DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Tujuan prosedur ini ialah untuk menerangkan proses menganjur dan melaksanakan aktiviti/ program yang melibatkan alumni dan pelajar di Pusat Alumni. Prosedur ini merangkumi penganjuran dan pelaksanaan aktiviti/ program berfokuskan alumni seperti Syarahan Awam, Majlis Makan Malam dan aktiviti Chapter Alumni serta penganjuran dan pelaksanaan aktiviti/ program yang berfokuskan pelajar tetapi melibatkan alumni seperti program Putra Ambassador, dan Mentorship. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen - Laman web Pusat Alumni SINGKATAN DAN DEFINISI PA : Pusat Alumni Pengurusan : Pengurusan Pusat Alumni PPA : Pengarah Pusat Alumni PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab UPM : Universiti Putra Malaysia JK : Jawatankuasa 5.0 TANGGUNGJAWAB Pengarah bertanggungjawab memastikan prosedur penganjuran dan pelaksanaan aktiviti/ program alumni dan pelajar dipatuhi. Pihak yang terlibat bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.

2 Halaman: 2/6 6.0 CARTA ALIR 7.1 Mula 7.2 Kenalpasti Aktiviti/Program 7.3 Perlu Jawatankuasa Ya 7.4 Lantik Jawatankuasa Ya 7.6 Rancang Aktiviti/ Program 7.7 Buat Persediaan 7.5 Kenalpasti Pegawai yang Bertanggungjawab 7.8 Perlu Mesyuarat Tidak Tidak 7.9 Edar Minit 7.10 Laksanakan Aktiviti/ Program/ 7.11 Pantau Aktiviti/Program 7.12 Tamat

3 Halaman: 3/6 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Kenal Pasti Aktiviti/Program PYB Terima arahan daripada Pengurusan Pusat Alumni. 7.3 Perlu Jawatankuasa? Pengurusan Tentukan keperluan membentuk Jawatankuasa untuk pelaksanaan aktiviti/ program; a) Jika ya, terus ke langkah 7.4 b) Jika tidak, terus ke langkah Lantik Jawatankuasa PPA a) Lantik jawatankuasa yang berkenaan dalam kalangan staf PA dan staf UPM dimana bersesuaian. b) Sediakan dan hantar surat lantikan untuk ahli jawatankuasa. 7.5 Kenalpasti Pegawai yang Bertanggungjawab Pengurusan Beri arahan kepada staf PA yang sesuai untuk melaksanakan aktiviti/program. Arahan hendaklah termasuk tugas memantau aktiviti/ program yang dilaksanakan. 7.6 Rancang Aktiviti/Program JK/PYB Rancang aktiviti/ program yang bakal dijalankan. 7.7 Buat Persediaan JK/PYB a) Buat persediaan untuk aktiviti/program yang telah dirancangkan. b) Sediakan kelengkapan/peralatan yang diperlukan untuk aktiviti/ program.

4 Halaman: 4/6 7.8 Perlu Mesyuarat JK/PYB Laksanakan mesyuarat mengikut tarikh yang dipersetujui: a) Jika ya, terus ke langkah 7.9 b) Jika tidak, terus ke langkah Edar Minit Mesyuarat Edar minit mesyuarat kepada ahli jawatankuasa tiga (3) hari sebelum tarikh mesyuarat seterusnya. Laksana Aktiviti/Program Laksanakan aktiviti/program yang telah dirancang: i) Aktiviti/program berfokuskan alumni a) Syarahan Awam Alumni dengan menjemput tokoh-tokoh ternama untuk berkongsi pengalaman dan pengetahuan. b) Majlis Makan Malam atau Jamuan yang bertujuan mengeratkan pertalian alumni dan Alma Mater (UPM). c) Aktiviti Chapter Alumni di dalam dan di luar Negara. ii) Aktiviti/ Program berfokuskan pelajar a) Putra Ambassador - program memperkenalkan alumni atau Pusat Alumni kepada pelajar tempatan dan antarabangsa. b) Mentorship - perkongsian pengalaman dan kepakaran dalam kalangan alumni dengan pelajar Pantau Aktiviti /Program JK/PYB 7.12 Tamat a) Pantau dan sediakan laporan aktiviti/program yang telah dilaksanakan. Pemantauan aktiviti/program boleh dibuat dalam bentuk soal selidik kepuasan pelanggan. b) Hantar laporan kepada PPA.

5 Halaman: 5/6 8.0 REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Lokasi Penyenggara Tempoh Simpanan UPM/HEPA/PA/001/(kod Bilik Jaminan PT Minimum 1 aktiviti/program) Fail Aktiviti Kualiti PA tahun setelah /Program Pusat Alumni: (kod aktiviti/program aktiviti/program) tamat Kuasa Melupus PPA Surat lantikan kepada Ahli Jawatankuasa aktiviti/program Minit Mesyuarat Pengurusan Pusat Alumni yang berkaitan Petikan Minit Mesyuarat Pihak Pengurusan Universiti Surat-surat dan dokumen yang berkaitan Laporan pemantauan aktiviti /program.

6 Halaman: 6/6 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR (HEPA): 10/2012 OPR (HEPA): 21/2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat semakan keberkesanan proses bil. 4 2/2012 Mesyuarat semakan keberkesanan proses Pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar dan Alumni Bilangan kali ke 4 2/2012 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (HEPA) WP 03/01/2011 TWP (PP) WP 09/05/2012 TWP (PP) WP 30/11/2012