DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara semakan gagal dan diberhentikan dan semakan gred. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti semakan GB dan semakan gred bermula dari notis pemakluman, permohonan semakan GB dan semakan gred, pengesahan penerimaan bayaran permohonan, pengesahan penerimaan permohonan, penerimaan maklumbalas dari fakulti, penyediaan laporan JKSS, perakuan Mesyuarat JKSS, pengesahan Senat, pindaan gred dalam SMP dan pengumuman keputusan permohonan semakan GB dan semakan Gred. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/PGR/MK/ Tajuk Dokumen Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems - Requirements MS ISO 9001:2008 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) - Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan) - Kalendar Akademik - Manual SMP (Peperiksaan) Modul Masuk Gred (Bahagian Akademik) - Manual SMP Modul Semakan Gred/GB

2 Halaman: 2/ TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD BHEP GB JKSS KBA Ketua J KJ KPPP Pensyarah PK PKU P Program Pengajian Prasiswazah PSAS (P/O) J J (P/O) J S/U Senat SMP TDA TNC (A&A) UPM : Bahagian Akademik : Bahagian Hal Ehwal Pelajar : Keputusan peperiksaan Gagal dan Diberhentikan : Jawatankuasa Semakan Senat : Ketua Bahagian Akademik : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar : Ketua Jabatan di Fakulti : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah : Pensyarah yang mengajar kursus berkenaan : Penyelaras Kursus : Pusat Kesihatan Universiti : Penolong Pegawai Tadbir (Operasi) : Program Bacelor, Diploma dan Asasi Sains Pertanian : Perpustakaan Sultan Abdul Samad : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Pusat Tanggungjawab : Pegawai Tadbir Pusat Tanggungjawab : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Akademik : Pusat Tanggungjawab : Setiausaha Senat : Sistem Maklumat Pelajar : Timbalan Dekan (Akademik)/Timbalan Pengarah yang menguruskan hal Akademik : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua J dan KPPP bertanggungjawab memastikan Prosedur Semakan GB dan Semakan Gred ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/ CARTA ALIR Mula 7.1 Makluman Kepada Fakulti/Pelajar Buat Permohonan Minta Maklum Balas Tidak Terima Maklum Balas Fakulti 7.6 Ya Sedia Laporan JKSS 7.10 Buat Pembetulan Tidak Dapatkan Perakuan Mesyuarat JKSS 7.9 Ya 7.13 Buat Pembetulan Sah Penerimaan Bayaran Sah Penerimaan Permohonan Sedia Laporan Senat 7.11 Tidak Sah Senat 7.12 Ya Pind/Kekal Gred Dalam SMP 7.14 Umumkan Keputusan 7.15 Sediakan Slip Keputusan Peperiksaan Baharu 7.16 Sedia Laporan 7.17 Tamat 7.18

4 Halaman: 4/ PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula Tanggungjawab 7.2 Makluman kepada Fakulti/Pelajar Sediakan Surat Pemberitahuan Semakan Senat Keputusan Peperiksaan Semester Edarkan surat pemberitahuan ke fakulti dan kolej kediaman selewat-lewatnya pada minggu ke-12 untuk dipaparkan oleh fakulti/kolej kediaman. 7.3 Buat Permohonan Buat permohonan semakan GB/gred secara dalam talian mengikut tempoh yang ditetapkan : Bagi permohonan semakan GB adalah dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan peperiksaan disahkan oleh mesyuarat Senat Bagi permohonan semakan Gred, dari tarikh keputusan peperiksaan disahkan oleh mesyuarat Senat sehingga hari terakhir minggu pertama semester berikutnya (Rujuk : Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005), dan Manual SMP-Modul Semakan Gred/ GB)) KPPP/ P/(P/O) Pelajar Buat bayaran di Bendahari seperti berikut : Pelajar Bagi permohonan semakan GB - RM50 setiap permohonan Bagi permohonan semakan Gred RM20 setiap kursus

5 Halaman: 5/ Sah Penerimaan Bayaran Sahkan penerimaan bayaran secara dalam talian berdasarkan permohonan semakan GB/Gred pelajar. (Rujuk: Manual SMP - Modul Semakan Gred/GB) 7.5 Sah Penerimaan Permohonan Sahkan penerimaan permohonan pelajar. (Rujuk: Manual SMP - Modul Semakan Gred/GB) Kenal pasti jenis permohonan: Jika permohonan semakan GB, (Rujuk : Arahan Kerja Permohonan Semakan GB (UPM/PU/PS/AK029)) Jika permohonan semakan Gred, (Rujuk : Arahan Kerja Permohonan Semakan Gred (UPM/PU/PS/AK028)) 7.6 Terima Maklum Balas Fakulti Terima maklumbalas permohonan semakan GB dan semakan Gred daripada fakulti secara dalam talian dalam tempoh yang telah ditetapkan. (Rujuk: Manual SMP - Modul Semakan Gred/GB). Bendahari Ketua J/Pensyarah Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Minta Maklum Balas /hubungi Ketua J yang belum menghantar maklum balas permohonan semakan GB dan semakan Gred. KBA/

6 Halaman: 6/ Sedia Laporan JKSS Sediakan laporan permohonan semakan GB dan semakan gred dengan mengambil kira perkara berikut: KBA/ Permohonan semakan GB dan keputusan peperiksaan pelajar yang telah disahkan oleh Fakulti beserta rekod pindaan (jika ada) Permohonan semakan gred pelajar yang telah disahkan oleh fakulti beserta rekod pindaan (jika ada) Semak baki kredit semester akhir pelajar GB untuk kelayakan mendapat tambahan dua (2) semester pengajian. (Rujuk : Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971,Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) 7.9 Dapatkan Perakuan Mesyuarat JKSS Dapatkan perakuan Mesyuarat JKSS: Bagi kes GB selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum semester bermula. (Perubahan tarikh adalah tertakluk kepada pindaan tarikh Senat dan tarikh semester berikutnya bermula) /P/(P/O) KPPP/KBA Bagi kes semakan gred selewat-lewatnya tiga (3) minggu selepas semester bermula. (Perubahan tarikh adalah tertakluk kepada pindaan tarikh Senat dan tarikh semester berikutnya bermula) Jika mendapat perakuan JKSS untuk pindaan gred atau gred kekal, ikut langkah Jika tidak mendapat perakuan JKSS, semak semula di fakulti, ikut langkah 7.10.

7 Halaman: 7/ Buat Pembetulan Buat Pembetulan seperti yang diminta oleh Mesyuarat JKSS Peringkat Universiti. /P 7.11 Sedia Laporan Senat Sediakan kertas senat bersama laporan keputusan Mesyuarat JKSS 7.12 Sah Senat Bentangkan laporan keputusan Mesyuarat JKSS untuk pengesahan Dapatkan pengesahan Senat Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Buat Pembetulan Buat pembetulan pindaan gred seperti yang diminta oleh Senat Pinda/Kekal Gred dalam SMP Pinda/Kekalkan gred pelajar dalam SMP selewat-lewatnya satu (1) hari bekerja dari tarikh Mesyuarat Senat. [Rujuk : Manual SMP-Modul Semakan Gred/GB] S/U Senat /P /P/(P/O) 7.15 Umumkan Keputusan Hantar surat jawapan keputusan Semakan Gred GB kepada pelajar yang berkenaan Pelajar boleh mendapatkan keputusan permohonan semakan gred di kaunter Bahagian Akademik satu (1) hari selepas Mesyuarat Senat Hubungi pemohon yang berjaya untuk mengambil surat tawaran mengikuti semester tambahan. P/(P/O) /P/(P/O) /(P/O

8 Halaman: 8/ Sediakan Slip Keputusan Peperiksaan Baharu Sediakan slip keputusan peperiksaan yang baharu dalam tempoh satu (1) hari berkerja selepas Mesyuarat Senat. P/(P/O) Edarkan slip keputusan peperiksaan yang baharu kepada pelajar dan salinan kepada Ketua J Fakulti pelajar. Rujuk log yang berkaitan: Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Bergraduat (PU/PS/LG011/PEP) Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Gagal dan Diberhentikan (PU/PS/LG12/PEP) Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar (Pindaan) (PU/PS/LG08/PEP) Ambil slip keputusan peperiksaan asal daripada pelajar dan rincih Hantar kepada Bendahari senarai pelajar yang berjaya dalam kes semakan gred atas kesilapan penyelaras/pemeriksa untuk proses pembayaran balik wang permohonan Hantar kepada Bendahari, BHEP, PSAS, PKU dan penaja senarai pelajar yang berjaya dalam kes semakan GB untuk aktifkan semula rekod pelajar berkenaan. P/(P/O) P/(P/O) P/(P/O) 7.17 Sedia Laporan Buat analisis data keputusan peperiksaan pelajar Sedia laporan 7.18 Tamat

9 Halaman: 9/ REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-4/1/10 Semakan Gred dan GB Surat pemberitahuan Semakan Senat keputusan Peperiksaan Senarai Pelajar GB Laporan Permohonan Semakan GB Laporan Permohonan Semakan Gred Surat Panggil Mesyuarat JK Semakan Senat Minit Mesyuarat JKSS Kertas Senat Laporan JKSS Minit Senat berkaitan Semakan Gred dan Semakan GB Surat Jawapan Keputusan Semakan Gred GB Surat Tawaran mengikuti semester tambahan Surat Hantar kepada Bendahari untuk membayar balik wang kepada pemohon semakan gred yang berjaya Surat Hantar kepada Bendahari, BHEP, PSAS, PKU dan penaja untuk aktifkan semula rekod pelajar Surat-surat berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 Tahun Kuasa Melupus KPPP Rincih

10 Halaman: 10/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD / /2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan Akademik 1/2011 Mesyuarat Pengurusan Akademik 7/2012 (Khas) Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNCAA WP 03/01/2011 TNCAA WP 28/03/2011 TNCAA WP 14/08/2012