SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Transkripsi

1 Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menjelaskan proses pengurusan penilaian prestasi tahunan staf di UPM 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua proses penetapan sasaran kerja staf yang dinilai, pelaksanaan kerja, kajian semula pertengahan tahun, penyediaan laporan penilaian prestasi, Panel Pembangunan Sumber Manusia, dan penyimpanan maklumat prestasi 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Perkeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 2002 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 1996 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 20 Tahun 2008 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2/2009 Tajuk Dokumen Perlaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran A2 Panduan Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi Staf Perkhidmatan Awam Malaysia Lampiran A3 Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Garis Panduan Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Anggota Perkhidmatan Awam. Pengubahsuaian Sistem Baru Penilaian Prestasi Perkhidmatan Awam Malaysia Pelaksanaan Modul Pengurusan Prestasi Submodul Laporan Penilaian Prestasi Tahunan Disertakan: Panduan Pelaksanaan Modul Pengurusan Prestasi Submodul Laporan Penilaian Prestasi Tahunan Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Staf Perkhidmatan Awam

2 Halaman: 2/6 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3/2009 Borang Laporan Penilaian Prestasi Khas Bagi Staf Perkhidmatan Awam 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN APC e-ihrams e-ssm LPPT Lotus Notes KB KPI KS KM Portal JK PPSM PPP PPP I dan PPP II PPK Urus setia PTJ Urus setia PTJ SKT UPM : Anugerah Perkhidmatan Cemerlang : Integrated Human Resource Management Systems : Sistem Saraan Malaysia Elektronik : Laporan Penilaian Prestasi Tahunan : Sistem perekodan penerimaan borang penilaian prestasi : Ketua Bahagian : Petunjuk Prestasi Utama : Ketua Seksyen : Knowledge Management Portal ialah sistem yang digunakan oleh semua staf akademik di UPM : Jawatankuasa Panel Pembangunan Sumber Manusia : Pegawai Yang Dinilai : Pegawai Penilai Pertama : Pegawai Penilai Pertama bagi (Staf Akademik) yang berjawatan pentadbiran : Pegawai Penilai Kedua : Staf yang mengendali dan menguruskan prestasi di PTJ : Staf yang mengendali dan menguruskan prestasi staf UPM di Pejabat Pendaftar : Pusat Tanggungjawab : Sasaran Kerja Tahunan : Universiti Putra Malaysia

3 Halaman: 3/6 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 MULA 6.1 Pengesahan Profile 6.2 Penetapan Waja ran 6.1 Mula 6.1 Pengesahan Profile a) perlu menyemak maklumat peribadi pada profil. b) perlu membuat penetapan Pegawai Penilai dan membuat pengesahan profile. c) Sekiranya mempunyai seorang pegawai penilai klik pada kotak seorang pegawai penilai. 6.2 Penetapan wajaran a) perlu membuat penetapan wajaran dalam tempoh yang ditetapkan. b) Sekiranya Ya, ikut langkah 6.4 c) Sekiranya Tidak, ikut langkah 6.2 PPP/PPK 6.3 Pengesahan Waja ran 6.3 Pengesahan Wajaran a) PPP perlu membuat pengesahan wajaran dalam tempoh yang ditetapkan b) PPK perlu membuat pengesahan wajaran dalam tempoh yang ditetapkan (Akademik sahaja) c) Wajaran yang telah disahkan samada PPP atau PPK akan digunakan untuk proses penilaian d) Sekiranya Ya, ikut langkah 6.5 e) Sekiranya Tidak, ikut langkah 6.3 PPP/PPK 6.4 Semak Semula Penetapan Wajaran 6.5 Pengesahan Semula Wajaran A 6.4 Semak Semula Penetapan wajaran a) boleh membuat semakan semula penetapan wajaran dalam tempoh yang ditetapkan. b) Sekiranya Ya, ikut langkah 6.6 c) Sekiranya Tidak, ikut langkah Pengesahan Semula Wajaran a) PPP perlu membuat pengesahan semula wajaran setelah berlaku semakan wajaran oleh b) PPK perlu membuat pengesahan semula wajaran setelah berlaku semakan wajaran oleh (Akademik sahaja) c) Wajaran yang telah disahkan samada PPP atau PPK akan digunakan untuk proses penilaian.

4 Halaman: 4/6 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan PPP/PPK A 6.6 Pengisian Pencapaian 6.7 Prose Penilaian 6.8 Pengesahan Penilaian 6.6 Pengisian Pencapaian a) Guna markah KM-Portal dalam elppt dan sahkan markah KM-Portal dalam e-lppt (Akademik). b) perlu mengisi pencapaian mengikut tempoh yang ditetapkan. Sahkan pencapaian yang telah dibuat. 6.7 Proses Penilaian a) PPP perlu membuat penilaian berdasarkan bukti pencapaian yang dikemukakan tempoh yang ditetapkan b) PPK perlu membuat penilaian berdasarkan bukti pencapaian yang dikemukakan tempoh yang ditetapkan 6.8 Pengesahan Penilaian a) perlu membuat pengesahan Markah Purata yang telah diberikan oleh PPP dan PPK. b) Sekiranya tidak bersetuju dengan markah yang diberikan, nyatakan ulasan. Tamat

5 Halaman: 5/6 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PEND/500-5/4/1 (Penilaian Prestasi) i. Takwim Proses Penilaian Prestasi ii. Surat-surat berkaitan iii. Borang Perakuan Untuk Ditandatangani Oleh Penjawat Awam Berkenaan Dengan Akta Rahsia Rasmi, UPM/PEND/500-5/4/2 (Mesyuarat Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Induk) i. Surat Panggilan Mesyuarat ii. Laporan Mesyuarat PPSM PTJ iii. Data Prestasi Kumpulan Akademik mengikut PTJ iv. Data prestasi Kumpulan Pengurusan dan Profesional (Bukan Akademik) mengikut PTJ v. Data prestasi Kumpulan Pelaksana mengikut PTJ 3. UPM/PEND/500-5/4/3 (Mesyuarat Rayuan Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) i. Surat Panggilan Mesyuarat ii. Keputusan Mesyuarat 4. UPM/PTJ/500-5/4/4 (Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) PTJ) i. Takwim Proses Penilaian Prestasi ii. Surat-surat berkaitan iii. Minit Mesyuarat PPSM iv. Laporan PPSM/JPP PTJ Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus

6 Halaman: 6/6 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan KB Pengurusan Sumber Manusia WP 3/1/ SOK/BUM: 2/2013 Mesyuarat Jawatankuasa Semakan Keberkesanan Proses (MSKP) Kali Ke-4 KB Pengurusan Sumber Manusia WP 30/04/ SOK (BUM) 2/2016 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Secara Edaran 17/6/2016 TPKD TWP 1/7/2016