PERACANGAN SISTEM MANAJEMEN MUTU STMIK MARDIRA INDONESIA BANDUNG

Transkripsi

1 Jurnal Computech & Bisnis, Vol. 4, No. 2, Desember 2010, ISSN Peracangan Sistem Manajemen Mutu STMIK MI Bandung......(Marjito) PERACANGAN SISTEM MANAJEMEN MUTU STMIK MARDIRA INDONESIA BANDUNG Marjito STMIK Mardira Indonesia, Bandung Abstract To build academic quality assurance system, it is necessary to some stage because the quality assurance process design input to the output interrelated, scalable integrated manner. This relates to the quality of tingggi private universities has become a critical issue today saw fierce competition between PTS to win the hearts of prospective students. School of Information Management and Computer (STMIK) Mardira Indonesia has yet to have a quality assurance system, been it academic, and other fields. Hence the need for academic quality assurance system designs Stmik Mardira Indonesia Bandung. Keywords: System Architecture, Quality Management Abstrak Untuk membangun sistem penjaminan mutu akademik, maka perlu dilakukan beberapa tahap karena penjaminan mutu merupakan rancangan proses input sampai pada out put saling terkait, terukur secara terpadu. Hal ini berkaitan dengan kualitas perguruan tingggi swasta (PTS) telah menjadi isu kritis dewasa ini melihat persaingan yang tajam antar PTS untuk merebut hati calon mahasiswa. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Mardira Indonesia sampai saat ini belum mempunyai sistem penjaminan mutu, baik itu bidang akademik, maupun bidang-bidang lainnya. Oleh karena itu perlu adanya perancangan sistem penjaminan mutu akademik Stmik Mardira Indonesia Bandung. Kata Kunci: Perancangan Sistem, Manajemen Mutu I. Pendahuluan Kualitas perguruan tingggi swasta (PTS) telah menjadi isu kritis dewasa ini melihat persaingan yang tajam antar PTS untuk merebut hati pelanggan. Salah satu indikator kepercayaan pelanggan terhadap PTS adalah kulaitas outputnya dan dengan mudah bisa diterima oleh perussahaan, baik itu GHMN ataupun swasta. Cartin (1999:312) memberikan definisi penjaminan kualitas sebagai berikut : Quality Assurance is all planned and systematic activities implemented within the the quality system that can be demonstrated to provide confidence that Selain itu Banyak pakar lain yang mencoba mendefinisikan kualitas berdasarkan sudut pandangnya masingmasing. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut (Fandy Tjiptono. 2003:3) Meskipun tidak ada definisi mengenai kualitas yang diterima secara 98

2 Marjito, Perancangan Sistem Pengendalian Mutu 99 universal, dari definisi-definisi yang ada terdapat beberapa kesamaan, yaitu dalam elemen-elemen sebagai berikut: Penjaminan kualitas adalah seluruh rencana dan lndakan sistematis yang penting untuk menyediakan kepercayaan yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan tertentu dari kualitas (Elliot, 1993). Kebutuhan tersebut merupakan refleksi dari kebutuhan pelanggan. Penjaminan kualitas biasanya membutuhkan evaluasi secara terus-menerus dan biasanya digunakan sebagai alat bagi manajemen. Menurut Gryna (1988), penjaminan kualitas merupakan kegiatan untuk memberikan bukti-bukti untuk membangun kepercayaan bahwa kualitas dapat berfungsi secara efektif (Pike dan Barnes, 1996). Mengacu paparan di atas, maka Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Mardira Indonesia sampai saat ini belum mempunyai sistem penjaminan mutu, baik itu bidang akademik, maupun bidang-bidang lainnya. Oleh karena itu, dalam hal ini akan difokuskan pada perancangan sistem penjaminan mutu akademik Stmik Mardira Indonesia Bandung. Adapun Visi dan misinya sebagai berikut(1) VISI Badan Penjaminan Mutu mewujudkan mutu pendidikan di STMIK MI secara berkelanjutan sesuai dengan kebutuhan stakeholders dan (2) MISI Melakukan penjaminan mutu lulusan yang berkualitas sesuai kompetensi masingmasing program studi dan Menyelenggarakan penjamianan mutu bidang akademik dan non akademik Untuk membangun sistem penjaminan mutu akaemik, maka perlu dilakukan beberapa tahap karena penjaminan mutu merupakan rancangan proses input sampai pada out put saling terkait, terukur secara terpadu. Adapun untuk merancang Sistem ini digunakan pendekatan dan tahapan sbb : Pendekatan merancang sistem manajemen Mutu, dengan mengembangkan SISTEM di dalam suatu organisasi, dimana SISTEM adalah suatu proses/kegiatan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengukuran, peninjauan dan tindak lanjut/perbaikan Agar sistem berjalan dengan baik harus ditetapkan arah (kebijakan) dan tujuannya (sasaran) maka system harus dikelola sebagai system manajemen. Sehingga untuk mengembangkan system manajemen Mutu dapat mengikuti tahapan tahapan sebagai berikut : 1. Identifikasi semua proses penataan/pengelolaan Mutu dalam organisasi, proses ini biasa disebut sebagai proses bisnis, misalnya dari rekrutmen sampai pensiun 2. Tetapkan nama proses bisnis misalnya Evaluasi & Pengembangan Kurikulum 3. Tetapkan input dan output setiap proses Mutu Alokasikan sumber daya yang dibutuhkan dalam suatu proses Mutu tersebut Tetapkan pelanggan untuk setiap proses termasuk kebutuhan dan persyaratannya Tetapkan pemilik proses tersebut ( misalnya evaluasi kurikulum menjadi tanggung jawab kepala program studi ) 4. Tentukan urutan dan interaksi proses-proses penataan Mutu yang ada ( dengan prosedur di buat interaksi ) 5. Sahkan, dokumentasikan & distribusikan proses-proses Mutu tersebut. 6. Tentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan efektivitas operasi

3 100 Jurnal Computech & Bisnis, Vol. 4, No. 1, Desember 2010, II. dan pengendalian proses-proses tersebut Selanjutnya, penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi dapat diselenggarakan melalui berbagai model manajemen kendali mutu. Salah satu model manajemen kendali mutu yang dapat digunakan adalah model PDCA (Plan, Do, Check, Action). Model PDCA akan menghasilkan kaizen / pengembangan berkelanjutan (continuous improvement) mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi.pdca didahului dengan standar (SDCA) yg telah ditentukan terlebih dahulu. Standar akan terus meningkat dari waktu ke waktu. Perangkat Penjaminan Mutu Akademik STMIK Mardira Indoenesia Berkenaan dengan rancangan sistem penjaminan mutu akademik STMIK Mardira Indonesia Bandung, maka akan diusulkan dalam bentuk deskripsi yang dikemas dalam Perangkat penjaminan mutu akademik STMIK MI yang meliputi: (1) kebijakan akademik, (2) standar akademik,(3) peraturan akademik, (4) manual mutu akademik, (5) manual prosedur akademik, (6) kompetensi lulusan, dan (7) sasaran mutu 1. Kebijakan Akademik Kebijakan akademik merupakan uraian tentang lulusan, pengelolaan pendidikan, pengembangan program pendidikan, pergeseran paradigma, evaluasi program pendidikan, peningkatan mutu, dan efisisensi serta penjaminan mutu akademik internal. 2. Standar Akademik Standar akademik merupakan hal yang sangat penting dalam penjaminan mutu proses pembelajaran, karena proses pembelajaran yang berkualitas dilaksanakan dalam rangka mempertahankan dan meningkatkan standar yang telah ditetapkan untuk dicapai. Dalam standar akademik dapat diketahui tentang apa yang harus dan seharusnya mahasiswa / dosen ketahui dan yang dapat dikerjakan oleh mahasiswa / dosen. 3. Peraturan Akademik Peraturan Akademik STMIK MI mengatur tentang penyelenggaraan kegiatan dan administrasi akademik. Peraturan akademik yg lengkap sangat diperlukan dalam rangka pelaksanaan program akademik, agar sesuai dengan yang direncanakan. Peraturan akademik disusun untuk mengatur pengembangan pengembangan program (pendirian dan pelaksanaan program studi) dan pengembangan sumber daya (dosen, mahasiswa, tenaga penunjang, fasilitas dan peralatan). Kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Intrakurikuler diatur pula dalam Peraturan Akademik. 4. Manual Mutu Akademik Manual mutu akademik menyajikan kebijakan mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik dan organisasi penjaminan mutu akademik. 5. Manual Prosedur Akademik Manual prosedur akademik menyajikan tata cara penerapan sistem penjaminan mutu akademik. 6. Kompetensi Lulusan Kompetensi lulusan perguruan tinggi adalah kombinasi dari pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan sikap dari lulusan

4 Marjito, Perancangan Sistem Pengendalian Mutu 101 tersebut yang diperolehnya selama menjadi mahasiswa dan yang akan berguna baginya untuk melaksanakan tugas dalam masyarakat. Kompetensi lulusan STMIK MI dikembangkan dari tujuan pendidikan yang telah dirumuskan, yaitu menghasilkan lulusan berkemampuan akademik, vokasional atau profesional yang berkualitas dalam bidang IT beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, bermoral Pancasila dan berbudi luhur; mengembangkan dan menciptakan IPTEKS dalam berbagai bidang ilmu sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan masyarakat; menerapkan dan menyebarluaskan IPTEKS dalam berbagai bidang ilmu. 7. Sasaran Mutu a. Tepat Waktu Studi Lulusan, minimal 80 % b. Lulusan Berkarya pada satu tahun pertama, minimal 70 % c. Lulusan memenuhi standar kompetensi, minimal 80% d. Lulusan Berkarja Sesuai dengan Kompetensi, minimal 90% e. Nilai Kinerja Dosen ³ 3,00, minimal 90 % f. Indeks Kepuasan Mahasiswa ³ 3,00, minimal 80% g. Indeks Kepuasan User Lulusan ³ 3,00, minimal 80% h. Jumlah lulusan dengan IPK Mata Kuliah programming ³ 3,00, minimal 90 % i. Jumlah Lulusan dengan Nilai Praktek membuat program minimal B, minimal 90 % 8. Spesifikasi Program Studi Program Studi adalah kesatuan rencana belajar sbg pedoman penyelenggaraan pendidikan akademik dan atau profesional yang diselenggarakan atas dasar suatu III. kurikulum serta ditujukan agar mahasiswa dapat menguasai pengetahuan, keterampilan dan sikap sesuai dengan sasaran kurikulum. Spesifikasi program studi adalah keterangan ringkas program studi yg dikomunikasikan kepada mahasiswa dan pihak yang terkait. Spesifikasi program studi harus menunjukkan secara eksplisit hasil yang diinginkan dari proses pembelajaran. Spesifikasi program studi harus menunjukkan hubungan antara program yang diselenggarakan dgn kualifikasi profesi yang akan diperoleh lulusan serta pengaruhnya pada jenjang karier. Spesifikasi program studi perlu diketahui masyarakat umum sehingga dpt membantu calon mahasiswa untuk menentukan program studi yg akan dipilih. Spesifikasi program studi tidak hanya bermanfaat sebagai wacana informasi program studi kepada masyarakat dan sebagai pertanggungjawaban perguruan tinggi pada masyarakat, namun juga memberikan rangsangan pada dosen untuk mengerti dan menjiwai tujuan pendidikan dan hasil pem- belajaran dari program yang diselenggarakan. Proses Penjaminan Mutu Akademik Evaluasi proses pembelajaran di STMIK MI adalah upaya untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan pembelajaran yang telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah direncanakan atau diprogramkan. Hal ini merupakan salah satu upaya yg dilakukan dlm sistem penjaminan mutu. Evaluasi proses pembelajaran di STMIK MI dilakukan melalui fungsi hierarki dari program studi sampai lembaga. Setiap tingkatan harus ada perwakilan dari setiap unsur pelaksana pembelajaran yaitu perwakilan dosen, mahasiswa dan tenaga penunjang

5 102 Jurnal Computech & Bisnis, Vol. 4, No. 1, Desember 2010, akademik. Pada tingkat program studi, Tim Koordinasi Semesteran (TKS) yang bersifat ad hoc, bertugas menyampaikan data / informasi atas hasil kerjanya selama satu semester dan memberikan saran kepada Tim Koordinasi Akademik (TKA) di tingkat jurusan. Selanjutnya TKA (ad hoc) berdasarkan data dr TKS melakukan koordinasi dan memimpin proses evaluasi diri serta melaporkan hasil kerjanya kepada Komisi Akademik (KA) di tingkat jurusan, dimana KA yang sifatnya tetap dan melembaga akan melakukan review atas evaluasi diri dari seluruh program studi yang ada di fakultas dan selanjutnya mengembangkan action plan for improvement. Komisi Akademik akan membuat laporan evaluasi diri akhir tahun dengan analisis yang lebih komprehensif. Dengan mekanisme ini maka kegiatan pembelajaran akan dapat terpantau secara baik dan terus-menerus. Pada tingkat pimpinan (pembantu ketua bidang akademik) mempelajari hasil audit dan hasil evaluasi diri, mempersiapkan action plan, menetapkan kebijakan teknis dlm kerangka peningkatan implementasi academic improvement dan menyiapkan serta mengirimkan laporan tentang Penjaminan Mutu dan action plan kepada ketua. Selanjutnya ketua akan melakukan review dan memahami laporan audit atau evaluasi diri dari jurusan serta menetapkan kebijakan mendasar dan memberikan saran perbaikan secara periodik kepada ketua jurusan.. Semua kegiatan dalam kerangka sistem penjaminan mutu akademik dilaksanakan di bawah tanggung jawab Ketua. Daftar Pustaka Rosenbloom, David, 2005, Public Administration, Sixth Edition, Mc Graw Hill. Kaplan S., Robert and Norton P., David, 2000, Balanced Scorecard, Menerapkan Strategi Menjadi Aksi, Edisi terjemahan, Penerbit Erlangga, Jakarta