PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

Transkripsi

1 Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara Pengurusan Jadual Waktu Peperiksaan () bagi setiap semester pengajian prasiswazah. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti perancangan, penyediaan, penyebaran, pengemaskinian dan pelaksanaan penggunaan bagi semua program pengajian prasiswazah yang ditawarkan untuk setiap semester pengajian kecuali Program Doktor Perubatan Program Asasi Sains Pertanian, Program Pendidikan Jarak Jauh, Program Pengsiswazahan Guru dan Program Pengajian Mod Eksekutif. 3.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua J, KPAA dan KBK bertanggungjawab memastikan prosedur Pengurusan dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Kaedah-Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik Prasiswazah) Kalendar Akademik Sesi Pengajian Berkaitan SMP Modul - Senarai Kursus Universiti/ Kursus Sumbangan/ Kursus Guna Sama/ Kursus Bahasa Asing 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BK : Bahagian Kemasukan JWKA : Jadual Waktu Kuliah dan Amali : Jadual Waktu Peperiksaan Ketua J : Dekan Fakulti dan Pengarah, Pusat Kokurikulum dan Pembangunan Pelajar dan Pengarah, Pusat Pemajuan

2 Halaman: 2/9 Kompetensi Bahasa KPAA : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa KBK : Ketua Bahagian Kemasukan Program Prasiswazah : Semua program Bacelor, Diploma, Persediaan Diploma sepenuh masa PJ : Penolong Jurutera : Pegawai Tadbir Bahagian Kemasukan J : Pegawai Tadbir Pusat (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) J : Pusat SMP : Sistem Maklumat Pelajar TDA : Timbalan Dekan Akademik TNC (A & A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) UPMKB : Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu

3 Halaman: 3/9 6.0 PROSES TERPERINCI Carta alir Perincian 6.1 Mula Rekod/ Dokumen Rujukan 6.2 Sedia Jadual Kerja 6.2 (a) Sediakan Jadual Kerja bagi semester semasa selewat-lewatnya pada minggu pertama (1). (P/O) Kemaskini dan Jana Kod Rujukan Peperiksaan selewat-lewatnya minggu ketiga (3). 6.3 Notis/ Surat Penyediaan JWKA dan 6.3 Keluarkan surat/notis penyediaan kepada semua Timbalan Dekan Akademik dan Timbalan Pengarah Pusat J yang menawarkan kursus pada minggu ketiga (3) kuliah. J TDA 6.4 Semak dan Kemas 6.4 (a) Semak dan kemas kini Draf. Hantar Draf ke BK dari minggu keempat (4) hingga minggu ketujuh (7). (d) Terima draf dari J bermula minggu keempat (4) hingga minggu ketujuh (7) sahaja. Lengkapkan Log Terima Draf Jadual Waktu Kuliah dan Amali/ Jadual Waktu Peperiksaan (PU/PS/LG03/JAD). Maklumkan kepada Ketua J yang belum memberi maklum balas Draf selewatlewatnya tiga (3) hari sebelum berakhir minggu ketujuh (7). /(P/O) /(P/O) 6.5 Tentukan Kemudahan Dewan Peperiksaan Mencukupi 6.5 (a) Tentukan kemudahan dewan peperiksaan mencukupi selewat-lewatnya pada minggu kesembilan (9) (sebelum mesyuarat penyelarasan JWKA dan ). SMP Modul /(P/O) 6.6 Kemaskini Dalam SMP 6.6 Kemaskini dalam SMP berdasarkan kepada maklum balas yang diterima daripada J. A

4 Halaman: 4/9 Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A KPAA 6.7 Laksanakan Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan Konvokesyen 6.7 (a) Edarkan surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan kepada Ketua J selewatlewatnya pada minggu kelapan (8) semester semasa. Laksanakan Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan untuk mendapatkan persetujuan dan pengesahan selewat-lewatnya pada minggu kesepuluh (10) semester semasa. Ketua J /(P/O) (d) Maklumkan pindaan/tambahan pada (jika ada). Buat pindaan/tambahan pada mengikut keputusan mesyuarat (jika ada). 6.8 Buat semakan pada dan dapatkan pengesahan 6.8 Pengesahan JWKA semasa Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan. dan 6.9 Aktifkan Tempoh Kawalan Gred dan Maklumkan Nombor Meja 6.9 (a) Aktifkan tempoh Kawalan Gred dalam sistem SMP bagi penyediaan senarai kawalan gred peperiksaan akhir selepas mesyuarat selewat-lewatnya pada minggu kesebelas (11) semester semasa. SMP Modul. Muat naik ke dalam laman web (untuk rujukan pelajar, pensyarah dan pegawai UPM) selewatlewatnya pada minggu kesebelas (11). Maklumkan kepada pihak fakulti untuk mencetak yang telah lengkap mulai minggu ke sebelas (11). J J 6.10 Daftar Nama Ketua Pengawas, Pengawas dan Pembantu Pengawas dalam SMP 6.10 (a) Daftarkan Nama Ketua Pengawas, Pengawas dan Pembantu Pengawas dalam SMP selewatlewatnya pada minggu ketiga belas (13). Cetak Jadual Waktu Peperiksaan Bilangan Pengawas dalam SMP selewat-lewatnya pada minggu ketiga belas (13). SMP Modul SMP Modul B

5 Halaman: 5/9 Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan B 6.11 Cetak Senarai Nama Pelajar Mengikut Kursus dan Nombor Meja 6.11 (a) Maklumkan kepada J untuk mencetak Senarai Nama Pelajar Mengikut Kursus dan Nombor Meja dalam SMP mulai hari pertama (1) minggu kelima belas (15). J Cetak Senarai Nama Pelajar mengikut kursus dan nombor meja dalam SMP selewat-lewatnya pada minggu kelima belas (15). SMP Modul J Paparkan Senarai Nama Pelajar mengikut kursus dan nombor meja selewat-lewatnya satu (1) hari sebelum peperiksaan bermula. /(P/O)/ PJ/ J / J 6.12 Sedia Dewan Peperiksaan 6.12 (a) Pastikan dewan peperiksaan disediakan dan boleh digunakan pada hari peperiksaan bermula. Pamer di papan kenyataan dewan peperiksaan seliaan BK dan J selewat-lewatnya sehari (1) sebelum peperiksaan. Rujuk Log Persiapan Dewan Peperiksaan. (PU/PS/LG04/JAD) 6.13 Keluarkan surat/notis pemantauan pelaksanaan 6.13 Notis kepada semua Penolong Pendaftar J dan Juruteknik Pemantauan Bahagian Kemasukan pada minggu keempat belas (14). /(P/O)/ PJ/ J /(P/O)/ PJ/ J 6.14 Pantau Pelaksanaan 6.14 (a) Laksanakan pemantauan mengikut zon Dewan Kuliah seliaan AKD dan J. Masukkan maklumat Pemantauan Jadual Waktu Peperiksaan dalam SMP. Buat laporan analisis pemantauan dan dapatkan pengesahan Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa atau Ketua Bahagian Kemasukan. Rujuk : Manual Pengguna SMP: Modul (d) Buat edaran analisis pemantauan kepada semua Fakulti Tamat

6 Halaman: 6/9 7.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-4/9/4 JADUAL SEMESTER Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod BK Kuasa Melupus KPAA Jadual Kerja Surat/Notis penyediaan kepada semua Timbalan Dekan Akademik dan Timbalan Pengarah Pusat J yang menawarkan kursus pada minggu ketiga (3) kuliah. Draf yang diedar kepada J Log Terima Draf Jadual Waktu Kuliah dan Amali/ Jadual Waktu Peperiksaan (PU/PS/LG03/JAD). Draf yang diterima dari J Surat makluman kepada Ketua J yang belum memberi maklum balas draf. Statistik Kursus Mengikut Kumpulan Peperiksaan Surat/ Memo Maklum Balas J Surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan Senarai kehadiran Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan Minit Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan Pindaan yang disyorkan oleh mesyuarat (jika ada) Pengaktifan Tempoh Kawalan Gred yang lengkap disemak dalam laman web BAKD Surat Makluman kepada pihak fakulti untuk mencetak yang telah lengkap Surat makluman kepada J untuk mendaftarkan Nama Ketua 5 Tahun

7 Halaman: 7/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Pengawas, Pengawas dan Pembantu Pengawas Surat makluman kepada J untuk mencetak Senarai Nama Pelajar Mengikut Kursus dan Nombor Meja Log Persiapan Dewan Peperiksaan (PU/PS/LG04/JAD) Contoh poster papan kenyataan dewan peperiksaan Notis Pemantauan Pelaksanaan Log Pemantauan Senarai nama pegawai pemantau mengikut zon seliaan BK Laporan Pemantauan yang telah diisi Laporan Analisis Pemantauan Surat-surat berkaitan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 2. UPM/(J)/600-4/9/4 JADUAL SEMESTER (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod J Ketua J Surat/Notis penyediaan kepada semua Timbalan Dekan Akademik dan Timbalan Pengarah Pusat J yang menawarkan kursus pada minggu ketiga (3) kuliah. Draf yang diterima dari BK Draf yang telah disemak untuk dihantar ke BK Surat makluman kepada Ketua J yang belum memberi maklum balas draf (Jika ada) Maklum Balas J Surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan Minit Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan 3 Tahun

8 Halaman: 8/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Surat Makluman kepada pihak fakulti untuk mencetak yang telah lengkap yang lengkap Surat makluman kepada J untuk mendaftarkan Nama Ketua Pengawas, Pengawas dan Pembantu Pengawas Cetakan Jadual Waktu Peperiksaan Bilangan Pengawas Surat makluman kepada J untuk mencetak Senarai Nama Pelajar Mengikut Kursus dan Nombor Meja Log Persiapan Dewan Peperiksaan (PU/PS/LG04/JAD) Contoh poster papan kenyataan dewan peperiksaan Notis Pemantauan Pelaksanaan Senarai Nama Pegawai Pemantau seliaan J Log Pemantauan Laporan Analisis Pemantauan Surat-surat berkaitan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus

9 Halaman: 9/9 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama TNCAA WP 03/01/ /2011 Akademik 5/2011 TNCAA WP 12/09/ / / / / /2017 Akademik 7/2012 Akademik 19/2014 (Khas) Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-21 Khas (2/2015) Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-26 (2/2016) Bahagian Kemasukan, Bahagian Urus Tadbir Akademik kali ke-30 (Khas) (2/2017) TNCAA WP 14/08/2012 TNCAA WP 11/08/2014 TNCAA WP 05/06/2015 TPKD PP TWP PP 18/08/2016 TPKD PP TWP PP 26/05/2017