ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMA 4 BANJARMASIN

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMA 4 BANJARMASIN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh SYUHADA kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKAN DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010

2

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMA N 4 BANJARMASIN ANALYSIS AND DESIGN OF LIBRARY IMFORMATION SYSTEM ON SMA N 4 BANJARMASIN Syuhada Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The school library is a facility supporting the process of teaching and learning activities are very useful to develop the knowledge and insight for the students. By maximizing the function of the school library is expected to boost knowledge and insights that have students in the school environment. School library functions can be maximized by utilizing computer technology to build a system of computerized library information more effectively and efisian in the process of service to the students and library staff as well as for those who have an interest and related to the school library. In this thesis the author will conduct an analysis of the library system that has owned (library information system used previously) by the SMA 4 BANJARMASIN Then from the results of the analysis has been done then the author will develop a system of computerized library information with the aim of providing services to members of the library and library facilities for the conduct staff recording process data library book circulation. Keywords :Library Information System, Computerized, Information System

4 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Pada dunia pendidikan perpustakaan merupakan salah satu bagian yang penting dalam meningkatkan Ilmu Pengetahuan, karena di perpustakaanlah kita bisa mendapatkan berbagai macam buku yang dapat membantu kebutuhan kita untuk mendapatkan informasi. Apabila pada suatu lembaga pendidikan dalam hal ini adalah perpustakaan pengolahan datanya masih dilakukan secara manual maka akan menimbulkan berbagai masalah. Mulai dari lamanya waktu yang diperlukan hanya untuk mencatat data-data perpustakaan, mencatat tanggal peminjaman dan pengembalian dan kegiatan-kegiatan lainnya, belum lagi bila terjadi kesalahan penulisan pada data-data yang ada sehingga akan menghabiskan banyak waktu dan tenaga untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan tersebut. Hal ini menimbulkan terlambatnya pembuatan laporan yang berkaitan dengan lambatnya informasi yang sampai pada pimpinan perpustakaan yang mengakibatkan seorang pimpinan akan sulit untuk mengambil suatu keputusan atau tindakan yang diperlukan untuk perkembangan perpustakaan. Faktor inilah yang menyebabkan pentingnya penggunaan komputer dalam mengolah data perpustakaan. Sistem informasi merupakan subsistem dari informasi manajemen yang digunakan dalam memecahkan masalah penyediaan informasi dan pelayanan informasi mengenai perpustakaan. Sistem informasi dapat diartikan sebagai sistem pengolah data yang meliputi pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan persiapan laporan. Berkaitan dengan sistem informasi yang telah ada saat ini pada perpustakaan SMA N 4 Banjarmasin, maka diperlukan suatu sistem informasi yang dapat menunjang evaluasi proses pengambilan keputusan. Hal inilah yang melatar belakangi penyusun untuk menerapkan judul skripsi ANALISIS dan PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN pada SMA N 4 BANJARMASIN.

5 Metode Penelitian Sistem Langkah langkah dalam pengembangan sistem meliputi : 1. Studi Literatur yaitu menggunakan buku-buku dan jurnal-jurnal sebagai referensi dalam penelitian. 2. Analisis Data dilakukan untuk mendapatkan pemahaman dari sistem yang akan diimplementasikan dengan jalan merekomendasikan hasil proses pemahaman tersebut juga untuk mengetahui keuntungan dan kekurangan dari sistem untuk mengidentifikasi spesifikasi sistem yang akan dirancang. 3. Rancang Bangun Sistem untuk melakukan pemodelan sistem dari tahap analisis yang dilakukan. Dalam tahap perancangan akan diiperoleh suatu gambaran penyelesaian dari permasalahan yang terdeteksi tahap analisis. Gambaran ini digunakan sebagai tahap acuan dalam tahap implementasi dengan melibatkan perangkat lunak pendukung. 4. Implementasi berupa pembuatan program bantu bagi pihak sekolah 5. Uji coba 2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Dalam proses pengambilan keputusan, manajemen instansi pendidikan sanagt memerlukan informasi. Untuk mendapatkan informasi, manajemen dapat memanfaatkan sistem informasi yang ada. Menurut Henry C. Lucas, sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedurprosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi yang mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam organisasi. Demikian pula menurut Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis yang mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

6 2.2 Komponen Sistem Informasi Jon Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Bock) 1. Komponen-komponen tersebut saling berinteraksi membentuk satu kesatuan untuk mencapai satu sasaran. Adapun yang termasuk dalam komponen blok sistem informasi, yaitu : 1. Blok Masukan (Input Block) Blok masukan memilki data yang masuk dalam sistem informasi yang termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan. 2. Blok Model (Model Block) Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yamg akan mengolah data menjadi keluaran (Output) yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block) Berupa hasil dari sistem informasi, yaitu informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna bagi manajemen perusahaan atau pemakai sistem. 4. Blok Teknologi (Technologi Block) Blok teknologi terdiri atas tiga perangkat utama yang berguna untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari seluruh sistem. Perangkat dalam Blok Teknologi adalah sebagai berikut : Perangkat Keras (Hardware) Adalah peralatan di dalam sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat dijamah yang menyediakan dukungan fisik untuk komponenkomponen sistem informasi. Perangkat Lunak (Software) Adalah program yang membuat perangkat keras dapat bekerja dengan menginstruksikannya untuk melakukan pengolahan data. 1 John Burch, Gary Grudnistki, Information System Theory and Practice, (Edisi Keempat : New York, John Wiley & Sons, 1986), hal 3

7 5. Blok Basis Data (Database Block) Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama- sama pada suatu media, tanpa adanya suatu kerangkapan data, sehingga mudah untuk digunakan kembali, dapat digunkan oleh satu atau lebih program secara optimal, data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakanya, data disimpan sedemikian rupa sehingga apabila ada penambahan dan modifikasi data dapat dengan mudah dan terkontrol Blok Kendali (Control Block) Blok kendali berfungsi untuk mengamankan penerapan operasi sistem dari hal-hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti: bencana alam, kegagalan sistem itu sendiri, kecurangan-kecurangan, ketidakefisien dan sebagainya. 3. LANDASAN TEORI 3.1 Analisis Analisis sistem adalah sebuah tahapan yang dilakukan untuk menganalisis permasalahan atau mencari kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem yang lama. Tahapan analisis sistem dilakukan setelah tahapan perencanaan dan sebelum tahapan desain sistem. Tahapan analisis sistem merupakan sebuah tahapan yang sangatlah penting, hal ini dikarenakan apabila terjadi kesalahan dalam melakukan analisi sitem maka akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Langkah pertama yang harus dilakukan dalam melakukan analisis sistem adalah identifikasi masalah, yaitu mencari permasalahan atau kelemahan yang terdapat pada sistem lama (sistem yang sebelumnya digunakan). Permasalahan yang ada pada sistem lama merupkan suatu penghambat dalam mencapai tujuan dari sebuah sistem, sehinga harus dicarikan pemecahaan dari masalah tersebut agar sistem dapat berjalan sesuai dengan keinginana pengguna. 2 James Martin,Databse Organization, Part I, hal 67

8 3.2 Analisis PIECES Alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah yaitu dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan analisis PIECES, meliputi: 1. Performances ( Analisis Kinerja ) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan. Melihat kondisi dan situasi dilapangan, kinerja SMA N 4 Banjarmasin dalam pengolahan data sirkulasi perpustakaan SMA N 4 Banjramasin selama ini masih bersifat manual sehingga pemrosesan data masih kurang efektif jika ditinjau dari Throughput dan Respon time, hal ini dilihat dalam proses pencarian data anggota. pembuatan laporan masih menggunakan manual sehingga dalam proses pengolahan data membutuhkan waktu yang lama khususnya dalam pembuatan laporan. Disamping itu rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan pengolahan data anggota yang tertunda dan waktu untuk melakukan perbaikan juga masih sangat lama, sehingga dalam kinerja sistem membutuhkan adanya perbaikan sistem. Pada sistem lama Jumlah produksi kinerja membutuhkan 3 orang. Proses pencatatan data buku yang masuk dan data keluar yang keluar membutuhkan waktu menit untuk setiap proses. Sedangkan untuk pembuatan laporannya bisa sampai 1-2 hari. 2. Informations ( Analisis Informasi ) Kemampuan sistem informasi yang baik, sebuah organisasi akan mendapatkan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. Informasi yang didapat dari output, input dan penyimpanan data atau informasi itu sendiri. Output yang dihasilkan sistem selama ini belum bagus dan membutuhkan waktu yang lama. Pemasukan data tidak dapat diproses dengan cepat dan bertumpuk-tumpuk sedangkan untuk penyimpanan data juga belum aman masih dalam bentuk lembaran-lembaran. Kesemuanya menyebabkan informasi yang disediakan kurang berkualitas. Maka perlu pengembangan sistem informasi yang mampu menyelesaikan data yang diinputkan dan diharapkan akan membantu setiap bagian dan pimpinan dalam mengambil keputusan atau merencanakan langkah-langkah berikutnya. Pada Sistem lama Informasi yang disajikan bersifat kurang akurat karena dapat terjadi kesalahan proses pencatatan data dan lama pembuatan laporan 1-2 hari, disebabkan karena data yang bertumpuktumpuk.

9 Informasi yang disajikan bersifat kurang tepat (tepat waktu), karena masih sering terjadi keterlambatan atau salah pencatatan dengan waktu 1-2 hari.informasi yang disajikan kurang relevan terbukti dengan adanya informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan bagian unit coordinator buku. 3. Economics ( Analisis Ekonomi ) Pertimbangan ekonomi akan dilakukan dengan melakukan perbandingan sejauhmana manfaat dari sistem lama dalam mendukung proses manajerial lembaga pendidikan. Adanya pemborosan waktu dan alat-alat maka otomatis terjadi pembengkakan biaya yang masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan kertas sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar. Seperti Penggunaan kertas,tinta dan alat tulis lainnya untuk penyimpanan dokumen sangat boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi. 4. Control ( Analisis Kendali ) Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki. 5. Efficiency ( Analisis Efisiensi ) Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Keberadaan komputer yang ada hanya digunakan untuk proses pengetikan dokumen dan pembuatan laporan, sedangkan untuk proses yang berkaitan dengan pencarian data anggota dan mengolah data sirkulasi masih menggunakan cara manual berdasarkan dokumen-dokumen yang ada. Hal seperti ini tentunya menyebabkan lambatnya penyampaian informasi. 6. Service ( Analisis Pelayanan ) Dalam suatu bagian perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota merupakan tujuan utama. Pada perpustakaan SMA N 4 Banjarmasin pelayanan kepada anggota khususnya dalam proses peminjaman dan pengembalian sudah cukup baik, tetapi masih terdapat kekurangan yaitu masih kurang cepat dan akurat. Dalam Pelayanan pencarian data Buku, peminjaman, Pengembalian buku membutuhkan waktu yang lama dengan data yang bertumpuk. Pelayanan pencarian informasi laporan mambutuhkan waktu yang lambat dalam menyajikan informasi.

10 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan fungsional: 1. Sistem harus mampu melakukan penyimpanan data dengan cepat dan tinga validasi data yang baik 2. Sistem harus mampu melakukan proses sirkulasi data buku dengan cepat dan dengan tingkat validasi data yang baik Sistem harus mampu menyajikan data atau semu laporan yang dibutuhkan, baik laporan buku, laporan anggota, laporan peminjaman, laporan pengembalian, maupun laporan denda. 4. PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI 4.1 Perancangan Desain Sistem Desain sistem dapat dibagi menjadi dua bagian, yakni desain sistem secara umum dan desain sistem secara terinci. Desain sistem secara umum dimaksudkan untuk memberikan gambaran kepada user secara umum menganai sistem yang akan dibangun atau dikembangkan. Desain sistem secara umum akan mengidentifikasi komponenkomponen yang menyusun sistem tersebut. Langkan ini baru dilakukan setelah analisis sistem dilakukan dan hasil ananlisisnya telah diterima oleh manajemen (Pimpinan pihak sekolah SMA 4 BANJARMASIN). Pada tahapan ini komponen yang terkait dengan sistem informasi akan dirancang kemudian diajukan kepada user (bukan kepada programmer). Komponen sistem yang didesain adalah model, output, input, teknologi dan control. Sedangkan desain sistem scara terinci adalah desain sistem yang diajukan kepada programmer (perancangan sistem secara fisik) 4.2 Implementasi Kegiatan implementasi bertujuan untuk melakukan proses penerapan dan pengoperasian sistem yang baru. Bentuk penerapan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Pengetesan Program 2. Pemilihan dan Pelatihan Personil 3. Instalasi Program 4. Pengetesan Sistem 5. Konversi Sistem

11 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan terhadap sistem informasi perpustakaan pada SMA N 4 Banjarmasin dapat disimpulkan bahwa sistem yang digunakan tidak bekerja secara efektif. Hal ini terlihat dalam proses menyelesaian tugastugas yang diberikan kepada sistem seperti, proses pencatatan (buku, anggota, peminjaman dan pengembalian), pembuatan laporan serta pelayanan yang diberikan kepada anggota. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan baru yang berbasiskan komputer maka sistem ini diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah pada sistem yang lama, serta mampu menghasilkan informasi yang berkualitas sehingga dapat membantu pihakpihak yang terkait dalam mengambil keputusan. Dengan penggunaan sistem informasi perpustakaan yang baru maka pihak sekolah bisa memperoleh beberapa keuntungan antara lain adalah: 1. Sistem dapat menyajikan informasi perpustakaan secara cepat, tepat dan akurat. 2. Dapat menghemat waktu dalam proses penginputan (penyimpanan) data. 3. Memudahkan dalam proses pencarian data-data yang dibutuhkan. 4. Hasil laporan data buku yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah dan tepat waktu. 5. Dengan menerapkan sistem informasi perpustakaan yang berbasiskan komputer maka beban kerja user menjadi lebih ringan. 6. Sistem baru yang diusulkan nantinya diharapkan mampu menggantikan sistem yang lama sehingga dapat mengerjakan tugas-tugas dengan efekif dan efisien. 5.2 Saran Berdasarkan analisis dari kesimpulan di atas, maka sebagai pertimbangan bagi SMA N 4 Banjarmasin dalam meningkatkan pelayanan dan kinerja sistem, saran yang ingin disampaikan penulis adalah: 1. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan, dan diharapkan untuk digunakan dalam proses pengolahan data buku perpustakaan. 2. Rancangan sistem yang diusulkan layak untuk digunakan dan diharapkan sistem ini mampu mengatasi permasalahan yang muncul pada sistem sebelumnya, walaupun penulis menyadari bahwa sistem ini masih belum bener-bener sempurna dan pada dasarnya tidak ada sistem yang sempurna. 3. Penerapan sistem yang baru akan berjalan dengan baik dan lancar apabila semua pihak yang terkait mendukung penerapan sistem ini. 4. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka sistem informasi yang digunakan harus selalu dianalisis apakah sistem masih layak atau tidak untuk digunakan, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya dilakukan pengembangan atau pergantian sistem yang ada demi memenuhi kebutun informasi SMA N 4 Banjarmasin. Demikian kesimpulan dan saran yang disampaikan, penulis sangat berharap sistem baru yang diusulkan tersebut dapat membantu mengatasai msalah-masalah yang timbul pada sistem lama dan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat, dan akurat. Dengan mempertimbangkan saran tersebut diatas, penulis berharap sistem baru yang diusulkan dapat diterapkan pada sekolah dan bermafaat bagi pihak sekolah.

12 DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto HM. Analisis dan Sistem Informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta : Andi Offset, John Burch, Gary Grudnistki, Information System Theory and Practice, (Edisi Keempat : New York, John Wiley & Sons, Martin James, Database Organization. part 1 Sudaryatno Bambang. Modul Sistem Informasi Manajemen. STMIK Amikom. 04- November-2006 Taufiq Muhamad. Modul Analisis dan Perancangan. STMIK Amikom.