PROSEDUR PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Transkripsi

1 PROSEDUR PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA No. Dokumen : PT-KITSBS-16 No. Revisi : 00 Halaman : i dari iv LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas 2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi 3. Bambang SA DM Pemeliharaan 4. Nursalim PLT DM Enjiniring DIPERIKSA OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Andi Aziz Wakil Manajemen 2. Budi Widi Asmoro Manajer Enjiniring 3. Ikram Manajer Produksi 4. Nyimas Rosdiana Manajer Keuangan 5. Suparyanto Manajer SDM & Umum DISETUJUI OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Ruly Firmansyah General Manager

2 PROSEDUR PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA No. Dokumen : PT-KITSBS-16 No. Revisi : 00 Halaman : ii dari iv DAFTAR ISI Uraian Halaman LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN... i DAFTAR ISI... ii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI... iii DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN... iv 1.TUJUAN LINGKUP REFERENSI DEFINISI PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB LAMPIRAN... 5

3 PROSEDUR PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA No. Dokumen : PT-KITSBS-16 No. Revisi : 00 Halaman : iii dari iv DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI No Unit Kerja Salinan Dokumen 1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER 2. Seluruh Karyawan Softcopy

4 PROSEDUR PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA No. Dokumen : PT-KITSBS-16 No. Revisi : 00 Halaman : iv dari iv DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan oleh

5 PROSEDUR PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA No. dokumen : PT-KITSBS-16 Halaman : 1 dari 5 1. TUJUAN Prosedur pedoman dalam melaksanakan pelatihan sesuai dengan program yang telah ditetapkan, melakukan pemantauan kesehatan pegawai serta pengendalian terhadap kualitas hasil pekerjaan oursourcing. 2. LINGKUP Prosedur ini mengatur : 1) Kegiatan pelatihan mulai dari identifikasi kebutuhan pelatihan dan dilaksanakan Pusdiklat hingga pelaksanaan pelatihan sampai dengan evaluasi terhadap efektivitas pelatihan. 2) Kegiatan Pemeriksaan Kesehatan Rutin dan khusus sesuai dengan lingkup pekerjaannya dan peraturan yang berlaku. 3) Kegiatan pemeriksaan dalam rangka pengendalian kualitas pekerjaan yang dilaksanakan oleh outsourcing. 3. REFERENSI 3.1. Manual Terpadu Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 6.2 Sumber Daya Manusia 3.3. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul Kompetensi, Pelatihan dan Kesadaran 3.4. Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 7.1 Sumber Daya 3.8. Persyaratan SMK3 PP 50/ 2012, Elemen 7.4 Pemantauan Kesehatan Tenaga Kerja 4. DEFINISI 4.1. Analisa Kebutuhan Pelatihan Analisa terhadap kebutuhan pelatihan untuk setiap jabatan yang ada di perusahaan Perusahaan Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Pemeriksaan Kesehatan Rutin Pemeriksaan kesehatan yang dilakukan terhadap setiap pegawai secara rutin pada waktuwaktu tertentu sesuai dengan peraturan yang berlaku Direksi Pekerjaan Orang/ Jabatan yang ditunjuk/ diberikan kewenangan sesuai dengan Kontrak Perjanjian sebagai pengawas/ pengevaluasi kualitas hasil pekerjaan yang di outsourcingkan pada bagiannya.

6 PROSEDUR PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA No. dokumen : PT-KITSBS-16 Halaman : 2 dari 5 5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 5.1 Identifikasi Kebutuhan Pelatihan Staf Pegawai & Diklat bersama dengan seluruh bagian terkait untuk melakukan identifikasi kebutuhan pelatihan, berdasarkan: 1. Standar Sertifikasi Kompetensi yaitu pelatihan wajib bagi job tertentu dan petugas pemeliharaan (Critical Job). 2. TNA (Training Need Analysis) yaitu proses dimana pegawai mengusulkan kebutuhan pengembangan diri melalui pelatihan yang diperlukan sesuai dengan pekerjaan/ jabatan serta berdasarkan hasil evaluasi dari manajer bidang. 3. Pelatihan Insidentil sesuai kebutuhan (dapat berupa Public Course, In House Training atau melalui udiklat PLN) Pelatihan dapat dilaksanakan oleh Internal maupun Eksternal Perusahaan Pelatihan harus mempertimbangkan perbedaan tingkat kemampuan dan keahlian (kompetensi), disusun bagi semua tingkatan dalam perusahaan dan diberikan antara lain kepada: 1) General Manager, Manajer Bidang dan Deputi Manajer (Seluruh Level Managerial & Staf Pegawai); 2) Semua tenaga kerja baru (pegawai baru/ yang dipindahkan ketempat baru/ bersifat penyegaran atau refreshing); 3) Semua tenaga kerja yang sesuai hasil TNA yang telah mendapat persetujuan dan evaluasi dari atasan; 4) Tenaga kerja yang bila di tempat kerjanya terdapat perubahan proses atau sarana produksi. 5.2 Pembuatan Program Pelatihan Setiap akhir tahun Staf pegawai & diklat membuat usulan program pelatihan; Khusus diklat PLN berdasarkan hasil evaluasi dan persetujuan manajer bidang, usulan pelatihan diajukan langsung melalui media website (SimKp) PLN kepada Pusdiklat. Informasi ini akan menjadi database program pelatihan per pegawai (yang disebut identifikasi kebutuhan pembelajaran/ IKP On Line) Dari Pusdiklat, pegawai bisa membuka sistem IKP On Line ( ) dengan pemilihan judul diklat yang langsung dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan. Setelah pemilihan judul, proses Pusdiklat IKP On Line di rekap. Untuk surat panggilan diklat terkait akan di sampaikan ke unit-unit induk dan untuk pedistribusian panggilan diklat akan langsung dilakukan ke unit-unit KITSBS.

7 PROSEDUR PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA No. dokumen : PT-KITSBS-16 Halaman : 3 dari Non Diklat: a. Program pelatihan dibuat berdasarkan program kerja manajemen terkait pengembangan SDM. Proses dilakukan langsung oleh bidang SDM & Umum. b. Pegawai melalui atasan langsung mengusulkan pelatihan di luar program pelatihan yang telah disediakan Udiklat PLN. Usulan yang telah disetujui oleh atasan dapat diajukan ke bidang SDM & Umum untuk direkap dan dievaluasi anggaran biaya dan tingkat kesesuaiannya dengan jabatan. c. Jika disetujui maka diklat akan bekerjasama dengan provider pelaksana pelatihan terkait. 5.3 Pelaksanaan Pelatihan In-House Training Pelatihan dilaksanakan berdasarkan jadwal pelatihan yang sudah ditetapkan Fasilitas pelatihan apabila internal (inhouse training) dapat menggunakan Fasilitas yang memadai (ruangan kelas/ ruang pertemuan atau ruangan lain yang cukup memadai) Setiap pelatihan yang dilakukan oleh pihak eksternal harus terdapat sertifikat/ suratnya, sedangkan internal apabila memungkinkan dibuatkan sertifikatnya Non In-House Training Pelatihan dilaksanakan berdasarkan jadwal pelatihan yang sudah ditetapkan Fasilitas pelatihan disediakan oleh Udiklat PLN/ Provider Training Setiap pelatihan yang dilakukan oleh pihak eksternal harus terdapat sertifikat/ surat keterangannya dari Udiklat PLN/ Provider Training. 5.4 Evaluasi Program Pelatihan Setiap akhir tahun Manajer Bidang SDM & Umum melakukan evaluasi program pelatihan yang telah dijalankan selama satu tahun menggunakan formulir evaluasi kemanfaatan pelatihan (FR-PT-KITSBS-16-01) untuk dilaporkan kepada Manajer Bidang Hasil dari evaluasi apabila perlu akan dimasukkan kedalam Rapat Tinjauan Manajemen sebagai salah satu bahan masukan. 5.5 Evaluasi Efektivitas Pelatihan Untuk peserta yang telah mengikuti diklat harus melakukan presentasi hasil pelatihan di lingkungan Kantor Induk PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Tiga bulan setelah mengikuti pelatihan (diklat atau In-house Training) Staf Kepegawaian dan Diklat berkoordinasi dengan Manajer Bidang terkait mengevaluasi efektivitas pelatihan yang diikuti oleh bawahannya untuk menilai sejauh mana

8 PROSEDUR PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA No. dokumen : PT-KITSBS-16 Halaman : 4 dari 5 pengaruh atau dampak dari pelatihan yang sudah diikutinya menggunakan formulir Pengukuran Efektifitas Training (FR-PT-KITSBS-16-02) Hasil evaluasi digunakan sebagai masukan untuk penilaian kinerja pegawai dan pengajuan Program Pelatihan berikutnya Khusus untuk In House Training yang dilaksanakan harus dilakukan evaluasi terhadap pelaksanaannya menggunakan formulir Pengukuran Efektivitas In House Training (FR-PT-KITSBS-16-03). 5.6 Pembuatan Program Pemeriksaan Kesehatan Rutin Setiap akhir tahun staf kepegawaian & diklat menyusun program pemeriksaan kesehatan rutin dengan menggunakan formulir (FR-PT-KITSBS-16-04) Manajer Bidang terkait berkoordinasi dengan Manajer Bidang SDM & Umum untuk melaksanakan pemeriksaan kesehatan rutin pegawai di bagiannya sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan melaporkan hasilnya kepada perusahaan Pemeriksaan Kesehatan Rutin dilaksanakan oleh tenaga Medis yang ditetapkan oleh perusahaan dengan form Evaluasi Hasil Pemeriksaan Kesehatan Rutin (FR-PT- KITSBS-16-05) Hasil pemeriksaan kesehatan rutin dibuat rekapannya pada formulir kesimpulan dan saran hasil pemeriksaan kesehatan rutin (FR-PT-KITSBS-16-06) oleh bagian pegawai & diklat, dianalisa dan dibuat kesimpulannya dengan acuan lampiran kesimpulan hasil pemeriksaan kesehatan rutin (PT-KITSBS-16-Lamp ii) Manajer Bidang SDM & Umum memberikan rekomendasi tindaklanjut berdasarkan analisa hasil pemeriksaan kesehatan rutin untuk pegawai terkait menggunakan Nota Dinas dengan lampiran form Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Kesehatan (FR- PT-KITSBS-16-07) melalui Manajer bidang terkait Pemeriksaan ke dokter dilakukan secara restitusi Pemeriksaan kelanjutan ke dokter spesialis dengan membawa rujukan dari dokter yang memeriksa dan pegawai akan diterbitkan surat jaminan dari perusahaan untuk ke rumah sakit yang dilanggan atau yang sudah bekerja sama dengan perusahaan Jika ada yang harus rawat inap, maka rawat inap akan diberikan jaminn (surat jaminan) dari perusahaan setelah pegawai yang bersangkutan memberikan keterangan dari rumah sakit bahwa pegawai tersebut dinyatakan perlu tindakan rawat inap.

9 PROSEDUR PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA No. dokumen : PT-KITSBS-16 Halaman : 5 dari Pengendalian Rekaman Setiap catatan yang berhubungan dengan kegiatan pelatihan (daftar hadir, sertifikat) dan hasil pemeriksaan kesehatan rutin akan disimpan oleh staf pegawai dan diklat yang cara penyimpanannya mengikuti Prosedur Pengendalian Rekaman (PT-KITSBS-02). 6. LAMPIRAN 6.1. Pengelolaan SDM (PT-KITSBS-16) 6.2. Evaluasi Kemanfaatan Pelatihan (FR-PT-KITSBS-16-01) 6.3. Pengukuran Efektivitas Training (FR-PT-KITSBS-16-02) 6.4. Pengukuran Efektivitas In-House Training (FR-PT-KITSBS-16-03) 6.5. Pemeriksaan Kesehatan Rutin (FR-PT-KITSBS-16-04) 6.6. Evaluasi Hasil Pemeriksaan Kesehatan Rutin (FR-PT-KITSBS-16-05) 6.7. Kesimpulan dan Saran Hasil Pemeriksaan Kesehatan Rutin (FR-PT-KITSBS-16-06) 6.8. Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Kesehatan Rutin (FR-PT-KITSBS-16-07) 6.9. Kesimpulan Hasil Pemeriksaan Kesehatan Rutin (PT-KITSBS-16)

10 FORMULIR PEMERIKSAAN KESEHATAN RUTIN NO. NAMA NIP USIA No. formulir Tanggal : April Halaman : JENIS PEMERIKSAAN : FR-PT-KITSBS JADWAL PELAKSANAN KITSBS,.. MANAJER BIDANG SDM & UMUM

11

12 FORMULIR PENGUKURAN EFEKTIVITAS IN HOUSE TRAINING No. formulir : FR-PT-KITSBS Halaman : 1. Jenis Pelatihan :. 2. Tanggal Pelaksanaan :. 3. Materi yang diberikan : Baik Sekali Baik Cukup Kurang 4. Fasilitas yang diadakan : Sangat memadai Memadai Kurang memadai ( Sebutkan alasannya! ) 5. Instruktur Pelatihan : No. Parameter Yang Dinilai Instruktur 1 Instruktur 2 Instruktur 3 1. Cara menyampaikan materi 2. Kemampuan menjawab 3. Kemampuan melibatkan peserta 4. Kemampuan membangkitkan motivasi Baik Sekali : 4 Baik : 3 Cukup : 2 Kurang : 1 6. Saran secara keseluruhan terhadap pelaksanaan pelatihan

13 Evaluasi Hasil Pemeriksaan Kesehatan Rutin No. Dokumen : FR-PT-KITSBS No. Revisi : 00 Halaman : Kepada Yth. EVALUASI HASIL PEMERIKSAAN KESEHATAN RUTIN No. :../../.. Saudara No. Pekerja Bagian Direktorat :.. :.. :.. :.. Dengan ini disampaikan hasil Pemeriksaan Kesehatan Rutin yang dilaksanakan pada tanggal.., bahwa Saudara : Kesimpulan : Dapat tetap bekerja di tempat semula Dapat tetap bekerja di tempat semula, perlu pemeriksaan / pengobatan lanjutan Kurang sesuai bekerja di tempat semula untuk sementara 2. Saran : 1. Agar datang ke poliklinik untuk pemeriksaan/pengobatan lanjutan. 2. Agar melaksanakan diet : - Rendah lemak - Rendah Purine - Rendah Gula - Lain-lain : Agar berlatih olahraga dengan program : - Frekuensi latihan : 3-4 minggu sekali - Intensitas latihan : Nadi latihan - Lama latihan : menit - Jenis latihan : olahraga aerobik (jogging, jalan cepat, bersepeda, senam aerobik) 4. Lain-lain :...,... Kepala Kesehatan,...

14 KESIMPULAN & SARAN HASIL PEMERIKSAAN KESEHATAN RUTIN No. dokumen : FR-PT-KITSBS Halaman : NO NAMA NIP USIA KESIMPULAN SARAN

15 REKOMENDASI HASIL PEMERIKSAAN KESEHATAN RUTIN No. Dokumen : FR-PT-KITSBS No. Revisi : 00 Halaman : No..../... /... Sehubungan dengan hasil pemeriksaan kesehatan rutin yang dilakukan terhadap : Nama :... No. Pekerja :... Bagian :... Unit/Direktorat :... Kesimpulan :... Maka kami merekomendasikan bahwa : Atas perhatian dan kerjasama Saudara/i diucapkan terima kasih. Manajer Bidang SDM & Umum (...)

16 FORMULIR PENGUKURAN EFEKTIVITAS TRAINING No. formulir : FR-PT-KITSBS No. revisi : 01 Tanggal : 18 Juli 2012 Halaman : Nama / NIP :.. /.. Jabatan :..... Pelatihan yang diikuti :.. General Manager :.. Hasil Pemantauan : a. Tingkat Penguasaan Pengetahuan hasil pelatihan Sangat Baik Baik Cukup Kurang b. Tingkat Aplikasi pada pekerjaaan Sudah teraplikasi Tidak Teraplikasi c. Penilaian KKJ No Jenis Kompetensi KKJ Hasil Pengukuran I Kompetensi Inti -.. II Kompetensi Peran - III Kompetensi Bidang -. d. Saran / Masukan KITSBS,... (. )

17 FORMULIR PENGUKURAN EFEKTIVITAS IN HOUSE TRAINING No. formulir : FR-PT-KITSBS Halaman : Nama / NIP :.. /.. Jabatan :..... Pelatihan yang diikuti :.. General Manager :.. Hasil Pemantauan : a. Tingkat Penguasaan Pengetahuan hasil pelatihan Sangat Baik Baik Cukup Kurang b. Tingkat Aplikasi pada pekerjaaan Sudah teraplikasi Tidak Teraplikasi c. Penilaian KKJ No Jenis Kompetensi KKJ Hasil Pengukuran I Kompetensi Inti -.. II Kompetensi Peran - III Kompetensi Bidang -. d. Saran / Masukan KITSBS,... General Manager (. )

18 EVALUASI KEMANFAATAN PELATIHAN No. formulir : FR-PT-KITSBS Halaman : PELATIHAN EVALUASI NO NAMA / NIP YG DIUSULKAN KOMPETENSI ANGGARAN JADWAL PENYELENGGARA KESIMPULAN CATATAN