OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT NAIB CANSELOR Kod Dokumen: UPM/OPR/PNC-PSKK/P004 PROSEDUR SWAAKREDITASI PENUH PROGRAM PENGAJIAN

Transkripsi

1 Halaman: 1/7 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk melaksanakan Penuh Program Pengajian dan Semula Program sedia ada kecuali Program Profesional. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses melantik panel penilai, mengaudit, menyediakan laporan akreditasi penuh program pengajian dan dimajukan ke Mesyuarat Jawatankuasa Penyelarasan Swaakreditasi untuk kelulusan program tersebut dan diperakukan di Mesyuarat Senat. Prosedur ini terpakai apabila program tersebut telah melalui penstrukturan/semakan semula dan mendapat kelulusan daripada JKKU/JKPSU. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor / Kod Rujukan Tajuk Dokumen - Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) UPM/PU/PS/P001 Prosedur Pembentukan Program Baharu dan Penstrukturan/Semakan Semula Program Prasiswazah UPM UPM/PU/S/P003 Prosedur Semakan Semula Kurikulum Program Pengajian Siswazah 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN Penuh BAKD APP CoSComm JKKU JKPSU JKPS KPAA Ketua PTJ PPP PT PTPO Program Professional Program lama yang diakreditasi semula/program baharu yang akan keluarkan kohort pertama program Bahagian Akademik Ahli Panel Penilai Corporate Strategy and Communication Office (Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi) Jawatankuasa Kurikulum Universiti Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti Jawatankuasa Penyelarasan Swaakreditasi Ketua Pentadbiran Akademik dan Antabangsa Dekan Fakulti Pengerusi Panel Penilai Pegawai Tadbir Pembantu Tadbir (perkeranian & operasi) Program yang diakreditasi oleh badan profesional

2 Halaman: 2/7 PTJ SPS TNC (A&A) DPP-02 Pusat Tanggungjawab Sekolah Pengajian Siswazah Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) Dokumen Program Pengajian TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Pengarah CosComm, Ketua PTJ dan KPAA bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat adalah bertanggungjawab mematuhi prosedur ini. 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggung jawab Carta Alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula PT/PTPO 6.2 Terima dokumen DPP- 02 daripada BAKD/SPS 6.2 Terima dan semak dokumen DPP-02 daripada BAKD/SPS a. Terima dan semak dokumen DPP-02 daripada BAKD/SPS untuk pelaksanaan audit Penuh Program Pengajian; b. Daftar penerimaan DPP- 02 dalam Log Pemantauan Program Pengajian. Log Pemantauan Program Pengajian (OPR/PNC- PSKK/BL01/ A

3 Halaman: 3/7 A TNC(A&A) PTPO 6.3 Lantik dan hantar DPP- 02 kepada PPP dan APP 6.3 Lantik dan hantar DPP-02 kepada PPP dan APP a. Lantik tiga (3) orang PP untuk program prasiswazah dan siswazah atau dua (2) orang PP untuk program Diploma. Salah seorang daripada PP tersebut adalah PPP untuk program yang di audit. b. Hantar dokumen DPP/02 kepada PPP dan APP selepas menerima surat lantikan dari TNC (A&A) beserta perkara-perkara berikut: Lampiran 1: Nama Panel Penilai untuk dihubungi Lampiran 2: Tugas-tugas Panel Penilai Lampiran 3: Format Laporan Penilaian Sementara Program Pengajian/Pra lawatan PT 6.4 Terima laporan pra lawatan daripada Panel Penilai B 6.4 Terima laporan pra lawatan daripada Panel Penilai a. Terima laporan pra lawatan daripada Panel Penilai (sama ada satu (1) laporan atau tiga (3) laporan) Hantar laporan pra lawatan kepada Ketua PTJ untuk persediaan audit. Laporan lawatan Penilai pra Panel

4 Halaman: 4/7 B APP dan PPP 6.5 Laksana audit Penuh program 6.5 Laksana audit Penuh program pengajian a. Dapatkan persetujuan Panel Penilai dan PTJ yang diaudit untuk melaksanakan audit Penuh program yang berkenaan. b. Hantar surat maklumat audit kepada Panel Penilai dan Ketua PTJ c. Edarkan fail audit kepada Panel Penilai yang mengandungi perkaraperakara yang berikut: Laporan pra lawatan program yang diaudit Format laporan akhir penilaian Penuh program pengajian (Pengerusi sahaja) Borang nota audit PT 6.6 Terima laporan akhir audit daripada PPP 6.6 Terima laporan akhir audit daripada PPP Terima laporan akhir audit daripada PPP. Laporan akhir audit program pengajian C

5 Halaman: 5/7 C 6.7 Hantar laporan akhir audit kepada Ketua PTJ untuk memberikan maklum balas 6.7 Hantar laporan akhir audit kepada Ketua PTJ untuk memberikan maklum balas Hantar laporan akhir audit beserta syor kepada Ketua PTJ dan pihak PTJ perlu memberikan maklum balas dalam tempoh 14 hari bekerja. 6.8 Laksanakan Mesyuarat JKPS 6.8 Laksanakan Mesyuarat JKPS a. Laksanakan Mesyuarat JKPS jika separuh ahli hadir. b. Pengarah CosComm adalah Pengerusi dan sekiranya Pengerusi tidak dapat hadir, beliau boleh mewakilkan mana- mana ahli untuk mempengerusikan mesyuarat. Minit Mesyuarat JKPS 6.9 Lulus? Tidak 6.9 Lulus? a. Jika tidak, ikut langkah 6.10 b. Jika ya, ikut langkah 6.11 Ya D 6.10 Buat pindaan 6.10 Buat pindaan/penambahbaikan Buat pindaan atau penambaikan dengan menghantar dokumen sokongan (jika berkaitan) kepada CosComm selewat-lewatnya 14 hari bekerja. E

6 Halaman: 6/7 D 6.11 Hantar laporan kelulusan ke Mesyuarat Senat untuk diperakukan E 6.11 Hantar laporan kelulusan Penuh program pengajian ke Mesyuarat Senat untuk diperakukan Hantar laporan kelulusan Penuh Program Pengajian ke Mesyuarat Senat untuk diperakukan. Laporan kelulusan Akrediitasi Penuh Program Pengajian 6.12 Diperaku? Tidak 6.12 Diperaku? a. Jika tidak, ikut langkah 6.10 b. Jika ya, ikut langkah 6.13 Ya 6.13 Edar keputusan Mesyuarat Senat kepada PTJ 6.13 Edar keputusan Mesyuarat Senat kepada PTJ a. Edar keputusan Penuh Program Pengajian yang telah diperkaukan oleh Mesyuarat Senat kepada PTJ b. Rekodkan keputusan Penuh Program Pengajian dalam Log Pemantauan Program Pengajian Petikan Senat Log Pemantauan Program Pengajian (OPR/PNC- PSKK/BL01/ Minit 6.14 Tamat

7 Halaman: 7/7 7.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail,Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PNC-PSKK/600-1(AP) (Nama Program Pengajian) Surat-surat berkaitan Laporan Pra Lawatan Panel Penilai Laporan Akhir PPP Laporan maklum balas PTJ Minit Mesyuarat JKPS Petikan Minit Senat Log Pemantauan Program Pengajian (OPR/PNC- PSKK/BL01/ Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempoh dan Tempoh Simpanan PT/PTPO PT 6 Tahun/ Bilik Fail CoSComm Kuasa Melupus Pengarah CosComm 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. Seksyen OPR: 1/2012 OPR 1/2015 Huraian Pindaan Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Ketua- Ketua Bahagian Pejabat Naib Canselor Kali ke-16 Mesyuarat Ketua- Ketua Bahagian Pejabat Naib Canselor Kali ke-28 Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuat Kuasa TWP PP WP 03/01/2011 TWP PP WP 09/05/2012 TWP PP WP 12/03/2015