Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) SANJAYA Pakem. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) SANJAYA Pakem Naskah Publikasi diajukan oleh Diah Wahyu Andraini kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

2 2

3 Analisis System Analiysis And Desigh Vocational High School Library On Sanjaya Pakem Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) SANJAYA Pakem Diah Wahyu Andraini Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT School is the most effective learning tool. in addition schools can exchange ideas can also add to knowledge. the book is a source of knowledge / science that can not be deceived. Many people who depend on the books, from science books, school textbooks, to story books. SMK Sanjaya is established on January 1, 1966 is engaged in vocational schools, such as the accounting department, sales department and the department secretary. Students are expected to apply what has been presented in class so that teachers can use in the future when they are working. SMK Sanjaya has a good library, books are arranged neatly and ample space. Interested students to read too much. But the library is still done manually that is written by hand. This makes the hassle of having officers often serve many students. The author in collaboration with the school to make the analysis and design of library information systems, which is expected to assist officers in the service of lending books. Software was created using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000 Database Keywords : School Library, Library Information System, Computer 3

4 1. PENDAHULUAN Kebutuhan akan informasi sangat meningkat seiring perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat dan menghasilkan inovasi inovasi baru yang senantiasa terus berkembang ke arah yang lebih baik. Pengolahan data dan informasi secara manual atau tradisional seakan memperlambat proses pemenuhan kebutuhan masyarakat sehingga keputusan yang seharusnya dapat diperoleh dengan baik dan tepat justru menjadi informasi yang menghabiskan banyak waktu untuk mengolahnya. Keberhasilan kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi tidak hanya ditentukan oleh faktor pengajar/guru, melainkan dipengaruhi oleh keaktifan siswa. Perpustakan sekolah sebagai media informasi dari satu pelayanan sikulasi merupakan wujud dari fasilitas yang diberikan oleh sekolah bagi siswanya. Dengan pengolahan dan manajemen yang baik maka banyaknya anggota maupun non anggota perpustakaan akan mendapatkan pelayanan yang cepat membantu terhadap penelusuran buku tanpa harus antri melihat katalog. Di perpustakaan ini sering terjadi kesalahan- kesalahan terhadap petugas dalam pencatatan peminjaman buku dan pengembalian buku. Misalnya : salah memasukkan judul buku, kode buku, nim, dan salah dalam memberikan denda. Software ini dibuat menggunakan Microsoft SQL Server 2000 untuk database dan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai tool-nya. 2.Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi, Definisi Sistem Mempelajari suatu sistem akan lebih mudah apabila mengetahui pengertian sistem itu sendiri. Sistem dapat didefinisikan menjadi dua pendekatan, pendekatan pertama akan lebih menekankan pada pendekatan prosedur dan pendekatan kedua menekankan pada komponen. Menurut Jerry FitzGerald dan Warend Stalling,JR,pendekatan yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut : 4

5 Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu Karakteristik Sistem Menurut Kusrini,M.Kom dan Andri Koniyo, suatu sistem mempunyai sembilan karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang satu sama lain tidak dapat dipisahkan yaitu 1. Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri sejulah komponen yang saling berinteraksi, yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagianbagian dari sistem. 2. Batas Sistem (Boundary) Merupakan daerah yang membatasi antara sutu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan kerjanya. 3. Subsistem Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing. 4. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Suatu sistem yang berada diluar dari batas sistem yang dapat dipengaruhi oleh operasi sistem. 5. Penghubung Sistem (Interface) Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lainnya. Adanya penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya mengali dari suatu subsistem ke subsistem lainnya. 6. Masukan Sistem (Input) Energi yang masuk dalam sistem, berupa perawatan (maintenance) dan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat berinteraksi. 1. Jerry FitzGerarld, Ardra F. FitzGerarld, Warren D.Stalling, Jr., Fundamentals of Systems Analysis (edisi kedua; New York: John Wiiley & Sons, 1981), hal.5. 5

6 7. Keluaran Sistem (Output) Hasil energi yang diolah dan diklasifikasi menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan. 8. Pengolahan Sistem (Proscess) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. 9. Sasaran Sistem (Object) Tujuan yang ingin dicapai oleh sistem, akan dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan Klasifikasi Sistem Dari berbagai sudut pandang, sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian yaitu : 1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak berupa ide atau pemikiran yang tidak dapat dilihat dengan mata biasa. Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang dapat dilihat oleh mata biasa dan dibuat oleh manusia. 2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena adanya pengaruh dari luar, Sedangkan sistem buatan adalah sistem yang dibuat dan dirancang oleh manusia. 3. SistemTertutup dan Sistem Terbuka Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan bagian luar sistem dan tidak terpengaruh oleh kondisi diluar sistem. Sedangkan sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dengan bagian luar sistem Definisi Informasi Informasi sangat penting didalam suatu organisasi.disini ada beberapa difinisi informasi. 6

7 Menurut Gordon B.Davis (1995:28) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang Kualitas Informasi Menurut Kusrini,M.Kom dan Andri Koniyo dalam buku Visual Basic dan Microsoft SQL Server, informasi yang berkualitas memiliki tiga kriteria yaitu: 1. Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan bagi penerimanya. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya (timeliness) Tepat pada waktunya,berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Jika pengambilan terlambat maka akan berakibat fatal bagi organisasi. 3. Relevan (relevance) Informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakainnya atau informasi yang disampaikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan Definisi Sistem Informasi Menurut Robert A. Laitch dan K. Roscoe Bavis sistem infomasi didefinisikan sebagai berikut Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,mendukung operasi,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi,dan menyediakan pihak luar tertentu dangan laporan laporan yang diperlukan Gordon B. Davis,1995, Sistem Informasi Manajemen,,cetakan ke-9,jakarta: PT. Gramedia, hal Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis, Accounting Information System, (New Jersey:Prentice- Hall,1983), hal.6. 7

8 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi juga mempunyai komponen komponen yang disebut dengan blok bangunan (building block) yaitu: 1. Blok Masukan (Input Blok) Blok masukan merupan input yang mewakili data masuk kedalam sistem informasi.input disini termasuk metode metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dokumen dasar. 2. Blok Model Blok Model adalah informasi yang terdiri kombinasi prosedur,logika dan model matematik yang akan memanipulasi data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi (Technology block) Teknologi digunakan sebagai menerima input,menjalankan model,menyimpan dan mengakses data,mnghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu teknisi (brainware), program (software) dan perangkat keras (hardware). 5. Basis Data (Database) Blok Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisakan sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpananya. Basis data diakses 8

9 atau dimanpulasi dengan menggunakan perangkat lunak pakrt yang disebut DBSM (Database Manajemen System). 6. Blok Kendali (Control Block) Blok kendali membantu dalam mengendalikan sistem yang sewaktuwaktu terjadi suatu problem. Terkadang banyak bagian atau kondisi yang dapat merusak sistem informasi. 2.3 Sistem Perangkat Lunak Yang Digunakan Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL server merupakan bahasa pemrograman yang dijalankan di windows untuk membuat suatu rancangan pembuatan database sistem yang nantinya dikoneksikan dengan Microsoft visual basic 6.0, sehingga menghasilkan output program yang diminta oleh user. Microsoft SQL (Structured Query Language) Server 2000 ialah perangkat lunak Relation Database Management System (RDMS) yang handal. Didesain untuk mendukung proses transaksi yang besar. SQL server 2000 dapat dijalankan pada NT4.0 Server atau Microsoft 2000 Server, dan dapat diinstal juga pada personal desktop di Windows 2000 Professional, Windows 98, dan Windows Millenium Fasilitas fasilitas Penting Dalam Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 lengkap dengan fasilitas-fasilitas yang mempermudah pengguna menangani database, diantarnya : a) Web assistant wizard. b) SQL server profiler. c) SQL server manager Visual Basic 6.0 Visual menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat graphical user interface (GUI), sedangkan Basic merupakan bagian bahasa BASIC (Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dalam hal ini Visual Basic berorientasi pada objek-objek yang dipisah (Object Oriented 9

10 Programming/OOP), Visual Basic juga bersifat modular karena kode-kode program letaknya tersebar di dalam modul-modul. Beberapa kemampuan dari Visual Basic diantaranya : 1. Untuk membuat program aplikasi berbasis windows. 2. Untuk membuat objek-objek pembantu program. 3. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan. 3. ANALISIS 3.2 Analis Kelemahan Sistem Sistem pelayanan yang dilakukan pada SMK Sanjaya pakem masih menggunakan sistem manual,itu yang membuat beberapa kesalah seperti 1. Kesalahan pada saat memberikan informasi kepada siswa tentang buku 2. Karena pekerjaan yang dilakukan masih manual seperti pencatatan buku, pencatatan anggota,peminjaman buku, pengmbalian buku, sampai pembuatan laporan masih sering terjadi kesalahan. 3. Banyak arsip-arsip yang membutuhkan tempat untuk menyimpan. Untuk mengmbangkan sistem informasi ini diperlukan analisis kelemahan agar bisa memetakan masalah yang ada dan mendapatkan hasil yang maximal. Ada beberapa metode untuk menganalisis sistem, diantaranya adalah metode analisis PIECES (peformance, information, economic, control, eficiency, dan service). Dalam mengidentifikasi masalah ini harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. 1. Analisis Kinerja. Analisis kinerja ditujukan untuk mengetahui tingkat kinerja dari sebuah sistem tersebut telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Kinerja sebuah dapat diukur melalui jumlah pelayanan dan respon waktu 10

11 yang diberikan oleh sistem tersebut. Jumlah pelayanan merupakan seberapa banyak pelayanan yang dapat dilakukan dalam jangka waktu tertentu 2. Analisis Informasi (information) Sebuah sistem dapat dikatakan baik apabila sistem tersebut dapat menghasilkan informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu. Akurat berarti informasi yang dihasilkan bebas dari kesalahan, sedangkan relevan berarti informasi yang diberikan memiliki nilai bagi penggunanya, dan tepat waktu berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena informasi merupakan landasanan didalam penggambilan keputusan. Jika penggambilan keputusan terlambat maka akan dapat berakibat fatal bagi organisasi. 3. Analisis Ekonomi (Economic) Secara ekonomi sistem yang berjalan selama ini masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya penggadaan kertas sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar. 4. Analisis Kontrol (Control) Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk mengurangi perusahaan atau organisasi itu sendiri. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang mengalami kendala dapat diperbaiki. 5. Analisis Efisiensi (efficiency) Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana menghasilkan output ataupun informasi sebaik mungkin dengan input yang diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi pihak-pihak yang memerlukan. Selain itu efisiensi sistem seharusnya tidak melakukan pemprosesan secara berlebihan. 6. Analisis Pelayanan (Service) Salah satu penilaian sebuah sistem perpustakaan adalah pelayanannya. Pada sistem perpustakaan yang lama terdapat beberapa 11

12 kekurangan dari segi pelayanannya kecepatan waktu dan keakuratannya kurang. Itu sebabnya kenapa sistem lama harus diubah kedalam sistem yang lebih baik lagi agar pelayanan yang diberikan semakin cepat dan akurat. 4. PEMBAHASAN DAN HASIL PENELITIAN 4.1 Perancangan Sistem Desain Sistem Desain sistem dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu desain sistem secara umum dan desain sistem secara terperinci. Desain sistem umum dimaksudkan untuk memberikan gambaran kepada user secara umum mengenai sistem yang akan dibangun atau dikembangkan. Desain sistem secara umum mengidentifikasi komponen-komponen yang menyusun sistem tersebut. Langkah ini baru dilakukan setelah analisis sistem dilakukan dan hasil analisisnya telah diterima oleh manajemen ( Pimpinan pihak Sekolah Sanjaya Pakem). Pada tahapan ini komponen yang berkaitan dengan sistem informasi akan dirancang kemudian diajukan kepada user (bukan kepada programmer). Komponen sistem yang didesain adalah model, output, input, teknologi dan kontrol. Sedangkan desain sistem secara terperinci adalah desain sistem yang diajukan kepada programmer (perancangan secara fisik). Pada sistem yang dirancang saat ini proses utama yang terdapat pada sistem perpustakaan ini ada 4 macam yaitu, data anggota, data buku,data sirkulasi, data buku item buku. Pada proses input data anggota menggunakan cara manual yaitu dengan mengunakan keyboard dalam input datanya begitu pula dengan input data buku. Keempat proses tersebut selanjutnya memiliki laporan setelah melalui proses input data. Laporan-laporan yang tercetak diantaranya laporan angota,buku,sirkulasi dan laporan buku_item. 12

13 4.1.2 Flowchart Sistem yang Diusulkan Flowchart adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika,digunakan terutama sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Flowchart sistem yang diusulkan untuk Sekolah Sanjaya Pakem adalah sebagai berikut : Gambar 3.1 Flowchart Sistem 13

14 4.1.3 Data Flow Diagram 1. DFD Level 0 Pada DFD ini dijelaskan aliran input dan output proses yang terjadi didalamnya. Terjadi tiga poses yang terlibat didalamnya yang bekerja menginputkan data, memberikan informasi pada petugas, serta menerima laporan dari sistem. Pegawai Perpustakaan data anggota data judul data pengarang data penerbit data buku data sirkulasi data pengaturan data jenis Laporan anggota Laporan buku Laporan sirkulasi Laporan Buku_Item 0 Sistem Informasi Perpustakaan Gambar 3.2 Diagram Kontak Lap. Buku Lap. Sirkulasi Kepala Perpustakaan 14

15 2. 2. DFD Level 1 Pada DFD Level 1 ini dijelaskan bagaimana proses-proses yang berjalan pada sistem dijelaskan dalam beberapa tahapan. Proses anggota diinputkan oleh petugas untuk mengetahui info dan data-data anggota,proses input data buku merupakan penggabungan dari input data pengarang, penerbit dan kategori yang semuanya telah terkelompok menurut masing- masing data. Pada proses sirkulasi dan detail sirkulasi digunakan untuk merecord peminjaman dan pengembalian buku yang dapat dirinci apakah peminjam buku mendapat denda atau tidak. Proses buku hilang dalam proses ini diketahui buku-buku apa saja yang dipinjam kemudian dihilangkan oleh peminjam. Dari proses anggota, buku, sirkulasi dan buku hilang akan dicetak laporannya masing masing proses sesuai dengan kebutuhan. Gambar 3.3 DFD Level 1 15

16 4.1.4 Rancangan Relasi Antar Tabel Gambar 3.4 Rancangan Relasi Antar Tabel 5. PENUTUP Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan : 1. Dengan sistem lama yang digunakan selama ini, dapat dihasilkan menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Karena di sistem manual yang digunakan dapat terjadi penumpukan-penumpukan data yang akan dibutuhkan. Sehingga penyampaian informasi kepada siswa, guru serta karyawan jadi terlambat. Misalnya sebagai berikut : Membutuhkan waktu pencarian, pemasukan dan pencatatan data yang cukup lama. Hal ini menyebabkan keterlambatan dalam penyampaian informasi yang dibutuhkan. 16

17 Dengan pencatatan sistem yang manual, kinerja jadi mengalami kendala. Informasi yang dihasilkan menjadi terlambat, sehingga tidak tepat waktu. Informasi yang dibutuhkan menjadi tidak akurat, karena sering mengalami kesalahan dalam proses pencatatan, pencarian maupun pemasukan data. Dengan menggunkan Sistem Informasi Perpustakaan yang sudah terkomputerisasi ini, diharapkan informasi yang dihasilkan di Sekolah Menengah Kejuruan Sanjaya Pakem. 2. Lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan pihak sekolah dalam peminjaman buku. Karena dalam sistem terkomputerisasi mempunyai banyak keuntungan sebagai berikut : Menghemat waktu pencarian, pencatatan, dan pemasukan data. Dalam pencatatan data anggota. Misalnya : user tinggal mengetikkan 1 perintah saja, maka data akan langsung didapat. Informasi yang dihasilkan relevan, terbukti dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas dengan baik. Informasi yang dihasilkan akan tepat waktu dan dapat di pertanggung jawabkan. Karena data-data yang dihasilkan akan lebih cepat didapat, dan penyampaian informasi baik berupa data anggota, buku akan menjadi lebih tepat sasaran. Dengan menggunakan sistem ini dapat dihasilkan sebuah informasi yang akurat, yaitu tentang anggota yang sudah melakukan peminjaman buku dan bisa didapat juga anggota yang belum membayar denda. 17

18 Daftar Pustaka Jerry FitzGerarld, Ardra F. FitzGerarld, Warren D.Stalling, Jr., Fundamentals of Systems Analysis (edisi kedua; New York: John Wiiley & Sons, 1981). Kusrini,M. Kom,.2007, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan SQL.Penerbit ANDI.Yogyakarta. Andri Koniyo,.2007, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan SQL.Penerbit ANDI.Yogyakarta. Gordon B. Davis,1995, Sistem Informasi Manajemen,cetakan ke-9, Jakarta: PT. Gramedia. Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis, Accounting Information System, (New Jersey:Prentice- Hall,1983). 18