PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KESISWAAN PADA SD NEGERI KEJAMBON 4 TEGAL NASKAH PUBLIKASI. Diajukan oleh Muhamad Adi Sulistyo

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KESISWAAN PADA SD NEGERI KEJAMBON 4 TEGAL NASKAH PUBLIKASI Diajukan oleh Muhamad Adi Sulistyo kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 DESIGNING STUDENT INFORMATION SYSTEM at SD NEGERI KEJAMBON 4 TEGAL PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KESISWAAN PADA SD NEGERI KEJAMBON 4 TEGAL Muhamad Adi Sulistyo M. Rudyanto Arief Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Technological development in globalized world is so rapidly. Almost all activities performed in a computerized human. With using computerized technology, we can reduces errors incurred by using the manual method. Designing Student Information System is designed according to the needs of the elementary school Kejambon 4 Tegal, particularly in terms of student who are still using the manual method. The system is designed to help maximize performance and work more optimally. The features found on the Student Information System include : add data, update data, delete data and print data (report). Designing Student Information System is designed using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000 for the database. With the design of Information systems, SD Negeri Kejambon 4 Tegal will be easier and optimal on working and knowing the required reports because the data are more structured information. Keywords : Student Information System, Designing Student Information System

4 1. Pendahuluan Bidang pendidikan merupakan salah satu bidang yang penting dan memiliki banyak lalu lintas data dan informasi. Karena tersusun atas sejumlah komponen yang memiliki fungi dan cara kerja tersendiri. Dengan demikian dibutuhkan sebuah perancangan sistem informasi yang dapat dimanfaatkan untuk mengumpulkan data, mengolah, menyimpan, melihat kembali serta menyalurkan informasi kepada siapa saja yang membutuhkan. SD Negeri Kejambon 4 Kota Tegal merupakan salah satu instansi dalam bidang pendidikan yang memiliki arus lalu lintas data dan informasi yang tinggi. Karena pengolahan data kesiswaan yang cukup banyak dilakukan dengan cara manual dan belum menggunakan database, maka proses pengolahan data kesiswaan menjadi tidak efisien dan memerlukan waktu proses yang lebih lama. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Pengertian Sistem Secara umum sistem didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur-unsur atau variable-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu system, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya. 1. Masukkan (Input) 2. Keluaran (Output) 3. Penghubung (Interface) 4. Batasan (Boundary) 5. Lingkungan (Environment) 6. Komponen (Component) 7. Penyimpanan (Storage) 1 Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI, hal 3 1

5 2.1.3 Siklus Pengembangan Sistem Siklus pengembangan sistem sering kali mengelompokkan berbagai aktivitas dalam kategori yang lebih besar yang disebut fase. Kebanyakan siklus pengembangan sistem mencakup lima fase : a. Perencanaan b. Analisis c. Perancangan d. Implementasi e. Operasi, dukungan dan pengamanan 2.2 Konsep Dasar Informasi Definisi Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi.data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai.informasi dikatakan bernilai bila menfaatnya lebih besar bila dibanding biaya untuk mendapatkannya Kualitas Informasi Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria yaitu : 1. Tepat Waktu 2. Akurat 3. Relevan Nilai Informasi Informasi dikatakan bernilai bila memiliki nilai manfaat yang lebih efektif daripada biaya untuk mendapatkan informasi itu. Pengukuran suatu informasi bisa dianalisis dengan cost effectiveness atau cost benefit. Nilai informasi didasarkan pada 10 sifat yaitu. 1. Mudah Diperoleh 2. Luas dan Lengkap 3. Kejelasan 4. Ketelitian 5. Kecocokan 6. Ketepatan Waktu 7. Keluwesan 8. Dapat Dibuktikan 9. Tidak Ada Prasangka 2 Kusrini dan Andi Koniyo, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntasi dengn Visual Basic dan Microsoft Sql Server. Yogyakarta : ANDI, hal 7-8 2

6 10. Dapat Diukur 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Komponen Sistem Informasi Menurut John Buch dan Gary Grudnitski (1986), sistem informasi yang terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu masukan (input block), block model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block) Sistem Informasi Manajemen Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Proses transaksi data yang ada di SDN Kejambon 4 meliputi, proses data siswa, data pegawai, data kelas, data mapel, alumni, kenaikan kelas, dan proses lain yang berhubungan dengan bagian kesiswaan. Selama ini proses transaksi data, dari mulai pencatatan, pengubahan, penghapusan, dan pencetakan data masih banyak yang dilakukan secara manual, meskipun ada beberapa proses yang sudah digunakan dengan bantuan komputer tapi belum bisa memaksimalkan kegiatan transaksi data yang ada. Contohnya saja ketika pencatatan data nilai siswa per semester. Proses yang dilakukan secara manual, yaitu guru kelas menulis data nilai per siswa satu per satu ke dalam rapor siswa. Hal ini tentu memakan waktu yang cukup lama, terutama dalam hal pencatatan 3 Kusrini dan Andi Koniyo, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntasi dengn Visual Basic dan Microsoft Sql Server. Yogyakarta : ANDI, hal 8 4 Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI, hal 12 5 Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI, hal 12 3

7 data. Di samping tidak efisien dalam hal waktu, kegiatan tersebut juga berdampak pada biaya yang dikeluarkan. 3.2 Analisis Sistem Dalam analisis sistem, hal yang diharapkan adalah optimalisasi dan maksimalisasi untuk mencapai tujuan yang lebih baik. Tahap analisis merupakan tahap yang sangat penting, karena kesalahan di tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya Identifikasi Masalah Permasalahan yang terjadi pada sistem kesiswaan SD Negeri Kejambon 4 Tegal adalah sebagai berikut. 1. Pada proses pengolahan data siswa misalnya, pencarian data siswa serta pembuatan laporan yang dilakukan masih manual, sehingga dalam pengerjaannya memerlukan waktu yang lama kurang lebih 5 menit. Berarti dalam waktu 1 jam kita hanya dapat melakukan pencarian 12 data nama siswa. 2. Adanya keterlambatan dalam pemberian informasi tentang data siswa di saat yang dibutuhkan. 3. Proses pengolahan data (meliputi data nilai, kenaikan kelas, kelas, dll) masih dilakukan dengan sistem manual. Hal ini dapat memberikan informasi yang kurang akurat karena kesalahan dalam penulisannya Analisis Kelemahan Sistem Untuk melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan pada SD Negeri Kejambon 4, maka dilakukan metode PIECES yaitu Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Services. a. Analisis Kinerja (Performance) b. Analisis Informasi (Information) c. Analisis Ekonomi (Economy) d. Analisis Pengendalian (Control) e. Analisis Efisiensi (Eficiency) f. Analisis Pelayanan (Service) Solusi dari Kelemahan Sistem Berdasarkan analisis kelemahan sistem di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem kesiswaan yang bersifat manual di SD Negeri Kejambon 4 Tegal perlu diganti dengan sistem kesiswaan yang sudah terkomputerisasi Analisis Kebutuhan Sistem Rancangan dan pengembangan sistem memiliki tujuan agar dapat memperoleh mutu yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Dalam rangka 4

8 pengembangan sistem informasi kesiswaan diperlukan peralatan-peralatan yang memadai agar sistem ini berjalan baik serta kualitas lebih meningkat. Analisis kebutuhan sistem dibagi menjadi 2 yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional. Kebutuhan fungsional mencakup kebutuhan apa saja yang dilakukan oleh sistem, sedangkan kebutuhan non fungsional mencakup kebutuhan yang berisi property perilaku yang dimiliki sistem. 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Setelah sistem analis menyusun dokumen kebutuhan sistem selanjutnya melangkah ke tahap mendesain sistem.namun tidak semua kebutuhan sistem yang didefinisikan pada tahapan analisis kebutuhan sistem layak untuk menjastifikasikan apakah kebutuhan sistem yang dibuat layak untuk dilanjutkan menjadi sistem atau tidak.tahapan inilah yang disebut sebagai tahapan analisis kelayakan atau studi kelayakan.untuk memastikan usulan tersebut bisa diteruskan menjadi proyek yang menguntungkan maka hal tersebut harus dievaluasi kelayakannya dari berbagai segi kelayakan, diantaranya. 1. Kelayakan Hukum 2. Kelayakan Operasional 3. Kelayakan Ekonomi 4. Kelayakan Teknologi 3.4 Perancangan Sistem Perancangan Proses 5

9 3.4.2 Flowchart Sistem 6

10 3.4.3 Data Flow Diagram (DFD) 1. Diagram Konteks ADMIN Data Siswa Data Kelas Data Nilai Data Alumni Data Pegawai Data Mapel Jadwal_Mapel Data Ortu Detail_kelas Ruangan Barang Inventaris Tahun_ajaran Nilaitemp Semuanilai_temp pengguna Laporan Kelas Laporan Siswa Laporan Alumni Laporan Pegawai Laporan Jadwal Mapel Laporan Data Nilai Laporan Nilai Laporan Inventaris 0 Sistem Informasi Kesiswaan Laporan Kelas Laporan Siswa Laporan Alumni Laporan Pegawai Laporan Jadwal Mapel Laporan Data Nilai Laporan Nilai Laporan Inventaris PENGGUNA 7

11 2. DFD Level 1 8

12 3.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Nama_barang Kode_barang merk Kode_ruangan Ruangan Nama_ruangan punya seri Barang ukuran bahan ket nis ayah ibu NI nam tempat Ortu punya Siswa punya jk menjadi nis Nilai nis Alumni Id_rapor Id_kela lanjut kota Guru mengajar Kelas Tahun_ajaran nip nama Id_kela nip Id_kelas Level_user Pengguna username password 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Tahapan Implementasi Pemrograman merupakan tahap impelementasi dimana, dilakukan pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Pengkodean ini dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic dengan editornya Microsoft Visual Basic 6.0, sedangkan untuk sistem database menggunakan Microsoft SQL Server

13 4.2 Kegiatan Implementasi Pembuatan Database Pembuatan database adalah langkah awal dalam pembuatan program. Tujuannya adalah untuk menyimpan data-data yang ada ke dalam table Pembuatan coding koneksi database dan Microsoft Visual Basic 6.0 Sebelum kita memulai langkah pembuatan coding program, yang perlu kita lakukan adalah membuat coding untuk koneksi database dengan Visual Basic Pembuatan coding program (Source code) Source code adalah barisan syntax yang digunakan untuk memberi perintah pada interface. Tanpa source code, interface hanyalah sebuah tampilan tanpa bisa melakukan perintah apapun Pemeliharaan Sistem Untuk membuat sistem yang baik dan bebas dari masalah, maka perlu dilakukan pemeliharaan sistem. Pemeliharaan pada sistem meliputi pemeliharaan software dan hardware. 1. Pengecekan program pada 1 bulan pertama setelah pemakaian program. Apakah terdapat error atau fitur yang tidak berfungsi pada program. 2. Melakukan backup data, berupa backup database dan tabel. 4.3 Manual Program Menu Login 10

14 4.3.2 Menu Utama Menu Data Siswa 11

15 4.3.4 Menu Nilai Siswa Menu Kenaikan Kelas 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan materi di atas dengan adanya pembuatan laporan skripsi dengan judul Perancangan Sistem Informasi Kesiswaan pada SD Negeri Kejambon 4 Kota Tegal secara umum dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 12

16 1. Sistem lama masih menggunakan cara manual sehingga masih memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pengolahan data menjadi informasi. Misalnya seperti pada proses pelaporan sistem yang lama masih sangat perlu kehati-hatian yang tinggi karena antara data satu dengan yang lainnya masih belum terintegrasi dalam satu database. 2. Pengolahan data menggunakan sistem yang baru memiliki kelebihan dibanding dengan yang lama, seperti dalam pengolahan data menjadi lebih cepat, data lebih aman karena user memiliki hak akses atas data-data, kesalahan-kesalahan yang sering terjadi pada sistem menjadi lebih terminimalisir, dan data dapat terorganisir dengan baik dengan adanya sistem database.hak akses pengguna yang dimaksud adalah pada saat proses login ke dalam aplikasi. Dengan demikian penggunaan sistem sangat terjaga keamanannya daripada sebelumnya. 3. Pelayanan menjadi lebih maksimal dengan pengimplementasian teknologi komputer dalam hal ini adalah pemakaian aplikasi ini sebagai alat bantu yang berguna untuk mengoptimalkan pelayanan kepada pegawai dan dapat menghasilkan informasi yang akurat. 5.2 Saran Dari uraian pembahasan dan kesimpulan yang telah dikemukakan di atas, maka adapun saran-saran yang dapat membantu dalam pengembangan sistem selanjutnya sebagai berikut : 1. User interface perlu dikembangkan agar lebih user friendly, sehingga pengguna lebih nyaman menggunakannya. 2. Perlu adanya log yang berfungsi untuk mencatat kegiatan pengguna dalam mengakses dan mengolah sistem informasi, sehingga dapat memonitor proses kerja sistem dan penggunanya. 3. Menu Import Nilai diharapkan dapat membaca semua file Excel (.xls) dengan nama apapun, sehingga memudahkan pengguna dalam menggunakan fitur tersebut. 13

17 Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI Offset. Arief, M. Rudyanto Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta : ANDI Offset. Barnawi dan M.Arifin Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah. Yogyakarta : AR-RUZZ MEDIA. Kusrini dan Andi Koniyo Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntasi dengan Visual Basic dan Microsoft Sql Server. Yogyakarta : ANDI Offset. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : ANDI Offset. Sunyoto, Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : ANDI Offset. 14