OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

Transkripsi

1 Kod Dokumen : UPM/P002 Halaman: 1/7 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan kaedah memberikan perkhidmatan sesi kaunseling kepada semua staf dan pelajar UPM. 2.0 SKOP Skop prosedur ini meliputi semua staf dan pelajar UPM yang terdiri daripada klien sukarela dan klien yang dirujuk oleh pegawai bertanggungjawab. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia 1998 (P.U.A 106) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Kaedahkaedah Universiti Putra Malaysia (Tatatertib pelajarpelajar) 2005 (P.U.A 499) UndangUndang Malaysia. Akta 580. Akta Kaunselor 1998 Kod Etika Kaunselor Lembaga Kaunselor (Malaysia) Akta 605 : Akta BadanBadan Berkanun (Tatatertib Dan Surcaj)

2 Kod Dokumen : UPM/P002 Halaman: 2/7 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN TNC (HEPA) : Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) Dekan FSPM : Dekan Fakulti Sains Pertanian dan Makanan TD HEP FSPM : Timbalan Dekan Fakulti Sains Pertanian dan Makanan BKUPM : Bahagian UPM KBKUPM : Ketua Bahagian UPM UPM : Universiti Putra Malaysia Kampus Serdang dan Kampus Bintulu PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PTJ : Pusat Tanggungjawab Sukarela : yang datang secara sukarela atas kesedaran dan sukarela kemahuan sendiri. Dirujuk Perujuk : yang dirujuk oleh Pihak yang merujuk untuk mendapatkan perkhidmatan kaunseling. : bertanggungjawab yang merujuk staf atau pelajar untuk diberi kaunseling. 5.0 TANGGUNGJAWAB Timbalan Naib Canselor (HEP dan Alumni), Dekan FSPM, TD HEP FSPM, Ketua Bahagian UPM, dan Pembantu Tadbir (P/O) adalah bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat melaksanakan proses ini perlu mematuhi prosedur ini. 2

3 Kod Dokumen : UPM/P002 Halaman: 3/7 6.0 PROSES TERPERINCI A. KLIEN DIRUJUK Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.2 Terima dan Semak Permohonan 6.2 Terima dan Semak Permohonan Terima permohonan daripada perujuk melalui borang Kes Rujukan Sesi (BR01/BKUPM)/surat/emel atau lainlain dokumen daripada Perujuk. BR01/BKUPM Rekodkan maklumat kes rujukan dalam borang Log Status Kes Rujukan (L01 /BKUPM) BL01 /BKUPM Sekiranya permohonan yang diterima selain menggunakan borang Kes Rujukan Sesi (BR01/BKUPM), perlu merekodkan maklumat dalam borang dengan menghubungi perujuk. BR01/BKUPM & Maklumkan kepada Perujuk melalui surat pengesahan penerimaan kes yang dirujuk dalam tempoh 6 hari bekerja. 6.3 Fail Sulit 6.3 Buka Fail Sediakan Fail dan cetak maklumat peribadi klien daripada Sistem Maklumat Pelajar bagi pelajar atau eihrams bagi staf. / 6.4 Hubungi 6.5 Dapat Dihubungi Tidak 6.4 Hubungi Hubungi klien melalui surat rasmi/telefon/emel untuk mengadakan sesi kaunseling pada tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan. 6.5 Dapat Dihubungi Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah 6.6 / & Ya A 6.6 Maklum Kepada Perujuk B 6.6 Maklum Kepada Perujuk Maklumkan kepada Perujuk bahawa klien tidak memberi maklum balas/tidak dapat dikesan setelah dihubungi dalam tempoh satu (1) bulan melalui Surat Makluman Ketidakhadiran dan proses perkhidmatan sesi kaunseling tamat. 3

4 Kod Dokumen : UPM/P002 Halaman: 4/7 A B & 6.7 Lapor Diri Untuk Sesi 6.7 Lapor Diri Untuk Sesi hadir untuk sesi kaunseling dan maklumat pendaftaran direkodkan ke dalam Log Pendaftaran Perkhidmatan 6.8 Sesi 6.8 Sesi perlu menandatangani Persetujuan Termaklum pada Fail. BR02/BKUPM & & 6.9 Tamat Sesi Laksana Sesi Tetapkan temu janji berikutnya (jika perlu). 6.9 Tamat Sesi BR03/BKUPM Isi borang Penilaian Perkhidmatan Sesi (BR03/BKUPM) Isi Laporan Sesi ( BR02/BKUPM ) yang telah dijalankan untuk setiap sesi. BR04/BKUPM 6.10 Lapor Kepada PTJ 6.10 Lapor Kepada Perujuk Sediakan dan hantar Laporan ke Perujuk melalui surat rasmi/emel beserta borang Penilaian Prestasi Dirujuk (BR04/BKUPM) dalam tempoh enam (6) hari bekerja selepas sesi terakhir. Perujuk 6.11 Susulan 6.11 Susulan Serahkan semula borang Penilaian Prestasi Dirujuk (BR04/BKUPM) kepada dalam tempoh tiga (3) hingga enam (6) bulan selepas Laporan ke Perujuk dihantar. Sekiranya laporan dari Perujuk tidak diterima dalam tempoh berkenaan, kes dianggap tamat. BR04/BKUPM 6.12 Tamat 6.12 Tamat 4

5 Kod Dokumen : UPM/P002 Halaman: 5/7 B. KLIEN SUKARELA Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan & 6.2 Daftar Sesi 6.2 Daftar Sesi hadir untuk sesi kaunseling dan maklumat pendaftaran direkodkan ke dalam Log Pendaftaran Perkhidmatan. 6.3 Buka Fail 6.3 Buka Fail Sediakan Fail dan cetak maklumat peribadi klien daripada Sistem Maklumat Pelajar bagi pelajar atau eihrams bagi staf. & 6.4 Sesi 6.4 Sesi Laksanakan sesi kaunseling Tetapkan temu janji berikutnya. (jika perlu) Isi borang Penilaian Perkhidmatan Sesi (BR02/BKUPM). BR02/BKUPM 6.5 Tamat sesi 6.5 Tamat Sesi Isi Laporan Sesi yang telah dijalankan untuk setiap sesi (BR03/BKUPM). BR03/BKUPM 6.7 Tamat 6.7 Tamat 5

6 Kod Dokumen : UPM/P002 Halaman: 6/7 7.0 REKOD KUALITI Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Fail (ID Staf/Pelajar) Borang Kes Rujukan Sesi (BR01/BKUPM) yang telah dilengkapkan. Laporan Sesi (BR03/BKUPM) yang telah dilengkapkan Borang Penilaian Prestasi Dirujuk (BR04/ BKUPM) (sekiranya ada) 2. Pentadbiran dan Perkhidmatan Sesi Log Status Kes Rujukan (L01 /BKUPM) Borang Penilaian Perkhidmatan Sesi (BR02/BKUPM) yang telah dilengkapkan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail / / Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Bahagian UPM Untuk Staf 5 Tahun Selepas Kes Selesai Untuk Pelajar 1 Tahun Selepas Kes Selesai Bahagian UPM 5 Tahun Kuasa dan Cara Melupus Ketua Bahagian UPM/ Timbalan Dekan Fakulti Sains Pertanian dan Makanan 6

7 PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P013 PROSEDUR PERKHIDMATAN STAF Halaman: 7/7 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR: (HEPA) 3/2014 OPR (HEPA): 2/2016 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEPA) Bil. 11 2/2014 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEPA) Bil. 19 2/2016 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (HEPA) WP 22/08/2011 TNC (HEPA) WP TPKDPP TWPPP