BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Perusahaan Jembar Mukti Arta berdiri sejak tanggal 3 Mei 1993. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Ardiyanto Subianto. Perusahaan ini bergerak di bidang jasa kontraktor. PT. Jembar Mukti Arta berkedudukan di Jl. Kemandoran 8 No. 1, Jakarta Selatan. Selain itu perusahaan juga memiliki showroom di Gedung Roxy Square Lt. 1 Blok A5 No. 21, Jl. Kyai Tapa No. 1, Grogol Petamburan, Jakarta Barat. Dengan penetapan dan perubahan yang terjadi berdasarkan Keputusan Menteri Hukum Perundang Undangan Republik Indonesia Nomor: C 18593 HT.01.04.Th.2000 oleh Notaris Lieke Lianadevi Tukgali, SH.. Perusahaan ini juga telah dilengkapi dengan izin izin sebagai berikut: Surat Keterangan Terdaftar Surat Pengukuhan PKP : PEM-01639/WPJ.05/KP.0203/2008 : PEM-01640/WPJ.05/KP.0203/2008 Nomor Pokok Wajib Pajak : 01.351.157.1-036.000 Surat Izin Usaha Perdagangan : 2197/1.824.221/0808 Tanda Daftar Perusahaan PT : 09.02.1.51.09694 Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi : 0903.2.90.93.16604 Perusahaan ini merupakan perusahaan menengah yang bergerak di bidang jasa konstruksi bangunan, dimulai dari tahap perancangan, konstruksi, hingga maintenance. Jenis bidang usaha konstruksi bangunan pun meliputi 57

58 bangunan kantor, bangunan pabrik konstruksi baja, bangunan konstruksi beton, dan bangunan perumahan. Bangunan yang pernah dibuat berupa gedung kantor, gedung sekolah, gudang, pabrik, kompleks pertokoan, dan kompleks perumahan. Sedangkan sarana yang pernah dibuat antara lain sportsclub, waterpark, pintu gerbang perumahan, pos polantas, toilet umum, taman kompleks perumahan. Beberapa proyek yang pernah dikerjakan antara lain: Client Proyek PT. Bintang Mas - Gudang Kaca, Bintaro Bekasi dan Pasar Rebo Jakarta Timur PT. Bumi Serpong Damai - Kantor BSD, Serpong Tangerang - Perumahaan BSD, Serpong Tangerang - Kompleks Pertokoan BSD, Serpong Tangerang PT. Citra Damai - Perumahan Harapan Indah, Bekasi Jawa Barat Putra PT. Internasional Induro - Kantor, Pasar Kemis Tangerang - Pabrik, Pasar Kemis Tangerang - Gudang, Pasar Kemis Tangerang PT. Paparya Warna - Gudang Eksport, Serpong Tangerang Agro Indonesia PT. Perdana Gapura Prima - Perumahan Villa Cimangu, Bogor Jawa Barat - Kompleks Perkantoran dan Pertokoan Cimangu, Bogor Jawa Barat

59 PT. Semangat Panca Bersaudara - Perumahaan Villa Bogor Indah, Bogor Jawa Barat - Kompleks Pertokoan Bogor Indah, Bogor Jawa Barat PT. Shouthern Cross Textile Industry - Mess Karyawan, Pasar Rebo Jakarta Timur - Pabrik, Pasar Rebo Jakarta Timur PT. Sumarecon - Gudang Material dan Bahan Jadi, Pasar Rebo Jakarta Timur - Kantor, Harmoni Jakarta Pusat - Perumahaan Kelapa Gading, Kelapa Gading Agung Tbk Jakarta Utara - Kompleks Pertokoan Kelapa Gading, Kelapa Gading Jakarta Utara Yayasan Lemuel - Gedung Sekolah, Joglo Jakarta Selatan Tabel 3.1 Data Proyek Yang Pernah Ditangani

60 3.1.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi di dalam suatu perusahaan sangatlah penting. Tidak semua perusahaan mempunyai struktur organisasi yang sama, perbedaan tersebut disebabkan adanya perbedaan kebutuhan, jenis usaha, luas perusahaanan, banyaknya cabang perusahaan, dan lain lain. Struktur organisasi yang baik dapat menggambarkan mengenai tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang tepat dan jelas untuk setiap anggota organisasi. Berikut ini adalah struktur organisasi dari PT. Jembar Mukti Arta: Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Jembar Mukti Arta 3.1.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Penjelasan tugas dan tanggung jawab dari masing masing bagian dalam struktur organisasi PT. Jembar Mukti Arta adalah sebagai berikut:

61 1. Direktur a. Memimpin perusahaan. b. Menetapkan kebijakan perusahaan. c. Mengawasi jalannya perusahaan. d. Mengikuti tender. e. Membuat Kontrak dengan Client. 2. Designer a. Menawarkan jasa rancangan gambar bangunan. 3. Estimator a. Mengestimasi dan mengkalkulasi biaya rancangan untuk Client. b. Membuat penawaran kontrak. 4. Bagian Pembelian a. Memilih Supplier. b. Melakukan order pembelian bahan baku material. c. Mencatat penerimaan bahan baku material. d. Bertanggung jawab atas pembelian bahan baku material kepada Direktur. 5. Bagian Keuangan a. Mengecek dan menagih pembayaran termin Kontrak. b. Mencatat penerimaan kas. c. Mengecek tagihan pembelian bahan baku material. d. Membayar tagihan bahan baku material. e. Mencatat pengeluaran kas. f. Menyusun laporan keuangan.

62 g. Bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran kas kepada Direktur. 6. Bagian Akuntansi a. Mencatat transaksi. 7. Project Manager a. Memimpin proyek. b. Membuat perencanaan pembangunan proyek. c. Melaporkan perkembangan proyek kepada Direktur. d. Bertanggung jawab atas proyek yang ditangani kepada Direktur. 8. Site Manager a. Memimpin setiap bagian proyek yang ditangani. b. Mengawasi kegiatan pembangunan proyek. c. Menkonfirmasikan perkembangan proyek kepada Project Manager. d. Bertanggung jawab atas proyek yang ditangani kepada Project Manager. 9. Bagian Logistik a. Mengatur masuk dan keluarnya bahan baku material di proyek. b. Bertanggung jawab atas persediaan bahan baku material kepada Site Manager dan Bagian Pembelian. 10. Bagian Administrasi a. Membayar upah pekerja bangunan. b. Membayar biaya operasional proyek. 11. Mandor a. Mengatur dan mengawasi pekerja bangunan.

63 3.2 Sistem yang Berjalan 3.2.1 Prosedur dari Sistem yang Berjalan Prosedur perusahaan jasa kontraktor pada PT. Jembar Mukti Arta yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: Dimulai pada saat Client merencanakan pembangunan proyek dan Client mengadakan tender, yang diikuti beberapa perusahaan kontraktor. Perusahaan memperoleh informasi mengenai tender dari media ataupun relasi. Perusahaan akan mengumpulkan informasi mengenai Rancangan Client akan pembangunan proyek. Kemudian Estimator mempelajari dan menghitung rancangan tender. Estimator akan memilih Supplier yang memberikan penawaran bahan baku material yang terbaik. Lalu Estimator mengestimasi dan mengkalkulasi biaya rancangan untuk Client. Sehingga Estimator dapat memberikan penawaran terbaik dari perusahaan kepada Client. Setelah itu Estimator akan membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang akan diserahkan dan disetujui oleh Direktur. RAB berisi mengenai rancangan gambar, perincian bahan baku material yang dibutuhkan, dan biaya yang dikenakan kepada Client yang digunakan sebagai penawaran kontrak. RAB akan didistribusikan kepada: - Rangkap 1 : Akan dikirimkan kepada Client. - Rangkap 2 : Akan diberikan kepada Direktur. Selain itu Estimator akan memberikan Rancangan kepada Project Manager. Setelah Client menerima penawaran kontrak dari masing masing peserta tender, Client akan memilih peserta tender yang memberikan penawaran kontrak yang terbaik. Jika perusahaan memenangkan tender,

64 selanjutnya Direktur dan Client akan membahas perencanaan pembangunan proyek, kemudian membuat perjanjian Kontrak sebanyak 2 rangkap dengan Client yang berisi mengenai lingkup pembangunan proyek, jangka waktu pengerjaan, harga kontrak, dan cara pembayaran termin yang disetujui oleh kedua belah pihak mengenai pembangunan proyek. Kontrak akan didistribusikan kepada: - Rangkap 1 : Akan dikirimkan kepada Client. - Rangkap 2 : Akan diarsipkan oleh Direktur. Jika Client menginginkan penambahan rancangan bangunan. Estimator akan membuat RAB sebagai penawaran kontrak yang baru. Jika Client menyetujui dengan penawaran yang diberikan, Direktur akan membuat Kontrak baru yang berisi penambahan rancangan bangunan, kemudian disetujui oleh kedua belah pihak. Biasanya pembangunan proyek tersebut dilakukan dengan cara bertahap dari proses pembelian bahan baku material, pelaksanaan pembangunan proyek, penagihan dan pembayaran termin Client, dan pembayaran kepada Supplier. Setelah Kontrak dibuat dan disetujui, Project Manager akan menyusun rencana kerja berdasarkan Rancangan. Project Manager akan menyerahkan tanggung jawab pembangunan proyek beserta Rancangan kepada Site Manager. Kemudian Bagian Pembelian akan mulai memesan bahan baku material. Bagian Pembelian akan mengkonfirmasikan harga bahan baku material kepada Supplier dan membuat Purchase Order (PO) sebanyak 4

65 rangkap, yang berisi order pembelian bahan baku material secara bertahap berdasarkan RAB yang telah dibuat oleh Estimator. Selain itu Supplier pun diminta agar bahan baku material yang dipesan langsung dikirimkan ke tempat proyek. PO akan didistribusikan kepada: - Rangkap 1 : Akan dikirimkan kepada Supplier. - Rangkap 2 : Akan diberikan kepada Bagian Keuangan. - Rangkap 3 : Akan diberikan kepada Bagian Akuntansi. - Rangkap 4 : Akan diarsipkan oleh Bagian Pembelian. Setelah Supplier menerima PO rangkap 1, kemudian Supplier akan menyiapkan bahan baku material yang dipesan dan mengirimkan langsung ke alamat proyek sesuai yang tertulis di PO rangkap 1. Sesampainya di tempat proyek, Supplier akan menyerahkan bahan baku material beserta Faktur 2 rangkap dan Surat Jalan 2 rangkap kepada Bagian Logistik. Kemudian Bagian Logistik akan menerima dan mengecek bahan baku material yang dikirim oleh Supplier. Setelah pengecekan selesai, maka Bagian Logistik akan menandatangani Faktur 2 rangkap dan Surat Jalan 2 rangkap sebagai bukti terima barang dari Supplier. Kemudian Bagian Logistik akan mendapatkan Faktur rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap 2. Setelah itu Bagian Logistik akan memberikan konfirmasi ke Bagian Pembelian sedangkan Faktur rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap 2 diberikan kepada Bagian Keuangan. Setelah material dan Rancangan tersedia, Site Manager bertugas untuk memberikan pengarahan dan membagikan tugas pembangunan proyek kepada Mandor dan Pekerja Bangunan. Selain itu Site Manager akan

66 bertugas mengawasi setiap kegiatan yang dilakukan Pekerja Bangunan. Mandor dan Pekerja Bangunan melaksanakan pembangunan sesuai arahan. Site Manager akan memberitahukan perkembangan proyek secara bertahap kepada Project Manager. Project Manager akan membuat Berita Acara Progress (BAPR) sebanyak 2 rangkap yang berisi mengenai perkembangan pembangunan proyek yang akan dilaporkan kepada Direktur dan Client. BAPR akan didistribusikan kepada: - Rangkap 1 : Akan diberikan kepada Bagian Keuangan. - Rangkap 2 : Akan diberikan kepada Direktur. Penagihan dan pembayaran termin Client akan dilakukan sesuai dengan Kontrak yang telah disetujui kedua belah pihak. Bagian Keuangan akan melaporkan BAPR rangkap 1 kepada Client dan membuatkan Berita Acara Pembayaran (BAPY) sebanyak 3 rangkap, Kwitansi sebanyak 1 rangkap, dan Faktur Pajak Standar (FPS) sebanyak 3 rangkap. BAPY tersebut berisi tagihan rincian pembayaran termin kontrak Client, Kwitansi digunakan sebagai bukti pembayaran dari Client, sedangkan FPS tersebut sebagai bukti untuk dilaporkan dan dibayarkan ke kantor pajak. Bagian Keuangan akan mengirimkan BAPR rangkap 1, BAPY 3 rangkap, Kwitansi 1 rangkap, dan FPS 3 rangkap kepada Client. Setelah Client menandatangani BAPR rangkap 1, BAPY 3 rangkap, Kwitansi 1 rangkap, dan FPS 3 rangkap. BAPR, BAPY, Kwitansi, dan FPS akan didistribusikan kepada: - BAPR Rangkap 1 : Akan dikirimkan kepada Client. - BAPY Rangkap 1 : Akan dikirimkan kepada Client. - BAPY Rangkap 2 : Akan diberikan kepada Bagian Akuntansi.

67 - BAPY Rangkap 3 : Akan diarsipkan oleh Bagian Keuangan. - Kwitansi Rangkap 1 : Akan dikirimkan kepada Client. - FPS Rangkap 1 : Akan dikirimkan kepada Client. - FPS Rangkap 2 : Akan diberikan kepada Bagian Akuntansi. - FPS Rangkap 3 : Akan diarsipkan oleh Bagian Keuangan. Setelah Client melakukan pembayaran, Client akan menandatangani BAPR rangkap 1, BAPY 3 rangkap, Kwitansi 1 rangkap, dan FPS 3 rangkap. Client akan menkonfirmasikan pembayaran dan memberikan BAPY rangkap 2 dan 3, dan FPS rangkap 2 dan 3 kepada Bagian Keuangan. Bagian Keuangan akan membuatkan Bukti Penerimaan Kas sebanyak 2 rangkap. Bukti Penerimaan Kas akan didistribusikan kepada: - Rangkap 1 : Akan diberikan kepada Bagian Akuntansi. - Rangkap 2 : Akan diarsipkan oleh Bagian Keuangan. Kemudian Bagian Keuangan akan melakukan pembayaran kepada Supplier, Bagian Keuangan akan mengecek waktu pembayaran dan jumlah pembayaran dari Faktur rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap 2 dari Supplier dan PO rangkap 2 dari Bagian Pembelian. Bagian Keuangan akan membayar tagihan kepada Supplier dengan cara tunai/ transfer/ giro/ cek. Kemudian membuatkan Bukti Pengeluaran Kas sebanyak 3 rangkap yang digunakan sebagai bukti pembayaran kepada Supplier. Bagian Keuangan akan mengirimkan Bukti Pengeluaran Kas sebanyak 3 rangkap kepada Supplier. Setelah itu Supplier menandatangani Bukti Pengeluaran Kas 3 rangkap. Supplier akan memberikan Bukti Pengeluaran Kas rangkap 2 dan 3 kepada Bagian Keuangan. Bukti Pengeluaran Kas akan didistribusikan kepada:

68 - Rangkap 1 : Akan dikirimkan kepada Supplier. - Rangkap 2 : Akan diberikan kepada Bagian Akuntansi. - Rangkap 3 : Akan diarsipkan oleh Bagian Keuangan. Setiap akhir periode, Bagian Keuangan membuat Laporan Penerimaan Kas berdasarkan Bukti Penerimaan Kas rangkap 2 dan Laporan Pengeluaran Kas berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap 3. Laporan Penerimaan Kas, dan Laporan Pengeluaran Kas akan diberikan kepada Bagian Akuntansi. Bagian Akuntansi bertugas untuk membukukan transaksi dan mencatat Jurnal berdasarkan BAPY rangkap 2, FPS rangkap 2, Bukti Penerimaan Kas rangkap 1, PO rangkap 3, dan Bukti Pengeluaran Kas rangkap 2. Setiap akhir periode, Bagian Akuntansi mencetak Jurnal. Selain itu, Bagian Akuntansi menerima Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Pengeluaran Kas dari Bagian Keuangan, Bagian Akuntansi akan memeriksa Laporan Penerimaan Kas berdasarkan BAPY rangkap 2 dan Bukti Penerimaan Kas rangkap 1. Sedangkan Laporan Pengeluaran Kas berdasarkan PO rangkap 3 dan Bukti Pengeluaran Kas rangkap 2.

69 3.2.2 Rich Picture dari Sistem yang Berjalan - Mengikuti Tender - Menerima Tender Gambar 3.2 Rich Picture Mengikuti Tender Gambar 3.3 Rich Picture Menerima Tender - Prosedur Menerima Rancangan Tambahan Gambar 3.4 Rich Picture Menerima Rancangan Tambahan

70 - Menyusun Rencana Pembangunan Proyek Gambar 3.5 Rich Picture Menyusun Rencana Pembangunan Proyek - Melakukan Order Pembelian Gambar 3.6 Rich Picture Melakukan Order Pembelian - Menerima Material Gambar 3.7 Rich Picture Menerima Material

71 - Melakukan Pembangunan Proyek Gambar 3.8 Rich Picture Melakukan Pembangunan Proyek - Melakukan Penagihan Kontrak Gambar 3.9 Rich Picture Melakukan Penagihan Kontrak - Menerima Pembayaran Kontrak Gambar 3.10 Rich Picture Menerima Pembayaran Kontrak

72 - Melakukan Pembayaran Material Gambar 3.11 Rich Picture Melakukan Pembayaran Material - Membuat Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas Gambar 3.12 Rich Picture Membuat Laporan Penerimaan Kas - Membuat Jurnal Dan Laporan Pengeluaran Kas Gambar 3.13 Rich Picture Membuat Jurnal

73 3.2.3 Identifikasi Events Event Table PT. Jembar Mukti Arta Prosedur Anggaran Bahan Baku Material dan Pengakuan Pendapatan Events Internal Agents Starts When Activity Assuming Responsibility Mengikuti Estimator Client Mempelajari dan menghitung Tender mengadakan rancangan tender, Memilih tender Supplier, Mengestimasi dan mengkalkulasi biaya rancangan untuk Client, Membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) sebanyak 2 rangkap, Meminta persetujuan Direktur, Mengirimkan RAB rangkap 1 kepada Client, Memberikan rancangan kepada Project Manager. Menerima Direktur M emenangka Membahas perencanaan Tender n tender pembangunan proyek, Membuat Kontrak sebanyak 2 rangkap, Menyetujui Kontrak, Mengirimkan Kontrak rangkap 1

74 kepada Client. Mengajukan Estimator Client Mempelajari dan menghitung Penawaran meminta kebutuhan tender, Memilih Rancangan rancangan Supplier, Mengestimasi dan Tambahan tambahan mengkalkulasi biaya rancangan tambahan untuk Client, Membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) baru sebanyak 2 rangkap, Meminta persetujuan Direktur, Mengirimkan RAB baru rangkap 1 kepada Client, Memberikan rancangan kepada Project Manager. Menerima Direktur Client Membahas perencanaan Rancangan menyetujui rancangan tambahan, Membuat Tambahan penawaran Kontrak baru sebanyak 2 rancangan rangkap, Menyetujui Kontrak, tambahan baru Mengirimkan Kontrak baru rangkap 1 kepada Client. Menyusun Project Kontrak Menyusun rencana kerja Rencana Manager dibuat dan berdasarkan rancangan, Pembangunan Proyek disetujui Menyerahkan tanggung jawab dan rancangan kepada Site

75 Manager. Melakukan Bagian Project Memesan bahan baku material, Order Pembelian Pembelian Manager Mengkonfirmasikan Supplier, membuat rencana kerja Membuat Purchase Order (PO) sebanyak 4 rangkap, Mengirimkan PO rangkap 1 kepada Supplier. Menerima Bagian Logistik Supplier Menerima bahan baku material, Material mengirim Faktur dan Surat Jalan 2 bahan material baku rangkap, Mengecek bahan baku material, Menandatangani Faktur dan Surat Jalan 2 rangkap, Menerima Faktur dan Surat Jalan rangkap 2, Menkonfirmasikan kepada Bagian Pembelian, Memberikan Faktur dan Surat Jalan rangkap 2 kepada Bagian Keuangan. Membagikan Site Manager Bahan baku Memberikan pengarahan, Tugas material dan Membagikan tugas Pembangunan rancangan pembangunan proyek, Proyek telah tersedia Mengawasi kegiatan pembangunan.

76 Melakukan Pekerja Menerima Melakukan pembangunan Pembangunan Bangunan pengarahan proyek. Proyek Site Manager Memberitahukan Perkembangan Proyek Site Manager Akhir dari setiap tahapan pembanguna n proyek Memberitahukan perkembangan proyek kepada Project Manager. Melaporkan Project Menerima Membuat Berita Acara Progress Perkembangan Manager konfirmasi (BAPR) sebanyak 2 rangkap, Proyek tahap Melaporkan perkembangan pembanguna n proyek dari Site Manager proyek kepada Direktur, Memberikan BAPR rangkap 1 kepada Bagian Keuangan. Melakukan Bagian Batas akhir Membuat Berita Acara Penagihan Keuangan waktu termin Pembayaran (BAPY) sebanyak 3 Kontrak rangkap, Kwitansi sebanyak 1 rangkap, dan Faktur Pajak Standar (FPS) sebanyak 3 rangkap, Melaporkan BAPR rangkap 1 kepada Client, Mengirimkan BAPY 3 rangkap, Kwitansi 1 rangkap, dan FPS 3

77 rangkap kepada Client. Menerima Bagian Client Menerima pembayaran, Pembayaran Keuangan membayar Menerima BAPY rangkap 2 dan Kontrak tagihan 3, dan FPS rangkap 2 dan 3, Membuat Bukti Penerimaan Kas sebanyak 2 rangkap, Mengirimkan Bukti Penerimaan Kas rangkap 1 kepada Bagian Akuntansi. Melakukan Bagian Jatuh tempo Mengecek waktu pembayaran Pembayaran Keuangan pembayaran dan jumlah pembayaran, Material Faktur dari Membayar tagihan, Membuat Supplier Bukti Pengeluaran kas sebanyak 3 rangkap, Mengirimkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap 1 kepada Supplier. Membuat Bagian Akhir Membuat Laporan Penerimaan Laporan Keuangan periode Kas dan Laporan Pengeluaran Penerimaan Kas Kas, Memberikan Laporan dan Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Pengeluaran Kas Pengeluaran Kas kepada Bagian Akuntansi. Mencatat Bagian Akhir Mencatat Jurnal, Mencetak

78 Transaksi Akuntansi periode Jurnal, Menerima Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Pengeluaran Kas, Memeriksa Laporan Penerimaan Kas berdasarkan BAPY rangkap 2 dan Bukti Penerimaan Kas rangkap 1, Memeriksa Laporan Pengeluaran Kas berdasarkan PO rangkap 3 dan Bukti Pengeluaran Kas rangkap 2. Tabel 3.2 Event Table Sistem yang Berjalan

3.2.4 Overview Activity Diagram Sistem yang Berjalan Gambar 3.14 Overview Activity Diagram Sistem yang Berjalan 79

80 3.2.5 Formulir dan Laporan dari Sistem yang Berjalan Pada saat penelitian dilakukan pada PT. Jembar Mukti Arta, terdapat beberapa formulir dan laporan yang dihasilkan dalam menjalankan proses bisnisnya, adalah sebagai berikut: 1. Rencana Anggaran Biaya (RAB) P.T JEMBAR MUKTI ARTA Jl. Kemandoran 8 no. 1, JAKARTA SELATAN 12210 Telp. 5330084-86 Fax. 5330319 RAB Pekerjaan : Kontraktor : Keterangan : No Item Pekerjaan Vol. Sat. Harga Sat. Jumlah Harga Total Pekerjaan Jasa 10% Jumlah Dibulatkan Jakarta, dd mm yyyy Dibuat oleh: Gambar 3.15 Formulir Rancangan Anggaran Biaya pada Sistem yang Berjalan Dokumen ini digunakan untuk memberikan penawaran terbaik kepada Client. RAB berisi mengenai data Client, data proyek, rancangan gambar, incian bahan bahan yang dibutuhkan, dan biaya yang dikenakan kepada Client. RAB dibuat oleh Estimator. Dokumen ini dibuat sebanyak 2 rangkap.

81 2. Kontrak Dokumen ini digunakan untuk mengikat perjanjian antara perusahaan dengan Client untuk melaksanakan pembangunan proyek. Kontrak berisi mengenai data Client, data proyek, lingkup pembangunan proyek, jangka waktu pengerjaan, harga kontrak, dan cara pembayaran termin yang disetujui oleh kedua belah pihak mengenai pembangunan proyek. Kontrak dibuat oleh Direktur. Dokumen ini dibuat sebanyak 2 rangkap. 3. Purchase Order (PO) P.T JEMBAR MUKTI ARTA PURCHASE ORDER / P.O Jl. Kemandoran 8 no. 1, JAKARTA SELATAN 12210, 5330084-86, FAX, 5330319 No : Kepada Yth : Fax : Alamat : Telp : Hp : Mohon dikirim ke : Nama barang : Jumlah = Untuk penagihan hubungi : Bagian Keuangan PPN a/n PT JEMBAR MUKTI ARTA Jakarta, dd mm yyyy Alamat : Jl. Kemandoran 8 no. 1 Mengetahui : Dipesan oleh : JAKARTA SELATAN 12210 NPWP : 01.351.157.1 036.000 Gambar 3.16 Formulir Purchase O rder pada Sistem yang Berjalan Dokumen ini digunakan untuk melakukan order pembelian bahan baku material secara bertahap berdasarkan RAB. PO berisi data Supplier, alamat proyek, rincian bahan baku material. PO dibuat oleh Bagian Pembelian. Dokumen ini dibuat sebanyak 3 rangkap.

82 4. Berita Acara Progress (BAPR) Dokumen ini digunakan untuk memaparkan perkembangan progress pembangunan proyek yang akan dilaporkan kepada Direktur dan Client. BAPR berisi mengenai data Client, persentase aktualisasi rencana, dan jangka waktu proyek dikerjakan. BAPR dibuat oleh Project Manager. Dokumen ini dibuat sebanyak 2 rangkap. 5. Berita Acara Pembayaran (BAPY) Dokumen ini digunakan untuk memberikan rincian tagihan yang harus dibayar oleh Client sesuai termin. BAPY berisi mengenai data proyek, rincian tagihan pembayaran termin kontrak Client. BAPY dibuat oleh Bagian Keuangan. Dokumen ini dibuat sebanyak 3 rangkap.

83 6. Faktur Pajak Standar FAKTUR PAJAK STANDAR Kode dan nomor Seri Faktur Pajak : Pengusaha Kena Pajak Nama : Alamat : NPWP : Tanggal Pengukuhan PKP : Pembeli Barang Kena Pajak/ Penerima Jasa Kena Pajak Nama : Alamat : NPWP : NPPKP No. Urut Nama Barang Kena Pajak / Jasa Kena Pajak Harga jual/penggantian/uang Muka/Termin Harga jual / Penggantian / Uang Muka / Termin Dikurangi potongan harga Dikurangi uang muka yang telah diterima Dasar Pengenaan Pajak 100 / 110 x PPN = 10% x Dasar Pengenaan Pajak TARIF DPP PPn BM % Rp. Rp. % Rp. Rp. % Rp. Rp. % Rp. Rp. Jumlah Rp. Jakarta, dd mm - yyyy Gambar 3.17 Formulir Faktur Pajak pada Sistem yang Berjalan Dokumen ini digunakan untuk memaparkan rincian pajak yang dikenakan dan sebagai bukti pelaporan kepada kantor pajak. FPS berisi mengenai data Client, rincian jasa kena pajak, dan total pajak yang dikenakan. FPS dibuat oleh Bagian Keuangan. Dokumen ini dibuat sebanyak 3 rangkap.

84 7. Kwitansi JMA PT. Jembar Mukti Arta No : Sudah terima dari : Alamat : Sejumlah : Terbilang : Untuk pembayaran : Jakarta, dd mm - yyyy Gambar 3.18 Formulir Kwitansi pada Sistem yang Berjalan Dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran dari Client. Kwitansi berisi mengenai data Client dan jumlah pembayaran. Kwitansi dibuat oleh Bagian Keuangan. Dokumen ini dibuat sebanyak 1 rangkap dan akan diberikan kepada Client.

85 8. Bukti Penerimaan Kas BUKTI PENERIMAAN KAS MANDIRI Telah Terima dari : No. NT : Proyek : Tanggal : Perkiraan Coding Uraian Jumlah Monitor Keterangan Terbilang Cek/ Giro/ Tunai No. Bank Tanggal : Pembukuan Menyetujui 2 Menyetujui 1 Diperiksa Kasir Penerima Gambar 3.19 Formulir Bukti Penerimaan Kas pada Sistem yang Berjalan Dokumen ini digunakan untuk mencatat peneriman kas perusahaan. Bukti Penerimaan Kas berisi mengenai data Client, data proyek, dan data pembayaran. Bukti Penerimaan Kas dibuat oleh Bagian Keuangan. Bukti Peneriman Kas ini dibuat sebanyak 2 rangkap.

86 9. Bukti Pengeluaran Kas BUKTI PENGELUARAN KAS MANDIRI Dibayar Kepada : No. NT : Proyek : Tanggal : Perkiraan Coding Uraian Jumlah Monitor Keterangan Terbilang Cek/ Giro/ Tunai No. Bank Tanggal : Pembukuan Menyetujui 2 Menyetujui 1 Diperiksa Kasir Penerima Gambar 3.20 Formulir Bukti Pengeluaran Kas pada Sistem yang Berjalan Dokumen ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas perusahaan atas pembayaran bahan baku material Supplier ataupun biaya lain lain yang timbul selama proyek berlangsung. Bukti Pengeluaran Kas berisi mengenai data pembayaran ke Supplier atau biaya lain - lain. Bukti Pengeluaran Kas dibuat oleh Bagian Keuangan. Bukti Pengeluaran Kas ini dibuat sebanyak 3 rangkap.

87 10. Jurnal Jurnal ini digunakan untuk mencatat setiap yang terjadi pada perusahaan. Jurnal berisi data transaksi yang terjadi. Jurnal ini dibuat oleh Bagian Akuntansi. 11. Laporan Penerimaan Kas Laporan ini digunakan untuk mengetahui penerimaan kas perusahaan yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan Direktur. Laporan Penerimaan Kas berisi penerimaan kas perusahaan dalam suatu periode. Laporan Penerimaan Kas ini dibuat oleh Bagian Keuangan. 12. Laporan Pengeluaran Kas Laporan ini digunakan untuk mengetahui pengeluaran kas perusahaan yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan Direktur. Laporan Pengeluaran Kas berisi pengeluaran kas perusahaan dalam suatu periode. Laporan Pengeluaran Kas ini dibuat oleh Bagian Keuangan.

88 3.2.6 Workflow Table Workflow Table PT. Jembar Mukti Arta Prosedur Anggaran Bahan Baku Material dan Pengakuan Pendapatan Actor Activity Mengikuti Tender Client Estimator 1. Mengadakan tender. 2. Mempelajari dan menghitung rancangan tender. 3. Memilih Supplier. Supplier Estimator 4. Memberikan penawaran harga. 5. Mengestimasi dan mengkalkulasi biaya rancangan untuk Client. 6. Membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) sebanyak 2 rangkap. 7. Meminta persetujuan Direktur. Direktur Estimator Client Estimator Direktur Estimator Project Manager 8. Menyetujui RAB. 9. Mengirimkan RAB rangkap 1 kepada Client. 10. Menerima RAB rangkap 1. 11. Memberikan RAB rangkap 2 kepada Direktur. 12. Menerima RAB rangkap 2. 13. Memberikan rancangan kepada Project Manager. 14. Menerima rancangan. Menerima Tender Client 15. Memilih peserta tender.

89 Direktur 16. Memenangkan tender. 17. Membahas perencanaan pembangunan. 18. Membuat Kontrak sebanyak 2 rangkap. 19. Menandatangani Kontrak sebanyak 2 rangkap. Client Direktur Client Direktur 20. Menandatangani Kontrak sebanyak 2 rangkap. 21. Mengirimkan Kontrak rangkap 1 kepada Client. 22. Menerima Kontrak rangkap 1. 23. Mengarsipkan Kontrak rangkap 2. Mengajukan Penawaran Rancangan Tambahan Client Estimator Supplier Estimator 24. Meminta rancangan tambahan. 25. Memilih Supplier. 26. Memberikan penawaran harga. 27. Mengestimasi dan mengkalkulasi biaya rancangan tambahan untuk Client. 28. Membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) baru sebanyak 2 rangkap. 29. Meminta persetujuan Direktur. Direktur Estimator Client Estimator Direktur Estimator 30. Menyetujui RAB baru. 31. Mengirimkan RAB baru rangkap 1 kepada Client. 32. Menerima RAB baru rangkap 1. 33. Memberikan RAB baru rangkap 2 kepada Direktur. 34. Menerima RAB baru rangkap 2. 35. Memberikan rancangan kepada Project Manager.

90 Project Manager 36. Menerima rancangan. Menerima Rancangan Tambahan Client Direktur 37. Menyetujui penawaran rancangan tambahan. 38. Membahas perencanaan rancangan tambahan. 39. Membuat Kontrak baru sebanyak 2 rangkap. 40. Menandatangani Kontrak baru sebanyak 2 rangkap. Client Direktur Client Direktur 41. Menandatangani Kontrak baru sebanyak 2 rangkap. 42. Mengirimkan Kontrak baru rangkap 1 kepada Client. 43. Menerima Kontrak baru rangkap 1. 44. Mengarsipkan Kontrak baru rangkap 2. Menyusun Rencana Pembangunan Proyek Project Manager 45. Menyusun rencana kerja berdasarkan rancangan. 46. Menyerahkan tanggung jawab dan rancangan kepada Site Manager. Site Manager 47. Menerima tanggung jawab dan rancangan. Melakukan Order Pembelian Bag. Pembelian 48. Memesan bahan baku material. 49. Mengkonfirmasikan harga bahan baku material kepada Supplier Bag. Pembelian Supplier. 50. Memberikan konfirmasi harga. 51. Membuat Purchase Order (PO) sebanyak 4 rangkap. 52. Mengirimkan PO rangkap 1 kepada Supplier. Supplier 53. Menerima PO rangkap 1.

91 Bag. Pembelian Bag. Keuangan Bag. Pembelian Bag. Akuntansi Bag. Pembelian 54. Memberikan PO rangkap 2 kepada Bagian Keuangan. 55. Menerima PO rangkap 2. 56. Memberikan PO rangkap 3 kepada Bagian Akuntansi. 57. Menerima PO rangkap 3. 58. Mengarsipkan PO rangkap 4. Menerima Material Supplier Bag. Logistik 59. Mengirimkan bahan baku material. 60. Menerima bahan baku material, Faktur 2 rangkap, dan Surat Jalan 2 rangkap. 61. Mengecek bahan baku material. 62. Menandatangani Faktur 2 rangkap dan Surat Jalan 2 rangkap. Supplier Bag. Logistik 63. Memberikan Faktur rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap 2. 64. Menerima Faktur rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap 2. 65. Menkonfirmasikan kepada Bagian Pembelian. 66. Memberikan Faktur rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap 2 kepada Bagian Keuangan. Bag. Keuangan 67. Menerima Faktur rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap 2. Membagikan Tugas Pembangunan Proyek Site Manager 68. Memberikan pengarahan. 69. Membagikan tugas pembangunan proyek Pekerja Bangunan Site Manager 70. Menerima tugas. 71. Mengawasi kegiatan pembangunan.

92 Melakukan Pembangunan Proyek Pekerja Bangunan 72. Melakukan pembangunan proyek. Memberitahukan Perkembangan Proyek Site Manager 73. Memberitahukan perkembangan proyek kepada Project Manager. Melaporkan Perkembangan Proyek Project Manager 74. Membuat Berita Acara Progress (BAPR) sebanyak 2 rangkap. Direktur Project Manager Bag. Keuangan Project Manager 75. Melaporkan perkembangan proyek kepada Direktur. 76. Memeriksa BAPR sebanyak 2 rangkap. 77. Memberikan BAPR rangkap 1 kepada Bagian Keuangan. 78. Menerima BAPR rangkap 1. 79. Memberikan BAPR rangkap 2 kepada Direktur. Direktur 80. Menerima BAPR rangkap 2. Melakukan Penagihan Kontrak Bag. Keuangan 81. Mengecek status pembayaran termin Kontrak. 82. Membuat Berita Acara Pembayaran (BAPY) sebanyak 3 rangkap. 83. Membuat Kwitansi sebanyak 1 rangkap. 84. Membuat Faktur Pajak Standar (FPS) sebanyak 3 rangkap. 85. Mengirimkan BAPR rangkap 1, BAPY sebanyak 3 rangkap, Kwitansi sebanyak 1 rangkap, dan FPS sebanyak 3 rangkap kepada Client.

93 Client 86. Menerima BAPR rangkap 1, BAPY sebanyak 3 rangkap, Kwitansi sebanyak 1 rangkap, dan FPS sebanyak 3 rangkap. Menerima Pembayaran Kontrak Client 87. Melakukan pembayaran kontrak. 88. Menandatangani BAPR rangkap 1, BAPY sebanyak 3 rangkap, Kwitansi sebanyak 1 rangkap, dan FPS sebanyak 3 rangkap. 89. Menkonfirmasikan pembayaran. 90. Memberikan BAPY rangkap 2 dan 3, dan FPS rangkap 2 dan 3 kepada Bagian Keuangan. Bag. Keuangan 91. Menerima pembayaran, BAPY rangkap 2 dan 3, dan FPS rangkap 2 dan 3. 92. Membuat Bukti Penerimaan Kas sebanyak 2 rangkap. 93. Memberikan Bukti Penerimaan Kas rangkap 1 kepada Bagian Akuntansi. Bag. Akuntansi Bag. Keuangan 94. Menerima Bukti Penerimaan Kas rangkap 1. 95. Mengarsipkan Bukti Penerimaan Kas rangkap 2. 96. Memberikan BAPY rangkap 2 kepada Bagian Akuntansi. Bag. Akuntansi Bag. Keuangan 97. Menerima BAPY rangkap 2. 98. Mengarsipkan BAPY rangkap 3. 99. Memberikan FPS rangkap 2 kepada Bagian Akuntansi. Bag. Akuntansi Bag. Keuangan 100. Menerima FPS rangkap 2. 101. Mengarsipkan FPS rangkap 3.

94 Melakukan Pembayaran Material Bag. Keuangan 102. Mengecek waktu pembayaran dan jumlah pembayaran. 103. Membuat Bukti Pengeluaran Kas sebanyak 3 rangkap. 104. Memberikan Bukti Pengeluaran Kas sebanyak 3 rangkap kepada Supplier. 105. Membayar tagihan. Supplier 106. Menerima pembayaran material. 107. Menandatangani Bukti Pengeluaran Kas sebanyak 3 rangkap. 108. Memberikan Bukti Pengeluaran Kas rangkap 2 dan 3 kepada Bagian Keuangan. Bag. Keuangan 109. Menerima Bukti Pengeluaran Kas rangkap 2 dan 3. 110. Memberikan Bukti Pengeluaran Kas rangkap 2 kepada Bagian Akuntansi. Bag. Akuntansi Bag. Keuangan 111. Menerima Bukti Pengeluaran Kas rangkap 2. 112. Mengarsipkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap 3. Membuat Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Pengeluaran Kas Bag. Keuangan 113. Membuat Laporan Penerimaan Kas berdasarkan Bukti Penerimaan Kas rangkap 2 dan Laporan Pengeluaran Kas berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap 3. 114. Memberikan Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Pengeluaran Kas kepada Bagian Akuntansi.

95 Mencatat Transaksi Bag. Akuntansi 115. Mencatat Jurnal berdasarkan BAPY rangkap 2, FPS rangkap 2, Bukti Penerimaan Kas rangkap 1, PO rangkap 3, dan Bukti Pengeluaran Kas rangkap 2. 116. Mencetak Jurnal. 117. Menerima Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Pengeluaran Kas. 118. Memeriksa Laporan Penerimaan Kas berdasarkan BAPY rangkap 2 dan Bukti Penerimaan Kas rangkap 1 sedangkan Laporan Pengeluaran Kas berdasarkan PO rangkap 3 dan Bukti Pengeluaran Kas rangkap 2. Tabel 3.3 Workflow Table Sistem yang Berjalan 3.3 Analisis Temuan Hasil Survey Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan pada PT. Jembar Mukti Arta, maka ditemukan beberapa permasalahan pada sistem yang berjalan, antara lain sebagai berikut: Temuan 1 Tidak adanya Manager Operasional yang mengatur kegiatan operasional perusahaan dan Manager Keuangan yang mengatur keuangan perusahaan sehingga tanggung jawab untuk bagian operasional dan keuangan langsung kepada Direktur. Kriteria Menurut Mcleod (2001, p5), Middle level managers include regional managers, product directors, and division heads. Their

96 level has been called the management control level by those who recognize that it is their responsibility to put plants into action and to ensure there goals are met.. Sebab Hal ini disebabkan karena perusahaan kurang menyadari betapa pentingnya peranan manajer. Akibat Hal ini mengakibatkan pada saat perusahaan sedang menangani banyak proyek, Direktur seringkali membutuhkan jasa konsultan untuk menangani pengarahan dan pengendalian setiap bagian sehingga menimbulkan biaya tambahan operasional perusahaan. Rekomendasi Sebaiknya di dalam perusahaan harus terdapat Manager Operasional dan Manager Keuangan agar kegiatan operasional dan keuangan perusahaan dapat berlangsung dengan baik. Temuan 2 Adanya perangkapan tugas pada Bagian Pembelian, yaitu melakukan order pembelian bahan baku material dan mencatat penerimaan bahan baku material. Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p166), Dengan pemisahaan fungsi akuntansi dari fungsi fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, catatan akuntansi yang diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika misalnya fungsi penyimpanan disatukan dengan fungsi akuntansi, perangkapan fungsi ini akan membuka kemungkinan

97 terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga data akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya, kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.. Sebab Hal ini disebabkan karena Bagian Logistik melaporkan penerimaan bahan baku material via telepon ke Bagian Pembelian. Akibat Hal ini mengakibatkan besar kemungkinan untuk Bagian Pembelian untuk melakukan manipulasi data terhadap order pembelian bahan baku material dan pencatatan penerimaan bahan baku material yang akan dilaporkan ke Bagian Keuangan. Rekomendasi Sebaiknya Bagian Logistik mencatat penerimaan bahan baku material yang akan dilaporkan ke Bagian Keuangan. Temuan 3 Tidak adanya pengendalian pada anggaran bahan baku material dengan realisasi biaya anggaran bahan baku material saat melakukan pembelian bahan baku material yang dilakukan oleh Bagian Pembelian. Kriteria Menurut Asiyanto (2003, p145), Salah satu penyebab kerugian proyek adalah pengawasan dan manajemen yang tidak efektif.. Sebab Hal ini disebabkan Bagian Pembelian saat melakukan order pembelian bahan maku material, seringkali tidak memeriksa kembali anggaran dengan realisasi biaya anggaran, selain itu

Bagian Pembelian seringkali tidak melaporkan perubahan biaya yang terjadi. 98 Akibat Hal ini mengakibatkan realisasi biaya anggaran bahan baku materal melebihi/ tidak sesuai dengan anggaran bahan baku material (over budget). Rekomendasi Sebaiknya perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi yang dapat mengendalikan realisasi biaya anggaran bahan baku material dengan anggaran bahan baku material dan menghasilkan laporan pembelian bahan baku material. Temuan 4 Tidak adanya pencantuman nomor pada dokumen dokumen, yaitu dokumen Rencana Anggaran Biaya, Berita Acara Progress, dan Berita Acara Pembayaran. Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p167), Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus di pertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.. Sebab Hal ini disebabkan perusahaan seringkali melupakan untuk mencantumkan nomor identifikasi dokumen. Akibat Hal ini mengakibatkan pencarian dokumen menjadi sulit

99 dilakukan. Rekomendasi Sebaiknya perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi yang menghasilkan formulir elektronik yang mempunyai penomoran pada setiap dokumen secara otomatis. Temuan 5 Tidak adanya dokumen dokumen yang mendukung proses bisnis, yang digunakan untuk mencatat anggaran bahan baku material, mencatat penerimaan barang, dan menyusun rencana kerja pembangunan proyek. Kriteria Menurut Romney (2006, p216), The proper design and use of electronic and paper documents and records helps ensure the accurate and complete recording of all relevant transaction data.. Sebab Hal ini disebabkan perusahaan kurang menyadari betapa pentingnya bukti dokumentasi. Akibat Hal ini mengakibatkan kurangnya pengendalian internal perusahaan dan mudah terjadi kesalahan. Rekomendasi Sebaiknya perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi yang menghasilkan dokumen, yaitu Form Anggaran Proyek (yang digunakan untuk mencatat anggaran bahan baku material), Form Tanda Terima Barang (yang digunakan untuk mencatat penerimaan barang), dan Form Surat Perintah Kerja (yang digunakan untuk menyusun rencana kerja pembangunan proyek)

100 yang dibutuhkan pada prosedur yang berjalan, sehingga bila terjadi kesalahan mudah dilacak. Temuan 6 Tidak adanya sistem informasi yang menyimpan dan mengolah data master dan transaksi. Kriteria Menurut Jones dan Rama (2006, p5), The accounting information system is a subsystem of an MIS that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions.. Sebab Hal ini disebabkan karena sering terjadi kesalahan pencatatan data dan transaksi. Akibat Hal ini mengakibatkan informasi yang diberikan tidak akurat sehingga operasional perusahaan kurang efisien dan efektif. Rekomendasi Sebaiknya perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi yang dapat menyimpan, memproses data dan transaksi untuk menghasilkan laporan yang akurat. 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Untuk mengatasi temuan masalah yang ada, maka diperlukan suatu sistem yang dapat menangani masalah masalah baik dari pengendalian internal sampai dengan kelalaian karyawan (human error). Adapun kebutuhan informasi yang telah diidentifikasi untuk memecahkan permasalahan yang ada, sebagai berikut:

101 1. Informasi mengenai data yang dibutuhkan untuk memudahkan proses transaksi, seperti: a. Data Client Data ini berisi seluruh informasi mengenai Client. Data Client ini dibutuhkan untuk memberikan penawaran kontrak. b. Data Material Data ini berisi seluruh bahan baku material yang digunakan dalam pembangunan proyek. Data material ini dibutuhkan sebagai rincian anggaran proyek. c. Data Supplier Data ini berisi seluruh informasi mengenai Supplier. Data Supplier ini dibutuhkan untuk melakukan order pembelian bahan baku material. 2. Informasi mengenai dokumen yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis, seperti: a. Anggaran Proyek Dokumen ini dibutuhkan untuk mematok anggaran pelaksanaan proyek dan menentukan harga penawaran untuk Client, selain itu dokumen ini juga digunakan untuk panduan pembelanjaan biaya bahan baku material. AP berisi rincian bahan yang dibutuhkan, anggaran, dan estimasi harga. AP dibuat oleh Estimator. b. Tanda Terima Barang Dokumen ini dibutukan untuk mencatat bahan baku material yang telah diterima dari Supplier yang akan dilaporkan ke Bagian Keuangan. TTB berisi

102 data Purchase Order dan rincian bahan yang diterima. TTB dibuat oleh Bagian Logistik. c. Surat Perintah Kerja Dokumen ini dibutuhkan untuk mencatat seluruh rincian pekerjaan/ progress pembangunan proyek yang akan diberikan ke Site Manager. SPK berisi data proyek, rincian pekerjan, dan estimasi waktu pengerjaan proyek. SPK ini dibuat oleh Project Manager. 3. Informasi mengenai laporan yang dibutuhkan untuk menunjang perusahaan, seperti: a. Laporan Laba Rugi Proyek Per Tahapan Laporan ini dibutuhkan untuk mengetahui laba rugi proyek dari pendapatan (pembayaran termin kontrak Client) dengan pengeluaran (pembayaran Supplier untuk pembelian bahan baku material dan biaya lain lain yang timbul) secara bertahap selama proyek berjalan sampai dengan proyek selesai. Laporan ini dibuat oleh Bagian Keuangan. b. Laporan Pembelian Bahan Baku Material Laporan ini dibutuhkan untuk memberikan informasi pembelian bahan baku material pada setiap proyek yang dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan bagi pihak manajerial. Laporan ini dibuat oleh Bagian Pembelian. c. Laporan Evaluasi Pelaksanaan Proyek Laporan ini dibutuhkan untuk mengevaluasi pengendalian estimasi waktu pelaksanaan pembangunan proyek dengan realisasi waktu pelaksanaan pembangunan proyek. Laporan ini digunakan agar proyek dapat diselesaikan

103 dalam batas waktu yang ditetapkan dan untuk mengatasi jika terjadi keterlambatan penyelesaian proyek yang mengakibatkan bertambahnya biaya. Selain itu digunakan untuk pengambilan keputusan dan tindakan manajemen. Laporan ini dibuat oleh Project Manager.