Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 1/7 No. Semakan 03 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Menerangkan proses yang dijalankan setelah bahan monograf dibekalkan kepada Perpustakaan untuk membolehkan kemudahkesanan bahan-bahan perpustakaan oleh pengguna dan memastikan bahan dan rekod yang diproses adalah betul dan tepat. Meliputi semua bahan monograf yang diterima di Perpustakaan kecuali bahan bahasa asing, tesis, laporan projek dan bahan hadiah. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen - Sistem Virtua Tajuk Dokumen - Virtua Online Documentation - Pangkalan Data ACQ CLICKS UPM/OPR/PSAS/P004 Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan UPM/OPR/PSAS/AK06 UPM/OPR/PSAS/AK08 OPR/PSAS/GP01/ILB OPR/PSAS/GP04/KKH OPR/PSAS/DR01/DKT OPR/PSAS/DR01/PKT 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Media Arahan Kerja Penerimaan Bahan Baru Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan Garis Panduan Penerimaan Bahan Koleksi Khas Dasar Pengkatalogan Panduan Pengkatalogan AC BMA BPK CIP OC PAP PS PP PPKn PenP Additional Copy (Naskhah Tambahan) Bahagian Media dan Arkib Bahagian Pembangunan Koleksi Cataloging in Publication (Pengkatalogan Dalam Penerbitan) Bahagian Pembangunan Koleksi / Perpustakaan Cawangan / Bahagian Sistem dan Teknologi Maklumat Original Cataloging (Pengkatalogan Asal) Pembantu Am Pejabat Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Perpustakaan Perubatan Veterinar Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan Penolong Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 2/7 No. Semakan 03 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab mempastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 3/7 No. Semakan 03 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014
7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 4/7 No. Semakan 03 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014 7.1 Mula 7.2 Terima Bahan yang Siap Diidentifikasi berserta Borang Pesanan Bahan Monograf Dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) Salinan Jabatan. Pastikan Bahan Dapat Disiapkan Dalam Tempoh 3 Bulan dari Tarikh Penerimaan. / PPKn/PP a. Bagi bahan monograf berserta CD/DVD di, terima bahan yang telah siap diberi identifikasi dan dibuat penduaan (rujuk Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Media (UPM/OPR/PSAS/AK06) pada langkah 7.6 hingga 7.9). Catat judul bahan, nombor item, nombor panggilan, nombor aksesen (rujuk Log Rekod Nombor Aksesen Bahan BPD (OPR/PSAS/BL05/RNA)), format bahan dan tarikh aksesen dan format bahan pada casing CD/DVD dalam kertas nota. Tampal nombor aksesen dan format bahan pada casing CD/DVD. 7.3 Lakukan Proses Pengkatalogan Bahan. (Rujuk Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan (UPM/OPR/PSAS/P004)). / PPKn/PP 7.3.1 Isi ruangan berkaitan pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) / Pangkalan Data ACQ CLICKS (jika berkenaan) 7.3.2 Serah bahan yang siap dikatalog untuk cetak label nombor panggilan kepada PPKn/PP beserta Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) 7.4 Cetak/Taip Label Nombor Panggilan Bahan. (Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB)). PPKn/PP 7.4.1 Isi ruangan berkaitan pada Borang Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BR01/LMS) dan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) / Kemaskini maklumat bahan
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 5/7 No. Semakan 03 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014 Tindakan dalam Pangkalan Data ACQ CLICKS (jika berkenaan). Bagi, serahkan bahan siap dicetak/taip label nombor panggilan beserta borang kepada PAP. 7.5 Tampal Label Nombor Panggilan pada Bahan. (Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB)). PPKn/PP/PAP 7.5.1 Isi ruangan berkaitan pada Borang Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BR01/LMS) dan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) / Kemaskini maklumat bahan dalam Pangkalan Data ACQ CLICKS (jika berkenaan). Serahkan bahan siap ditampal label nombor panggilan kepada pegawai bertanggungjawab. 7.6 Lakukan Proses Semakan Akhir Bahan yang Siap Diproses. 7.6.1 Semak ke atas setiap bahan beserta rekod dalam sistem Virtua kepada perkara-perkara berikut- a. Maklumat bahan pada rekod MARC adalah betul, dengan merujuk kepada bahan-bahan rujukan pengkatalogan yang digunakan, jika perlu. b. Maklumat bahan pada item information adalah betul mengikut keperluan Panduan Pengkatalogan (OPR/PSAS/DR01/PKT). c. Bahan telah dilabel dengan betul. d. Bahan dicop hak milik dan ditampal slip pinjaman dengan betul. /PenP 7.6.2 Isi ruangan semakan akhir pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) / Kemaskini maklumat bahan dalam Pangkalan Data ACQ CLICKS (jika berkenaan). 7.7 Ada Pembetulan? 7.7.1 Jika ada, ikut langkah 7.8. 7.7.2 Jika tiada, terus ke langkah 7.9. 7.8 Isi Borang Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) / Pangkalan Data ACQ CLICKS (jika PenP
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 6/7 No. Semakan 03 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014 Tindakan berkenaan). 7.8.1 Jika pembetulan rekod MARC dan rekod item, ulang langkah 7.3. 7.8.2 Jika pembetulan label nombor panggilan, ulang langkah 7.4. 7.9 Masukkan Judul ke dalam New Book List pada Sistem Virtua, Jika Perlu. 7.10 Asingkan Bahan Mengikut Bahagian / Unit. Bagi Perpustakaan Cawangan Terus ke Langkah 7.11. PenP / PenP PPKn/PP/PAP 7.10.1 Asingkan dan serahkan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) (salinan jabatan) kepada bertanggungjawab. 7.11 Maklumkan Kepada Pemohon Bahan Telah Siap Diproses melalui emel. /PPKn /PP 7.11.1 Failkan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) (salinan Jabatan) dalam Log Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BL01/PSM). 7.12 Hantar Bahan yang Siap Dilabel dan Disemak ke Bahagian/Unit Yang Berkenaan dan Rekodkan dalam Log Penyerahan Bahan Keluar (OPR/PSAS/BL01/PBK). PPKn/PP/PAP 7.13 Tamat Untuk proses seterusnya di Bahagian / Unit berkenaan, rujuk Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Media (UPM/OPR/PSAS/AK02). Arahan Kerja Penerimaan Bahan Baru (UPM/OPR/PSAS/AK08). Garis Panduan Penerimaan Bahan Koleksi Khas (OPR/PSAS/GP04/KKH).
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 7/7 No. Semakan 03 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Sistem Virtua Rekod Katalog 2. Pangkalan Data ACQ CLICKS Rekod Perolehan dan Pemprosesan Bahan Monograf dan Media 3. OPR/PSAS/BL01/PRK Log Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) 4. OPR/PSAS/BL01/PBK Log Penyerahan Bahan Keluar Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Server Virtua Kekal STM STM Server Lotus Notes Kekal PenP/ PPKn / PP PenP/ PPKn / PP BPK PS PenP / PPKn / PP / PAP PenP / PPKn / PP / PAP 2 Bulan BPK BKK PS Kuasa Melupus STM 5. OPR/PSAS/BL01/PSM Log Pesanan Bahan Monograf dan Media Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) PenP / PPKn / PP PenP/ PPKn / PP 1 Tahun BPK PS 6 Bulan 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan WP 03/01/2011 02 01 OPR (PSAS) 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses WP 22/08/2011 02 02 OPR (PSAS) 2/2012 Mesyuarat Pengurusan PSAS ke-34 WP 14/08/2012 02 03 OPR(PSAS) 2/2014 Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas WP 30/05/2014