. Penduduk datang ke RT/RW untuk mengajukan permohonan Pindah dan di teruskan ke Desa/Kelurahan. 2. Penduduk mengisi dan menandatangani formulir permohonan pindah. 3. Petugas registrasi Desa/Kelurahan melakukan verifikasi dan validasi data penduduk 4. Petugas registrasi Desa/Kelurahan mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting 5. Petugas registrasi Desa/Kelurahan mencatat dalam Buku Induk Penduduk dan Buku Mutasi Penduduk 6. Kepala Desa/Lurah atas nama Instansi Pelaksana menandatangani Surat Keterangan Pindah 7. Surat Keterangan Pindah diserahkan kepada penduduk untuk dilaporkan pada Desa/Kelurahan tujuan. Hal 16

17 DESA/KELURAHAN TUJUAN : 1 Penduduk dengan membawa Surat Keterangan Pindah dan Surat Pengantar RT/RW tujuan 2 Penduduk mengisi dan menandatangani formulir permohonan pindah datang untuk mendapatkan Surat Keterangan Pindah Datang. 3 Petugas Regristrasi Desa/Kel melakukan verifikasi dan validasi data penduduk 4 Petugas Regristrasi Desa/Kel mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting 5 Petugas Regristrasi Desa/Kel mencatat dalam Buku Induk Penduduk dan Buku Mutasi Penduduk 6 Kepala Desa / Kelurahan atas nama Instansi Pelaksana menandatangani Surat Keterangan Pindah datang 7 Petugas Regristrasi Desa / Kelurahan menyerahkan berkas permohonan beserta persyaratannya kepada penduduk untuk diteruskan kepada UPT Dukcapil Kecamatan. 8 Surat Keterangan Pindah Datang digunakan sebagai dasar proses perubahan Kartu Keluarga bagi kepala/anggota keluarga yang tidak pindah dan proses Penerbitan KK/KTP di alamat baru. 3 ANTAR KECAMATAN DALAM SATU KABUPATEN TATACARA DAERAH ASAL : Proses di Desa/Kelurahan : 1. Penduduk datang ke RT/RW untuk mengajukan permohonan Pindah dan di teruskan ke Desa/Kelurahan. 2. Penduduk mengisi dan menandatangani formulir permohonan pindah. 3. Petugas Regristrasi Desa/Kelurahan melakukan verifikasi dan validasi data penduduk 4. Petugas Registrasi Desa/Kelurahan mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting 5. Petugas Regristrasi Desa/Kelurahan mencatat dalam Buku Induk Penduduk dan Buku Mutasi Penduduk 6. Kepala Desa/Lurah atas nama Instansi Pelaksana menandatangani Surat Keterangan Pindah 7. Petugas Registrasi Desa / Kelurahan menyerahkan berkas permohonan beserta persyaratannya kepada penduduk untuk diteruskan ke Camat. Hal 17

18 Proses di Kecamatan: 1. Petugas memverifikasi dan validasi data penduduk. 2. Camat atas nama Instansi Pelaksana menerbitkan dan menandatangani Surat Keterangan Pindah. 3. Surat Keterangan Pindah diserahkan kepada penduduk untuk dilaporkan ke daerah tujuan. 4. Surat Keterangan Pindah digunakan sebagai dasar perekaman dalam database kependudukan dan perubahan KK bagi Kepala / Anggota Keluarga dalam Kartu Keluarga yang tidak pindah untuk dan diteruskan ke UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan DAERAH TUJUAN : Proses di Desa/Kelurahan 1. Penduduk membawa Surat Keterangan Pindah dan Surat Pengantar RT/RW 2. Penduduk mengisi dan menandatangani formulir permohonan pindah datang 3. Petugas Regristrasi Desa/Kelurahan mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting 4. Petugas Regristrasi Desa/Kel mencatat dalam Buku Induk Penduduk dan Buku Mutasi Penduduk 5. Kepala Desa/Lurah menandatangani Formulir Permohonan Pindah Datang 6. Formulir Pindah Datang diserahkan kepada penduduk untuk diteruskan ke Camat. Proses di Kecamatan: 1. Petugas Kecamatan melakukan verifikasi dan validasi data penduduk. 2. Camat atas nama Instansi Pelaksana menandatangani Surat Keterangan Pindah Datang. 3. Surat Keterangan Pindah Datang digunakan sebagai dasar perekaman dalam database kependudukan dan proses Penerbitan Kartu Keluarga, KTPel di alamat baru di UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan PRODUK LAYANAN WAKTU PELAYANAN SURAT PINDAH ATAU SURAT PINDAH DATANG 1. Pukul : Senin s/d Kamis s/d WIB 2. Pukul : Jumat s/d WIB 3. Sabtu dan minggu LIBUR BIAYA JANGKA WAKTU PENYELESAIAN GRATIS 15 Menit Hal 18

19 NO JENIS LAYANAN KOMPONEN URAIAN FORMULIR YANG DIGUNAKAN 1. Formulir Pindah datang Dalam satu Desa/Kelurahan (F1.23, F1.24) 2. Formulir Pindah Antar Desa/Kelurahan dalam satu Kecamatan (F1.25, F1.26) 3. Formulir Pindah Datang Antar Kelurahan dalam satu Kecamatan (F1.27, F1.28) 4. Formulir Pindah Antar Kecamatan dalam satu Kabupaten (F1.29, F1.30) 5. Formulir Pindah Datang Antar Kecamatan dalam satu Kabupaten (F1.31, F1.32) ALUR PELAYANAN 1. Dalam satu Kelurahan Penduduk lapor RT/RW dengan membawa persyaratan Penduduk datang ke UPT Kecamatan proses penerbitan dokumen kependudukan Desa/Kel verifikasi dan validasi Pindah Datang 2. Antar Kelurahan dalam satu Kecamatan DAERAH ASAL Penduduk datang ke RT/RW dan diteruskan ke Desa/Kelurahan Desa/Kel verifikasi, validasi dan menerbitkan Pindah DAERAH TUJUAN Penduduk datang ke RT/RW dan diteruskan ke Desa/Kel daerah Tujuan Desa/Kel Verifikasi, validasi dan menerbitkan Pindah Datang Penduduk datang ke UPT Kecamatan proses penerbitan dokumen kependudukan Hal 19

20 3. Antar Kecamatan dalam satu Kabupaten DAERAH ASAL Penduduk datang ke RT/RW dan diteruskan ke Desa/Kelurahan Desa/Kel verifikasi, validasi dan menerbitkan Pindah Kecamatan verifikasi, validasi dan menerbitkan Pindah DAERAH TUJUAN Penduduk datang ke RT/RW dan diteruskan ke Desa/Kel daerah Tujuan Desa/Kel Verifikasi, validasi dan menerbitkan Pindah Datang Kecamatan verifikasi, validasi dan menerbitkan Pindah datang Penduduk datang ke UPT Kecamatan proses penerbitan dokumen kependudukan C. PEREKAMAN DAN PENCETAKAN CETAK KTPel 1. Perekaman KTPel Penduduk yang sudah berusia 17 tahun wajib melakukan perekaman KTPel dengan membawa Fotocopy Kartu Keluarga 2. Usulan cetak KTPel melalui UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan a. Penduduk yang ingin mencetak KTPel melalui UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan b. Penduduk yang tidak bisa datang secara langsung/mewakilkan/menguasakan kepada pihak lain dengan berbagai sebab : lansia, sakit, difabel. c. Untuk penggantian melalui Paket Lengkap PAKEL dapat dilakukan bersamaan dengan penerbitan Dokumen Kependudukan yang lain (KK, AKTA KELAHIRAN, AKTA KEMATIAN) d. Penduduk yang berada di luar kota dapat melakukan pencetakan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil setempat (CETAK LUAR DOMISILI), atau di UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan dapat diwakilkan oleh salah satu pihak keluarga dengan melampiri surat tidak dapat cuti dari perusahaan / badan / lembaga tempat penduduk bekerja. e. Bagi penduduk yang berada di Luar Negeri, pencetakan ktpel dilakukan setelah kembali ke Indonesia Hal 20

21 f. Jadwal Pengiriman dan pengambilan cetak KTPel oleh UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan sesuai dengan jadwal dalam program Paket Lengkap yaitu : HARI UPTD KECAMATAN SENIN DAN RABU 1. PULUNG 2. SOOKO 3. PUDAK 4. NGEBEL 5. JENANGAN 6. BABADAN 7. PONROGO 8. SAWOO 9. SAMBIT 10. SIMAN 11. MLARAK SELASA KAMIS HARI DAN UPTD KECAMATAN 1. NGRAYUN 2. SLAHUNG 3. BUNGKAL 4. JETIS 5. BALONG 6. JAMBON 7. KAUMAN 8. BADEGAN 9. SAMPUNG 10. SUKOREJO KETENTUAN UMUM 1. Kapasitas usulan cetak melalui UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan tidak dibatasi 2. Bagi penduduk pemegang Surat Keterangan Sudah Rekam dapat melakukan pengecekan status data perekaman ke UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan : a. Jika Status data Belum Print Ready Record, maka UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan wajib meminta nomor Handphone penduduk dan dimasukkan ke dalam Aplikasi SIAK. b. Hasil Penunggalan NIK penduduk status data Print Ready Record akan dikomunikasikan melalui SMS Ceter Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo c. Jika Status data sudah Print Ready Record maka penduduk dapat melakukan pencetakan KTPel melalui program TLC teko langsung cetak di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo atau melalui UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan 3. Perubahan elemen data pada tanda tangan dan foto di elemen KTPel dapat mengajukan permohonan langsung ke Kepala Bidang Kependudukan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Perubahan Foto Perubahan elemen data pas foto dilakukan apabila penduduk mengalami perubahan fisik secara permanen atau adanya kerusakan fisik KTPel b. Perubahan Tanda Tangan 1) Perubahan elemen data tanda tangan dilakukan karena lansia, sakit, difabel yaitu dari tanda tangan ke cap jempol atau cap jempol ke tanda tangan. 2) Perubahan elemen tanda tangan karena ada kekurangan tanda tangan pada saat perekaman KTPel. Hal 21

22 PERSYARATAN DAN TATACARA JENIS NO KOMPONEN URAIAN LAYANAN 1 Usulan cetak PERSYARATAN 1. Fotocopy Kartu Keluarga terbaru dengan KTPel melalui menandai pada nama penduduk yang akan UPTD Dukcapil dicetak dan ditandatangani. Kecamatan 2. KTPel karena rusak, perubahan/surat Keterangan Pengganti KTPel/Surat Keterangan Sudah Perekaman Asli 3. Surat keterangan tidak bisa cuti dari perusahaan / badan / lembaga bagi penduduk yang diwakilkan karena pekerjaan 4. Berita Kehilangan dari Kepolisian atau Desa/Kelurahan dan Surat pernyataan penyebab kehilngan bagi penduduk yang kehilangan KTPel/Surat Keterangan Pengganti KTPel/Surat Keterangan Sudah Perekaman. TATACARA UPTD DUKCAPIL KECAMATAN 1. Penduduk datang dengan membawa berkas permohonan 2. Petugas memverifikasi dan validasi berkas permohonan 3. Petugas melakukan rekapitulasi permohonan cetak KTPel 4. Petugas mengantar dan mengambil permohonan cetak KTPel ke Dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kab. Ponorogo 5. Penduduk mengambil KTPel sesuai waktu yang telah ditentukan oleh UPTD Dukcapil Kecamatan DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL 1. Petugas Dinas menerima permohonan cetak KTPel 2. Petugas Dinas memverifikasi dan validasi berkas permohonan 3. Petugas Dinas mencetak KTPel 4. Petugas Dinas menyerahkan hasil cetak KTPel dan menerima berkas permohonan baru dari UPTD Dukcapil Kecamatan JANGKA WAKTU PENYELESAIAN Maksimal 5 hari kerja Hal 22

23 PRODUK LAYANAN KTPel WAKTU PELAYANAN 1. Senin s/d kamis pukul 8.00 s/d WIB 2. Jumat pukul 8.00 s/d WIB 3. Sabtu minggu LIBUR BIAYA GRATIS FORMULIR YANG DIGUNAKAN TIDAK ADA ALUR PELAYANAN Penduduk datang ke UPTD Kecamatan Pengambilan KTPel oleh penduduk di UPTD Kecamatan Petugas memverifikasi dan validasi Cetak KTPEL UPTD mengirim dan mengambil cetak KTPel Validasi dan verifikasi Dinas Hal 23

24 P E N U T U P Standart Pelayanan Publik untuk UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan merupakan pedoman dan acuan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat di bidang Administrasi Kependudukan. Dengan adanya Standart Pelayanan Publik ini, untuk mempermudah penyelenggara / pelaksanaan pelayanan publik maupun masyarakat sebagai penerima pelayanan, serta pihak-pihak terkait yang berkepentingan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil serta Unit Pelaksana Teknis Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo memberikan pelayanan yang tepat dan akurat kepada masyarakat. Demikian untuk dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Hal 24