Halaman: 1/10 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Menerangkan tatacara pengurusan pendaftaran keahlian perpustakaan. Meliputi urusan pendaftaran keahlian yang terdiri daripada ahli tidak beryuran (kakitangan UPM, pesara wajib UPM dan keluarga kakitangan UPM) dan ahli beryuran (individu / institusi). Pendaftaran keahlian bagi pelajar adalah secara automatik di mana rekod pelajar yang diterima dimuat naik (up-load) ke pelayan Virtua. AK ini digunapakai bagi membina rekod pelajar secara manual. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Virtua (Online Documentation Circulation Module) OPR/PSAS/GP03/AHL OPR/PSAS/GP03/KW GP Membina Rekod dan Menyedia Kad Ahli GP Kutipan Wang OPR/PSAS/DR03/KEL Senarai Kelayakan Penggunaan Perkhidmatan dan Kemudahan Perpustakaan 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BS DRA GP KB PP PPKn PPP PPSK PPV PKSB PKBS : Bahagian Sirkulasi / Seksyen Perkhidmatan Pelanggan PKBS : Dokumen Rujukan Ahli (Kad Pengenalan/Lesen Memandu/Paspot/ Slip Pembayaran Pendaftaran/Pendaftaran Kursus) : Garis Panduan : Ketua Bahagian Sirkulasi / Ketua Perpustakaan Cawangan : Pembantu Perpustakaan : Pembantu Perpustakaan Kanan : Penolong Pegawai Perpustakaan : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : Perpustakaan Perubatan Veterinar : Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak
Halaman: 2/10 5.0 TANGGUNGJAWAB KB bertanggungjawab memastikan semua staf yang terlibat dalam urusan pendaftaran keahlian mengikuti langkah-langkah dalam arahan kerja ini.
Halaman: 3/10 6.0 Carta Alir Arahan Kerja Pendaftaran Keahlian Mula 7.1 Terima permohonan 7.2 Tentukan kategori ahli dan isi borang permohonan 7.3 Semak borang permohonan 7.4 Ya Maklumat ahli terkini? 7.6 Ya Rekod ahli telah dibina 7.5 Tidak Kemaskini maklumat ahli 7.7 Tidak Tentukan kod patron / nombor ahli / nombor kod palang 7.8 Bina rekod ahli (Virtua) 7.9 Semak rekod ahli 7.10 7.11 Butiran maklumat rekod ahli betul? Betul Sediakan kad ahli Salah 7.13 7.12 Sunting maklumat rekod ahli Tampal pelekat tempoh sah keahlian 7.14 Ahli beryuran Ya 7.15 Tidak Sediakan bil tunai 7.16 Serah kad ahli / kad kakitangan / kad pelajar / bil / DRA 7.17 7.18 Ada kutipan wang? Ada Serah wang untuk penyimpanan Serah dokumen untuk pengesahan Tamat Tiada 7.19 7.20 7.21
Halaman: 4/10 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula. 7.2 Terima Permohonan daripada Pemohon. 7.3 Tentukan Kategori Ahli dan Minta Pemohon Isi Borang Permohonan. 7.3.1 Ahli luar beryuran : Kakitangan Kerajaan / Swasta / Persendirian / ahli Alumni / Institusi Pengajian Tinggi / Institusi Kerajaan / Institusi Korporat - Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Luar (OPR/PSAS/BR03/AHL1) 7.3.2 Ahli luar tidak beryuran: -Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Keluarga Kakitangan Tetap UPM / Pesara UPM (OPR/PSAS/BR03/AHL2) 7.3.3 Kakitangan dan pelajar UPM - Borang Rekod Urusan Keahlian (OPR/PSAS/BR03/RUK)
Halaman: 5/10 Tindakan 7.4 Terima Dan Semak Borang Permohonan Atau / Dan Gambar Atau / Dan Yuran Atau / Dan DRA. Semak Dan Pastikan: 7.4.1 Pemohon mengisi butiran yang berkenaan di dalam borang di mana butiran nama dan alamat adalah sama seperti di DRA atau yang terkini. 7.4.2 Pemohon mengepilkan sekeping gambar (kecuali kakitangan dan pelajar UPM). 7.4.3 Pemohon menyerahkan amaun yuran yang ditetapkan (kecuali kakitangan / pelajar UPM dan ahli tidak beryuran). [Pastikan amaun yuran adalah mengikut kategori ahli. Rujuk Senarai Kelayakan Penggunaan Perkhidmatan Dan Kemudahan Perpustakaan (OPR/PSAS/DR03/KEL)] 7.5 Rekod Ahli Telah Dibina? 7.5.1 Jika tidak, ikut langkah 7.8. 7.5.2 Jika ya, ikut langkah 7.6. 7.6 Maklumat Ahli yang Terkini? 7.6.1 Jika ya, terus ke langkah 7.20. 7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.7. 7.7 Kemaskini Maklumat Ahli, dan Ikut Langkah 7.10.
Halaman: 6/10 Tindakan 7.8 Tentukan Kod Patron, Nombor Ahli dan Nombor Kod Palang. 7.8.1 Untuk mendapatkan kod patron: Rujuk : Senarai Kelayakan Penggunaan Perkhidmatan Dan Kemudahan Perpustakaan (OPR/PSAS/DR03/KEL). Contoh : (AM) untuk ahli Alumni 7.8.2 Untuk mendapatkan nombor ahli (untuk ahli luar sahaja): Rujuk: Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Beryuran) (OPR/PSAS/BL03/AHL1) atau Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Tidak Beryuran) (OPR/PSAS/BL03/AHL2). Semak borang permohonan keahlian yang terakhir pada log atau papan kenyataan keahlian luar serta Sistem Virtua dan berikan nombor berikutnya untuk nombor pendaftaran ahli baru. 7.8.3 Catitkan kod patron dan nombor ahli pada ruang nombor ahli (untuk ahli luar sahaja) dalam borang permohonan. Contoh : AM007 7.9 Bina Rekod Ahli dalam Sistem Virtua Berpandukan Maklumat pada Borang Permohonan [Rujuk GP Membina Rekod dan Menyedia Kad Ahli (OPR/PSAS/GP03/AHL) Langkah 2.0]. 7.10 Semak Rekod Ahli dan Pastikan Semua Tag Mandatori Diisi dengan Maklumat Ahli yang Betul dan Lengkap [Rujuk GP Membina Rekod dan Menyedia Kad Ahli (OPR/PSAS/GP03/AHL) Lampiran 1].
Halaman: 7/10 Tindakan 7.11 Butiran Maklumat Rekod Ahli Betul? PP/ PPKn/PPP 7.11.1 Jika betul, ikut langkah 7.13. 7.11.2 Jika salah, ikut langkah 7.12. 7.12 Sunting Maklumat Rekod Ahli, dan Ulang Langkah 7.10. 7.13 Sediakan Kad Ahli. (Rujuk GP Membina Rekod dan Menyedia Kad Ahli (OPR/PSAS/GP03/AHL) Langkah 3.0). [Kakitangan / pelajar UPM dikecualikan kerana sudah ada kad kakitangan / matrik. Bagi kakitangan sementara, tampalkan nombor kod palang di belakang kad kakitangan dan laminat kad tersebut, jika perlu]. 7.14 Tampal Pelekat Tempoh Sah Keahlian pada Kad. 7.15 Ahli Beryuran? 7.15.1 Jika tidak, ikut langkah 7.17. 7.15.2 Jika ya, ikut langkah 7.16. 7.16 Sediakan Bil Tunai. PO/ 7.17 Serahkan Kad Ahli atau /dan Kad Kakitangan atau / dan Kad Pelajar atau / dan Bil atau / dan DRA atau / dan Lain-Lain Dokumen yang Berkaitan kepada Ahli.
Halaman: 8/10 Tindakan 7.18 Ada Kutipan Wang? 7.18.1 Jika tiada, ikut langkah 7.20. 7.18.2 Jika ada, ikut langkah 7.19. 7.19 Serah Wang kepada Ketua Bahagian / Pustakawan / PPP (Rujuk GP Kutipan Wang (OPR/PSAS/GP03/KW)). 7.20 Serah Dokumen kepada Pustakawan untuk Pengesahan. Failkan Borang di Log Berkaitan Seperti Berikut: PO// KB/Pustakawan / Pustakawan 7.21 Tamat. Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Luar (OPR/PSAS/BR03/AHL1) di Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Beryuran) (OPR/PSAS/BL03/AHL1). Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Keluarga Kakitangan Tetap UPM / Pesara UPM (OPR/PSAS/BR03/AHL2) di Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Tidak Beryuran) (OPR/PSAS/BL03/AHL2) Borang Rekod Urusan Keahlian (OPR/PSAS/BR03/RUK) di Log Rekod Urusan Keahlian (OPR/PSAS/BL03/RUK).
Halaman: 9/10 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. OPR/PSAS/BL03/AHL1 Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Beryuran) - Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Luar (OPR/PSAS/BR03/AHL1) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP PPP BS Setahun selepas tamat tempoh keahlian Kuasa Melupus KB 2. OPR/PSAS/BL03/AHL2 Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Tidak Beryuran) - Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Keluarga Kakitangan Tetap UPM / Pesara (UPM (OPR/PSAS/BR03/AHL2) PP PPP BS Setahun selepas tamat tempoh keahlian KB 3. OPR/PSAS/BL03/RUK 4. - Log Rekod Urusan Keahlian Borang Rekod Urusan Keahlian (OPR/PSAS/BR03/RUK Rekod Patron PPP/PPKn/PP PPP/PPKn/PP BS PPSK PPV PKSB PKBS 1 Tahun PPP PPP Pelayan Virtua Sehingga Tamat Tempoh Keahlian / Kekal KB KB
Halaman: 10/10 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua Pustakawan WP 03/01/2011 02 01 OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/2011 02 02 OPR(PSAS)- 2/2013 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses PSAS 1/2013 Ketua Pustakawan WP 30/04/2013