OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005 PROSEDUR PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN

Transkripsi

1 Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara proses Pengesahan Dalam Perkhidmatan, Pelanjutan Tempoh Percubaan dan Pemberian Taraf Berpencen staf 2.0 SKOP Prosedur ini meliputi pertimbangan, perakuan, pengesahan dalam perkhidmatan, pelanjutan tempoh percubaan dan pemberian taraf berpencen staf gred lantikan yang telah memenuhi syarat seperti ditetapkan dalam skim perkhidmatan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Warta Kerajaan Persekutuan P.U. (A) 1 Tajuk Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 subperaturan 26 (1) dan 28 (6) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 Surat Pekeliling Perkhidmatan UPM Bilangan 3 Tahun 2011 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2001 Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2000 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2003 Prosedur dan Kaedah Pengesahan Dalam Perkhidmatan Bagi Pegawai di Universiti Putra Malaysia Tawaran Opsyen Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Garis Panduan Dalam Peraturan Pelanjutan Tempoh Percubaan Panduan Urusan Persaraan dan Pencen - Bahagian IV Urusan Pra-Persaraan (Pemberian Taraf Berpencen)

2 Halaman: 2/9 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN PDP : Pengesahan Dalam Perkhidmatan PTP : Pelanjutan Tempoh Percubaan PTB : Pemberian Taraf Berpencen e-ihrams : Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems) Sistem Ops Sah! : Sistem Operasi Pengesahan Dalam Perkhidmatan Ph.D : Doktor Falsafah PEND : Pendaftar KB : Ketua Bahagian PT : Pegawai Tadbir KPTJ : Ketua Pusat KJ : Ketua Jabatan PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat ) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PTJ : Pusat KWAP Kumpulan Wang Amanah Pencen 5.0 TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian, Ketua Seksyen, dan Ketua Pusat adalah bertanggungjawab untuk menentukan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/9 6.0 PROSES TERPERINCI A) PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN 6.1 Mula 6.2 Cetak dan semak senarai staf yang layak 6.2 Cetak dan Semak Senarai Staf Yang Layak (a) Cetak senarai staf yang layak dipertimbangkan melalui Sistem Ops Sah!/Sistem e-ihrams (b) Semak maklumat melalui fail peribadi staf berdasarkan syarat pengesahan berikut: Berkhidmat dalam tempoh percubaan antara satu (1) hingga tiga (3) tahun kecuali Pensyarah bersyarat. Hadir dengan jayanya Program Transformasi Minda Lulus peperiksaan perkhidmatan bagi jawatan tertentu seperti yang disyaratkan dalam skim perkhidmatan. Bagi Pensyarah Perubatan (Pelatih) perlu lulus Ijazah Sarjana Kepakaran dan telah disahkan oleh Senat. senarai staf 6.3 Sediakan surat pemakluman PDP 6.3 Sediakan Surat Pemakluman PDP (a) Sedia dan hantar surat pemakluman PDP kepada staf melalui KPTJ. A

4 Halaman: 4/9 A 6.4 Terima dan semak borang 6.4 Terima Dan semak Borang (a) Terima dan semak borang samada diperakukan atau tidak diperakukan PDP. BorangPerakuan Pengesahan Dalam Perkhidmatan (OPR/PEND/BRO3/ PDP) Borang Opsyen Untuk Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (OPR/PEND/BR03/ OPSYEN) 6.5 Diperakukan? tidak 6.5 Diperakukan? (a) Jika ya, ikut langkah 6.6 Ya C (b) Jika tidak, ikut langkah 6.9 Pendaftar 6.6 Dapatkan Kelulusan Pendaftar 6.6 Dapatkan Kelulusan Pendaftar (a) Dapatkan kelulusan Pendaftar. (b) Tetapkan tarikh PDP dengan merujuk Surat Pekeliling Perkhidmatan UPM Bilangan 3 Tahun 2011 Surat Pekeliling Perkhidmatan UPM Bilangan 3 Tahun Kemas kini maklumat dan cetak surat kelulusan 6.7 Kemas kini maklumat dan cetak surat kelulusan B (a) Kemas kini dan cetak surat kelulusan melalui sistem e-ihrams dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh diluluskan oleh Pendaftar. (b) Hantar surat kelulusan PDP kepada staf melalui KPTJ. Surat kelulusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan

5 Halaman: 5/9 B 6.8 Pantau dan semak senarai staf yang tamat tempoh percubaan C 6.8 Pantau dan semak senarai staf yang tamat tempoh percubaan (a) Semak senarai staf yang tamat tempoh percubaan melalui sistem e-ihrams/ops Sah! 6.9 Sedia dan hantar notis tamat tempoh percubaan 6.9 Sedia dan hantar notis tamat tempoh percubaan (a) Sedia dan hantar notis pemakluman tamat tempoh percubaan kepada staf melalui KPTJ 6.10 Terima Borang Permohonan Pelanjutan 6.10 Terima Borang Permohonan Pelanjutan (a) Terima borang permohonan pelanjutan dari staf Borang Permohonan Pelanjutan Tempoh Percubaan (OPR/PEND/BR03/ PELANJUTAN) 6.11 Lanjutan di sokong? Ya tidak E 6.11 Lanjutan di sokong? (a) Jika ya, ikut langkah 6.12 (b) Jika tidak, ikut langkah Dapatkan Kelulusan Pendaftar dan Kemaskini Maklumat 6.12 Dapatkan Kelulusan Pendaftar dan Kemaskini Maklumat (a) Dapatkan kelulusan Pendaftar. (b) Kemaskini maklumat pelanjutan dan cetak surat kelulusan pelanjutan melalui sistem e-ihrams dan hantar kepada staf melalui KPTJ. Surat kelulusan pelanjutan tempoh percubaan D

6 Halaman: 6/9 D 6.13 Laporkan Kepada Ketua Bahagian E 6.13 Laporkan kepada Ketua Bahagian (a) Laporkan kepada Ketua Bahagian bagi kes staf yang tidak mendapat sokongan pelanjutan dari KPTJ/KJ Semak Senarai Staf Yang Layak PTB 6.14 Semak Senarai Staf yang Layak PTB (a) Semak senarai yang layak: Senarai staf 6.15 Hantar Surat dan Terima Dari Staf i) Disahkan dalam jawatannya yang sekarang; dan ii) Genap tempoh selama tidak kurang daripada tiga tahun perkhidmatan yang boleh dimasuk kira (b) Sediakan Rekod Kenyataan Perkhidmatan 6.15 Hantar Surat dan Terima dari Staf (a) Hantar surat pemakluman kepada staf (b) Terima dokumen: i) Perakuan Pemberian Taraf Berpencen (JPA.BP.SPPP.B06); dan ii) Salinan Kad Pengenalan. (c) Kemukakan dokumen di para 6.14 (b) dan 6.15 (b) ke JPA Borang Perakuan Pemberian Taraf Berpencen (JPA.BP.SPPP.B06) dan Salinan Kad Pengenalan PT/ 6.16 Semak dan Cetak Surat Kelulusan PTB F 6.16 Semak dan cetak surat kelulusan PTB (a) Semak dan cetak surat kelulusan PTB di laman web JPA (b) Kemaskini maklumat PTB di sistem e- IHRAMS (c) Cetak penyata pemberhentian KWSP dan majukan ke pejabat Bursar. (d) Hantar salinan kelulusan PTB dan penyata pemberhentian caruman KWSP kepada staf Surat kelulusan PTB Penyata pemberhentian caruman KWSP

7 Halaman: 7/9 F 6.17 Daftar dan Kemaskini Maklumat Staf 6.17 Daftar dan Kemaskini Maklumat Staf (a) Daftar maklumat staf dengan muatnaik senarai nama dalam portal KWAP (b) Terima No. Ahli KWAP dan kemaskini dalam sistem e-ihrams Portal KWAP 6.18 Tamat 6.18 Tamat

8 Halaman: 8/9 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/(No. Staf) Fail Pegawai PT (P/O) Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar Pendaftar Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Borang Perakuan Pengesahan Dalam Perkhidmatan (OPR/PEND/BRO3/PDP) yang lengkap Borang Opsyen Untuk Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (OPR/PEND/BR03/OPSYEN) yang lengkap Notis Pemberitahuan Tamat Tempoh Percubaan Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan Surat kelulusan pelanjutan tempoh percubaan (jika ada) Sepanjang tempoh perkhidmatan Arkib 2. Sistem e-ihrams (Modul Pengesahan Dalam Perkhidmatan) P/T (P/O) Pusat Data UPM 3. Sistem Ops Sah! Sistem Operasi Pengesahan Dalam Perkhidmatan P/T (P/O) Pusat Data UPM 4. Portal KWAP P/T (P/O) KWAP

9 Halaman: 9/9 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR (PEND)- 5/2011 OPR (PEND) 1/2012 OPR (PEND) 1/2016 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke- 231 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Secara Edaran 17/6/2016 Disedia dan Disemak KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 08/08/2011 WP 09/05/2012 TPKD TWP 1/7/2016