ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA CHRISTINA PET SHOP. Nakah Publikasi

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA CHRISTINA PET SHOP Nakah Publikasi diajukan oleh Johanes Krisna Widia Putra Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

2

3 ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS SALES AND PURCHASE ON CHRISTINA PET SHOP YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA CHRISTINA PET SHOP YOGYAKARTA Johanes Krisna Widia Putra Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In writing this paper the author discusses the analysis and design of information systems sales and purchases in in Christina Pet Shop are prepared by using software Visual Basic 6.0 and Microsoft Access The main purpose of making the sale and purchase of information system, can facilitate the owner or the buyer in obtaining information regarding the sale and purchase of goods. The system is equipped with purchase history, making it easier for the buyer in determining the goods that have been bought in advance. With the application of systems sales and purchases, the sale can find many of the items purchased and interest, while the buyer can find out information on the items that he had bought. Keywords : information systems, application, sales and purchases

4 1. PENDAHULUAN Seiring dengan berkembangnya peradaban manusia, dewasa ini salah satu perkembangan yang paling menonjol adalah perkembangan teknologi informasi dan komputer. Perkembangan teknologi ini sejalan dengan perkembangan budaya manusia yang semakin kompleks, dimana hampir dipelosok penjuru dunia manusia sudah menerapkan teknologi ini sebagai alat atau sarana penunjang aktifitas kesehariannya baik dalam sekala individu maupun organisasi. Rintangan jarak dan waktu tidak lagi membatasi manusia untuk beraktifitas dan berinteraksi, bahkan dengan adanya teknologi ini melahirkan lapangan pekerjaan baru khususnya yang berhubungan dengan teknologi informatika. Teknologi komputer baik berupa Personal Computer (PC), maupun komputer yang saling interconnection terbukti mampu mengubah kulture budaya lama yang serba manual menjadi suatu kultur budaya baru yang semakin modern dan mengglobal dalam kehidupan manusia. Pertumbuhan perkapita dan jumlah penduduk mendorong perusahaan dan sejumlah tempat usaha disegala bidang untuk meningkatkan etos kerjanya. Seiring dengan kebutuhan pasar yang semakin besar itulah diperlukan suatu system menajemen baru yang mana mendorong suatu kebutuhan baru yaitu kebutuhan informasi. Ketepatan, kecepatan dan keakuratan suatu sumber informasi sebagai input penentu kebijakan sangatlah penting mengingat persaingan yang semakin kompleks. Teknologi Informasi dewasa ini mampu menjawab dan menjembatani kebutuhan pokok sumber input informasi untuk diolah menjadi bahan pertimbangan sehingga diharapkan hasil output yang maksimal. Christina Pet Shop adalah salah satu tempat usaha yang bergerak dibidang petshop di area Yogyakarta. Tempat usaha ini belum menerapkan teknologi komputer secara maksimal. Terbukti untuk memantau informasi jual beli yang masih digunakan secara manual. Hal ini mengakibatkan kurang praktis dan menyulitkan bagi tempat usaha untuk mendapatkan suatu informasi akurat dan tepat waktu. Oleh sebab itu dengan adanya system yang terkomputerisasi memungkinkan seorang manager atau orang yang berkepentingan di dalamnya dapat memperoleh informasi dengan cepat dan akurat mengenai data penjualan dan pembelian. Dengan alasan tersebut, maka kami penyusun berusaha memecahkan permasalahan tersebut dan mengangkat judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Pada Christina Petshop Yogyakarta.

5 2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem berasal dari bahasa Yunani, yaitu systema, yang artinya sekumpulan objek yang bekerja bersama-sama untuk menghasilkan satu kesatuan metode, prosedur teknik yang di gabungkan dan diatur sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang berfungsi untuk mencapai satu tujuan. Beberapa orang mendefinisikan sistem sebagai berikut : 1. Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu 1 2. Sistem adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan interuksi yang menerangkan apa (what), yang harus di kerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) di kerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya 2 3. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang di olah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya 4. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya. Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu 1. Akurat (accurate) Informasi yang diterima harus bebas dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat Pada Waktunya (timelines) Informasi yang dating pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah using tidak lagi bernilai. Bila informasi dating terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan. 5 : 1 Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr., Fundamentals of System Analysis (edisi kedua ; New York : John Willey & Sons, 1981), hal.5 2 Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stallings, jr., loc. Cit. 3 Jogiyanto, Analisis & Desain, hal 2 4 Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, (Edisi Kedua, Cetak Pertama : Yogyakarta, Andi Offset, 1999), hal.8 5 Jogiyanto, analisis & Desain, hal 10

6 3. Relevan (relevance) Informasi yang di sampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya. Perlu diketahui juga bahwa relevansi antar orang yang satu dengan yang lainnya berbeda. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi di peroleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing system atau information processing system atau informationgenerating system. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Latich dan K. Roscoe Bavis sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen atau management Information System merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Menurut Gordon B.Davis: Sistem Informasi Manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. 7 Secara umum sistem sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam suatu organisasi. Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan informasi bagi manajemen disemua tingkatan. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat mengena dan berguna bagi manajemen, maka analis sistem haruslah mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang diinginkan oleh manajemen. 6 Jogiyanto, Analisis & Desain, Hal Jogiyanto HM, Analisis dan Desain SIstem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999, halaman 15.

7 2.5 Dasar Sistem Informasi Penjualan Penjualan merupakan suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Beberapa ahli menyatakan sebagai ilmu dan sebagai seni, ada pula yang memasukkannya kedalam masalah etika penjualan. Menurut Philip Kotler (2009), dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain, menjelaskan bahwa: konsep penjualan adalah meyakini bahwa para konsumen dan perusahaan bisnis tidak akan secara teratur membeli cukup banyak produk-produk yang ditawarkan oleh organisasi tertentu. Oleh karena itu organisasi yang bersangkutan harus melakukan usaha penjualan dan promo yang agresif. Dasar-dasar pemikiran yang terkandung dalam konsep penjualan yaitu 8 : 1) Tugas utama dari perusahaan adalah mendapatkan penjualan cukup dari produknya. 2) Para konsumen tidak akan mungkin membeli barang dagangan dengan jumlah yang cukup banyak tanpa mendapatkan dorongan. 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis PIECES Dalam mempelajari tahapan-tahapan dari proses analisis informasi transaksi pada Christina Pet Shop, penulis menggunakan metode atau kerangka kerja PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service). 1) Kinerja (Performance) Throughput : Dalam sehari laporan yang harus di buat minimal 3 laporan, sedangkan data yang harus laporkan begitu banyak dan kompleks Respone Time : Waktu untuk menangani laporan terkadang terjadi penjualan barang sehingga pembuatan laporan atau juga terjadi selisih, sehingga laporan harus di buat ulang 2) Informasi (information) Akurat : Informasi pencatatan data masih sering terjadi kesalahan, sehingga data yang di laporkan kurang akurat dan terjadi perbedaan antara data yang ada dengan yang di laporkan Tepat Waktu : Untuk pembuatan 1 laporan biasanya memakan waktu yang cukup lama, dikarenakan harus dilakukan pencocokan data yang satu dengan yang lain, sehingga data terlambat sampe kepada yang membutuhkan laporan 8

8 Relevan : Informasi yang dihasilkan kurang bermanfaat seperti yang di harapkan oleh pemilik karena informasi yang kurang. 3) Ekonomi (Economy) Biaya Produksi : Biaya yang di keluarkan lebih banyak untuk biaya kebutuhan perlengkapan di dalam pembuatan laporan 4) Pengendalian (Control) Keamanan Data : Masih mengandalkan control social kepercayaan kepada pegawai, sehingga tidak di ketahui jika terjadi penggelapan, kesalahan, dan kecurangan didalam penggunaan informasi 5) Efisiensi (Eficiency) Data : Informasi yang dilakukan untuk mengetahui segala bentuk transaksi,stock harus berkali-kali karena dokumentasi masih semi manual. 6) Pelayanan (Service) Pelayanan : Data yang tercatat terpisah-pisah, mengakibatkan koordinasi antar data dan informasi kurang memuaskan 4. Implementasi Dan Pembahasan 4.1 Implementasi Setelah melakukan tahapan analisis dan perancangan sistem informasi Christina Pet Shop ini, maka tahapan selanjutnya adalah implementasi dan pembahasan secara sederhana implementasi bisa diartikan pelaksanaan atau penerapan hasil analisis dan perancangan yang telah dilakukan sebelumnya. Implementasi ini meliputi manual instalasi dan pemeliharaan sistem. 4.2 Ujicoba Sistem untuk pengetesan dilakukan dengan cara menjalankan aplikasi "Christina Pet Shop.exe" apakah semua telah sesuai dengan yang diinginkan dan setelah di lakukan pengetesan semua telah sesuai dengan yang diinginkan. Cara kerja sistem penjualan dan pembelian Christina Pet Shop adalah sebagai berikut : 1. Pegawai akan login sesuai dengan prioritas atau jabatannya. 2. Untuk karyawan hanya dapat melakukan input transaksi penjualan dan input data pelanggan, sedangkan untuk admin dapat menginputkan seluruhnya.

9 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat di tarik dari studi dan implementasi penjualan dan pembelian Christina Pet Shop yaitu : 1. Rancangan sistem informasi penjualan dan pembelian menggunakan model interface icon sehingga mempermudah dalam pengoprasiannya. 2. Inputan dan output data yang di hasilkan dari sistem penjualan dan pembelian ini akurat sehingga bermanfaat bagi penjual ataupun pembeli. 3. Dengan memanfaatkan teknologi komputer sebagai media pelaporan penjualan dan pembelian maka penjual dapat mengetahui jenis barang yang banyak dibeli dan diminati oleh pembeli serta stock barang, sedangkan bagi pembeli dapat mengetahui informasi barang yang pernah di belinya. 5.2 Saran Dari hasil uji coba rancangan dan uji coba sistem, diketahui bahwa kelebihan dan kekurangan sistem tersebut adalah : 1. Setiap sistem memiliki kelemahan sehingga untuk kedepannya dengan adanya laporan dari pengguna aplikasi ini dapat memperbaiki kelemahan dari sistem aplikasi ini. 2. Implementasi dari studi kasus penjualan dan pembelian ini masih sederhana, sehingga bisa di kembangkan kedalam inventori juga yang lebih kompleks

10 DAFTAR PUSTAKA FitzGerald, Jerry, FitzGerald, F Ardra, Jr, Stallings, D, Warren. Fundamentals of System Analysis. 3 th Edition, John Willey & Sons : 1981 HM, Jogiyanto Analisis dan Desain. Yogyakarta: ANDI. Stoke and Trant Collage, Access 2000 and fundamentals Setyadi, Ary,H. Dasar Pemrograman Visual Basic Utami, Ema RDBMS menggunakan MS SQL Server Yogyakarta: Graha Ilmu. Utami, Ema dan Sukrisno Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms.Acces, dan Ms. Visual Basic. Yogyakarta:ANDI.