PEMBUATAN APLIKASI PENJUALAN PADA TOKO BUKU JAYA PUSTAKA SALATIGA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PEMBUATAN APLIKASI PENJUALAN PADA TOKO BUKU JAYA PUSTAKA SALATIGA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Rino Rinaldo kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 Making Of Sales Application Of Toko Buku Jaya Pustaka At Salatiga Pembuatan Aplikasi Penjualan Pada Toko Buku Jaya Pustaka Salatiga Rino Rinaldo M. Rudyanto Arief Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT With the development of science and information technology, it encourages people's desire to obtain information easily, quickly and accurately so that it requires the ability to meet all of those needs. The development of advanced technology systems that will help people to do activities.toko Buku Jaya Pustaka is a business engaged in the sale of stationery and book stores in Salatiga. At Toko Buku Jaya Pustaka the systems require sophisticated technology to help the performance of services in that store. Transaction system at this store is still manual using a written memorandum and reports. Documenting goods, cashier, category, supplier and reports require a computerized system. Therefore, Jaya Library Bookstore require visual systems and databases to organize and store data on the system in-store sales. And the store is expected to help in managing transactions and reporting system. Keyword: Application system, Sales of point, Bookstore

4 1. Pendahuluan Dalam dunia modern sekarang ini, suatu informasi yang dihasilkan merupakan sebuah proses dari sebuah data yang diatur dengan baik sehingga hal ini sangatlah penting dalam pengambilan suatu keputusan. Tanpa adanya pengolahan data tentunya informasi tidak dapat berjalan dengan maksimal. Metode pegolahan data juga merupakan salah satu penentu dari mutu data itu sendiri, karena data yang baik adalah data yang masih sesuai dengan keadaan sebenarnya atau up to date dan tidak megakibatkan kerancuan data. Proses pengolahan data pada Toko Buku Jaya Pustaka masih bersifat Manual sehingga pengolahan data masih terdapat beberapa kerancuan dan kurangnya efisien dalam pengelolaan data. Hal ini dapat dikatakan kurang efektif dan efisien, dikarenakan sulit untuk mencatat dan menghitung banyaknya jenis buku yang ada, banyaknya jumlah buku, maupun besarnya jumlah harga. Banyaknya jumlah buku yang dijual dan tingkat keramaian pembeli dapat mengakibatkan penjual mengalami kesulitan untuk mengelola dan menghitung transaksi penjualan secara cepat, tepat, dan efisien. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Menurut Jerry FitzGerald sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedurnya yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. 2.2 Sistem Informasi Penjualan Penjualan adalah bagian yang paling penting dari pemasaran, karena orang mengasumsikan bahwa penjualan secara tetap dibutuhkan dalam pemasaran. Menurut Pederden : Penjualan adalah bagian dari proses perorangan pembeli untuk membeli barang atau jasa. 2.3 Konsep Analisis dan Perancangan Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

5 2.4 Konsep Dasar Sistem Basis Data Menurut Linda Marlinda, S. Kom, Sistem Basis Data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. 2.5 Sistem Perangkat Lunak yang Digunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Kemampuan utama Visual Basic adalah data access yang digunakan untuk membuat aplikasi database dan aplikasi front-end, baik untuk database standalone maupun Client Server Database Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 merupakan sebuah program RDBMS (Relational Database Management System) yang meyediakan dukungan untuk mengorganisasi data dengan cara menyimpannya ke dalam tabel database. Hubungan antar data dapat dikelompokkan ke dalam tabel dan keterhubungan dapat didefinisikan antar tabel-tabel yang disebut dengan Relational Database. SQL Server merupakan database server. User dapat berhubungan dengan database yang ada pada server melalui sebuah aplikasi, sedangkan Administrator dapat mengakses data secara langsung untuk mengelolanya. 3. Analisis Sistem 3.1 Analisis Pieces Tujuan diadakan analisis adalah untuk mengetahui system yang sedang berjalan apakah masih layak atau tidak. Langkah yang perlu diambil dalam menganalisis system yang sudah yaitu memahami permasalahan-permasalahan, kelemahan-kelemahan, kebutuhan-kebutuhan pemakai system untuk dapat memberikan solusi pemecahannya. a. Analisis Kinerja (Performance) Analisis Kinerja adalah analisis yang berkaitan dengan kinerja, dapat dilihat dari throughput dan respon time.

6 Faktor Throughput Respon time Tabel 3.1 Hasil Analisis Kinerja Hasil Analisis Dengan sistem yang masih manual dan masih mengandalakan kinerja karyawan dengan kemampuan terbatas, tentunya tidak banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam satu waktu. Contoh: Pada saat karyawan kasir melayani transaksi, tidak dapat secara bersamaan langsung membuat laporan penjualan atau pengurangan stok barang. Untuk output (informasi) yang dihasilkan membutuhkan waktu yang lebih lama daripada sistem terkomputerisasi yang akan dibuat, karena saat ini masih mengandalkan tenaga manusia. Contoh: Untuk membuat nota penjualan kasir harus menulis satu per satu nama barang, dan terkadang membutuhkan kalkulator untuk menghitung jumlah harga. b. Analisis Informasi (Information) Informasi adalah hasil pengolahan data yang menjadi komoditas penting bagi system. Informasi yang baik adalah informasi yang akurat dan tepat waktu, sehingga memiliki manfaat bagi penerimanya. Faktor Akurat Relevan Tepat waktu Tabel 3.2 Hasil Analisis Informasi Hasil Analisis Keakuratan informasi rendah, karena ketersediaan informasi tidak realtime dan tingkat ketelitian manusia yang biasanya sering terganggu atau kurang stabil. Contoh: saat menghitung jumlah uang pendapatan perhari, jumlah uang pendapatan belum tentu sama dengan nilai yang sebenarnya didapatkan. Banyak faktor yang bisa diragukan karena sistem masih manual. Informasi kurang relevan karena informasi tersebut bisa saja diberikan kepada pihak yang tidak membutuhkan informasi atau dilihat oleh pihak yang seharusnya tidak boleh mengetahui informasi tersebut. Contoh: Pembukuan yang berisi semua laporan bisa dilihat atau diberikan kepada siapa saja, baik pemilik, karyawan gudang dan karyawan kasir. Informasi yang dihasilkan tidak up to date. Contoh: Ketika pemilik membutuhkan informasi disaat-saat tertentu, waktu minimal untuk mendapatkan informasi tersebut adalah 30 menit sampai 1 jam.

7 c. Analisis Ekonomi (Economy) Pertimbangan ekonomi merupakan salah satu factor yang menentukan perlu tidaknya suatu system diperbaiki. Faktor Biaya Tabel 3.3 Hasil Analisis Ekonomi Hasil Analisis Cukup banyak jenis biaya yang rutin dikeluarkan untuk membeli perlengkapan toko seperti buku kas, pulpen, kertas nota, kertas laporan dan yang lainnya, biasanya habis dalam waktu singkat. d. Analisis Pengendalian (Control) diabaikan. Pengendalian terhadap system adalah factor penting yang tidak boleh Faktor Pengendalian Tabel 3.4 Hasil Analisis Pengendalian Hasil Analisis Tidak adanya proteksi terhadap data sehingga kehilangan data dan manipulasi data sangat mungkin terjadi. Pemilik cukup kesulitan mengontrol dan mengkoreksi informasi karena terlalu banyak data namun waktu yang dimiliki terbatas. Contoh: Buku untuk pembukuan dan buku kas dapat dilihat maupun diubah data didalamnya oleh siapa saja baik kasir, maupun karyawan gudang, bahkan keluarga pemilik Toko (misalnya: anak) e. Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut digunakan dengan pengeluaran yang minimal. Akan tetapi efisiensi sering dikacaukan dengan ekonomis. Tabel 3.5 Hasil Analisis Efisiensi Faktor Pemakaian Sumber Daya Hasil Analisis Karena sistem yang ada masih manual, sumber daya manusia dirasa kurang karena beberapa jenis pekerjaan yang harus dilakukan. Mendata barang, proses transaksi, mengumpulkan data membuat informasi. Yang bekerja sebenarnya ada 3 orang namun bergiliran kerjanya.

8 Pemanfaatan Waktu Ekonomi Waktu yang digunakan dalam bekerja kurang efisien. Contoh: karyawan kasir terkadang harus lembur untuk membuat laporan, apabila kondisi hari tersebut sedang banyak pelanggan. Jika lembur akan dikeluarkan gaji tambahan dan selesainya laporan menjadi lebih lama. Terlalu banyak jenis perlengkapan yang harus dibeli, walaupun harga per item tidak besar namun jika ditotalkan akan cukup besar dan biasanya ada perlengkapan yang dibeli tetapi tidak terpakai habis. Hasil Informasi yang dihasilkan sangat banyak, beberapa informasi tidak relevan, dan tidak tepat waktu. f. Analisis Pelayanan (Service) Analisis pelayanan berkaitan dengan penyedia informasi bagi pencari informasi. Dimana dengan sistem manual untuk mendapatkan informasi tidak akurat, relevan dan tepat waktu. Tabel 3.6 Hasil Analisis Pelayanan Faktor Kemudahan dan kelengkapan dalam mendapatkan informasi. Hasil Analisa Informasi untuk konsumen masih minim. Terutama menyangkut harga barang. Karena ada beberapa barang tidak menggunakan tempelan harga. Karyawan kasir dituntut untuk hafal harga barang dan dapat menulis nota dengan cukup cepat. Sehingga terkadang menghambat pelayanan kepada pembeli. 3.2 Perancangan Proses Perancangan Flowchart Admin menangani data barang, data kasir, data admin, data rak, data penerbit, data pembelian dan ubah pembelian serta laporan.. Sedang kasir dapat melakukan transaksi penjualan dan olah akun kasir. Berikut merupakan flowchart sistem untuk tiap-tiap form.

9 Gambar 3.1 Flowchart sistem untuk masing-masing form Perancangan Diagram Konteks Diagram konteks di bawah menjelaskan sistem informasi penjualan memiliki dua entitas, yaitu admin dan kasir. Gambar 3.2 Diagram Konteks Aplikasi Penjualan Toko Buku Jaya Pustaka

10 3.2.3 Perancangan Entity Relationship Diagram Gambar 3.3 ERD yang dihasilkan dari sistem aplikasi penjualan Toko Buku Jaya Pustaka Relasi Antar tabel Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel

11 4. Implementasi dan Pembahasan Setelah melakukan analisis dan perancangan sistem yang telah dibahas, maka untuk tahap selanjutnya yaitu implementasi Sistem. Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang diusulkan atau dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diterapkan, dengan tujuan menguji sistem apakah sudah layak untuk diimplementasikan atau belum. 4.1 Manual Program Untuk menginstal aplikasi penjualan ini, diperlukan package penginstalan dengan package & deployment wizard. Setelah proses selesai, buka file package yang berupa master untuk user. Yang diperhatikan lagi nama database antara waktu dibuat dengan nama database distribusi harus sama. Attach Database Aplikasi Penjualan Toko Buku jaya Pustaka melalui Microsoft SQL Server Enterprise Manager-Microsoft SQL Server SQL Server Group Local (Windows NT). Database-Klick kanan-all task-attach Database-Cari folder tempat penyimpanan tadi. Berikut langkah-langkah untuk menginstal program aplikasi penjualan toko buku Jaya Pustaka : 1. Buka folder package, dimana lokasi master aplikasi diletakkan. Klik dua kali pada setup.exe untuk mulai menginstal 2. Klik OK jika muncul gambar sebagai berikut. 3. Tentukan folder lokasi untuk hasil penginstalan, jika sudah kemudia klik tombol gambar komputer untuk mulai proses penginstalan. 4. Akan muncul penglokasian untuk program group, silahkan pilih Toko Buku dan klik continue. 5. Akan muncul proses penginstalan dan tunggu proses instalasi selesai. Jika sukses akan muncul konfirmasi jika proses instalasi sukses. 4.2 Halaman Antar Muka Menu utama admin Menu utama merupakan tampilan utama yang menampilkan pilihanpilihan menu yang dapat diakses oleh pengguna sistem.

12 Gambar 4.1 Menu utama admin Menu admin Melalui form admin ini, user dapat membuat admin baru untuk bisa mengakses semua form. Gambar 4.2 Menu admin Menu kasir Form kasir digunakan untuk membuat user kasir atau karyawan sebagai kasir di Toko Buku ini.

13 Gambar 4.3 Menu kasir Menu Rak Menu rak berfungsi untuk memasukkan data-data rak untuk penataan lokasi barang berdasarkan kategorinya, sehingga memudahkan user untuk membantu pembeli saat menanyakan lokasi letak barang yang dicari. Gambar 4.4 Menu Rak

14 4.2.4 Menu kategori Di dalam menu kategori, admin dapat memasukkan barang-barang berdasarkan jenisnya. Sehingga barang lebih teratur dan mudah dicari. Gambar 4.5 Menu kategori Menu penerbit Di dalam form menu penerbit ini, admin dapat melakukan penginputan data untuk penerbit-penebit khususnya untuk barang berupa buku. Gambar 4.6 Menu penerbit

15 4.2.6 Menu supplier Untuk menu supplier ini, admin dapat menginputkan supplier barang untuk pendataan pada menu pembelian. Gambar 4.7 Menu supplier Menu Barang Pada menu barang, admin dapat melakukan pendataan data barang untuk barang baru. Gambar 4.8 Menu Barang

16 4.2.8 Menu Pembelian Dalam menu pembelian ini, hanya admin yang dapat melakukan dan mengakses pembelian baru dari supplier. Data pembelian yang baru kemudian akan diinputkan ke dalam data barang untuk pendataan harga jual. Gambar 4.9 Menu Pembelian Menu Penjualan pada kasir Untuk data penjualan dilakukan oleh kasir sehingga form ini hanya dapat diakses jika menggunakan user kasir. Gambar 4.10 Menu penjualan pada kasir

17 Tampilan Laporan Barang Gambar 4.11 Tampilan laporan barang Tampilan Laporan Penjualan Gambar 4.12 Laporan Penjualan

18 Tampilan laporan Pembelian Gambar 4.13 Laporan Pembelian Tampilan nota penjualan Gambar 4.14 Tampilan nota penjualan

19 5. Penutup 5.1 Kesimpulan diantaranya: Dari penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa hal 1. Untuk membuat Program Aplikasi Penjualan pada Toko Buku Jaya Pustaka diperlukan langkah langkah yaitu: meneliti masalah yang ada disistem lama Toko Buku Jaya Pustaka, melakukan wawancara ke pihak Toko Buku Jaya Pustaka, mengumpulkan landasan teori yang terkait dengan penelitian, melakukan analisis, melakukan perancangan, melakukan implementasi, serta melakukan pengujian terhadap program. 2. Dengan adanya system yang baru dapat membantu pembelian lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang lama. 3. Tampilan interface dari system ini dirancang cukup sederhana sehingga memudahkan user dalam mengelola data. 4. Dalam sistem aplikasi penjualan ini belum menggunakan scan barcode sehingga pengkodean barang masih manual. 5.2 Saran Untuk perkembangan yang lebih baik bagi peneliti selanjutnya, maka beberapa saran berikut perlu dilakukan: 1. Sistem yang diimplementasikan dalam aplikasi desktop ditambahkan fitur cetak barcode barang sehingga ketika dijumpai barang yang tidak memiliki tanda barcode dapat dilakukan pencetakan barcode sendiri. 2. Backup data sangat diperlukan untuk mengantisipasi kehilangan data-data yang tentunya akan berakibat fatal. 3. Aplikasi ini dapat dikembangkan lagi dengan menambahkan fasilitas-fasilitas lain yang dapat membuat sistem menjadi lebih optimal.

20 DAFTAR PUSTAKA Al-Bahra Bin Ladjamudin Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Hal: 8. Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Hal: 45. ANDI. Burch, John and Grudnitski, Gary Information System: Theory and York : John Wiley and Sons. Practice. New FitzGerald, Jerry Fundamentals of Systems Analysis. Hal 5. Jogiyanto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Jogiyanto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Jogiyanto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset. Kusrini, 2007, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data: Yogyakarta: Andi Offset. Hal : 2. Leitch, Robert A. and Davis, K. Roscoe Acconting Information Systems. New Jersey: Prentice Hall. Leod Jr, Raymond Mc Sistem Informasi Manajemen, Jilid I. Jakarta: PT. Bhuana Ilmu Populer. Marlinda, Linda Sistem Basis Data, Edisi satu. Yogyakarta : Andi Offset. Hal: 1.