PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar baharu prasiswazah warganegara dan bukan warganegara. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti perancangan pengambilan, penyediaan dan semakan unjuran, penyediaan dan semakan syarat kemasukan, pemilihan pelajar, tawaran, rayuan kemasukan, lapor diri dan penyediaan laporan pengambilan pelajar Prasiswazah. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems Requirements MS ISO 9001:2008 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan) Pengunjuran Pelajar Tahun 2006 hingga 2015 Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/ Lepasan Matrikulasi/Asasi dan Lepasan SPM AKD/MP/AMB/01 Manual Pengguna SMPModul KMSKN Manual Pengguna Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama Manual Pengguna System emas (disediakan oleh Bahagian Pengurusan Maklumat KPT) Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan STPM/ Setaraf Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan SPM/ Setaraf Buku Panduan Pelajar Baharu UPM UPM/PU/PS/AK005 Arahan Kerja Cadangan Pengambilan dan Syarat

2 Halaman: 2/10 Kod Dokumen UPM/PU/PS/AK006 UPM/PU/PS/AK007 UPM/PU/PS/AK009 UPM/PU/PS/AK010 UPM/PU/PS/AK013 UPM/PU/PS/AK008 UPM/PU/PS/AK011 UPM/PU/PS/AK edu.my temuduga tawaran Tajuk Dokumen Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah Arahan Kerja Mesyuarat Pre Council Arahan Kerja Permohonan Calon Lepasan Diploma/Setaraf Arahan Kerja Temu duga Program Pengajian Prasiswazah Arahan Kerja Temu duga ISMP Program pengajian Prasiswazah Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah Calon Bukan Warganegara Arahan Kerja Mesyuarat Pemilihan Bersama KPT IPTA Program Pengajian Prasiswazah Arahan Kerja Rayuan Kemasukan Pelajar ke Program Pengajian Prasiswazah Arahan Kerja Tawaran Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah Laman Web Rasmi Permohonan Ke IPTA, TEVT dan ILKA Laman Web Kementerian Pengajian Tinggi Laman Web UPM Laman Web Bahagian Akademik Laman Web Sistem Semakan Calon Temuduga Program Bacelor Bagi Pengambilan Pelajar Baharu Laman Web Semakan Permohonan Kemasukan Ke UPM

3 Halaman: 3/ TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD Asasi BHEP Fakulti IPTA KBA Ketua PTJ KPPP Matrikulasi Prasiswazah PT PT PTJ PT(P/O) PTJ SMPKMSKN STPM STPM/Setaraf TNC (A&A) TWP UPM WP : Bahagian Akademik : Asasi dari Universiti Malaya (UM) dan Universiti Teknologi Mara (UiTM) : Bahagian Hal Ehwal Pelajar : Semua Fakulti Termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian : Institusi Pengajian Tinggi Awam : Ketua Bahagian Akademik : Dekan Fakulti dan Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah : Matrikulasi KPM : Program Asasi Sains Pertanian (Pengambilan), Diploma dan Bacelor : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik : Penolong Pendaftar PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Pusat Tanggungjawab : Sistem Maklumat Pelajar Modul Kemasukan : Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia : Matrikulasi dan Asasi : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Timbalan Wakil Pengurusan : Universiti Putra Malaysia : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan Prosedur Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.

4 Halaman: 4/ CARTA ALIR 7.1 Mula 7.2 Rancang Pengambilan Pelajar 7.3 Warganegara? Ya Tidak Pengambilan Pelajar Baharu Bukan Warganegara Sedia Kertas Senat 7.6 Lulus? Tidak Buat Pindaan 7.7 Ya 7.8 Hantar Ke BPKP 7.9 Saring Permohonan Calon 7.10 Pilih Calon Berjaya? Tidak Buat Rayuan Pilih Calon Rayuan 7.13 Ya 7.15 Buat Tawaran Masuk Ya Berjaya? Lapor Diri Pelajar Baharu Tidak 7.17 Sedia Laporan 7.18 Tamat

5 Halaman: 5/ PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Rancang Pengambilan Pelajar Buat perancangan pengambilan pelajar baharu berdasarkan : Pengunjuran Pelajar Tahun 2006 hingga Tanggungjawab Ketua PTJ, KPPP, PT KPPP, PT Cadangan unjuran pengambilan pelajar baharu dan syarat kemasukan. (Rujuk : Arahan Kerja Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK005)) Keperluan semasa berdasarkan Penawaran Program Baharu, Perubahan Dasar Kerajaan, Penubuhan Fakulti/Pusat Baharu dan Penubuhan Cawangan/Kampus Baharu Sedia dan semak unjuran pengambilan dan syarat kemasukan. (Rujuk : Arahan Kerja Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK005), langkah 7.5). 7.3 Warganegara? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Pengambilan Pelajar Baharu Bukan Warganegara (Rujuk : Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah Bukan Warganegara (UPM/PU/PS/AK013).

6 Halaman: 6/ Sedia Kertas Senat Terima dan semak Cadangan Unjuran dan Syarat Kemasukan daripada fakulti Sediakan kertas senat unjuran dan Syarat Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah dan bawa ke Senat selewatlewatnya bulan November. (Rujuk : Arahan Kerja Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK005), langkah 7.7) PT KPPP, PT 7.6 Lulus? Bentangkan dalam Mesyuarat Senat untuk kelulusan. S/U Senat Jika ya, ikut langkah Jika tidak (lulus dengan pindaan), ikut langkah Buat Pindaan Buat pindaan bilangan pengambilan pelajar dan syarat kemasukan sebagaimana yang diluluskan oleh Senat. S/U Senat 7.8 Hantar Ke BPKP Masukkan bilangan pengambilan pelajar dan syarat kemasukan melalui Sistem emas mengikut tempoh yang ditetapkan (Rujuk : Manual Pengguna Sistem emas ) Cetak dan semak. Buat pindaan jika perlu Buat pengesahan dan cetak untuk kegunaan mesyuarat. PT, PT(P/O) PT KPPP

7 Halaman: 7/ Saring Permohonan Calon Laksanakan saringan permohonan calon. Rujuk : KPPP, KBA, PT, PT(P/O) i. (Arahan Kerja Mesyuarat Pre Council ((UPM/PU/PS/AK006)). ii. iii. iv. (Arahan Kerja Permohonan Lepasan Diploma/ Setaraf ((UPM/PU/PS/AK007)). (Arahan Kerja Temu duga Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK009)). (Arahan Kerja Temu duga ISMP Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK010)) Pilih Calon Pilih calon yang layak berdasarkan syarat am dan syarat khas Program dalam Mesyuarat Pemilihan Bersama KPT dan IPTA. (Rujuk : Arahan Kerja Mesyuarat Pemilihan Bersama KPTIPTA Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK008)) KPPP Pilih calon Bukan Warganegara. (Rujuk : Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah Calon Bukan Warganegara (UPM/PU/PS/AK013)). KPPP, KETUA PTJ 7.11 Berjaya? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah 7.12

8 Halaman: 8/ Buat Rayuan Buat rayuan melalui aplikasi atas talian dalam tempoh yang ditetapkan oleh BPKP. Calon 7.13 Pilih Calon Rayuan Laksana pemilihan calon rayuan (Rujuk : Arahan Kerja Rayuan Kemasukan Pelajar ke Program Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK011)) KPPP 7.14 Berjaya? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Buat Tawaran Masuk Keluarkan Surat tawaran kemasukan kepada calon yang berjaya. Rujuk : (Arahan Kerja Tawaran Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK012)) KPPP 7.16 Lapor Diri Pelajar Baharu Sediakan tempat lapor diri pelajar baharu di Kolej Kediaman Kampus Serdang dan Kampus UPMKB. (Rujuk: Prosedur Persediaan Penempatan dan Pendaftaran Masuk Pelajar Baharu (UPM/OPR/KOLEJ/P002) dan Prosedur Pendaftaran Kursus (UPM/PU/PS/P004) Dapatkan Borang Pembetulan Nama/ Kad Pengenalan (PU/PS/BR11/AMB) jika ada, setiap penghujung hari pendaftaran Buat pembetulan dalam SMP Modul Kemasukan pada hari penerimaan borang. KP BHEP PT(P/O) PT(P/O)

9 Halaman: 9/ Semak dan sahkan data dalam SMP. PT 7.17 Sedia Laporan Sediakan laporan pengambilan pelajar baharu untuk pengesahan Senat selewatlewatnya 14 (empat belas) hari bekerja selepas pendaftaran pelajar baharu berakhir. PT 7.18 Tamat

10 Halaman: 10/ REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/6002/1/3 PENGAMBILAN DAN KEMASUKAN PELAJAR BAHARU Borang Pembetulan Nama/ Kad Pengenalan (PU/PS/BR11/AMB) Laporan pengambilan pelajar baharu Suratsurat berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 tahun Kuasa Melupus Ketua PTJ 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD /2011 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 5/2011 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNCAA WP 03/01/2011 TNCAA WP 12/09/2011