SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATA MAHASISWA PADA SEKOLAH TINGGI HINDU DHARMA (STHD) KLATEN NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATA MAHASISWA PADA SEKOLAH TINGGI HINDU DHARMA (STHD) KLATEN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh: Sri Setyaningsih JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

2 2

3 Management Information System Of Student s At Sekolah Tinggi Hindu Dharma (STHD) Klaten SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATA MAHASISWA PADA SEKOLAH TINGGI HINDU DHARMA (STHD) KLATEN Sri Setyaningsih Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In this era of globalization, as now, very rapid development of information technology. The information needs to be very important to meet the needs of an organization or institution management in decious-making. Student s data management information system is one of the functions of academic activities in providing services on the accuracy of student data and to meet the demands of information processing. At STHD Klaten computer facilities are minimal, can cot be used optimally by STHD Klaten order to support on going system performance, and therefore need to be made of data processing information system. To meet this need, in thesis will be made student s Data Management Information System to address the problems that occur. With this program are expected STHD can produce information quickly, precisely and accurately. Persuant to data, hence earning making an information system able to support fluency in the management data processing. This software will be made by using Microsoft SQL Server 2000 as the database and Microsoft Visual Basic 6,0 as tool of it s. Keywords: System, Information, Management Information System Student s Data at STHD 3

4 1. Pendahuluan Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, perkembangan teknologi informasi sangat penting. Informasi bukan hanya menjadi suatu kebutuhan melainkan informasi sebagai bahan penggerak dalam berlangsungnya suatu manajemen organisasi atau lembaga dalam pengambilan keputusan. Komputer sebagai alat bantu untuk mendapatkan informasi sangat diperlukan karena selain menjamin keakuratan data, komputer juga dapat menghemat waktu, biaya serta diakses dengan cepat dan mudah sehingga memperoleh data yang cepat sesuai kebutuhan, baik bagi dosen, staf serta mahasiswa itu sendiri. Aplikasi sistem informasi akademik mahasiswa merupakan salah satu fungsi dari kegiatan akademik dalam memberikan pelayanan pada mahasiswa dan untuk memenuhi setiap tuntutan informasi pihak pengolah. Aplikasi sistem informasi akademik mahasiswa yang baik senantiasa dapat mengatasi masalah yang terjadi dan dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Melihat kenyataan itu, penulis terdorong untuk mengadakan penelitian tentang pengolahan data mahasiswa pada Kampus Sekolah Tinggi Hindu Dharma (STHD) Klaten dengan judul SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATA MAHASISWA PADA SEKOLAH TINGGI HINDU DHARMA (STHD) KLATEN. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Kata sistem menurut para ahli mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut mana memandangnya. Berikut akan diberikan definisi sistem secara umum, yaitu: Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan Pengertian Informasi Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal yaitu: 1 Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi : untuk Keunggulan bersaing perusahaan & organisasi modern, Penerbit: ANDI OFFSET Yogyakarta, 2007, hal 3 4

5 1. Akurat Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil. 3. Relevan Berarti informasi yang disampaikan harus sesuai dengan kebutuhan dan bidang dari para pemakai informasi sehingga informasi mempunyai nilai manfaat bagi pemakainya. 2.3 Pengertian Sistem Informasi Secara umum sistem informasi merupakan aktivitas-aktivitas yang berisi informasi-informasi yang digunakan untuk mencapai tujuan. Informasi bagi manajemen sangat penting untuk pengambilan suatu keputusan. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Davis sebagai berikut: Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tetentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Komponen Sistem Informasi John Burch Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknolohi (technology block), blok basisdata (database block) dan blok kendali (controls block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan. 2 John Burch, Gary Grudnitski, Op. cit., hal , diambil dari buku :.Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., Analisis & Desain Sistem Informasi. Penerbit: ANDI OFFSET Yogyakarta, 2005, hal 11 5

6 2.4 Sistem Perangkat Lunak yang digunakan Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL (Structured Query Language) Server 2000 ialah perangkat lunak Relation Database Management System (RDMS) yang handal. Didesain untuk mendukung proses transaksi yang besar. SQL server 2000 dapat dijalankan pada NT4.0 Server atau Microsoft 2000 Server, dan dapat diinstal juga pada personal desktop di Windows 2000 Professional, Windows 98, dan Windows Millenium Fasilitas fasilitas Penting Dalam Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 lengkap dengan fasilitas-fasilitas yang mempermudah pengguna menangani database, diantarnya : a) Web assistant wizard. b) SQL server profiler. c) SQL server manager Visual Basic 6.0 Visual menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat graphical user interface (GUI), sedangkan Basic merupakan bagian bahasa BASIC (Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dalam hal ini Visual Basic berorientasi pada objek-objek yang dipisah (Object Oriented Programming/OOP), Visual Basic juga bersifat modular karena kode-kode program letaknya tersebar di dalam modul-modul Kemampuan Visual Basic Visual Basic 6.0 memiliki beberapa kemampuan dan Keistimewaan yang menjadikan Visual Basic 6.0 ini unggul, yaitu : 1) Memiliki compiler andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya. 2) Memiliki beberapa tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang mempermudah dalam pembuatan aplikasi dengan tugas-tugas tertentu. 3) Teknologi ActiveXTm memungkinkan kita untuk memakai fungsi-fungsi yang disediakan dari aplikasi lain, seperti pengolahan kata Microsoft Word, Microsoft Excel Spreadsheet, dan aplikasi windows lainya. 4) Visual Basic tersedia dalam tiga edisi setiap peralatan disiapkan untuk memenuhi kebutuhan spesifik dalam setiap pembuatan aplikasi. Adapun ketiga edisi dari Visual Basic tersebut yaitu Visual Basic Learning Edition, Visual Basic Profesional Edition, dan Visual Basic Entreprise Edition. 6

7 5) Internet, mampu mengintegrasikan dokumen, baik dari aplikasi user ke internet maupun dari internet ke aplikasi user 6) Finishing aplication, untuk komplikasi aplikasi menjadi file.exe. kemudian dengan Virtual Basic Machine, aplikasi dapat didistibusikan. 3. Analisis 3.1 Analisis PIECES Performance (Kinerja) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan dirasakan kurang efektif dan efisien. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput (Tp) adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu sistem tertentu. Response time (Tr) adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respone untuk menangani pekerjaan tersebut. Kelemahan sistem lama: 1. Lambatnya proses pencarian data mahasiswa, membutuhkan waktu sekitar 10 menit untuk menyampaikan laporan data mahasiswa. 2. Pencarian dan pembuatan laporan data mahasiswa memerlukan waktu yang lama karena pembuatannya masih bersifat manual Information (Informasi) Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka Sekolah Tinggi Hindu Dharma (STHD) Klaten akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan dengan yang diharapkan. Didalam sistem pengolahan data karyawan masih membutuhkan peningkatan kualitas dalam pemberian informasi kepada mahasiswa. Kelemahan sistem lama: 1. Informasi tentang data mahasiswa yang dihasilkan tidak akurat karena masih banyak terdapat kesalahan penulisan 2. Informasi yang dihasilkan sering tidak tepat waktu untuk diberikan kepada mahasiswa. 3. Informasi yang diberikan tidak relevan karena kurang memberikan manfaat, data yang dihasilkan juga masih banyak terdapat kesalahan Economy (Ekonomi) Merupakan peningkatan pendapatan karena adanya sistem baru terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi. Berdasarkan penilaian secara ekonomis maka sistem pengolahan data peminjaman secara terkomputerisasi mampu meningkatkan pendapatan kampus dengan menekan biaya untuk pembelian alat-alat tulis. 7

8 Kelemahan sistem lama: 1. Biaya yang digunakan untuk penggandaan alat tulis, tinta, buku dan kertas lebih besar. 2. Pengolahan secara manual dengan waktu yang lama dapat meningkatkan biaya operasional Control (Kontrol) Merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang akan terjadi. Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data atau informasi. Dengan adanya kontrol, maka tugastugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki. Kelemahan sistem lama: Pada sistem yang lama ini pengendalian mengenai keamanan data mahasiswa serta pemantauan data untuk meningkatkan kinerja sistem sulit dijalankan Efficiency (Efisiensi) Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya digunakan dengan pemborosan paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari output dibagi dengan inputnya. Dari hasil pengamatannya pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan personil belum efisien. Dengan sistem terkomputerisasi sumber daya dan personil yang digunakan lebih efisien. Kelemahan sistem lama: Sumber daya yang dipakai lebih banyak karena masih melakukan dokumentasi manual yaitu terjadi pemborosan waktu, personil dan peralatan berupa kertas, terlebih jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan Service (Pelayanan) Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Dalam suatu kampus peningkatan pelayanan terhadap mahasiswa merupakan tujuan utama. Pada Sekolah Tinggi Hindu Dharma (STHD) Klaten pelayanan kepada mahasiswa dinilai cukup baik. Kelemahan sistem lama: Kurangnya pelayanan kepada mahasiswa. 8

9 3.2 Analisis Kelayakan Sistem Kelayakan Teknologi Berdasarkan penawaran yang dilakukan, teknologi yang diberikan sudah memenuhi syarat dimana hal ini dibuktikan dengan digunakannya perangkat keras dengan spesifikasi yang semestinya berikut perangkat lunak dengan teknologi pendukung yang memiliki keunggulan sebanding Kelayakan Hukum Dilihat dari segi hukum dan peraturan yang berlaku dinegara kita, maka sistem yang baru atau yang diusulkan tidak menyimpang dari ketentuan atau aturan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan harus resmi sesuai dengan perizinan yang ada, sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum yang berlaku dan tidak menimbulkan masalah hukum baik pada waktu yang sekarang maupun yang akan datang Kelayakan Operasional Kelayakan operasional pengembangan sistem informasi yang baru adalah layak untuk dilakukan dengan melihat kemampuan personil atau sumber daya yang ada untuk menjalankan sistem baru tersebut secara optimal, dan kemampuan sistem untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara cepat, tepat, akurat dan relevan serta kemampuan pengendalian operasi dari sistem sehingga akan lebih efisien dan tentunya harus dapat menjaga keamanan data Kelayakan Ekonomi Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi yang baru diharapkan akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematanpenghematan atau manfaat-manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi yang baru ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya, dengan teknik analisis biaya. 4. Implementasi Sistem Implementasi Sistem adalah tahap meletakkan suatu sistem supaya siap untuk dioperasikan. Pada aplikasi sistem informasi akademik mahasiswa diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman visual basic 6.0 9

10 sebagi interface, sedangkan untuk media penyimpanan database menggunakan SQL Server Uji Coba Program Uji coba program merupakan proses untuk mengecek apakah suatu perangkat lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahan-kesalahan yang dapat mungkin terjadi Syntak Error Syntak Error merupakan jenis kesalahan yang terjadi apabila salah dalam pengetikan bahasa pemrograman atau tidak sesuai dengan kaidah bahasa compiler yang digunakan. Gambar 4.1. Contoh Kesalahan Penulisan Runtime Error Runtime Error merupakan jenis kesalahan yang ditemukan saat program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya. Karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi sehingga tidak bisa dikerjakan. Seperti contoh gambar dibawah ini. 10

11 Gambar 4.2. Contoh Kesalahan Sewaktu Proses Logic Error Logic Error merupakan kesalahan pada logika, kesalahan seperti ini sulit untuk ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program tetapi hasilnya salah. Sebagai contoh pada input siswa pada program yang dibuat. Jika terjadi kesalahan dalam penginputan maka akan muncul pesan error sebagai berikut : Gambar 4.3. Contoh Kesalahan Sewaktu Proses Dengan demikian maka dapat diketahui bahwa sistem yang telah dibuat berjalan sebagai mana mestinya. 4.2 Uji Coba Sistem Uji coba sistem adalah pengujian yang dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari 11

12 sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Pengujian sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output kepada program yang lainnya. Ada dua metode untuk melakukan unit testing yaitu pengujian black box testing dan white box testing White Box Testing Uji coba white box testing merupakan metode perancangan test case yang menggunakan structural untuk mendapatkan test case. Tes ini digunakan untuk meramal cara kerja perangkat lunak secara rinci karena logic path ( jalur logika ), perangkat lunak dites dengan kondisi dan perulangan secara fisik. Contoh pengujian white box testing ini merupakan peringatan ketika user menginputkan password user yang salah, untuk kesalahan semacam ini sistem akan memberikan suatu informasi kepada user mengenai kesalahan yang dilakukan, berikut informasi yang muncul saat user melakukan kesalahan karena salah menginputkan passwordnya pada menu login program Black Box Testing Berdasarkan hasil uji coba yang dilakukan, seluruh tombol navigasi dan tombol fasilitas program lainnya serta proses yang dijalankan tidak terjadi kesalahan, tetapi aplikasi mempunyai aturan-aturan yang sudah ditetapkan dan harus diikuti karena apabila dihiraukan maka sistem akan menolak perintah yang tidak sesuai dengan aturan seperti kesalahan berikut, kesalahan ketika user belum menginputkan data yang harusnya diinput sesuai ketentuan sistem yang dijalankan dan sistem memberikan informasi kepada user karena data yang ingin diproses belum lengkap atau tidak memenuhi ketentuan untuk diproses selanjutnya. 4.3 Manual Program Manual program akan menjelaskan bagaimana cara menggunakan program atau aplikasi yang dibuat, hal ini bertujuan agar pengguna dapat menjalankan program dengan baik. 12

13 4.3.1 Menu Login Gambar 4.3 Form Login Form Mahasiswa Gambar 4.4 Form Mahasiswa Form Dosen Gambar 4.5 Form Dosen 13

14 4.3.4 Form Hasil Kelas Gambar 4.6 Form Hasil Kelas Form Jurusan Gambar 4.7 Form Jurusan Form Ruang Gambar 4.8 Form Hasil Ruang 14

15 4.3.7 Form Kelas Gambar 4.9 Form Kelas Form Jadwal Gambar 4.10 Form Jadwal Form Nilai Gambar 4.11 Form Nilai Mahasiswa 15

16 Form Matakuliah Gambar 4.12 Form Hasil Matakuliah 5. Kesimpulan Berdasarkan hasil uraian penjelasan dan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya maka diperoleh kesimpulan mengenai pembuatan sistem informasi akademik Sekolah Tinggi Hindu Dharma (STHD) Klaten antara lain: 1. Dengan dibuatnya sistem ini, dapat membantu petugas akademik STHD dalam pengolahan data yang berhubungan dengan informasi-informasi mahasiswa dan dosen. 2. Data-data yang berhubungan dengan akademik STHD tersimpan dalam suatu database, sehingga akan mempermudah dalam pengambilan data kembali. 3. Penyimpanan data secara sistem database akan membantu dalam melakukan penyimpanan data, perubahan data, penghapusan data, pencarian dan pembuatan laporan. 16

17 DAFTAR PUSTAKA Arief, M.Rudyanto Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: Andi Offset. Davids, Gordon B Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Gramedia. Fatta, Hanif Al Analisis dan Perancangan Sistem Informasi : untuk Keunggulan Bersaing perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto HM Analisis dan Desain Sistem Informasi :Pendekatan Tersruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta; Andi Offset. MADCOMS, Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan Microsoft Visual Basic 6.0 Untuk Pemula. Yogyakarta: Andi Offset.,Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report, Yogyakarta: Andi Offset. Sunyoto, Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset. Sutanta, Edhy Sistam Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Utami, Ema & Sukrisno Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic. Yogyakarta: Andi Offset