MANUAL PROSEDUR GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN SASTRA INGGRIS FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA SEPTEMBER 2018 MEDAN

Transkripsi

1 Prosedur Dokumen : Aktif Kuliah Kembali : MP-GKM-SAE-FIB-6-12 TANGGAL TERBIT : 27 September 2018 STATUS REVISI : 05 DIREVISI OLEH : TIM GKM FIB USU DIPERIKSA DAN DISETUJUI OLEH : GJM FIB USU DISAHKAN OLEH : Dr. Budi Agustono M.Si GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN SASTRA INGGRIS FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA SEPTEMBER 2018 MEDAN

2 Berlaku Efektif : 27 September 2018 Halaman : ii KATA PENGANTAR Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT atas disusunnya Buku Manual Prosedur Aktif Kuliah Kembali (AKK) Departemen Sastra Inggris FIB USU. Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada semua pihak yang terlibat langsung atau tidak langsung dalam usaha penyusunan Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris FIB USU ini. Buku Manual Prosedur Pengajuan Departemen Sastra Inggris FIB USU ini berisi Prosedur Aktif Kuliah Kembali (AKK) Departemen Sastra Inggris FIB USU dan Manual Prosedur untuk proses operasional lainnya. Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris FIB USU ini menguraikan isi Manual Mutu (MM) menjadi kegiatan- kegiatan operasional yang dilakukan di Departemen/Program Studi S-1 Sastra Inggris, dan unit- unit penunjang lainnya pada Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara. Manual Prosedur ini memberikan rujukan tatacara pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Departemen Sastra Inggris FIB USU. Pada setiap prosedur, dilaksanakan dengan tekad menyelenggarakan usaha- usaha perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam hal pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat dengan moto mutu hari ini menentukan mutu akan datang. Medan, 27 September 2018 Ketua, Prof. Dr. T. Silvana Sinar, MA. Ph. D NIP : Departemen Sastra Inggris FIB USU

3 Berlaku Efektif : 27 September 2018 Halaman : 1 dari 10 AKTIF KULIAH KEMBALI (AKK) AKTIF KULIAH KEMBALI (AKK) Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Disiapka n Oleh 1. Prof. Dr. T. Silvana Sinar, MA. Ph. D Ketua 2. Rahmadsyah Rangkuti, MA. Ph. D Sekretari s 3. Dr. Deliana, M.Hum Anggota Disahka n Oleh Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Dr. Budi Agustono, N. Si Dekan DAFTAR DISTRIBUSI No. Penerima Personel Tanda Tangan Tanggal 1 Dosen yang bersangkutan Dosen 2 Admisnistrasi Umum Departemen Sastra Inggris FIB USU 3 Administrasi Akademik Departmen Sastra Inggris FIB USU 4 Administrasi Keuangan Departmen Sastra Inggris FIB USU 5 Administrasi Kemahasiswaan Departmen Sastra Inggris FIB USU Tata Usaha Pendidikan Keuangan Kemahasiswaan

4 No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-11 Edisi : 02 Berlaku Efektif : 27 September 2018 Halaman : 2 dari 10 AKTIF KULIAH KEMBALI (AKK)

5

6 CATATAN PERUBAHAN AKTIF KULIAH KEMBALI Revi si ke Tanggal Septemb er TUJUAN Edisi (AKK) : 02 Berlaku Efektif : 27 September Fungsi/ Halama Paragr Disahk 2018 Alasan Jabata Tanda Tangan n af Halaman : an 3 Oleh dari 10 n 1 Pergantian TIM Penyusun GKM AKTIF KULIAH KEMBALI (AKK) Prosedur Aktif Kuliah Kembali (AKK) disusun sebagai satu pedoman bagi setiap mahasiswa dan penyelenggara akademik di lingkungan Departemen Sastra Inggris FIB USU tentang urutan kerja seorang mahasiswa untuk aktif kuliah kembali setelah menjalani penundaan kegiatan akademik. 2. RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur aktif kuliah kembali adalah : a. Urutan permohonan Aktif Kuliah Kembali (AKK) b. Persiapan yang dilakukan oleh Departemen Sastra Inggris dan Fakultas FIB. 3. DEFINISI 3.1. Aktif Kuliah Kembali (AKK) : Mengikuti kegiatan akademik setelah menjalankan masa PKA 3.2. Masa PKA : Masa yang diizinkan tidak melaksanakan kegiatan akademik 4. REFERENSI 4.1 Undang- Undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas. 4.2 PP No. 199 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pasal 45 tentang Pengendalian Mutu dan Pasal 18,19 tentang standar kompetensi Pendidikan Tinggi. 4.3 Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 1023/JO5/SK/PP/2005 tentang Peraturan Akademik Program Sarjana (S-1) Universitas Sumatera Utara. 4.4 Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 3128/JO5/AK/2004 tentang Peraturan Akademik Program Diploma Universitas Sumatera Utara. 4.5 Manual Mutu SMM USU Manual Mutu FIB USU Manual Mutu Departemen Sastra Inggris, KETENTUAN UMUM 4. Mahasiswa yang melaksanakan Penundaan Kegiatan Akademik (PKA) dapat melaksanakan kegiatan akademik kembali setelah melaksanakan proses Aktif Kuliah Kembali (AKK).

7 6. TUJUAN Aktif Kuliah Kembali (AKK) Aktif Kuliah Kembali (AKK) bertujuan untuk mengaktifkan kembali mahasiswa melaksanakan kegiatan akademik setelah melaksanakan Penundaan Kegiatan Akademik (PKA) 7. PERSYARATAN a. Mahasiswa telah melaksanakan kegiatan Penundaan Kegiatan Akademik (PKA) b. Mahasiswa mengajukan permohonan AKK sesuai dengan jadwal yang ditetapkan dalam kalender akademik dapat memperoleh izin penundaan kegiatan akademiki apabila memberikan alasan yang kuat sebagai pertimbangan. 8. PELAKSANAAN Prosedur pelaksanaan ini mempunyai rincian sebagai berikut : a. Mahasiswa mengajukan permohonan Edisi untuk Aktif Kuliah : 02 Kembali (AKK) kepada Dekan (contoh terlampir). Mahasiswa juga harus menyertakan fotokopi izin PKA dan bukti setoran SPP terakhir. b. Ketua/Sekretaris Departemen memeriksa persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh mahasiswa, dan membuat rincian Berlaku beban Efektif studi yang telah : 27 diselesaikan September oelh 2018 mahasiswa pemohon AKK (contoh terlampir). Halaman : 4 dari 10 c. Pembantu Dekan Bidang Akademik memeriksa persyaratan- persyaratan akademik dan menyiapkan berkas usulan AKTIF PKA ke Rektor. KULIAH Berkas usulan KEMBALI PKA terdiri dari (AKK) : i. Surat pengantar dari Dekan ii. Tabel Permohonan AKK ( sebagai Lampiran-1) iii. Data Permohonan AKK dari Departemen ( sebagai Lampiran-2) iv. Permohonan AKK dari mahasiswa ( sebagai Lampiran-3) v. Fotokopi izin PKA ( sebagai Lampiran-4) vi. Bukti setoran SPP terakhir ( sebagai Lampiran-5) d. Dekan mengajukan berkas usulan AKK kepada Rektor untuk dapat disetujui.

8 9. MATRIK TUGAS Matrik tugas unsur- unsur yang ada pada pelaksanaan kegiatan Aktif Kuliah Kembali (AKK) adalah sebagai berikut : Kegiatan Mahasiswa PS Sastra Inggris Program Studi Bagian Akademik Dekan FIB Rektor USU Pengambilan Formulir Pengisian dan Pengembalian Formulir Pemeriksaan berkas persyaratan Menyiapkan berkas Usulan ke Rektor Pengajuan Usulan ke Rektor dan persetujuan Edisi : 02 Berlaku Efektif : 27 September 2018 Halaman : 5 dari 10 AKTIF KULIAH KEMBALI (AKK) Pemberitahuan Mahasiswa yang PKA

9 DIAGRAM ALIR Berlaku Efektif : 27 September 2018 Halaman : 6 dari 10 AKTIF KULIAH KEMBALI (AKK) Mahasiswa Mengambil Formulir Ke Bagian Akademik Mahasiswa Mengisi & Mengembalikan Formulir Ke Bagian Akademik PS Bagian Akademik & Dekan Memeriksa Berkas Persyaratan Rektor Menyetujui Pengajuan Usulan AKK Dekan Mengirimkan Berkas AKK Ke PS Bagian Akademik Dekan Mengajukan Berkas Usulan Ke Rektor PS Bagian Akademik Memberitahukan Persetujuan AKK Ke Mahasiswa Dekan Mempersiapkan Berkas Usulan Ke Rektor

10 LAMPIRAN 1 Contoh Permohonan AKK ke Rektor No. : Lamp. : 1 (satu) berkas Hal : Permohonan AKK Kepada Yth. Rektor Universitas Sumatera Utara di Medan Dengan hormat. Dengan ini kami sampaikan Berlaku berkas : Efektif : 27 September 2018 Halaman : 7 dari 10 No. Jenis Berkas Banyaknya Keterangan 1 Permohonan AKK AKTIF mahasiswa: KULIAH 1 (satu) berkas KEMBALI (AKK) Nama : NIM :.. Departemen :.. Kami bermohon agar berkas tersebut dapat diproses selanjutnya, untuk hal tersebut kami ucapkan terima kasih. Medan, Dekan/ Pembantu Dekan I NIP :

11 LAMPIRAN 2 Contoh Tabel Permohonan AKK ke Rektor PERMOHONAN PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) DEPARTEMEN SASTRA INGGRIS PROGRAM STUDI S-1 SASTRA INGGRIS FAKULTAS FIB USU Tahun Alasan Bukti SKS SKS Masa No. Nama NIM Dept. Masuk PKA SPP diprogram diperoleh PKA 1 Winda Kompt.. Sem A :- Sem. B/B+:10.. Berlaku Efektif 08/09 : 27 September /0 Halaman : 8 dari 10 AKTIF KULIAH KEMBALI (AKK) Tanggapan : Rekomendasi Dekan atas permohonan AKK Pada prinsipnya tidak keberatan yang bersangkutan AKK. Medan,.. Dekan/ Pembantu Dekan I NIP :

12 LAMPIRAN 3 Contoh Berkas Data Permohonan AKK Departemen Ilmu Komputer UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA MEDAN DATA PERMOHONAN PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) Berlaku Efektif : 27 September 2018 A. PEMOHON Halaman : 9 dari 10 Nama : NIM : AKTIF KULIAH KEMBALI (AKK) Departemen : No. izin PKA : B. DATA PEMOHON C. Masuk pertama studi tahun : Masa studi yang telah dijalani :.. semester Beban studi yang telah diambil mulai Semester I s/d sedang berjalan Beban studi yang berhasil diselesaikan D. REKOMENDASI DEKAN :.. SKS : SKS A =.. SKS B/B+=.. SKS C/C+=.. SKS D = SKS Total = SKS Medan,. Ketua/ Sekretaris Departemen NIP :

13 LAMPIRAN 4 Contoh Pengusulan Aktif Kuliah Kembali (AKK) Kepada Yth. Dekan Fakultas FIB USU di Tempat Dengan hormat. Saya yang bertanda tangan dibawah ini: Berlaku Efektif : 27 September 2018 Halaman : 10 dari 10 AKTIF KULIAH KEMBALI (AKK) Nama NIM Departemen : :... : Sastra Inggris Memohon keizinan untuk Aktif Kuliah Kembali (AKK) atas diri saya pada : Semester : T.A. :... No. Izin PKA : Lama PKA :.. Semester Demikianlah permohonan PKA ini saya sampaikan, dan saya akan mematuhi semua ketentuan yang berlaku. Terima Kasih. Medan, Hormat saya, NIM :