Manual Prosedur Pengembangan Staf

Transkripsi

1 Manual Prosedur Pengembangan Staf Unit Jaminan Mutu Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2015

2 Manual Prosedur Pengembangan Staff Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 7 Tanggal : 5 November 2015 Sekretaris Jurusan TIP Diajukan oleh : Disetujui oleh : Dr. Siti Asmaul Mustaniroh, STP, MP Ketua Jurusan TIP Dr. Sucipto, STP, MP i

3 Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 1 Garis Besar Prosedur... 1 Bagan Alir Bagan Alir Prosedur Pengembangan Staf Untuk Jalur Gelar Bagan Alir Prosedur Pengembangan Staf Untuk Jalur Non Gelar... 4 Lampiran Daftar Revisi Dokumen Pengembangan Staf Daftar Distribusi Dokumen Terkendali Daftar Dokumen Terkait... 7 ii

4 Tujuan Menjamin terselenggaranya program pengembangan staf edukatif dan administrasi di Jurusan Teknologi Industri Pertanian FTP Universitas Brawijaya secara baik. Ruang Lingkup Pelaksanaan pengembangan staf edukatif dan administrasi di lingkungan Jurusan Teknologi Industri Pertanian FTP Universitas Brawijaya (PS s1 S2 dan S3). Definisi 1. Pengembangan staf adalah kegiatan peningkatan kemampuan melalui jalur gelar dan non gelar 2. Staf edukatif adalah staf yang mempunyai tugas Tri Dharma Perguruan Tinggi 3. Staf administrasi adalah staf yang bertugas membantu pelaksanaan administrasi pendidikan dan laboratorium di jurusan. 4. Jalur gelar adalah jalur pendidikan untuk mendapatkan gelar 5. Jalur non gelar adalah jalur pendidikan tanpa gelar antara lain: seminar, pelatihan, lokakarya, semiloka, simposium, konferensi. Rujukan 1. PP No 5 Tahun HELTS (Higher Education Long Term Strategy ) Tahun Program Kerja Jurusan ( ) 4. IK Tata Cara Administrasi Kepegawaian Tugas Belajar( ) 5. Form Surat Pengantar dan Rekomendasi Atasan ( ) 6. Form Surat Kesanggupan Pembiayaan ( ) 7. Form Laporan Kemajuan Hasil Studi ( ) 8. IK Tata Cara Penempatan Kembali ( ) Garis Besar Prosedur 1. Ketua Jurusan membuat Program Kerja ( ) dan sosialisasi tentang rencana pengembangan staf di jurusan TIP (IK ) 2. Berdasarkan program kerja jurusan, staf melakukan persiapan pendaftaran kepada institusi tujuan. 1

5 3. Stafyangbersangkutan membuat surat pemberitahuan kepada Ketua Laboratorium dan Ketua Jurusan untuk mengikuti pendidikan lebih lanjut(gelar atau non gelar) 4. Stafyang bersangkutan memohon surat pengantar dari Dekan untuk mendapatkan rekomendasi dari Rektor ub. Pembantu Rektor I ( ) 5. Staf mendaftar kepada institusi yang dituju dengan melampirkan surat kesanggupan pembiayaan ( ) 6. Setelah di terima pada institusi yang dituju, staf harus menyelesaikan administrasi pendidikan dan kepegawaian di Fakultas dan Universitas 7. Selama proses pendidikan, secara periodik harus melaporkan kemajuan studinya ke Rektor, Dekan dan Ketua Jurusan ( ) 8. Setelah Selesai, staf yang bersangkutan harus mengurus surat penyerahan/penempatan kembali dari institusi tempat yang bersangkutan belajar (dalam negeri) atau DIKTI (luar negeri) ( ) 9. Untuk jalur non gelar melalui tahapan 6.1 sampai dengan Bagan Alir Prosedur Pengembangan Staf Untuk Jalur Gelar Mulai Ketua Jurusan Membuat Program Kerjadan sosialisasi tentang rencana pengembangan staf di jurusan TIP (1 hari) Melakukan persiapan pendaftaran kepada institusi tujuan (1 3 bulan) Program Kerja Jurusan ( ) IK Tata Cara Administrasi Kepegawaian Tugas Belajar ( ) Membuat surat pemberitahuan kepada Ketua Laboratorium dan Ketua Jurusan untuk mengikuti pendidikan lebih lanjut(gelar atau non gelar) (1 hari) Memohon surat pengantar dari Dekan untuk mendapatkan rekomendasi dari Rektor ub. Pembantu Rektor I (1 hari) Surat Pengantar dan Rekomendasi Atasan ( ) A 2

6 A Mendaftar kepada institusi yang dituju dengan melampirkan surat kesanggupan pembiayaan (1 hari) Surat kesanggupan pembiayaan ( ) Menyelesaikan administrasi pendidikan dan kepegawaian di Fakultas dan Universitas setelah di terima pada institusi yang dituju(6 hari) Ketua Jurusan, Dekan dan Rektor Melaporkan kemajuan studinya secara periodik ke Rektor, Dekan dan Ketua Jurusan selama proses pendidikan (6 bulan) Form kemajuan hasil studi ( ) Mengurus surat penyerahan/penempatan kembali dari institusi tempat yang bersangkutan belajar (dalam negeri) atau DIKTI (luar negeri) (6 bulan) IK Tata Cara penempatan kembali ( ) Selesai 3

7 2. Bagan Alir Prosedur Pengembangan Staf Untuk Jalur Non Gelar Mulai Ketua Jurusan Membuat Program Kerjadan sosialisasi tentang rencana pengembangan staf di jurusan TIP (1 hari) Melakukan persiapan pendaftaran kepada institusi tujuan (1 3 bulan) Membuat surat pemberitahuan kepada Ketua Laboratorium dan Ketua Jurusan untuk mengikuti pendidikan lebih lanjutatau seminar/lokakarya ilmiah (1 hari) Program Kerja Jurusan ( ) IK Tata Cara Administrasi Kepegawaian Tugas Belajar ( ) A 4

8 Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Pengembangan Staff Revisi ke-0 : 4 Juni 2008 MP.UJM-TIP-FTP-UB.03 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan Revisi ke-1 : 14 Agustus 2009 Perubahan kode : MP.UJM-TIP-FTP-UB.2.01 Revisi ke-2 : 8 Juni 2011 Perubahan kode : Perubahan pada cover dan Tim UJM Revisi ke-3 : 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM Revisi ke-4 Revisi ke-6 Revisi ke-7 : : : 30 Maret 2012 Perubahan kode : Oktober 2015 Perubahan logo Kementerian Perubahan nama KPS Perubahan nama Manager Representative Perubahan nama Ketua Jurusan 5 November 2015 Penambahan ruang lingkup 5

9 2. Daftar Distribusi Dokumen Terkendali Nama Dokumen : Nomor/Kode : Revisi ke : Salinan Revisi Penerima Jenis Dokumen Salinan 1 7 Ketua Jurusan Terkendali Salinan 2 dan Asli 7 Manager Representative Terkendali Salinan 3 7 Pembantu Rektor I Terkendali Salinan 4 7 Pembantu Rektor II Terkendali Salinan 5 7 Dekan Terkendali Salinan 6 7 Pembantu Dekan II Terkendali Salinan 7 7 Kasubbag Keuangan dan Kepegawaian Terkendali Salinan 8 7 Ketua Jurusan Terkendali Salinan 9 7 Ketua Program Studi Terkendali Salinan 10 7 Bendahara Jurusan Terkendali Mengetahui, Sekretaris, Malang, 5 November 2015 Yang Mendistribusikan, Wakabid Pelayanan Umum, Ardaneswari D.P. Citraresmi STP, MP. 6

10 3. Daftar Dokumen Terkait a. Program Kerja Jurusan ( ) b. IK Tata Cara Administrasi Kepegawaian Tugas Belajar ( ) c. IK Tata Cara Penempatan Kembali ( ) 7

11 d. Surat Pengantar dan Rekomendasi Atasan ( ) Kepada Yth. Rektor Universitas Brawijaya Malang u.b. Pembantu Rektor I Bidang Akademik Bapak. Di tempat. Dengan hormat, Bersama ini kami: Nama : NIP : Jurusan : Fakultas : Mengajukan permohonan kepada Bapak untuk mendapatkan bantuan biaya pendidikan Program Doktor (S3) pada Program Pasca Sarjana. tahun akademik... Biaya yang kami ajukan meliputi persiapan pendaftaran (Test TOEFL, TPA, pendaftaran), SPP dan biaya hidup. Biaya persiapan untuk syarat pendaftaran dan pendaftaran kami lampiran dan persyaratan pendaftaran Program Doktor di... Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan kami, dan sebelumnya kami ucapkan terima kasih. Malang, Mengetahui: Dekan Fakultas Teknologi Pertanian Hormat kami, Nama Lengkap dan NIP NIP Nama Lengkap dan 8

12 Tembusan Yth: Pembantu Dekan II FTP-UB e. Surat Kesanggupan Pembiayaan ( ) SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN MEMBIAYAI PROGRAM DOKTOR DI... Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : Pekerjaan : Alamat : Hubungan dengan pelamar : Sponsor/ Pribadi*) Menyatakan kesediaan saya untuk menanggung biaya penyelenggaraan pendidikan atas nama : Saudara : Program Studi : Alamat : Selama mengikuti Program Doktor di... sampai dinyatakan lulus. Pembayaran akan saya lakukan melalui rekening... pada setiap awal semester. Saya menyadari bahwa apabila biaya studi tersebut tidak dapat saya bayar sesuai dengan ketentuan yang berlaku di..., maka akan berakibat kepada sdr.... tidak di perbolehkannya untuk melakukan pendaftaran ulang. Malang,. Nama Lengkap Pejabat yang Berwenang dan NIP 9

13 *) Coret yang tidak perlu. f. Laporan Kemajuan Hasil Studi ( ) FORM KEMAJUAN HASIL STUDI Nama Mahasiswa Nama Program Nama Dosen Jurusan No. Induk Mahasiswa Kode Mata Kuliah Nama Matakuliah Fakultas EVALUASI OLEH DOSEN 1. Hasil kemajuan study: ( ) sangat baik ( ) baik ( ) sedang ( ) jelek 2. Apakah mahasiswa mampu mengumpulkan semua tugas yang diberikan sesuai deadline? ( ) Ya ( ) Tidak 3. Apakah mahasiswa dapat menyelesaikan programnya sesuai dengan waktu yang telah ditentukan? ( ) Ya ( ) Tidak 4. Apakah ada perubahan yang perlukan dilakukan pada program ini? ( ) Perpanjangan waktu ( ) Dihentikan ( ) Tidak ada perubahan Komentar Dosen: 10

14 Tanda tangan dosen: Tanggal: Tanda tangan mahasiswa: Tanggal: 11